In mijn vele jaren als consultant “Enterprise Search Solutions” heb ik vele succesvolle en minder succesvolle implementaties mee mogen maken.
Let wel, ik heb het hier over echte “enterprise search” oplossingen: Doorzoek- en bruikbaar maken van alle binnen een organisatie aanwezige informatie voor alle medewerkers. Het gaat hier dus niet om specifieke search oplossingen zoals voor Call Centers, R&D en websites.
De afgelopen tijd loop ik steeds vaker tegen het probleem van de licentiekosten bij het uitrollen van enterprise search oplossingen aan.
Een organisatie besluit om een zoekproduct aan te schaffen op basis van een bepaalde “scope” of business case. Daarbij wordt de keuze voor de investering gebaseerd op die scope.
Na de initiële implementatie – die vaak succesvol is – ontstaat een vraag naar “meer”: meer bronnen, meer documenten, meer gebruikers. Op dat moment loopt de organisatie echter tegen de grenzen van de initiële licentie aan. Deze licentie van commerciële software is gebaseerd op het aantal servers waarop de software mag draaien, het aantal CPU’s dat gebruikt mag worden of het aantal documenten dat de index mag bevatten.
En daar gaat het fout. Ondanks het feit dat de zoekoplossing veel potentieel heeft en meer informatie zou kunnen ontsluiten voor meer medewerkers, wordt besloten om niet uit te breiden.
De reden hiervoor is meestal de kosten die hiermee zijn gemoeid. Niet de kosten van consultants of ontwikkelaars, maar de kosten van de licentieverhoging die nodig is om meer documenten te kunnen indexeren of het aantal gebruikers (lees zoekopdrachten) te kunnen bedienen.
Het licentiemodel van de Google Search Appliance (GSA) is daar een voorbeeld van. Dat model is uitsluitend gebaseerd op het aantal documenten dat doorzocht kan worden. Het instapmodel is gebaseerd op 500.000 documenten. Dit lijkt veel als we het hebben over een website. Dit aantal documenten is echter al snel veel te weinig als we het hebben over een filesysteem, DMS of databases.
De GSA heeft zeer veel potentieel als het gaat om het voorzien in de informatiebehoefte van medewerkers. De relevantie is zeer goed en de initiële configuratie niet complex. Als we het echter hebben over alle informatie en documenten binnen een organisatie, gaat het al snel over miljoenen “documenten”. De kosten lopen dan in de honderdduizenden euro’s en soms zelfs in de miljoenen. Dit geldt ook voor aanbieders zoals Exalead, HP/Autonomy en Oracle/Endeca.
Voor grote organisaties (meer dan 1000 medewerkers) is dit wellicht nog te rechtvaardigen. Voor het “middensegment” – bedrijven tussen de 50 en 500 medewerkers – is dit al snel niet meer op te brengen. We moeten dit natuurlijk afzetten tegen de business case – hoeveel meer kan ik verdienen/hoeveel kan ik besparen – die voor “enterprise search” zeer moeilijk hard te maken is. De kosten van consultants en ontwikkelaars zijn vaak een fractie hiervan.
Enterprise search, het bieden van goede – contextuele – resultaten, doorzoekbaar maken van ALLE bedrijfsinformatie, integratie in werkprocessen, vergt veel aandacht en inspanning van specialisten. Deze specialisten kunnen oplossingen bieden voor complexe zoekvragen en user interfaces die zijn gericht op het optimaal bedienen van verschillende processen.
Deze oplossingen kunnen echter vrijwel nooit het niveau bereiken dat nodig is om échte bedrijfsbrede problemen te adresseren, vanwege de licentiekosten van de onderliggende enterprise search producten.
We zien dat organisaties – om het probleem van de licentiekosten op te lossen – steeds vaker uitkijken naar open source oplossingen. Deze oplossingen zijn vaak zeer geschikt om een specifiek probleem op te lossen. Denk hierbij aan Big Data, Data Discovery, Search Based Applications en E-Commerce toepassingen.
Enterprise search kent echter andere aspecten die deze open source oplossingen niet goed kunnen adresseren. Denk hierbij aan enterprise securitymodellen en connectoren voor verschillenden enterprise contentmanagementsystemen. Laat staan de zeer gebruiksvriendelijke beheeromgevingen die de commerciële producten bieden. In dat geval moet er zeer veel tijd en energie gestoken worden in de totale oplossing waardoor het geheel via maatwerk aan elkaar komt te hangen, zonder een solide basis voor toekomstige uitbreiding te bieden én zonder een duidelijke richting van de partij (welke partij?) achter het open source product.
Naar mijn mening moeten de commerciële aanbieders van Enterprise search oplossingen eens goed kijken naar de licentiemodellen. Willen zij het probleem van het niet kunnen vinden en hergebruiken van informatie binnen bedrijven écht oplossen of willen zij – op korte termijn – zoveel mogelijk verdienen en dan accepteren dat het al snel stopt, vanwege de kosten die een “Enterprise wide” oplossing met zich meebrengt?
De kosten voor een goede oplossing moeten niet zitten in het gebruikte product – waar er meerdere van zijn die vrijwel hetzelfde kunnen – en de licenties, maar in de zorgvuldig overwogen ontwikkelinspanning die nodig is om de totale oplossing meer waarde te laten genereren.
Commerciële aanbieders kunnen daarbij een voorbeeld nemen aan het “subscription” model van LucidWorks (de commerciële organisatie achter Solr), waarbij het niet meer gaat om aantal documenten, servers of CPU’s. Wij als consultants op het gebied van Enterprise Search willen goede oplossingen bieden voor bedrijven van welke omvang dan ook, maar we worden beperkt door de licentiekosten van commerciële producten.
Lees ook de eerdere teksten over Search van Stauthamer
