Home Innovatie & Strategie Getting Things Done in IT Smart Factory?

Getting Things Done in IT Smart Factory?

51
Marianne Faro, Itility
Waarin verschilt een fabriek van een IT Smart Factory?

Afgelopen week volgden we een training “Getting Things Done” (GTD van David Allen). GTD gaat over een systeem opzetten voor je acties, om je hoofd leeg te maken en op de juiste momenten (en alleen dan) aan je acties te denken.
Veel zaken daarin deden denken aan hoe we in de IT Smart Factory acteren. Zijn de concepten van GTD toe te passen op de IT Smart Factory?

Stuff in de IT Smart Factory?
Een mooi begrip in GTD is “stuff”: alles wat gedurende de dag tot je komt en waar je iets mee moet doen. Vuistregel bij stuff: eerste keer maar 1x aanraken: je pakt het vast en bepaalt direct in welk type bakje het thuishoort. Vanuit dat bakje pak je de actie op wanneer de tijd daar is, hier is een aantal slimme regeltjes voor bedacht. De focus is op een zo makkelijk mogelijk verlopend proces om de stroom van stuff zo snel mogelijk te verwerken.
Doel is gestructureerd en gepland je acties uitvoeren, en te voorkomen dat je gaat leven vanuit je outlook mail: dat is leven in de waan van de dag.

Dit lijkt erg op het gedachtengoed van de IT Smart Factory.
Laten we de flow van GTD eens leggen naast de flow van de IT Smart Factory (SF).

De GTD flow en de IT Smart Factory flow

Verzamel
GTD stap 1: verzamel al je stuff op een centrale plek (je stuff-bakje).
SF stap 1: verzamel de items die door je fabriek heen gaan in een scopelijst.

Beslis
GTD stap 2: pak ieder stuff-item op en bepaal of en wat je er mee moet.
Beschrijf per item de actie en de gewenste uitkomst (Hoe ziet het eruit als het af is?).  Stop ze op basis daarvan in het juiste bakje.

De bakjes zijn:

  • Hoef ik niets mee te doen, weggooien
  • Moet ik iets mee doen maar kan binnen twee minuten: direct afhandelen
  • Eerstvolgende acties (moet ik deze week doen)
  • Projecten (meerdere acties, waarvan de 1e in je eerstvolgende actielijst staat)
  • Agenda acties (moet ik op een bepaalde datum doen)
  • Later/misschien acties (moet ik ooit doen)
  • Wachten op acties (dingen gedelegeerd aan anderen)
  • Archief (wellicht moet ik dit ooit terugvinden)

Doe dat niet iedere minuut (“leven in de waan van de dag”) maar op momenten die werkbaar zijn in jouw branche: 1x per uur, 2x per dag, 1x per dag.

SF stap 2: bepaal van de items in je scopelijst in welke sequence ze behoren, op basis van de gewenste uitkomst (bijvoorbeeld ‘analyseren’, ‘uitfaseren’, ‘migreren’  of ‘herinstallatie’.) Ofwel: stop ze in het juiste bakje.

Acties van je afschrijven en in bakjes stoppen geeft rust. In de IT Smart Factory werken we met runbooks en checklists, zodat je datgene wat je moet doen terug kunt vinden als checks – ofwel je hoofd leeg hebt.

Organiseer
GTD stap 3: werk je bakjes bij, vertaal de items naar heldere acties (maak ze actionable).
Sorteer bijvoorbeeld je eerstvolgende acties op ‘context’: eerstvolgende acties die je telefonisch moet afhandelen, eerstvolgende acties waar je je computer voor nodig hebt, eerst volgende acties waarvoor je op kantoor moet zijn.
En zet slechts zoveel eerstvolgende acties in je lijst als wat je in een week aankunt – als het meer is dan moeten er zaken verschuiven naar de “later/misschien” lijst.
Verder: interrupties zijn killing. Plan dus blokken in om ongestoord aan de langer durende acties te werken.

SF stap 3 is hetzelfde als bovenstaand, daar streven we een weekindeling na volgens een optimale throughput, ofwel een maximaal aantal items per week (en dat noemen we slots per week). We plannen maximaal vier weken vooruit voor de komende slots, waarbij het item “pre-firm” is (er is nog een eerstvolgende actie nodig alvorens te kunnen gaan uitvoeren) of “firm” (alles is afgestemd en ready to go).
En we hanteren het principe van een man een taak zodat resources ongestoord in een flow kunnen werken.

Doen
De volgende stap is makkelijk: werk je “eerstvolgende actie”-lijst af op ieder moment dat je daar tijd voor hebt. Elke keer bepaal je de actie die je het best kunt oppakken gezien de context van waarin je je bevindt, de tijd die een actie zal kosten, de mate waarin je met jouw actie een set vervolgacties in werking kunt stellen.
In de Smart Factory (en ook scrum) doe je hetzelfde: je kijkt naar de werkvoorraad van je weekslot, en pakt ze stuk voor stuk op.

Onderhouden
De laatste stap in GTD: 1x per week naar al je lijsten kijken en herorganiseren.
Niet vaker, anders ben je de hele week bezig met je lijstjes en ben je aan het boekhouden in plaats van acties aan het uitvoeren.

1x per week kijk je dus: welke acties waren deze week gepland en zijn af? Welke zijn niet gelukt en moeten naar volgende week? Welke acties kunnen er van “later/misschien” naar de “eerstvolgende acties”?
Eenzelfde ritme hanteren we in de IT Smart Factory: aan het eind van de week werken we het slotplan bij: welke items zijn delivered? Welke items staan voor volgende week op de slotplanning?

En de zaken op het “tadaa” lijstje? (de dingen die fijn afgevinkt zijn als klaar, afgerond). Die rapporteren we iedere week in de 1 pager: zoveel throughput was de target en zoveel is er gehaald.

Samenvattend: bovenstaande lijkt een set met open deuren.
Werk je in een Smart Factory dan moet je echter bovenstaande manier van werken ingericht hebben, dan werk je in bakjes.

Marianne Faro, www.itility.nl

2 REACTIES

  1. Hallo Marianne,
    Je schrijft in de beslisfase dat je overal bakjes hebt. Bedoel je fysieke bakjes? Ik zou je adviseren om slim gebruik te maken van je emailprogramma (mappen) om de binnenkomende stuff te organiseren. Archiveren van fysieke zaken zou ik direct doen. Voorwaarde is dat je een snel en toegankelijk archief hebt waarmee men eenvoudig en snel kan archiveren. Anders komt het er niet van. Zo’n vol “archief” bakje geeft je direct tegenzin en lokt weer uit tot uitstelgedrag om daadwerkelijk te archiveren.

    Als laatste tip wil ik je geven: Als je een helder hoofd wilt behouden is het verstandig om alle stappen consequent uit te voeren, het succes van het GTD systeem is afhankelijk van de kwaliteit van de zwakste fase.
    Meer tips:
    http://www.eenhelderhoofd.nl/category/tips/

    Met vriendelijke groeten,

    Eric van den Heuvel
    Advies en begeleiding “Een Helder Hoofd”
    http://www.EenHelderHoofd.nl
    Twitter: @EenHelderHoofd

  2. Hoi Eric, dank voor je reactie. Bedoel vooral de virtuele bakjes, aangezien de IT Smart Factory zich vooral in de virtuele wereld bevindt.
    (zie ook http://www.blogit.nl/de-it-fabriek-gevisualiseerd)

    Je tip van consequent uit te voeren is exact ook hoe je in een SF wilt werken, dus dank voor weer een link!

    Merci, Marianne

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here