Voor internationale bedrijven is het kiezen van de juiste IT-systemen niet eenvoudig. Het is een overweldigende uitdaging de juiste balans te vinden tussen kosten, implementatietijd en functionaliteit. Om dit goed aan te pakken is een gedetailleerd overzicht nodig van de bedrijfsprocessen die ondersteund moeten worden, met daarin heldere prioriteiten.
Zoek een partner, niet alleen een leverancier
Behalve functionaliteit, is het ook belangrijk goed te kijken naar de visie van de leverancier én hun beschikbaarheid in de regio’s waarnaar u van plan bent uit te breiden. Bedenk van tevoren goed welke concrete situaties kunnen ontstaan en onderzoek hoe uw mogelijke leverancier daarmee om zou gaan.
Standaardisatie
In veel gevallen leidt de juiste balans tussen kosten en functionaliteit tot een ‘out-of-the-box’-oplossing waarbij maar weinig maatwerk nodig is. Dit type software is vaak modulair van aard en zorgt ervoor dat het pakket systematisch uitgebreid kan worden. De gestandaardiseerde functionaliteiten kunnen met minimale tijd en moeite uitgerold worden en volledig integreren.
Om onderscheid te maken tussen ‘best of suite’-leveranciers, is het belangrijk goed te kijken in hoeverre zij een goede match vormen met uw internationale locaties. Kijk goed naar de ondersteuning op het gebied van lokale wetgeving, talen van de interface, hulpdocumenten en de omgang met brongegevens voor internationale bankzaken of belastingen.
Front office integratie
Niet alles binnen uw organisatie is gerelateerd aan transacties zoals orders, facturen en betalingen dat zijn. Denk bijvoorbeeld aan CRM, HR of documentmanagement. Systemen die hiervoor geschikt zijn, genereren ook gegevens die nuttig kunnen zijn voor controle en integratie met back office-processen. Dit geeft diepte aan de overzichten van uw bedrijf en meer inzicht in processen die niet gerelateerd zijn aan transacties. Bovendien zorgt het voor een effectievere informatie-uitwisseling.
Interactie en transparantie
Een goede interactie tussen gegevens die voor de gehele organisatie relevant zijn, kan significante besparingen opleveren qua kosten en tijd. Zeker wanneer u nieuwe buitenlandse vestigingen toevoegt aan uw portfolio. Daarnaast zorgen een goede organisatie en transparante informatie ervoor dat uw sales-medewerkers zich kunnen concentreren op hun kerntaken: het creëren van omzet en groei.
Het kiezen van het juiste ERP-systeem gaat dus verder dan alleen het kiezen van een leverancier. Zoek een partner met expertise die begrijpt waar uw organisatie naartoe wil. Zo kunt u samen bepalen hoeveel standaardisatie nodig is en zorgen dat zowel front- als back-office processen volledig met elkaar integreren. Succes!
Jarno van Hurne, Product Marketing Director bij Exact Business Solutions
