HNW en systeemontwikkeling: een contradictio in terminis

Het Nieuwe Werken (HNW) leidt tot meer productiviteit, betere resultaten voor de organisatie en meer flexibiliteit en welzijn voor de medewerkers. Tenminste, dit idee krijg je als je de vele publicaties leest die aan HNW worden gewijd. Wie wat beter kijkt, ziet dat veel van die publicaties afkomstig zijn van partijen die software, hardware of diensten leveren om HNW mogelijk te maken. ‘Wij van WC-EEND adviseren WC-EEND’, zeg maar. Maar wat zijn de echte karakteristieken van HNW en passen deze bij de praktijk van systeemontwikkeling

Het Nieuwe Werken staat voor plaats- en tijdonafhankelijk werken. Kenniswerkers kunnen werken waar en wanneer ze willen. Dankzij het gebruik van moderne technologieën kunnen zij zich fysiek op verschillende plaatsen bevinden en toch effectief samenwerken. Tot zover de theorie. De realiteit is anders. Uit onafhankelijke studies naar het functioneren van ­virtuele teamskomt naar voren, dat de coördinatie lastiger is en de onderlinge affiniteit tussen de teamleden kleiner. Ook zou het bij virtuele teams lastiger zijn om vertrouwen op te bouwen en is de kans op conflicten groter bij mensen die op afstand samenwerken. Ik kan dit, afgaande op wat ik om me heen heb gezien, alleen maar beamen. Ik kan me niet aan de indruk onttrekken dat de onderlinge communicatie en samenwerking tussen teamleden er niet beter op wordt als ze fysiek van elkaar gescheiden werken. Alle mailtjes, sms’jes, tweets, chat- en telefoongesprekken die er tegenaan worden gegooid om de afstand te overbruggen ten spijt. De fijne nuances van het samenwerken, die juist zo belangrijk zijn om écht te begrijpen wat de ander bedoelt, gaan verloren zodra er afstand is.

Nuances
Juist bij systeemontwikkeling is goede communicatie en een optimale samenwerking tussen ontwikkelaars onderling, en ontwikkelaars en vertegenwoordigers van de business cruciaal voor het welslagen van een project. Systeemontwikkeling is op de keper beschouwd een creatief proces waarbij een nieuwe applicatie wordt gebouwd. Omdat de IT’ers worden geacht te ontwikkelen wat de business voor ogen heeft, is een continue betrokkenheid van en afstemming met de business onontbeerlijk. Vaak gaat het om het overbrengen van kleine nuances. Dit gaat niet via de e-mail. Het is algemeen bekend, dat e-mail een voedingsbodem is voor miscommunicatie. Het overbrengen van nuances en interpretaties gaat een stuk gemakkelijker als je elkaar in de ogen kunt kijken en het systeem kunt ‘ervaren’, als je het een en ander kunt verduidelijken terwijl je samen hetzelfde stroomschema of hetzelfde prototype voor je hebt.

Vertrouwen
Maar als teams die maatwerksystemen ontwikkelen fysiek bij elkaar zitten zoals toch wel gebruikelijk is, hoe kan het dan toch nog dat een groot deel van de IT-projecten mislukt en het resultaat uiteindelijk niet aan blijkt te sluiten bij de verwachtingen? Voor een belangrijk deel komt dit doordat bij veel van deze projecten maatwerksystemen worden gebouwd op basis van opgestelde specificaties. Maar in plaats van dat te bouwen wat de klant zegt, is het de kunst om te bouwen wat de klant daadwerkelijk bedoelt. Het gaat om het achterhalen van de betekenis of interpretatie die aan zaken wordt toegekend, om de achterliggende waarom-vraag. Bij elkaar zitten in dezelfde ruimte alleen is dan ook niet voldoende. Om tot de kern door te dringen, is een cultuur nodig waarin feedback geven en feedback ontvangen onderdeel uitmaakt van de werkwijze. Dit gaat gemakkelijker als de medewerkers uit het team al vaker met elkaar hebben gewerkt. Op deze manier ontstaat sneller een sfeer van vertrouwen en een betere onderlinge afstemming.

Samenwerking
Begrijpen wat de ander bedoelt, feedback geven en ontvangen, wederzijds vertrouwen en een betere onderlinge afstemming zijn allemaal zaken die je niet met HNW bewerkstelligt. Of zoals een van de belangrijkste conclusies uit het Nationaal Onderzoek over Het Nieuwe Werken 2013 luidt: ‘Het lijkt erop alsof het echte werk toch op kantoor gedaan moet worden.’ Werkomgevingsspecialist Steelcase stelde eerder dit jaar ook al vast dat kenniswerkers er meer en meer achter komen dat samenwerken met collega’s onontbeerlijk is voor de effectiviteit van hun werkzaamheden en dat ze om die reden weer meer op kantoor gaan werken. Daarom is HNW, in de traditionele zin des woords, en systeemontwikkeling een contradictio in terminis; waar Het Nieuwe Werken gericht is op de efficiëntie en effectiviteit van het individu, draait het bij systeemontwikkeling om de efficiëntie en effectiviteit van de samenwerking tússen mensen. Teamleden van verschillende disciplines die bij elkaar zitten, bekijken de uitdaging van verschillende invalshoeken, helpen elkaar stapsgewijs verder in het denkproces en overzien eerder en gemakkelijker de complexiteit. Creatieve samenwerking tussen mensen met een verschillende expertise, ervaring en achtergrond is de belangrijkste bron van vernieuwing. En dat kan niet op afstand. HNW zou in de praktijk van systeemontwikkeling dan ook allesbehalve vertaald moeten worden met thuiswerken of plaats- en tijdonafhankelijk werken. Voor mij is HNW bij systeemontwikkeling: Werken on site, gelijktijdig, samen met en bij de klant.

Eric ten Harkel, directeur van COOLProfs

* o.a. Onderzoek Virtuele communicatiemiddelen: de invloed op teamprestatie, Berenschot, (2010) en Onderzoek naar de effectiviteit van virtuele teams, Twynstra Work Innovation, Twynstra Gudde Management Consultants en de Katholieke Universiteit Nijmegen (2001)