Home Ondernemen & Business Europese aanbestedingen en ICT, een ongelukkig huwelijk

Europese aanbestedingen en ICT, een ongelukkig huwelijk

40
ICT

Ik heb de laatste jaren veel ervaring opgedaan met Europese aanbestedingen, en gelukkig winnen mijn collega’s en ik ook steeds vaker. Die stijging geeft aan dat we er steeds ‘beter’ in worden. Nu ik meer inzicht krijg in wat er nodig is om een Europese ICT aanbesteding te winnen, stijgt echter ook mijn twijfel bij het middel van een Europese aanbesteding om ICT vernieuwingen in de markt te zetten.

Wat is er dan precies nodig om succesvol op een Europese ICT-aanbesteding in te schrijven? Misschien is het beter als ik vertel wat je beter NIET kunt doen. Dat is teveel meedenken met de klant en een te mooie technische oplossing aanbieden. Klinkt dat vreemd? Dat is het niet en het is de praktijk. Om dat uit te leggen moet ik iets dieper ingaan op hoe een Europese aanbesteding meestal wordt beoordeeld.
Een redelijk groot gedeelte van de beoordelingscriteria bestaat uit de prijs van de oplossing. En hoewel de prijs soms officieel maar voor 30 of 40 procent meetelt, blijkt het in de praktijk toch behoorlijk zwaar te wegen. Als we dus de perfecte technische oplossing bieden, dan prijzen we ons letterlijk uit de markt. Het resultaat was voor onze onderneming een serie van tweede en derde plaatsen en veel complimenten voor de inhoudelijke oplossing. Zoals in de sport ook vaak geldt, is een tweede of derde plaats echter net zo goed als de laatste plaats. Ik kan u verzekeren dat het bovendien erg frustrerend is.

Wat zegt het bestek?
Het vinden van de juiste oplossing is sowieso al niet gemakkelijk. Het gelijkheidsbeginsel dat wordt gehanteerd zegt dat alle aanbiedende partijen over dezelfde informatie moeten kunnen beschikken. Dat is natuurlijk heel eerlijk. Het gevolg is echter dat er geen rechtstreekse communicatie tussen aanbiedende en aanbestedende partijen mag zijn. Aanbiedingen zijn dus gebaseerd op een bestek waarin eisen en wensen voor de oplossing zijn beschreven. Het schrijven van zo’n bestek is een vak dat niet iedereen even goed beheerst. Veel bestekken zijn daardoor voor meerdere uitleg vatbaar. Ontwerp daar maar eens een oplossing op.

En hoe winnen we dan zo’n aanbesteding? Dat doen we door precies aan te bieden wat er wordt gevraagd. Maar dan ook geen grammetje meer om de prijs zoveel mogelijk te drukken. Alles wat er kan worden weggesneden, waarbij we nét kunnen blijven voldoen aan de eisen uit het bestek, halen we ook inderdaad weg. En daarbij kunnen we heel slim omgaan met de tekst uit het bestek. Wat is immers “een goede performance” of “een betrouwbare oplossing”? Klinkt dat achterbaks of slecht? Ik kan u verzekeren dat ALLE dienstverleners die wel eens een aanbesteding winnen er zo mee omgaan. Anders winnen ze namelijk niet.

Geen winnaars
Wat is het gevolg van dit alles? Het gevolg is dat de aanbieders niet kunnen aanbieden wat ze eigenlijk het liefste willen, namelijk: de optimale oplossing voor de klant. En de aanbestedende partij krijgt vrijwel nooit de oplossing en de partner die ze graag willen hebben. Niemand wordt er dus echt gelukkig van. Nee, dat is niet waar. De inkoopbureaus en advocatenkantoren die zich hebben gespecialiseerd in Europese aanbestedingen verdienen er een leuke boterham aan, wat ze trouwens van harte is gegund
Nu is de grondgedachte voor het toepassen van een Europese aanbesteding natuurlijk absoluut verdedigbaar: gelijke kansen voor alle partijen in de markt en het voorkomen van oneerlijke concurrentie. Het principe van de Europese aanbesteding is wat mij betreft prima. Het proces is echter voor verbetering vatbaar.

Best Value Procurement
Met de recente opkomst van de Best Value Procurement aanbesteding of ‘BVP’ is gelukkig al het een en ander verbeterd. Aanbiedende partijen hoeven niet langer lijvige documenten te vervaardigen die een hoop energie en tijd kosten. Bovendien is er tijdens een BVP ruimte voor interviews met de aanbieders. De BVP verandert echter niets aan het in eerste instantie schrijven van een papieren oplossing op basis van papier. Ik heb eens een trainer horen zeggen “papier doodt alle passie” en in sommige gevallen is dat helaas de waarheid.

In gesprek
Ik stel voor om aanbiedende bedrijven al in een vroeger stadium het gesprek aan te laten gaan met de aanbestedende partij. Organiseer sparring-sessies waarbij de aanbiedende bedrijven in een dialoog vragen kunnen stellen aan de aanbestedende partij. Dat is namelijk hun kracht. Het mes snijdt dan bovendien aan twee kanten. De aanbiedende bedrijven krijgen de kans om de juiste informatie boven tafel te halen en zo een echt slimme en goed passende oplossing te ontwerpen. De aanbestedende partij kan profiteren van de kennis en ervaring van de aanbieder en krijgt bovendien een goede indruk van het aanbiedende bedrijf. De twee dienen in een later stadium immers wellicht een partnerrelatie aan te gaan!
Laat de aanbiedende partijen daarna een oplossing en een budgetindicatie uitwerken en laat ze die komen presenteren. Maak vervolgens, op basis daarvan, een keuze voor de beste partijen en werk vervolgens met die partijen naar een detailaanbieding toe.

Ik denk dat de geschetste werkwijze veel voordelen heeft voor alle partijen in het proces. Het leidt er in ieder geval toe dat de ICT-dienstverleners hun creativiteit en ervaring maximaal kunnen gebruiken. De aanbestedende partij krijgt daardoor wél een oplossing en een ICT-partner die goed passen bij hun eisen en wensen. Ondanks dat het gelijkheidsprincipe enigszins op de helling gaat, is dit eerlijker voor iedereen.
De recentelijk vernieuwde aanbestedingsregels laten meer ruimte dan voorheen om vrijheid in het proces te nemen. Ik hoop van harte dat dat leidt tot meer ruimte voor onderlinge communicatie. Dat komt alle betrokkenen ten goede.

René Voortwist, Adviseur De Ictivity Groep

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here