Gebrek aan mankracht werkt slordige omgang met EPD-gegevens in de hand

Onlangs concludeerde het College Bescherming Persoonsgegevens na onderzoek dat er slordig wordt omgegaan met het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD). Volgens het CBP komt dit omdat instellingen vaak niet de infrastructuur en de mankracht hebben om aan de privacy-eisen te voldoen. Er moet bijvoorbeeld worden bijgehouden wie er toegang heeft gehad tot de dossiers. Bij veel instellingen wordt deze informatie echter niet goed geregistreerd, simpelweg omdat het teveel tijd kost of omdat de systemen er niet op berekend zijn. Dit fenomeen zal alleen maar groeien, nu ook eigen elektronica zoals tablets en smartphones hun intrede doen in de gezondheidzorg. Indien het gebruik van deze persoonlijke elektronica niet vanuit IT wordt ondersteund, zal het registreren van toegang tot informatie alleen maar lastiger worden.

Traceren van activiteiten
Volgens de NEN 7510 norm moeten zorginstellingen kunnen aantonen wie de informatie waar en wanneer heeft opgevraagd en wat er met de informatie is gebeurd. Dit geldt niet alleen voor informatie van de eindgebruikers, maar ook voor informatie en systemen die door IT-afdelingen zelf wordt gebruikt. Gebruik van persoonlijke elektronica van eindgebruikers en de toenemende complexiteit van de IT- infrastructuur, vergroot de hoeveelheid activiteiten die getraceerd moeten worden. Indien de gebruikte systemen hier geen rekening mee houden, zal de administratieve rompslomp en de kans op menselijke fouten toenemen.

Faciliteren in plaats van verbieden
Ik ben van mening, dat het gebruik van privé apparaten zoals tablets en smartphones niet iets is wat je als zorginstelling tegen moet houden, maar iets wat je juist moet faciliteren. Doordat de persoonlijke elektronica en de beschikbare online diensten enorm eenvoudig zijn in gebruik, zullen eindgebruikers deze mobiele apparaten toch wel meenemen en gebruiken. Artsen en verplegend personeel zijn veel onderweg van de ene naar de andere afdeling en dan kan de flexibiliteit die een tablet biedt erg handig zijn. Het is voor zorginstellingen belangrijk, dat ze dit soort nieuwe manieren van werken omarmen en zelf de juiste oplossingen bieden in plaats van alleen maar af te wachten, of het gebruik te verbieden. Artsen gaan anders hun eigen oplossingen bedenken om de data die ze nodig hebben van hun PC op hun tablet te krijgen. Maar je moet er als IT-manager toch niet aan denken dat een arts van een consumentenapplicatie zoals Dropbox gebruik maakt om patiënteninformatie te verplaatsen. Alleen door op een gecontroleerde manier oplossingen te bieden die de wensen van de eindgebruiker beantwoorden, houd je persoonlijke elektronica en online diensten voor consumenten buiten de deur.

Het automatiseren van tracing
Door de inzet van oplossingen die de handelingen van eindgebruikers en IT-personeel registreert, kan worden voldaan aan de regelgeving die geldt voor zorginstellingen. Oplossingen die dergelijke tracing niet standaard in zich hebben, zorgen vaak voor extra administratieve handelingen.

Workspace virtualization in combinatie met client/server of virtual desktop infrastructuren biedt de IT-afdeling de mogelijkheid om gebruikershandelingen centraal te registreren, onafhankelijk van de manier van werken, de locatie of het apparaat waarop gewerkt wordt. Daarnaast zorgt workspace virtulization ervoor, dat de gebruikers op basis van de gebruikerscontext, de juiste toepassingen, informatie en beveiliging wordt geboden. Het automatiseren van beheeractiviteiten binnen de IT-afdeling voorkomt overbodige handmatige handelingen en zorgt voor de registratie van alle handelingen. Iedere handmatige activiteit is namelijk moeilijk automatisch te registreren, en vereist dus ook handmatige registratie. De oplossing ligt dus in de tools die je kiest en niet zozeer bij de beheerders; je moet de regels automatiseren, want anders ben je alleen maar bezig met het volgen van de regels.

Hoge werkdruk maakt het niet makkelijker
Helaas is door de hoge werkdruk op de IT-afdelingen van zorginstellingen niet alle aandacht gericht op de registratie van gebruikershandelingen en beheerdershandelingen. Er wordt namelijk hard gewerkt aan het onderhoud van de IT-infrastructuur en invoering van nieuwe systemen. De tijd die wordt besteed aan (handmatig) onderhoud van de IT-infrastructuur gaat vaak te kosten van innovatie.

Om toch een stap in de goede richting te zetten, kan met het automatiseren van alle handmatige activiteiten tijd worden vrijgemaakt voor innovatie zoals ondersteuning van mobiele apparaten. De automatisering van onderhoud zorgt gelijk juiste registratie van handelingen ten behoeve van de regelgeving.

Bob de Kousemaeker, VP Product Management bij RES Software