Home Ondernemen & Business Het compliancy-spook, of: maak van licentie-beheer geen dagtaak

Het compliancy-spook, of: maak van licentie-beheer geen dagtaak

99
dainamics

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat veel ondernemingen twijfelen of ze voldoende softwarelicenties hebben én of de geïnstalleerde software op een rechtmatige manier wordt gebruikt. Heel vaak blijkt dat niet het geval te zijn, en is een bedrijf ‘niet compliant’. Dit kan in het vervelendste geval tot boetes leiden; daarnaast zien sluwe resellers het als een uitgelezen verkoopkans.

In de basis realiseren de meeste ondernemers zich dat ze moeten betalen voor het gebruik van software, maar schrikken ze van de complexiteit die met licentiebeheer gemoeid is. En terecht. Alleen Microsoft kent al meer dan 30 licentievormen. Licentiebeheer is, kortom, een dagtaak voor een specialist. Graag schets ik aan de hand van concrete voorbeelden, hoe specialistische kennis u kan helpen als u compliant wilt zijn én kosten wilt besparen.

Laten we eens met dat laatste punt beginnen. Een ‘goeden doelen organisatie’ kreeg van haar vaste large account reseller te horen, dat ze op het gebied van Office licenties niet geheel compliant was. De tip van de reseller: ‘koop voor alle medewerkers nieuwe licenties, dan zit het voorlopig goed.’ Nog afgezien van het feit dat alleen de ontbrekende licenties zouden moeten worden gekocht, zou het verstandiger zijn eerst te kijken wat er op softwaregebied eigenlijk in de organisatie gebeurt. Hebben zowel de vrijwilligers die er werken áls de vaste medewerkers dezelfde functionaliteit nodig? Zijn er mensen die veel onderweg zijn en op locatie werken? En nog veel belangrijker: komt deze organisatie, als erkend ‘goed doel’ voor op de lijst van techsoup.nl, waardoor ze licenties voor een fractie van de prijs kunnen aanschaffen?

Speciaal voor goede doelen
Dat laatste bleek het geval. Een Officepakket is dan aan te koop voor een paar tientjes, in plaats van 600 euro. Windows Server voor een tiende van de prijs. Maar: er geldt een maximum. Hoogstens 50 Office licenties en 5 Server licenties. De oplossing kan dan zijn gebruik te maken van Office 365, dat immers on premise gebruik toestaat op 5 apparaten. Dat betekende in dit geval niet de gebruikelijke 250 euro per werkplek per jaar, maar slechts 52,80. Zo kan een goed doel daadwerkelijk goed doen!

Het is steeds weer belangrijk in te schatten hoe een organisatie zich ontwikkelt. Overweeg je een overstap naar de cloud op termijn? Dan zijn de traditionele licenties niet meer bruikbaar. Dat is zuur, als je ze net twee jaar ervoor voor veel geld hebt gekocht, want licenties mogen niet doorverkocht worden. Waarom, in geval van twijfel over bijvoorbeeld de cloud, niet de software leasen? Dat doe je in feite met Citrix ook!

Iets heel anders is het onderhoud van de software-overeenkomst. Zoals een huis een winterschilder nodig heeft, zo moeten ook de licenties regelmatig gecheckt worden of de software geüpgraded. En (nieuwe) medewerkers hebben training nodig. Allemaal zaken die een softwareleverancier kan opnemen in het contract. En (daarmee) allemaal zaken waarover bij het afsluiten van het leveringscontract onderhandeld kan worden! 

Maar: er zijn altijd spekkopers, in elke branche. Wie 15 jaar geleden Windows XP kocht en die licenties nog steeds gebruikt heeft natuurlijk een fantastische deal gedaan. Ik raad u echter aan er niet op te vertrouwen dat huidige of nieuwe releases zo lang mee zullen gaan of ondersteund worden. Daarvoor verandert de IT, en vooral het gebruik van IT, op dit moment veel te snel.

Vincent Lukken, Productivity Consultant bij Salves Business Productivity

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here