Zit jouw bedrijf in de lift? Dan is een workforce-managementsysteem geen luxe, maar noodzakelijk voor een gezonde business. Ik geef 5 argumenten waarom bedrijven ‘in de lift’ niet kunnen zonder een workforce-managementoplossing.
Groei gaat nooit vanzelf. Zo herinneren we ons allemaal wel de uitdagingen van onze puberteit. Denk aan de onwennigheid van die nieuwe middelbare school. De eerste keer dat we smoorverliefd werden. De groeipijntjes en acne. De onwennigheid en onzekerheid die gepaard gaat met een veranderend lichaam. Het is bovendien van alle tijden: als vader van onder meer twee puberende dochters herken ik veel van hun strubbelingen uit mijn eigen jeugd.
Eigenlijk geldt dat ook voor bedrijven. Groei naar zakelijke volwassenheid gaat vaak gepaard met uitdagingen. Want hoe zorg je ervoor dat in een bedrijf met steeds meer medewerkers de klanttevredenheid in stand blijft? En hoe houd je grip op de prestaties van afdelingen als het aantal collega’s hand over hand toeneemt?
Preston Palace
Een goed voorbeeld van een bedrijf dat het potentieel van geautomatiseerd workforce management toont is Preston Palace. In 1992 opende het horecabedrijf een hotel met een groot bijbehorend restaurant. In 1995 breidden ze uit met de Preston Hall en in 1997 met het subtropisch zwembad. Een aantal jaar later kwamen daar een kermis, extra hotelkamers, een bioscoop, luxe wellness, een bowlingbaan en nieuwe restaurants bij. Inmiddels biedt het bedrijf dertien verschillende faciliteiten en bij elkaar twaalf bars en restaurants. Dat alles wordt gerund door 600 medewerkers.
5x slimmer
Ondanks die complexe bedrijfsvoering en sterke groei biedt Preston Palace een uitmuntende klant- en medewerkerservaring. De komst van workforce-managementoplossing Dyflexis is daarvoor een onmisbare pijler geweest. Daar zijn 5 goede redenen voor:
- Het bespaart veel tijd
Oplossingen voor workforce management besparen veel handmatig werk, en daarmee veel tijd. Zo was bij Preston Palace iedere afdeling verantwoordelijk voor de eigen personeelsplanning. Dat gebeurde in spreadsheets en op whiteboards. Ze werkten met handgeschreven uitschrijflijsten per afdeling, die de nachtreceptie inboekte in Excel. Vervolgens exporteerde de loonadministratie dit weer naar hun eigen database. Dat proces kostte veel tijd. Sinds de overstap op Dyflexis gebeurt dat proces volledig automatisch en vindt de urenregistratie vanuit één centraal punt plaats. Dat bespaart niet alleen veel manuren, maar vermindert ook het aantal fouten. - Tevreden medewerkers = tevreden klanten
Ook voor de medewerkers is de komst van de workforce-managementsoftware prettig. Zo hebben ze via de app altijd inzicht in hun gewerkte uren. Ze kunnen eenvoudig een dienst ruilen of verlof aanvragen. Dat schept duidelijkheid: mensen weten waar ze aan toe zijn. Dat leidt weer tot een grotere medewerkerstevredenheid. Dat is niet alleen goed voor hun welzijn, maar zorgt ook voor minder verloop. En belangrijk: die tevredenheid stralen ze uit naar klanten, waardoor ook de klantbeleving een boost krijgt. - Meer inzicht in operationele efficiency
Goed inzicht in de efficiency van een organisatie is cruciaal. Maar in perioden van sterke groei kan dat inzicht verloren gaan. Daarom wilde Preston Palace grip krijgen op geplande en gewerkte uren. Niet alleen om praktischer salarissen uit te betalen, maar ook om zicht te krijgen in de efficiency van verschillende afdelingen. Dyflexis biedt hen dat inzicht. - Snellere integratie van nieuwe collega’s
Preston Palace bestond voorheen voornamelijk uit buffetrestaurants. Inmiddels heeft de helft van de keukens een eigen kaart en specialiteiten, en biedt de keten roomservice aan. Daarmee zijn ook de openingstijden verruimd. Die transitie vroeg niet alleen om een groter personeelsbestand, maar ook om flexibiliteit en specialisatie.
Dyflexis kent integratiemogelijkheden voor soepele onboarding. Zo heeft Preston Palace de oplossing gekoppeld met het personeelsbestand in de payrolloplossing Visma Nmbrs. Dankzij die koppeling integreren ze gemakkelijker nieuwe collega’s. Ook voegen ze eenvoudig nieuwe afdelingen en roosters toe en behouden ze een beter overzicht over alle afdelingen.
- Strakke budgetbewaking
Voor nog meer overzicht maakt Preston Palace met terugwerkende kracht rapportages per afdeling. Op die manier krijgt het bedrijf inzicht in de kosten en efficiency. Zo houden ze de budgetten nauwgezet in de gaten. De oplossing waarschuwt bij budgetoverschrijdingen, wat uiteindelijk geld bespaart.
Geen magie
Niet bij iedereen zorgde dat bekende merk gezichtszeep voor een acne-vrije huid. Zo is ook workforcemanagement geen magische oplossing voor alle uitdagingen die bij een groeiende organisatie horen. Maar het kan wel net die steun in de rug bieden die jouw bedrijf doet laten bloeien. Met workforce management komt jouw organisatie die puberteit wel door.
