Onze klanten willen én state-of-the-art én waar voor hun geld, en je bent er inmiddels wel aan gewend dat deze wensen regelmatig conflicteren. Wat echter extra complicerend werkt in de ‘waar voor hun geld’ dimensie, is het totaal van de feitelijke IT-kosten, want die kunnen nog wel eens ergens verstopt zitten. Waardoor er weer eens appels met peren vergeleken worden en je onjuiste besluitvorming krijgt…
Een open deur op dit vlak is natuurlijk juist het cloudgebeuren. Je komt nog wel eens formules tegen in de trant van ‘100% van de capaciteit intern kost 1 miljoen, en dat hebben we niet als IT-budget. Doch 50% intern past met z’n 5 ton nét in de budgetten, en die overige kosten betaalt de business dan wel direct aan de cloudprovider’. Ja, we lezen het goed: zonder blikken en blozen zijn die ‘overige kosten’ blijkbaar geen IT meer, doch onder een ander potje geschaard. En stel nu dat ze 7 ton zijn, dan hebben we dus gewoon twee ton meer betaald dan bij de optimale oplossing.
Nog een mooie, uit de beginjaren van de outsourcing en wederom van een business die er om vroeg beduveld te worden: ‘het moet goedkoper dus we besteden het PC-beheer uit, met een vast budget per afdeling, doch wel uurtje-factuurtje er op afboeken’. En inderdaad, het vaste budget werd nooit meer overschreden. Doch gemiddeld gesproken was per de 20e van de maand dat budget op en bleven de beheerders tijdelijk weg; de laatste 10 dagen was er ofwel een grote ‘verborgen’ inzet van business-uren om zelf maar problemen op te lossen ofwel productiviteitsverlies, en het stuwmeer dat per de 1e van de volgend maand leegliep werd elke maand groter…
Een andere voortdurend opduikende appels-met-citroenen vergelijking is EUC-computing. Dat is bedoeld voor echte business-taken zoals flexibele rapporten maken, maar tools als MS-Access, Lotus Domino en MS Sharepoint laten bij ‘opgerekte’ inzet wel degelijk stukken applicatiebouw toe. En elke opdrachtgever-afdeling heeft wel z’n eindgebruikers aan wie – denken ze – een goede IT’er verloren gegaan is, en die in pakweg twee weken kunnen opleveren wat de echte IT-afdeling maanden zou kosten. Ook hier is het vaak appels versus peren. Hoeveel uren die voor andere taken bedoeld waren steken deze ‘local heroes’ er in? Hoe is onderhoud geregeld, backup, beveiliging, documenteren? Wie draait er op voor reparaties als het systeem nou net tijdens hun vakantie down gaat? Ik kan in ieder geval uit ervaring melden dat 50% of meer van de opmerkingen bij EDP-audits onder mijn klantenbestand op enige wijze te maken hebben met EUC ‘applicaties’.
En natuurlijk, IT zou ook best wel eens moeite kunnen doen beter naar gebruikers te luisteren en sneller te leveren, maar heel wat van die verbeterplannen worden juist door de opdrachtgever gekortwiekt omdat men strak de kosten wil bewaken. Dus als we nu gewoon eens begonnen met het voornemen om altijd appels met appels te vergelijken voordat we de optimale richting kiezen, IT en opdrachtgever gezamenlijk? Please…
Erik de Ruijter
