De IT-afdeling is erg druk met dagelijks terugkerende werkzaamheden. Werkzaamheden die wellicht geautomatiseerd kunnen worden om efficiënter te werken. En terwijl de IT-medewerkers wel oog hebben voor processen die elders in de organisatie efficiënter kunnen, vergeten ze zichzelf, of zien ze de mogelijkheden niet. Er is namelijk meer te automatiseren dan we denken.
Veel processen worden van oudsher veelal handmatig uitgevoerd. Meerdere malen per dag of per week, door één of meerdere personen. Hierin gaat veel tijd zitten en deze tijd hebben IT-beheerders eigenlijk niet beschikbaar. Door deze processen te automatiseren, wordt de druk bij de IT-beheerder weggenomen, kan er nauwkeuriger worden gewerkt en wordt de responsetijd naar de gebruikersorganisatie korter.
Neem het aanvragen van applicaties. Dit gaat vaak via een (digitaal) formulier dat door een leidinggevende wordt bekeken en goedgekeurd. Vervolgens moet de IT-afdeling een nieuwe server aanmaken, storage reserveren en de beveiliging configureren. Vaak zijn hier ook applicatiebeheerders bij betrokken. Het proces is langdurig, gevoelig voor fouten en is afhankelijk van snelheid van een medewerker. Wanneer we dit proces automatiseren, dient een gebruiker een aanvraag in via een self-service portaal. De leidinggevende krijgt automatisch een signaal over de nieuwe aanvraag en de applicatiebeheerder kan informatie toevoegen over de benodigde resources in de backend infrastructuur (storage, servers, databases, etc.). De benodigde servers worden automatisch aangemaakt en klaargezet binnen de infrastructuur. Op de betreffende werkplek van de gebruiker worden de benodigde applicatie-onderdelen geïnstalleerd. De gebruiker krijgt vanzelf een bericht dat de applicatie klaar is voor gebruik.
Self-service verlicht druk op IT-afdeling
Dankzij self-service verplaatsen we de verantwoordelijkheid gedeeltelijk naar de eindgebruiker. Hierdoor zijn de gebruikers zich meer bewust van de werkzaamheden welke uitgevoerd moeten worden en worden responsetijden vele malen sneller. Je bent niet meer afhankelijk van handmatige tussenstappen; je hoeft niet te wachten op elkaar.
Veel IT-afdelingen zijn weliswaar begonnen met het automatiseren van processen binnen de IT-afdeling, maar het kan nog veel extremer. Organisaties moeten het de komende tijd hoger op de agenda zetten om kosten te besparen en kwaliteit te verbeteren.
Mark Swinkels, Solution Specialist bij De Ictivity Groep
Goede stellingname. Punt is dat de business case voor de tooling die hiervoor vaak nodig is, lastig sluitend te krijgen is. Er zijn bijvoorbeeld pakketten in de markt die bij het in dienst komen van een nieuwe medewerker (lees: ict- gebruiker) in enkele slimme stappen automatisch de juiste rechten toekennen, een mobiele telefoon aanvragen e.d. Invoering van dergelijke tools is intensief- zo moet je voor iedere functie een rol aanmaken- en de tooling best aan de prijs. De keus is dan snel om t dan maar bij het handmatige proces te houden.
Als aanvulling op bovenstaande: vergeet ook niet de beheerdersfouten mee te nemen in de overwegingen om standaard beheertaken te automatiseren. Juist routinematige klusjes zijn gevoelig voor fouten. Dus: automatiseren, begin bij jezelf!
Beste Francois,
bedankt voor je reactie op het artikel. Het automatiseren van processen gaat inderdaad helaas niet in alle gevallen. Een kostenafweging speelt hierbij uiteraard ook een rol. Het zijn veelal de veel terugkerende processen welke vaak prima te automatiseren zijn. Het uitwerken van een business case kan een logische stap zijn voordat men processen mogelijk gaat automatiseren.