Veel organisaties onderschatten het belang van een gedegen IT-strategie. Het vaststellen van beleid blijkt in de waan van de dag vaak het ondergeschoven kindje. Nog te vaak wordt IT als een noodzakelijk kwaad gezien en niet als een tool om de bedrijfsdoelstellingen te behalen. Elk bedrijf heeft IT nodig, maar doordat systemen soms complex zijn en niet eenvoudig te beheren, is het lastig voor het management om helder in beeld te krijgen wat er in huis is en wat er nodig is om de organisatie zo goed mogelijk te ondersteunen.
Nog te vaak wordt er vanuit de korte termijn gedachte gereageerd. Is er een probleem? Dan kopen we daar een pakketje of systeempje voor. Zo ontstaat uiteindelijk een wildgroei aan systemen binnen een bedrijf waar de bestuurlijke laag totaal geen zicht of grip meer op heeft. Door het geïsoleerd aanpakken van problemen, wordt er te weinig nagedacht over het beheer en vooral de innovatie voor de komend jaren.
Rode boekje
Door de plannen, de investeringen en daarmee het beleid voor de komende drie tot vijf jaar op papier te zetten, komt er rust in een organisatie. Er wordt niet meer ad hoc geacteerd, maar iedereen weet waar hij aan toe is en kent de spelregels voor de komende jaren. Die rust, regelmaat en reinheid komt het innovatie- en concurrentievermogen van een bedrijf ten goede.
Het opstellen van een IT-strategie is geen sinecure; dat kost tijd en moeite. Bestuurders zouden ervoor moeten zorgen dat hun CIO’s en IT-managers zich diep in de organisatie ingraven om boven tafel te halen wat de wensen en eisen zijn van medewerkers. Welke processen en systemen zijn nodig? Daaruit komen conclusies waaraan beslissingen en beleid verbonden kunnen worden. En dat rode boekje is de leidraad voor de technologie-besluiten van de komende jaren. Dat wil niet zeggen dat het beleid een rigide document is en de organisatie zijn flexibiliteit aan banden legt. Het rode boekje biedt juist een helpende hand bij de waan van de dag, doordat voorbijkomende trends, vraagstukken en ontwikkelingen langs het vastgestelde beleid kunnen worden gelegd. Dan kan eenvoudig worden besloten of de organisatie er iets mee moet doen. Daarnaast moet de IT-strategie jaarlijks tegen het licht worden gehouden en moet mogelijk bijgestuurd worden.
Met een IT-strategie heft in eigen hand
Bij veel bedrijven krijgen operationele zaken prioriteit boven het opstellen van een IT-strategie. Begrijpelijk, en tegelijkertijd onbegrijpelijk. Iedere bestuurder zou de tijd moeten nemen om zich te verdiepen in de mensen en systemen in zijn organisatie. Juist dan acteer je als bedrijf vanuit een positie van kracht, omdat je het heft in eigen handen neemt. Wat de toekomst ook mag brengen, wacht niet om te zien wat er om je heen gebeurt, maar pak de regie. Hoe zaken ook gaan lopen, alleen dan weet je als bestuurder dat je er alles aan hebt gedaan om rust, reinheid en regelmaat in je organisatie te brengen.
Marcel Lucker is directeur sales en marketing bij Winvision
