Het lijkt soms wel op vechten tegen windmolens: het gevecht tegen de vloedgolf aan data. Data verzamelen is heel eenvoudig. De vraag is hoe je deze data omzet in informatie waar je je organisatie op kunt sturen. De meeste organisaties sturen hun bedrijfsvoering op 20% gestructureerde informatie zoals ERP. Dit betekent dat de 80% ongestructureerde informatie niet bijdraagt aan de juiste strategische beslissingen. Informatie staat niet op de juiste plaats opgeslagen en is daardoor niet terug te vinden. Gelukkig hoeft u die strijd niet met uw blote handen te voeren. Natuurlijk bestaat er enterprise content management-software, maar hoe zet je die in als wapen zodat je daadwerkelijk ook het verschil kunt maken?
Het begon ooit met de strijd voor een papierloos kantoor. Door veel organisaties is er inmiddels significante vooruitgang geboekt op dit gebied. Maar was dit te danken aan een technische oplossing of heeft het simpelweg te maken met het feit dat veel documenten sowieso digitaal in de organisatie worden opgesteld, of per email worden verzonden? Daarnaast vraag ik mij altijd af hoe gemakkelijk de benodigde informatie weer terug te vinden zal zijn. Ik zie vaak dat ze gewoon in een shared folder in verschillende database zijn gedumpt. Niet echt ideaal, zullen we maar zeggen.
Vandaag de dag is het een grotere uitdaging voor organisaties om data, onafhankelijk van hun afkomst en hun aard, zo te organiseren en te verzamelen dat medewerkers er toegang toe hebben waar en wanneer dit nodig is. Hiervoor zijn technische oplossingen beschikbaar, zoals enterprise content management (ECM)-oplossingen die inmiddels op grote schaal gebruikt worden door bedrijven en overheidsinstellingen. De meeste ECM-systemen zijn op dit moment nog niet geschikt voor organisaties waarin veel mensen buiten kantoor werken of verspreid over veel verschillende vestigingen. Denk bijvoorbeeld aan verzekeringsmaatschappijen, detailhandel, financiële dienstverlening, overheidsloketten en de logistieke sector.
Toegankelijke data
Wat heb je nodig als je op zoek bent naar een goed ECM-systeem dat past bij jouw decentraal werkende organisatie? Het belangrijkste is dat alle processen zo ver mogelijk zijn geautomatiseerd en geïntegreerd. Informatie die wordt opgeslagen moet automatisch op de juiste plek terechtkomen, gecombineerd worden met reeds beschikbare informatie over hetzelfde dossier en moet altijd toegankelijk zijn voor een medewerker, waar die zich ook bevindt en welk toestel hij gebruikt.
Laat ik een voorbeeld geven. Een schadepreventie-expert die een winkel bezoekt waar een diefstal heeft plaatsgevonden moet via zijn smartphone direct toegang krijgen tot zijn dossiermappen. Als de expert het actieve dossier opent, ziet hij dankzij een checklist direct welke informatie nog ontbreekt. Als het enige openstaande item het procesverbaal van de politie is, kan de expert dit direct via zijn mobiele telefoon inscannen. Deze informatie wordt via smart capture niet naar een archiefmap gestuurd, maar de informatie wordt direct naar verschillende applicaties verstuurd en geverifieerd. Ontbreekt er informatie dan wordt dit direct aan de schade-expert ter plekke gecommuniceerd en kan hij op dat moment handelen. Is het proces verbaal volledig dan wordt de checklist afgerond en wordt het dossier aangemerkt als ‘klaar voor evaluatie’. Zo wordt het proces effectiever voor de werkgever van de expert en profiteert de winkel van een snellere afhandeling van de schade.
Dit voorbeeld is niet hypothetisch. Er zijn vandaag de dag technische oplossingen beschikbaar om ECM ook voor de meest complexe en/of decentraal werkende organisaties met een enorme hoeveelheid aan ongestructureerde data effectief in te zetten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een ziekenhuisomgeving met vendor neutral archiving. Mijn advies is daarom ook om goed te kijken of een beoogde ECM-oplossing niet alleen in staat is om standaardgegevensinvoer in het hoofkantoor af te handelen, maar vooral ook om in het oog te houden hoe je de dagelijkse invoer werkbaar houdt en daadwerkelijk zoveel mogelijk ongestructureerde informatie omzet naar gestructureerde. Ik denk dat mobile capture daar de komende tijd voor grote veranderingen gaat zorgen, zowel aan de medewerkerskant als aan de consumentenkant.
Pieter Poot, Sales Director Enterprise Benelux, Lexmark
