Geen verbinding kunnen maken, blokkerig beeld, ruis en echo… Soms lijkt het alsof de voordelen van videoconferencing niet opwegen tegen de problemen waar je tegenaan loopt. Zonde, want al deze frustraties zijn gemakkelijk te voorkomen.
1. Het lukt niet om de vergadering binnen te komen
We hebben het allemaal ongelofelijk druk, dus een halve dag spenderen aan instructies lezen, software en plug-ins downloaden en testen om er dan op het moment zelf achter te komen dat het nóg niet lukt om de vergadering binnen te komen, nee, daar passen we voor.
Hier ligt in de eerste plaats een taak voor degene die de vergadering organiseert. Heb je te maken met deelnemers die zich op afstand met hun eigen apparatuur aanmelden, zorg dan voor goede instructies. Met de meeste videoconferencing-software kun je een uitnodiging sturen waarin alle details vermeld staan. Het is de verantwoordelijkheid van de organisator om de deelnemers op tijd van de laatste informatie te voorzien. En op tijd is niet twee minuten van tevoren… Liever uiterlijk een dag voor de vergadering.
Goede videoconferencing-software draait op pc’s, tablets én smartphones, maar iedereen heeft wel dezelfde software nodig. Oudere versies kunnen bovendien tot problemen leiden. Zorg dus dat de deelnemers weten wat ze te doen staat en je weet zeker dat iedereen op tijd present is.
2. Gehannes met apparatuur
Voor traditionele videoconferencing-apparaten was vaak nogal wat kennis. Veel mensen denken daardoor dat het ingewikkeld is om een videocall op te zetten.
Moderne apparatuur voor videoconferencing is niet moeilijk te bedienen, maar een keer proefdraaien, is altijd een goed idee. Check even hoe het scherm werkt, hoe je presentaties voor iedereen zichtbaar in beeld krijgt en hoe je zorgt dat de camera niet alleen het systeemplafond filmt.
3. Blokkerig beeld
Het doel van videovergaderen is een situatie creëren waarin het lijkt alsof iedereen in dezelfde ruimte zit. Jammer als dan het beeld ineens stilstaat of blokkerig wordt.
Dit komt voornamelijk door een slechte internetverbinding. Je kunt de beste apparatuur hebben, maar als je internet niet snel genoeg is (download én upload), blijft een videovergadering gebreken vertonen. Zorg dus voor een snelle internetverbinding én camera’s en beeldschermen met 4K-kwaliteit.
4. Echo, ruis, slecht geluid
Het beeld kan dik in orde zijn, als het grote moeite kost om elkaar te verstaan, is dat ook niet erg productief. De meest gehoorde klachten: echo’s en ruis in het geluid en het verschijnsel dat je maar één iemand tegelijk hoort praten. Goede microfoons hebben echo- en ruisonderdrukking en bij goede systemen is het geluid full-duplex, wat betekent dat alle ‘partijen’ tegelijk hoorbaar zijn.
Zit je met een groep bij elkaar, voorkom dan onderling gefluister en houd goed rekening met de andere kant van de call. Zit je in een open ruimte, demp dan altijd je gesprek als je niet in aan het woord bent.
5. Niet de juiste gegevens in beeld
“Ik zal de cijfers even voorlezen.” Het handige van videovergaderen, is dat dat nu juist niet nodig is. Je jaarcijfers, het ontwerp van je nieuwe kledinglijn, een introductiefilmpje, het is wel zo handig als iedere deelnemer kan zien waar het over gaat. Zorg ervoor dat die informatie beschikbaar is en dat je weet hoe je die in beeld brengt. Een tweede scherm speciaal voor het presenteren van gegevens is ideaal.
Voorkom frustraties met videoconferencing! Download onze white paper over het effectief inzetten van een videoconferencingsysteem.
