In de druk om het tempo van digitale transformatie bij te benen wordt er in veel organisaties standaard software aangeschaft, of worden er oplossingen gebouwd met Microsoft Excel of Access zonder de IT-afdeling bij dit proces te betrekken. Hiervoor kunnen meerdere oorzaken zijn, zoals een IT-afdeling die wordt overspoeld door verzoeken, een hoge doorlooptijd bij het beantwoorden van vragen of simpelweg niet weten dat IT bij een traject moet worden betrokken. Wat de reden ook is, een toename van schaduw-IT zorgt voor beveiligingsrisico’s, dataverlies en andere kwetsbaarheden.
Tegelijkertijd biedt deze ontwikkeling ook kansen. Het al dan niet bewust passeren van de IT-afdeling gebeurt vaak vanuit de motivatie van domeinexperts die hun klant- en marktkennis willen inzetten om de problemen van de organisatie aan te pakken. Door hen te betrekken bij het creëren van digitale oplossingen kan zakelijke waarde worden toegevoegd, terwijl de risico’s van schaduw-IT beperkt blijven. Het samenvoegen van IT-experts en domeinkennis vanuit de organisatie met een gezamenlijk doel wordt door Gartner ‘fusion teams’ genoemd. Deze teams doorbreken traditionele organisatiestructuren en ontwikkelen oplossingen die beter aansluiten bij de praktijk, tot maar liefst 2,5 keer sneller dan op de traditionele manier.
Een goed fusion team samenstellen
De samenstelling van de teams verschilt per organisatie en doel, maar bestaat altijd uit mensen met uiteenlopende expertise. Een fusion team dat werkt aan de automatisering van een supply chain kan bijvoorbeeld bestaan uit een operationeel specialist, een logistiek specialist, verkopers en eindgebruikers. De leden van deze teams werken zelfstandig maar delen de verantwoordelijkheid voor de resultaten van hun werk. Daarbij heeft elk fusion team een leider nodig, vergelijkbaar met een product owner, die verantwoordelijk is voor de inzet van bedrijfsmiddelen, planning en strategie.
Het ideale fusion team is een compact en wendbaar team met vaardigheden en expertise die belangrijk zijn voor het probleem dat je wil oplossen. Kies daarbij een teamleider die de verschillende belangen van het team en de organisatie kan afwegen, zo neemt de kans op succes toe zonder dat er onnodige risico’s genomen worden.
Drie belangrijke voordelen van fusion teams
De voordelen van het werken met fusion teams zijn deels afhankelijk van de samenstelling, de organisatie en het doel waarvoor ze zijn opgericht. Een aantal voordelen geldt echter voor vrijwel iedere organisatie.
Sneller applicaties ontwikkelen
Fusion teams winnen tijd doordat ze niet gebonden zijn aan traditionele structuren, waardoor het eenvoudiger is om onderling kennis en feedback te delen. Hiermee neemt het aantal blokkades af en de snelheid toe. Vanaf de eerste conceptfase tot de uitrol speelt die samenwerking een centrale rol waardoor die snelheid in het hele traject gewaarborgd is.
Zelfstandige samenwerking
Fusion teams combineren de voordelen van autonoom werken en werken in teamverband. Individuele teamleden zijn verantwoordelijk voor hun eigen expertisegebied en zetten die kennis in tijdens de planning en de bouw van applicaties.
Als team is iedereen erop gericht om het project als geheel succesvol ten einde te brengen, in plaats zich alleen op de individuele doelen te richten.
Applicaties van hogere kwaliteit
Een van de grootste voordelen van een fusion team is de mogelijkheid om het proces vanuit verschillende invalshoeken te bekijken. Zo hebben salesmanagers een ander perspectief dan marketeers en gelden er per afdeling verschillende richtlijnen. De IT-afdeling is daarbij weer verantwoordelijk voor de technische mogelijkheden van een applicatie. Door die inzichten te combineren krijgen fusion teams een beter beeld van de behoeften van het bedrijf en de gebruikers. Omdat ze daarnaast beschikken over kennis uit de gehele organisatie zijn de onderlinge lijnen korter, wat resulteert in een beter eindproduct.
Belangrijke uitdagingen
De voordelen van fusion teams zijn doorgaans groter dan de nadelen, maar er zijn een aantal zaken om rekening mee te houden bij het samenstellen van een team.
Schaduw-IT
Het risico van schaduw-IT blijft aanwezig bij het inzetten van fusion teams. Zo gelooft 70 procent van de leiders van deze teams namelijk dat de richtlijnen van de organisatie voor data- en technologiegebruik alleen op de IT-afdeling van toepassing zijn. Het is daarom belangrijk om de teamleiders te betrekken bij het opstellen van die richtlijnen.
Geïsoleerde fusion teams
Fusion teams worden gevormd om barrières te doorbreken maar soms isoleert het team zichzelf van de rest van de organisatie gedurende een project. Het risico hiervan is dat de teamleiders het belang van hun eigen team voor het belang van de organisatie stellen.
Het juiste gereedschap
Om de voordelen van het werken in fusion teams volledig te benutten is het belangrijk om de teams een platform te bieden dat deze manier van werken volledig ondersteunt.
Low-code platformen zijn een efficiënte en kosteneffectieve tool voor het moderniseren en vereenvoudigen van het applicatielandschap van organisaties. Dankzij de visuele en modelgedreven werkwijze kunnen deze platformen door ieder fusion team worden ingezet. Daarnaast beschikken sommige low-code platformen over de mogelijkheid om te zorgen dat de kaders en richtlijnen van de organisatie voor het gebruik van technologie en data worden nageleefd, waardoor de risico’s van schaduw-it worden afgedekt. Door te kiezen voor het juiste platform kunnen de organisaties de ideale randvoorwaarden creëren om de aanwezige expertise aan te spreken en het volledige potentieel van fusion teams te benutten.
Menno Odijk, field cto bij Mendix
