Ineens komt het management van je organisatie met de mededeling: ‘We gaan tablets gebruiken’ en ‘…of IT dat ‘even’ kan regelen’. Herkenbaar?
Bereidwillig als de IT-afdeling dan is, gaat zij aan de slag en kijkt zij naar beveiligings- en connectiviteitsvraagstukken om vervolgens volledig te verzanden in de techniek; hoe kunnen we het huidige applicatielandschap mobiel ontsluiten en welk device moeten we kiezen? Moet het een iPad worden, of juist een Android- of Windows-tablet? Of moeten we alle devices ondersteunen? En dan wordt het langzaam stil. Wat begon als een ogenschijnlijk eenvoudige mededeling werd een op papier enorm project met dito tijdinspanning en kosten. Het einde van het verhaal is dat van ingebruikname geen sprake is; de klant is ontevreden en het imago van IT loopt (wederom?) een deuk op.
Proactief meebesturen
Ik schreef in een eerdere blog al dat ‘Slechts als IT (pro)actief mee(be)stuurt, een bedrijf maximaal, veilig en tegen de juiste kosten kan profiteren van innovaties’. Daarmee is bovenstaand verhaal illustratief voor een IT-afdeling die dit dus niet doet. Enerzijds omdat ze de vraag niet voor zijn geweest, anderzijds omdat ze verzuimde de vraag achter de vraag boven tafel te krijgen en niet met de beoogde doelgroep, als die al duidelijk was, in overleg trad.
Dat het ook anders kan, heb ik onlangs ervaren. Hoewel de organisatie in kwestie op bijna gelijke wijze werd geconfronteerd met de introductie van tablets op de werkvloer, heeft IT het hier uiteindelijk wel voortvarend opgepakt. De afdeling besloot tot een proeftuinconcept onder het motto ‘dream big, start small’.
Van de achterbank naar achter het stuur
In deze case kreeg een afvaardiging van de beoogde doelgroep de gelegenheid om vooraf eisen en wensen ten aanzien van de tablets en het gebruik daarvan kenbaar te maken. Zelfs merk- en typevoorkeur mochten ze aangegeven. Tijdens deze gelegenheid werd in het kader van verwachtingsmanagement heel helder gemaakt wat nu al (technisch) mogelijk is, welke beperkingen er bestaan en wat op termijn mogelijk gemaakt kan worden, mits daarvoor een behoefte bestaat en er budget voor is. Na een korte aankoopselectie van tablets hebben alle deelnemers aan de proeftuin een bij hun eisen, wensen en voorkeuren geselecteerde tablet ontvangen. Dit werkte drempelverlagend, droeg positief bij aan de adoptie en daarmee het daadwerkelijk en actief gebruik ervan − de doelgroep zat namelijk achter het stuur.
De uitgereikte tablets zijn voorzien van Office 2013, inclusief mail- en agendafunctionaliteiten, en Lync 2013. Deze is gekoppeld aan een aparte Office 365-omgeving en in sommige gevallen aan een vergaderapp voor digitaal vergaderen. Tijdens de duur van de proeftuin heeft IT frequent gevraagd naar gebruikerservaringen en heeft als linking pin deze ervaringen, maar ook tips en trucs gedeeld met alle deelnemers. Aan het einde van de proeftuinperiode werd iedere medewerker gevraagd een vragenlijst in te vullen. De tablets bleven in bezit van de medewerker voor verdere adoptie.
Deze aanpak heeft de IT-afdeling, en hiermee ook de organisatie, veel informatie opgeleverd op basis waarvan een concreet vervolgtraject is uit te zetten. Behoeften zijn duidelijk, evenals (on)mogelijkheden. Maar ook voorkeuren en verschillen in gebruik door de medewerkers en een globale kostenindicatie worden helder. Daarnaast heeft de proeftuin grote belangstelling gewekt van collega’s die niet participeerden. Bovendien heeft de proeftuinperiode de IT-afdeling de tijd en de gelegenheid gegeven eerder genoemde vraagstukken als beveiliging, connectiviteit en ontsluiting van het applicatielandschap te behandelen, maar ook het belang te doen inzien van een mobility-beleid. O ja, ook het imago van IT is weer verbeterd.
Moraal van het verhaal: denk in mogelijkheden en niet in onmogelijkheden, en dream big, start small!
Richard Berger, Consultant @ Salves Business Productivity
