Home Ondernemen & Business Etiquette bij videoconferencing

Etiquette bij videoconferencing

23

Voor veel mensen is videoconferencing inmiddels de normaalste zaak van de wereld. Maar er zijn wel een aantal randvoorwaarden waar je aan moet denken. De belangrijkste: zet altijd je camera aan. Dit lijkt een open deur, maar zonder beeld verdwijnt al snel de focus; de camera is juist hét grote voordeel bij een online meeting.

Bewegend beeld is in ons leven heel gewoon. We kijken televisie, zien YouTube-filmpjes en op onze sociale media komen de nodige bewegende beelden voorbij. Een beeldgesprek voeren met Facetime en WhatsApp is inmiddels net zo gewoon als het voeren van een gesprek face-to-face. En wat doe je bij dat laatste? Je kijkt je gesprekspartners aan. Dus zet tijdens een videocall wel je camera aan! Dat niet doen is als met je rug naar de anderen gaan zitten tijdens een reguliere meeting.

Tips & tricks
Eén van de grote voordelen van video ten opzichte van bijvoorbeeld telefonie is de non-verbale communicatie; hierdoor begrijp je elkaar sneller en zal een meeting veel efficiënter verlopen. Camera aan is overigens niet de enige ‘must’ tijdens een videoconference. Hieronder lees je nog een aantal tips & tricks voor een succesvolle online vergadering.

Videoconferencing in rustige omgeving
Heb jij het wel eens meegemaakt dat er een belangrijke vergadering werd belegd om half negen ’s ochtends, midden op het perron 4 van het Centraal Station in Amsterdam? Natuurlijk niet, zo’n bespreking vindt plaats in een rustige omgeving. Dat laatste is ook belangrijk bij een videogesprek. Zorg er dus voor dat je tijdens een videocall niet gestoord wordt; een jengelend kind op de achtergrond kan echt niet. Zet ook je mobiele privételefoon in vliegtuigstand. En als je die toch aan moet laten – omdat je een belangrijk telefoontje verwacht –, deel dit dan aan het begin van de call mee. Precies zoals je in een reguliere vergadering zou doen.

Mute je microfoon in een openbare ruimte
Toch ontkom je er soms niet aan om aan een online meeting deel te nemen op een wat minder geschikte locatie. Bijvoorbeeld omdat er geen vergaderruimte beschikbaar is of wanneer je onderweg bent. Moet je een videogesprek in een openbare ruimte voeren, zoek dan een zo rustig mogelijk hoekje uit. Gebruik bovendien een goede headset zodat anderen niet mee kunnen luisteren. En zet, wanneer je niet aan het woord bent, de microfoon op mute zodat je gesprekspartners niet afgeleid worden door achtergrondgeluiden van jouw locatie; dit is in de software vaak een heel simpele handeling.

Alle stukken bij de hand
Een groot voordeel van een videovergadering is dat met een druk op de knop de agenda van de vergadering, presentaties en documenten gedeeld kunnen worden. Waar je vroeger diverse documenten moest printen, vraagt videoconferencing ook om een goede voorbereiding. Zorg er dus voor dat alle bescheiden die je voor de vergadering nodig hebt, bij elkaar staan zodat jij die snel kunt delen en daarmee bijdraagt aan een efficiënte online meeting.

Kleed je netjes aan
Wanneer je een reguliere zakelijke afspraak hebt, zorg je ervoor dat je passend gekleed bent voor de gelegenheid. Als je gaat deelnemen aan videoconferencing doe je precies hetzelfde; op een gewone vergadering verschijn je ook niet in pyjama of een met oud T-shirt. Zorg er ook voor dat de muur achter je neutraal is. Vooral als je thuis werkt en de wand achter je hangt vol foto’s van je laatste wintersport, dan leidt dat ongemerkt je gesprekspartners af waardoor jouw interessante bijdrage aan het gesprek kan ondersneeuwen.

Gebruik een goede camera
Gedraag je bij een videogesprek op dezelfde wijze als bij een vergadering. Zorg voor een goede voorbereiding en neem tijdens de meeting een actieve houding aan; niet in je stoel ‘hangen’ dus. En tot slot: zorg voor een goede camera. De in een laptop ingebouwde camera zorgt meestal niet voor al te beste beelden, zeker wanneer er geen optimale verlichting is. Een externe webcam is kwalitatief beter en kan je zó positioneren dat je jezelf op de beste manier in beeld brengt.

Je video-etiquette op orde? Voorkom dan deze andere onnodige frustraties!

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here