Binnen veel organisaties is het een bekende situatie: de business wil flexibel inspelen op nieuwe kansen en snel innovatieve producten en diensten ontwikkelen. Cloudservices vergemakkelijken dit proces aanzienlijk. Toch wil de IT-afdeling wel dat de IT-omgeving, on-premise of in de cloud, beheersbaar blijft. Terwijl inkopers grip op de kosten van de veelheid aan clouddiensten willen houden. Hoe moet dat in een wereld waar razendsnelle ontwikkelingen de complexiteit bijna dagelijks vergroten?
De wereld van inkopers was lange tijd vrij overzichtelijk. Je kocht licenties en wist precies waar je de komende periode aan toe was. Clouddiensten worden echter op abonnementsbasis of via pay-per-use aangeboden. Hoe beheers je dat? Je kunt wel een bepaalde capaciteit inkopen, maar wat als iemand dan vergeet om servers na een project uit te zetten. Dan is het tegoed snel op en volgt er ook nog een naheffing. Weg voorspelbaarheid en grip op de kosten.
De cloud is niet te stoppen
Dit beeld is alleen niet vanzelfsprekend. Zeker omdat de cloud naast flexibiliteit absoluut lagere kosten mogelijk maakt. Om dat te realiseren, is het zaak om de overstap beheerst en stap voor stap te doorlopen. En vanuit het besef dat deze beweging niet te stoppen is. Ik hoor bijvoorbeeld weleens: ‘Wij doen geen cloud’. Een Shadow IT Assessment van een aantal dagen bewijst meestal het tegendeel. De business gebruikt dan wel degelijk clouddiensten. Maar blijkbaar buiten de inkoopprocessen om en zonder een duidelijke structuur. En dus met risico op verborgen en meestal onnodig hoge kosten. Hoe voorkom je dat?
Maak een businesscase
Een duidelijke businesscase geeft alle betrokkenen een goed beeld van de impact van de cloud. Met Enterprise Architecture tools zoals BlueDolphin, kan een bedrijf op een laagdrempelige manier een businesscase voor de overstap bouwen. Met een visualisatie wordt de beginsituatie vastgelegd. Vervolgens maakt een TCO/ROI calculatie direct inzichtelijk welke workloads snel naar de cloud kunnen, inclusief de potentiele kostenvoordelen. Zo weten alle betrokkenen waar ze aan toe zijn.
Capaciteit en kosten optimaliseren
Een goede voorbereiding helpt ook in een later stadium. Als de eerste stappen zijn gezet, ondersteunt een dashboard de regie op meerdere vlakken. Een cloud dashboard geeft bijvoorbeeld een helder beeld van de huidige kosten, wat bij welke leverancier draait en levert op tijd notificaties als ingestelde grenzen dreigen te overschrijden. Dat is extra belangrijk als de diversiteit aan cloud omgevingen groeit. Het helpt bijvoorbeeld om snel te anticiperen op trends en wensen binnen de organisatie. Als de omgeving on-premise hard groeit, is het vaak verstandig bepaalde processen naar de cloud te verplaatsen. Het is daarnaast ook zinvol om regelmatig te onderzoeken of specifieke workloads bij de beste leverancier zijn ondergebracht. Dit onderstreept het belang van een dashboard. Als het verbruik uit de pas loopt met de gemaakte prognose is het mogelijk noodzakelijk maatregelen te nemen én de budgetten aan te passen.
Zo draagt de inkoopafdeling direct bij aan de innovatiekracht en flexibiliteit van een organisatie. Een ander voordeel is dat de kosten voor clouddiensten inzichtelijk zijn zodat ze eenvoudig zijn door te berekenen aan een afdeling of divisie.
Een geïntegreerd cloud dashboard
Hoewel de geschetste situatie op papier logisch lijkt, is de praktijk vaak toch anders. Bedrijven die clouddiensten bij meerdere leveranciers afnemen, hebben vaak wel een dashboard voor één leverancier. Het complete overzicht ontbreekt of het kost veel tijd om informatie te integreren. Nu het aantal diensten en leveranciers groeit, is het een logische ontwikkeling om die dashboards te integreren. En daar werken wij op dit moment hard aan.
Cloudervaringen uitwisselen
Ongeacht de precieze richting van de ontwikkeling te weten, is duidelijk dat de weg naar de cloud definitief ingeslagen is. Het zou jammer en onwenselijk zijn als de inkoopafdeling de remmende factor wordt voor snellere innovatie, efficiency en lagere kosten. Dat is ook onnodig. Mits de overstap goed voorbereid wordt en alle maatregelen worden genomen om grip te houden op de clouddiensten en de bijbehorende kosten.
Ron Vermeulen, Manager Cloud Solutions Comparex
Tijdens ProcureCon IT 2016 op 5 en 6 december in Amsterdam, organiseer ik een roundtable waarin ik samen met inkopers alle relevante zaken voor een beheerste overstap naar de cloud bespreek. Een uitgelezen kans om kennis op te doen en ervaringen uit te wisselen met andere inkoopprofessionals.
