Zomerhectiek in het onderwijs: geen probleem meer

De zomer is een tijd van vakantie, BBQ’s en festivals. We pakken onze koffers en gaan weg, of sluiten de laptop en relaxen in eigen tuin. Het aantal werkzame collega’s is geslonken tot een derde, de wegen zijn filevrij en de stad is uitgestorven. De wereld wordt langzaam, weinig is meer urgent en als het echt warm wordt, gaat alles nog trager. We komen overal te laat, maar dat is ook niet erg, merken we. Eigenlijk vinden we de weersverwachting interessanter dan het Griekse drama-in-vijf-bedrijven, ook de hersens schakelen terug. Rust in de kop, rust in het land.

Maar niet iedereen staat op non-actief tijdens de zomermaanden. Zij die kinderen hebben of in het onderwijs werken, weten dat de laatste paar weken voor de zomer erg hectisch kunnen zijn. De laatste toetsen, rapportvergaderingen voor docenten en de vraag of het kind overgaat of blijft zitten. Troost je overigens: bijna de helft van alle leerlingen in het onderwijs doet minimaal één jaar over, hoewel zittenblijven duur is en demotiveert. Vooral planners die werkzaam zijn in het onderwijs hebben voor de zomer en aan het begin van een nieuw schooljaar een hectische taak. Zij moeten roosters maken voor leerlingen en docenten en dat is niet eenvoudig. De variabelen beperken zich namelijk niet alleen tot de hoeveelheid leerlingen, docenten, beschikbare klaslokalen en roostervrije dagen. Zij hebben ook betrekking op leerlingen die veranderen van onderwijsniveau, zij-instromers, schoolverlaters. Ook voor docenten kan er van alles veranderen: personeelswisselingen, zwangerschapsverlof of zij willen nooit op dinsdag werken want dan doen ze een opfriscursus. Draait het al voor uw ogen?

Gelukkig hoeven de planners niet met potlood en papier een rooster uit te werken. Een onderwijsinstelling van een beetje formaat heeft toegang tot een digitaal datasysteem waar informatie van leerlingen en docenten in staan. Op basis hiervan kan men met een roostertool relatief eenvoudig een lesschema opstellen. Maar als er vervolgens een aanpassing nodig is (bijvoorbeeld: een docent neemt ontslag), hoop je maar dat dit tijdig bij de planner terecht komt. Door het datasysteem te combineren met een slimme Identity Management oplossing, werk je altijd met de meest actuele data. Elke leerling en onderwijsmedewerker heeft een eigen ‘identiteit’ die je in geval van veranderingen maar op één plek hoeft aan te passen. Het voordeel is dat je niet bijvoorbeeld het pasjessysteem en de mailbeheerder afzonderlijk hoeft te informeren.

De koppelingen tussen systemen bespaart niet alleen tijd, het vermindert tegelijkertijd de kans op fouten. Dat heeft ook Raet, leverancier van HR-software goed begrepen. Raet wordt bij meer dan 70% van de Nederlandse onderwijsinstellingen gebruikt en weet dus wat er speelt in deze sector. Een tijdje terug vroeg een school om een koppeling, zodat men applicaties snel en veilig kon vullen met actuele HR-data. Raet ontwikkelde hiervoor de Service Connector. Zodra er een mutatie plaats vindt in de gegevens van een onderwijsmedewerker zet Raet de gewijzigde informatie klaar in de vorm van een bericht. De school kan deze informatie 24 uur per dag ophalen en direct verwerken in andere onderwijsprogramma’s en systemen, zoals lesroosters of vervangingsplanners voor het Primair Onderwijs. Handig!
Vervolgens koppelen wij het bronbestand met behulp van de Service Connector aan systemen zoals de Active Directory, Exchange, Office365, Google of Magister. Hierdoor is alle informatie bekend en beschikbaar in de systemen die de identiteitsgegevens nodig hebben. Zo krijgen docenten en leerlingen snel en eenvoudig toegang tot de specifieke onderwijsapplicaties waarvoor zij gerechtigd zijn. Dat is echt heel praktisch, als er na de zomer 23 zij-instromers en 5 nieuwe docenten aan de schoolpoort kloppen. Zo kan ook de planner meer genieten van de zomerse rust.

Bram Haasnoot, RealOpen IT