Over hoe snel we afgeleid worden
Het is wat confronterend, maar ik merk de laatste tijd dat ik er vaak niet ben. Ik ben er wel, maar ik ben er ook niet. Dat klinkt ingewikkeld maar als je goed om je heen kijkt, zie je het overal. Zoals op onderstaande foto. Veel mensen zijn wel in de kamer, maar zijn met hun gedachten of telefoon totaal ergens anders, of bij iemand anders. En niet even, maar continu. Of steeds een beetje. Ik merk dit bij mezelf en bij anderen. Zowel privé, maar ook op het werk. Verschillende organisaties worstelen met medewerkers die er wel zijn, maar ook ‘ergens anders’ zijn.
Voor je omgeving kan een telefoon als zeer storend ervaren worden. Gesprekken moeten even stil worden gelegd, je krijgt de indruk dat de ander niet luistert. Of dat de ander niet belangrijk voor je is. Ik merk het ook om mij heen. Tijdens workshops vinden cursisten het soms moeilijk om lang de aandacht erbij te houden. Soms lopen mensen weg om een telefoon op te nemen. Het écht in het moment zijn wordt steeds lastiger. Er zijn ook steeds meer middelen beschikbaar. WhatsApp, Facebook, Facebook Messenger, mail, Instagram, ….
En alle kanalen moeten bijgehouden of gecontroleerd worden. En de berichten die op deze sociale media binnenkomen, zijn dwingender dan een mail. Een mail ‘leg je weg’ in je mailbox. Maar een WhatsApp moet je meteen beantwoorden (door de dwingende blauwe vinkjes). En er komt bijna altijd snel weer een nieuw antwoord, waar dus weer op gereageerd moet worden. En tijdens het autorijden? Komen ze ook binnen. Ik merk dat ik vaak probeer ze toch te lezen op een rustig moment. De nieuwsgierigheid wint het van de veiligheid.
Privé en zakelijk
Ook in zakelijke communicatie worden al deze privé communicatiemiddelen gebruikt. Privé en zakelijk lopen hierdoor steeds meer door elkaar. De meeste collega’s waar ik mee werk heb ik ook op Skype, Facebook en WhatsApp. Deze diensten gebruik ik regelmatig om met ze te overleggen. Daarnaast zijn er nog zakelijke communicatiemiddelen, zoals Yammer, Mail, en de zakelijke Skype. Soms weet ik niet meer welk bericht ik met wie op welk moment via welk medium gedeeld heb.
Organisaties worstelen hiermee. Dit is een belangrijke en terugkomende vraag bij veel organisaties waar ik langs kom om advies te geven over interne communicatie en het inrichten van het medialandschap. Veel medewerkers weten niet meer welke ‘tools’ ze wanneer moeten gebruiken. Raken het overzicht kwijt in al het aanbod. De managers ICT en de security-manager maken zich vaak juist zorgen over alle informatie die over verschillende Apps verstuurd wordt.
Wat is beveiligd, welke informatie wordt gedeeld, en waar en door wie wordt die informatie opgeslagen? Door gebruikers, maar ook door bedrijven zoals Facebook. Dit leeft de laatste tijd vooral sterk bij zorgorganisaties waar veel cliëntgegevens vertrouwelijk behandeld moeten worden in een ECD. Het is voor een medewerker ook eenvoudig om informatie over een cliënt via WhatsApp even snel te delen met een collega. Ook in het ziekenhuis is het heel laagdrempelig voor artsen om contact te leggen met collega’s over de hele wereld over een patiënt. Eenvandaag heeft daar een mooi item over gemaakt.
Zorg en onderwijs
Veel organisaties worstelen met deze social media afleidingen en veiligheidrisico’s. Bij zorgorganisaties spelen vragen zoals: Mogen zorgmedewerkers in het primaire proces een telefoon bij zich hebben op de werkvloer, of moet die in het kluisje worden opgeborgen? En in het onderwijs zijn er discussies over telefoons aan of uit in de klas. Het kan namelijk in beide gevallen een grote afleiding zijn. Daarentegen, heeft een mobiel ook vele voordelen, als de juiste apps geïnstalleerd zijn en goed gebruikt worden. Dan kunnen ze het zorgproces of het leerproces versterken. Onderstaande foto laat zien hoe een zorgmedewerker wordt geïnstrueerd om bepaalde zorgadministratie via de mobiele telefoon te doen. Dit sluit veel beter aan op de belevingswereld van de moderne (zorg)medewerker en maakt de (zorg)medewerker mobieler.
Steeds meer organisaties worstelen met deze digitale transformatie en hoe ze de medewerker ermee laten werken, en hoe het medialandschap wordt ingericht en welk gedrag ondersteund wordt en welk onderling gedrag gewenst is. Maar vooral voor veel zorgorganisaties is het belangrijk om te bepalen hoe ongewenst (digitaal) gedrag voorkomen kan worden. Zoals het delen van (cliënt)gevoelige informatie via verkeerde middelen. De digitale transformatie zal de komende tijd niet zozeer om nieuwe technologieën gaan. Maar vooral gaan over de gebruiker gaan en hoe deze met deze technologieën gaat werken. De komende tijd zal ik hier meer over schrijven over deze plek.
Voor wie wil weten wat de impact is van sociale media, hier een interessante Ted-talk video.
Freerk Terpstra, Business Consultant bij Rapid Circle.
