Onze organisatie is deze maand op de kop af zeven jaar partner van Salesforce. We hebben in die periode een groot aantal projecten gedaan die allemaal hun eigen dynamiek kenden en aandachtspunten hadden. Daarom in het kader van zeven jaar Salesforce: 14 aandachtspunten om een Salesforce-project te laten slagen.
- Stuur een project top-down aan
Een project moet het commitment hebben van een C-level executive. Dat is onder andere erg belangrijk voor de adoptie. De C-level moet als eerste alle tools inzetten en het gebruik ervan aanjagen bij anderen.
- Eén principe moet leidend zijn bij het managen van een project
Er is voor ieder project sprake van een afweging tussen tijd, budget en kwaliteit/gewenste functionaliteit. Maak één van de drie principes leidend. Dat maakt de uitslag van een project voorspelbaar en het nemen van besluiten makkelijker.
- Zorg ervoor dat alle partijen kiezen voor agile projectmanagement
Bij de meeste projecten zijn meerdere externe partijen betrokken: websitebouwers, database-leveranciers, uitrolpartijen, etc. Zorg ervoor dat iedereen eenzelfde soort contractbasis heeft. De voorkeur gaat daarbij naar agile project management boven fixed price.
- Mensen die het project uitvoeren moeten ook beslissingsmacht hebben
Ze moeten tijdens hun overlegsessies besluiten kunnen nemen over hoe de applicatie eruit ziet en niet voor elk onderdeel toestemming hoeven vragen. Op die manier zorg je ervoor dat een project lean and mean
- Word niet verrast door de snelheid waarmee een project kan worden uitgevoerd
Salesforce is bijzonder eenvoudig aan te passen en een uitrol of implementatie kan daardoor vaak al in weken gebeuren in plaats van maanden. Eindgebruikers moeten daar wel mee om kunnen gaan. Zorg er daarom voor dat trainingen al in een vroeg stadium geregeld zijn.
- Reserveer tijd en budget voor een professionele begeleiding bij de uitrol
Dat is net zo belangrijk, zo niet belangrijker, dan de technische implementatie zelf. Een project is immers pas geslaagd wanneer het product ook echt gebruikt wordt.
- Wijs gedurende het project Salesforce-ambassadeurs aan
Werknemers leren het makkelijkst op de werkvloer van de collega die naast ze zit. Zorg er daarom voor dat je vóór de live-gang een aantal mensen aanwijst die zich bezig gaan houden met het helpen van mensen bij de uitrol. Deze ambassadeurs kunnen zich voor de volle honderd procent richten op het succesvol uitrollen van het product en op de adoptie van Salesforce in de business.
- Houd altijd de klant in gedachten bij het maken van beslissingen over de inrichting
Salesforce moet gebruikers ondersteunen in hun interactie met klanten. Wat willen die klanten? En hoe kan Salesforce daarin ondersteunen? Dat moet centraal staan bij vragen over de inrichting. Niet de interne organisatie.
- Durf te veranderen
Het oorspronkelijke werkproces hoeft helemaal niet optimaal te zijn. De introductie van Salesforce kan een aanzet zijn om processen anders in te richten en te verbeteren. Maak van een Salesforce-project een echt innovatieproject.
- Focus op de regel, niet op de uitzondering
In een werkproces komen bepaalde handelingen meer voor dan anderen. Zorg ervoor dat er tijdens de discussies over de inrichting de meeste aandacht gaat naar hoe een applicatie meestal gebruikt gaat worden. De uitzonderingsgevallen moeten niet de hoogste prioriteit hebben.
- Wees terughoudend met maatwerk
Salesforce is een heel veelzijdige applicatie waar veel maatwerk in verwerkt kan worden. Maar wees terughoudend met dit aanpassen en houd het zoveel mogelijk standaard. Er is niet voor niets gekozen voor een oplossing waarin best practices van honderdduizenden implementaties wereldwijd zijn verwerkt.
- Start vroeg in het project met het schoonmaken van data
Om een migratie tijdens een Salesforce-project goed te laten verlopen, is het belangrijk dat data schoon en bijgewerkt zijn. Dat kan de organisatie alleen zelf doen. Begin daar dus vroeg mee.
- Maak gebruik van de expertise van Salesforce voor Q&A-sessies en reviews
Vragen zijn nooit verkeerd en de directe ondersteuning van Salesforce is uitstekend geregeld.
- Train en certificeer sleutelfiguren al vroeg in het project
Zorg ervoor dat ze de juiste competenties hebben voor hun nieuwe rol als Salesforce-coördinator.
Ton van der Meer, CEO en oprichter van CRMWaypoint
