Vandaag de dag produceren bedrijven een oneindige hoeveelheid informatie: HR-informatie, bedrijfsmails, facturen, klantinformatie en niet te vergeten informatie via: de Facebook-bedrijfspagina en het Twitter-account. De meeste ondernemingen zijn zich ervan bewust, dat deze informatie moet worden gemanaged, beschermd en zo nodig op een veilige manier moet worden vernietigd. Toch is dit in bedrijven geen gemeengoed. Want hoe beheer je de informatiewisseling bij de koffiemachine, waar medewerkers keuvelen over andere collega´s, klanten en financiële prestaties? Kun je dit als bedrijf wel beheren?
Waar mensen samenwerken zijn roddels, zeker op kantoor. ´De wandelgangen´ zijn een vruchtbare bodem voor informatie van allerlei aard, vooral persoonlijke. Uit recent onderzoek[1], waarbij het e-mailverkeer van meer dan 600.000 e-mails in een wereldwijd actieve onderneming geanalyseerd werd, bleek dat meer dan een op de zeven e-mails tussen medewerkers kantoorroddels bevatte, los van het onderwerp van discussie. Het feit dat dit onderzoek uitgevoerd kon worden benadrukt een belangrijk punt: als roddelen onderdeel is van de bedrijfscommunicatie, is het onderdeel van de bedrijfscultuur en dus moeilijk te veranderen.
Aantasting op verschillende vlakken
Kantoorroddels kunnen ongegrond, kwaadwillend of lasterlijk zijn. Op persoonlijk niveau kunnen roddels schadelijk zijn en zelfs reputaties vernietigen. Op organisatieniveau kunnen de informele kanalen leiden tot ongeoorloofd blootgeven van vertrouwelijke of gevoelige informatie: dat kan leiden tot juridische kwesties met als gevolg bijvoorbeeld disciplinaire maatregelen tegen de werknemer die zijn mond voorbij praatte.
De schaal van indiscretie
Onlangs uitgevoerd onderzoek[2] door Opinion Matters in opdracht van Iron Mountain, onder Europese kantoormedewerkers, laat een nogal verontrustende correlatie zien tussen toegang tot informatie en bereidheid om deze te delen. Het onderzoek toont aan dat een derde van de Europese kantoormedewerkers (35 procent) regelmatig vertrouwelijke bedrijfsinformatie deelt met collega’s. Een kwart deelt geheimen over andere collega´s. Zorgwekkend. Vooral omdat deze cijfers laten zien dat 48 procent van de informatie komt van degenen die werkzaam zijn in management- en marketingfuncties. Senior medewerkers en collega´s op juridische en financiële afdelingen blijken ook snel geneigd vertrouwelijke bedrijfsinformatie te delen. Als het gaat om het openbaar maken van gegevens over het privéleven van collega’s, komt personeelszaken op de derde plaats van de indiscretieschaal. Het is dan ook van belang in organisaties dat medewerkers met de meest bevoorrechte toegang tot gevoelige informatie, de hoogste norm van discretie handhaven.
Een positief karakter
Aan de andere kant zijn kantoorroddels een ontspannen manier om bedrijfsinformatie op een informele manier uit te wisselen. Roddelen geeft medewerkers de ruimte zich te uiten en zorgen te delen die zij niet via formele kanalen durven te ventileren. Recent onderzoek in de VS en Nederland[3] tonen aan dat roddels stress op het werk kunnen verlagen en kunnen bijdragen aan beter gedrag. Zo bezien, helpt het praatje bij de koffiemachine bij het bepalen van de ethische code tussen medewerkers en draagt dit bij aan het vormen van de bedrijfscultuur. Het draagt indirect ook bij aan de productiviteit en het verbeteren van de moraal, omdat het helpt bij het opbouwen van vriendschappen tussen collega´s.
Externe ambassadeur
Mensen zijn sociale wezens. We hebben een oprechte persoonlijke belangstelling voor onze collega’s. We bekommeren ons over hoe anderen zich gedragen. Dit helpt bij het creëren van een gevoel van samen, loyaliteit en gedeelde waarden. Een stap verder: medewerkers die goed geïnformeerd zijn en loyaal aan hun organisatie en hun collega’s, zijn vaak de beste externe ambassadeurs voor hun bedrijf. Uit de 2013 Edelman Trust Barometer Global blijkt dat medewerkers uit het lager- en middenkader die over hun bedrijf spreken meer vertrouwd worden door externe doelgroepen dan de top binnen het bedrijf.
Informatiegedragscodes
Informatiebeheer gaat over het inbedden van een cultuur waarin met respect en met oog voor gevoeligheid van bedrijfsgegevens omgegaan wordt, met name als het gaat over effectief beheer en een veilige opslag van papieren documenten en digitale gegevens. Het gaat over het herkennen en naleven van de privacyrechten van werknemers en het veilig beheren van klantinformatie. Het gaat over het begrijpen van en verbinden met de complexe sociale structuur van het bedrijf. Het gaat ook over het inrichten van een plek of aanwijzen van een persoon waar medewerkers hun zorgen kunnen uiten. Informatiegedragscodes die in het bedrijf zijn opgesteld, zijn hierbij een goed hulpmiddel. Hierin staat vastgelegd wat gepast gedrag is tijdens informele interactie met collega’s. Zo is duidelijk hoe met informatie wordt omgegaan en kan hier geen onenigheid over ontstaan. Want verantwoordelijk omgaan met informatie is al van belang bij de waterkoeler of de koffieautomaat.
Jeroen Strik, commercieel directeur Iron Montain Nederland
[1] Huffington Post, 6 juni 2013, door Georgia Tech
[2] Onderzoek door Opinion Matters voor Iron Mountain. Het onderzoek vond plaats tussen 15/04/2013 en 01/05/2013. Populatie: 5021 medewerkers in Nederland, Duitsland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk.
[3] University of California, Berkeley, Journal of Personality and Social Psychology, mei 2012; Universiteit van Groningen, juni 2011
