Deze week verscheen een artikel van AIIM getiteld “Are folders still necessary“? Het gaat, in dit artikel, over het opslaan van informatie (en meestal documenten) in een directorystructuur of het gebruik van metadata die deze “oude manier van werken” overbodig maakt.
Het is misschien flauw om te zeggen, maar ik ben ervan overtuigd dat beide manieren nog heel lang moeten worden ondersteund.
Het gaat hier om het verschil tussen:
- Browsen/navigeren versus zoeken
- Archiveren versus vinden
Het is heel gebruikelijk en ook noodzakelijk om documenten op te slaan in een locatie die nodig is om binnen de organisatie-/processtructuur en archiefrichtlijnen te passen. Duurzame opslag dwingt ons om een keuze te maken.
Het is ook zeer moeilijk om mensen te dwingen om te denken in “tags” in plaats van fysieke locaties. Wat als je werkt met een file-based opslagsysteem? Je moet dan een keuze maken waar je iets opslaat.
Uiteraard zijn er oplossingen (DMS-sen en CMS-sen) waar de locatie eigenlijk niet van belang is, maar daarin werken we in de praktijk slechts ten dele. Dit geldt namelijk meestal alleen voor de “officiële” informatie die moet worden geregistreerd vanwege archiveringsdoeleinden. Er is echter zoveel meer informatie waar we dagelijks mee werken.
Ik ben ervan overtuigd dat we beide manieren van opslag / ontsluiting moeten blijven ondersteunen. Ik zie namelijk twee gebruikers- of doelgroepen:
- Producenten van informatie
- Consumenten van informatie
De producenten van informatie zitten in een bepaald informatieproces en willen duidelijke richtlijnen om te bepalen “waar” hun documenten moeten worden opgeslagen.
Deze behoefte komt deels voort uit het werkproces, maar ook uit het mentale model: iets moet nou eenmaal een duidelijke plaats hebben.
De consumenten van informatie weten niet “waar” iets is opgeslagen, maar willen wel toegang krijgen tot die documenten via bijvoorbeeld een zoekfunctie. Soms kennen die gebruikers ook de fysieke opslagstructuur en zullen daar dan ook gebruik van maken.
De oplossing voor deze problematiek ligt in een duidelijke informatie-architectuur en duidelijke (en met name simpele en voorspelbare) afspraken over waar iets moet worden opgeslagen.
De informatie-architectuur en -governance moet voorzien in een model waarbij zowel de keuzes voor opslagstructuren (éénduidige bepaling van waar iets hoort te “staan”) als de keuzes voor vindbaarheid (“iss-ness” / about-ness”: waar gaat iets over en hoe kan een document worden geclassificeerd) worden ondersteund.
Metadatering van informatie blijft een belangrijk punt om de juiste informatie bij de juiste personen te krijgen.
Zoektechnologie kan vervolgens worden gebruikt om de aanwezige structuren (opslag en metadatering) te gebruiken om informatie ook vindbaar te maken via filters en navigatie.
