Veel bedrijven werken nog met papier: van het uitwerken van strategische plannen tot aan het nakijken van rapporten. Niet zo gek, want informatie is de motor die het bedrijf draaiende houdt. Het stelt medewerkers, van receptionistes tot aan chief executives, in staat om actie te ondernemen en goede afspraken te maken. Helaas hebben veel bedrijven nog het idee dat alles geprint en opgeborgen dient te worden in archiefkasten. Dit is zonde, want juist door het kantoor papierloos te maken kun je als organisatie niet alleen ruimte, maar ook tijd en geld besparen.
Veertig jaar geleden voorspelde het Amerikaanse magazine Business Week de opkomst van een papierloos kantoor. Uit recent onderzoek van de Association for Information and Image Management (AIIM) blijkt echter dat dit nog lang niet aan de orde is. Er is inmiddels wel een aantal processen papierloos geworden, maar nog geen vijfde (zeventien procent) van de bedrijven werkt daadwerkelijk ´papierloos´. Zo heeft ruim de helft van de organisaties een voorkeur voor papieren contracten en bestel- en reserveringsformulieren. Veertig procent heeft behoefte aan getekende en veilig bewaarde papieren waardedocumenten zoals certificaten of diploma’s. We kunnen concluderen dat nog maar weinig organisaties hun doel hebben bereikt in het verminderen van papiergebruik, en nog minder organisaties hebben inmiddels een volledig digitaal proces omarmd.
Er bestaan echter genoeg technologieën om informatie te digitaliseren. Zo zijn er al jaren Document Imaging en Content Management technologieën, die belangrijke zakelijke informatie beschikbaar maken. De meeste bedrijven maken al gebruik van deze technologieën, maar sommige bedrijven blijven toch nog steeds ad-hoc gebruik maken van allerlei andere processen om aan de informatie te komen die ze nodig hebben. Dit komt vaak omdat de voorkeur uit gaat naar papieren documenten of sommige processen handmatig behandeld dienen te worden.
Het digitaliseren van verschillende informatiestromen kan bedrijven verschillende voordelen opleveren. Door bijvoorbeeld documenten in te scannen is het voor bedrijven veel eenvoudiger om informatie te verdelen onder bepaalde afdelingen. Daarnaast kunnen documenten sneller worden opgevraagd door werknemers, raken documenten niet meer zoek, bespaart het enorm veel ruimte op kantoor, is het enorm goed voor het milieu en is het voor werknemers veel makkelijker om documenten te beheren.
Vaak willen bedrijven wel overgaan op een papierloos kantoor, of op zijn minst een poging wagen daartoe, maar weten ze niet precies hoe. Met onderstaande tips ben je in ieder geval op de goede weg.
- Betrek medewerkers bij het proces: zorg ervoor dat alle gebruikers vanaf het allereerste begin bij de digitalisering betrokken zijn. Op deze manier creëer je draagvlak en dit bevordert uiteindelijk de voortgang van het proces.
- Stel beleid op: zodra het personeel is ingelicht, is het tijd om een plan van aanpak op te stellen en de juiste strategie te ontwikkelen. Zo weet iedereen wat het doel is van het proces en wat er verwacht wordt.
- Maak keuzes: uiteraard hoeven niet alle informatiestromen gedigitaliseerd te worden. Vaak is dit ook niet haalbaar. Digitaliseer daarom alleen wanneer nodig. Vaak betekent dit in de praktijk dat nieuwe, inkomende documenten direct worden gescand. Bestaande documenten die vaak worden gebruikt kunnen in één keer gescand worden. Documenten waar bijvoorbeeld weinig vraag naar is komen als laatste aan de beurt.
- Schaf de juiste apparatuur aan: om informatiestromen op de juiste manier te digitaliseren en alle informatie weer snel terug te kunnen vinden is het aanschaffen van de juiste apparatuur een must. Zorg voor scanners die scannen op hoge snelheid, dubbelzijdig en in kleur tot een resolutie van 600 dpi en papiergroottes tot A3-formaat. Voordeel hiervan is dat je het document kunt opslaan in ‘originele’ staat en het je productiviteit vergroot.
In hoeverre bent u al bezig met het digitaliseren van processen binnen uw organisatie?
Wilbert van de Weijer, Information Management Manager Western & Southern Cluster, Kodak Alaris.
