Home Klantcases
  • Sectoren

  • Categorie

  • Klantnaam

Klantcases

Tien jaar samenwerking: een stevig IT-fundament voor Spring Kinderopvang

0
Tien jaar samenwerking: een stevig IT-fundament voor Spring Kinderopvang

Met meer dan 100 locaties, zo’n 1.000 medewerkers en de zorg voor ongeveer 10.000 kinderen is Spring Kinderopvang een belangrijke maatschappelijke organisatie in Oost-Brabant en Noord-Limburg. Voor zo’n organisatie is betrouwbare IT geen luxe, maar noodzaak. In 2015 begon daarom het partnerschap met Ictivity. Inmiddels werken de twee partijen alweer tien jaar succesvol samen. Michiel Blom, ICT-adviseur bij Spring, en Mark Udink, lid van de raad van bestuur, delen hun ervaringen.

Samenwerken als schakel in een groter geheel

Spring Kinderopvang heeft als doel om een waardevolle bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van kinderen. Daarbij beseft de organisatie dat ze deel uitmaakt van een bredere keten. “We beseffen dat we niet de enige zijn die een rol speelt in het leven van een kind”, zegt Mark. “Je hebt naast kinderopvang ook onderwijs, sport, welzijn, jeugdzorg, enzovoorts. We zijn onderdeel van een grotere keten. Om onze rol goed te vervullen, moeten we als organisatie een stevig fundament hebben. Daar hoort IT absoluut bij. Ouders moeten erop kunnen vertrouwen dat we onze data veilig opslaan en dat de wifi goed werkt. En onze pedagogisch medewerkers moeten met de juiste apparaten kunnen werken en weinig omkijken hebben naar IT.” Michiel vult aan: “Met ons aantal locaties hebben we een IT-partner nodig zoals Ictivity. Door de positieve ervaringen van een aantal ex-collega’s met Ictivity én vanwege hun omvang die goed bij ons past, zijn we de samenwerking aangegaan.”

IT-ondersteuning van A tot Z

In de afgelopen tien jaar is Ictivity op allerlei fronten betrokken geweest bij het versterken van de digitale infrastructuur van Spring. Zo begeleidde Ictivity de overstap naar Microsoft 365 en verzorgen ze een groot deel van het beheer van de IT-omgeving van Spring. Daarnaast biedt Ictivity ondersteuning bij complexe IT vraagstukken.

Momenteel staan twee speerpunten centraal: de vernieuwing van het netwerk en het verbeteren van cybersecurity. “Een aantal jaar geleden hebben we onze netwerkinfrastructuur ondergebracht bij 4IP Solutions, onderdeel van Ictivity”, vertelt Michiel. “Nu, zo’n vijf jaar later, zijn onze access points, firewalls en switches aan vervanging toe en werken we samen aan een vernieuwingsslag op al onze locaties. Daarnaast is security een belangrijk doorlopend project. Hier begeleidt Ictivity ons in. Samen stellen we bijvoorbeeld ons securitybeleid en calamiteitenplan op als voorbereiding op de NIS2-richtlijn die eraan komt. Ook trainen we onze (pedagogisch) medewerkers continu in waakzaamheid, bijvoorbeeld op phishing, met behulp van de security awareness-trainingen van Ictivity.”

Verbinding tussen techniek en praktijk

Wat heeft die jarenlange samenwerking nu daadwerkelijk opgeleverd? Mark is duidelijk: “Ontzorging. Je weet dat je een professionele partij aan boord hebt die de dienstverlening vakkundig oppakt. Dat geeft rust.”

Ook Michiel ziet de voordelen: “In de complexe IT-wereld van vandaag kun je het niet allemaal zelf meer bijhouden. Door bijvoorbeeld het beheer van onze serveromgeving bij Ictivity te beleggen, hoeven wij daar geen tijd meer aan te besteden.”

Mark ziet Ictivity ook als meer dan alleen een leverancier: “Ik zie Ictivity als businesspartner. Een partij die niet alleen vanuit techniek, maar ook vanuit gebruikerservaring goed met ons meedenkt. Het is heel prettig dat Ictivity beide werelden begrijpt én samenbrengt.”

De kracht van deze samenwerking blijkt onder andere in het omgaan met menselijke risico’s binnen IT. “Je kunt de technische kant nog zo fantastisch regelen, maar uiteindelijk blijft menselijk handelen de grootste uitdaging in cybersecurity. We willen inzetten op bewustwording binnen onze organisatie, maar we hebben tegelijkertijd rekening te houden met collega’s met minder affiniteit met IT. Hier denkt Ictivity in mee.”

Vooruitkijken met vertrouwen

Hoewel er al veel bereikt is, blijft de IT-wereld voortdurend in beweging. “Voor ons is het allerbelangrijkste dat de drempel om met IT te werken voor onze pedagogisch medewerkers zo laag mogelijk blijft, zodat zij zich volledig kunnen focussen op het kind. Daar gaat alle aandacht naartoe,” aldus Mark.
Michiel sluit af: “Je bent continu bezig om alles draaiende te houden. Denk aan het vervangen van apparatuur, het openen of sluiten van locaties, én natuurlijk het borgen van de privacy en veiligheid van data. Dat vraagt om een stevige IT-basis. Daarin is Ictivity een waardevolle partner.”
De samenwerking smaakt naar meer. “Het is heel simpel: we zijn tevreden over de samenwerking én Ictivity kent ons bedrijf. Er is dus geen reden om iets te veranderen. Samenwerken met Ictivity voelt én werkt goed.”

Relevant voor iedere medewerker: gepersonaliseerde zorgwerkplek voor Savant Zorg

0
Relevant voor iedere medewerker: gepersonaliseerde zorgwerkplek voor Savant Zorg

Veel organisaties gebruiken een sociaal intranet om bedrijfsnieuws en belangrijke informatie met medewerkers te delen. Maar bereik je hen daarmee echt? Dat hangt volledig af van hoe je het inricht. Savant Zorg weet daar alles van. Met 1.800 medewerkers, verspreid over zeven locaties en de thuiszorg, was het een uitdaging om organisatienieuws effectief onder de aandacht te brengen.

Samen met Ictivity vonden ze de oplossing: een sociaal intranet dat is geïntegreerd in een gepersonaliseerde digitale werkplek voor elke medewerker. Wat dat hen heeft opgeleverd? Anne-Marie van den Hout, adviseur ICT en functionaris gegevensbescherming bij Savant Zorg, deelt haar ervaringen.

Geen last maar versneller

Al zeven jaar maakt Savant Zorg gebruik van het zogeheten Savantplein om informatie met medewerkers te delen. Dit varieert van nieuws over het bedrijf of collega’s, tot informatie over specifieke locaties. Maar of deze informatie aankwam bij medewerkers? Daar werd over getwijfeld. “Belangrijk nieuws dat medewerkers écht moesten weten, deelden we daarom niet alleen op het intranet, maar ook via e-mail of het elektronisch patiëntendossier”, vertelt Anne-Marie. “In plaats van dat dit hielp, werkte het juist averechts. De mensen die Savantplein wel bekeken, kregen nieuws en informatie meerdere keren toegestuurd.” Met als gevolg: informatie-overload en moeheid onder medewerkers over de mate van herhaling. “Dat is natuurlijk niet de bedoeling”, gaat Anne-Marie verder. “De werkplek die we met Savantplein voor ogen hebben, moet een werkversneller zijn, geen last.”

Gepersonaliseerd aanbod

Daarom besloot de zorgorganisatie een partij te zoeken om de zorgwerkplek samen anders vorm te gaan geven en Savantplein meer onderdeel te maken van het dagelijkse werk. Via een lezing kwam Ictivity op het vizier. “Samen met Ictivity zijn we gaan kijken naar welke behoeften onze medewerkers hebben voor hun werkplek en hoe we Savantplein laten aansluiten bij hun belevingswereld.” Al snel werd duidelijk dat er meer personalisatie en maatwerk nodig was. “We kwamen tot de conclusie dat Savantplein afgestemd moet zijn op je functie, zodat je alleen ziet wat voor jou relevant is.”
Maar hoe personaliseer je een werkplek voor 1.800 zorgverleners? Door de gebruiker centraal te stellen en medewerkers maximaal bij de vernieuwing te betrekken. “Met een dwarsdoorsnede van onze organisatie, hebben we Ictivity’s relevantiematrix ingevuld”, legt Anne-Marie uit. “Dit is een handig hulpmiddel om zichtbaar te maken wie in welke functie wat nodig heeft, wanneer en waar. Samen hebben we de matrix tot op het kleinste organisatieniveau ingevuld. Hierdoor kunnen we heel precies zeggen welke applicaties en informatie je nodig hebt als je bijvoorbeeld verpleegkundige bent op locatie x. Deze relevantiematrix is de blauwdruk voor het nieuwe Savantplein.”

“Savantplein moet afgestemd zijn op je functie, zodat je alleen ziet wat voor jou relevant is”

Mee in vernieuwing

Met de portaaltechnologie van partner Workspace 365 is Ictivity aan de slag gegaan met de technische inrichting van het nieuwe Savantplein. “Het fijne is,” vertelt Anne-Marie, “dat Ictivity niet alleen het technische stuk oppakt, maar ook stilstaat bij het feit dat we te maken hebben met adoptie van een nieuwe werkplek door onze medewerkers. Dat is één van de redenen dat we met Ictivity zijn gaan samenwerken. Want het belangrijkste is natuurlijk dat onze collega’s het nieuwe Savantplein omarmen.” Vóór de lancering van de nieuwe omgeving zijn er daarom verschillende communicatierondes geweest en konden medewerkers een e-learning volgen. “Toen we eenmaal live waren, hebben we met hulp van Ictivity zogeheten ‘op weg help-sessies’ aangeboden”, gaat Anne-Marie verder. “Ook is Ictivity’s eCoach geïntroduceerd, waar medewerkers terecht kunnen met vragen over Savantplein. Dat is een geweldige uitvinding.”

Uniforme manier van werken

Nu het nieuwe Savantplein in gebruik is, zijn de verschillen met de oude versie kraakhelder. Anne-Marie: “Op het oude Savantplein kwam alles op één stapel terecht. Het grootste verschil met de nieuwe werkomgeving is dat het op jou als medewerker is afgestemd. Zodra je inlogt, krijg je nieuws te lezen dat over jouw locatie, afdeling of team gaat. En je ziet alleen snelkoppelingen naar de applicaties die voor jouw functie van belang zijn in plaats van het totaalaanbod. Hier kun je vervolgens ook met single sign-on inloggen. Zo hopen we de herhaling of overload aan informatie tegen te gaan. Ik verwacht dan ook dat onze zorgmedewerkers op een meer uniforme manier kunnen werken en dat we van Savantplein een werkversneller hebben gemaakt. We krijgen in ieder geval veel positieve reacties.”

“Ik verwacht dat onze zorgmedewerkers meer uniform kunnen werken en dat we van Savantplein een werkversneller hebben gemaakt”

Dat het niet altijd draait om het eindresultaat, maar ook om het proces wat eraan voorafgaat, is duidelijk voor Anne-Marie. “Dankzij de relevantiematrix hebben we ook ons on- en crossboardingsproces aangescherpt. Als iemand in dienst komt of doorstroomt, zien we in de matrix nu direct welke informatie en applicaties er nodig zijn. Niet alleen versnelt dit het regelproces, we zijn ook niet meer afhankelijk van wat er wordt doorgegeven vanuit de organisatie. Met het inzicht dat we uit de matrix halen, zitten we bovenop in- en doorstroom.”

Scherp blijven

In lijn hiermee is preboarding een onderwerp waar Ictivity en Savant Zorg momenteel aan werken. Anne-Marie: “Met onze Savantplein-omgeving gaat het heel goed, maar de mogelijkheden zijn groot. Hoe mooi zou het zijn als nieuwe collega’s in de periode tot hun eerste werkdag alvast op Savantplein kunnen inloggen om bedrijfsnieuws te lezen, te zien wie hun buddy’s of collega’s zijn en documenten kunnen uploaden? Aan deze integratie leggen we momenteel de laatste hand.” Maar ook van zorgmedewerkers zelf komen goede suggesties voor de doorontwikkeling van Savantplein. “De wens bestaat om het nog meer te kunnen personaliseren”, illustreert Anne-Marie. “Daarom onderzoeken we manieren om medewerkers meer vrijheid te geven om Savantplein zelf in te richten. Het is altijd onze bedoeling geweest om Savantplein continu te verbeteren. Vandaar dat we blijven luisteren naar wat onze medewerkers op de werkvloer nodig hebben, zodat we dit kunnen vertalen naar Savantplein. Ictivity is hierin proactief en houdt ons wakker. Maar ook wij zijn scherp. Wat dat betreft hebben we elkaar goed gevonden.”

PowerCo zet met SAP Cloud ERP de standaard voor batterijproductie

0
PowerCo zet met SAP Cloud ERP de standaard voor batterijproductie

Hoe richt je in recordtempo een volledig nieuwe batterijwaardeketen in, terwijl een deel van de fabrieken nog in aanbouw zijn? Die uitdaging ging Volkswagen aan met de oprichting van PowerCo, een dochterbedrijf dat volledig is gericht op de productie van batterijcellen voor elektrische voertuigen. Maar om die groeiambities te realiseren, was een schaalbaar en gestandaardiseerd IT-landschap essentieel. SAP Cloud ERP bleek hiervoor de juiste fundering.

Om de transitie naar elektrische mobiliteit te versnellen, richtte Volkswagen in 2022 zijn eigen batterijbedrijf PowerCo op. Het doel: volledige controle over de batterijwaardeketen, van grondstofwinning tot recycling. Met gigafactories in Duitsland, Spanje en Canada wil PowerCo de productie snel opschalen en standaardiseren.

Blauwdruk

De fabriek in Salzgitter – slechts 70 kilometer van Hannover – dient als blauwdruk voor toekomstige locaties. Vanaf 2025 start hier de productie met een geplande capaciteit van 40 GWh per jaar, voldoende voor zo’n 500.000 elektrische voertuigen. Op termijn moeten de drie fabrieken samen een totale productiecapaciteit van 200 GWh bereiken, goed voor batterijen voor 2,5 miljoen EV’s per jaar.

Deze schaalvergroting brengt niet alleen technologische uitdagingen met zich mee, maar vraagt ook om een gestandaardiseerd en schaalbaar IT-landschap. Samen met SAP implementeerde PowerCo in minder dan zes maanden een volledig operationeel cloud ERP-systeem dat als ruggengraat dient voor productie, logistiek en bedrijfsvoering.

Van start-up naar productie op schaal

Batterijproductie is voor Volkswagen een geheel nieuwe discipline. “We bouwen geen auto’s meer, maar werken met chemie”, aldus Andreas Eckle, CIO van PowerCo. De supplychain voor batterijcellen is complex en moet niet alleen efficiënt, maar ook duurzaam zijn. Dat betekent grip op sourcing, productie en recycling.

PowerCo begon volledig vanaf nul: terwijl de fabrieken werden gebouwd, moest tegelijkertijd een IT-landschap worden opgezet. “We hadden geen tijd om lang na te denken over de inrichting van ons ERP-systeem. We moesten direct starten met een gestandaardiseerde aanpak”, zegt Stephan Fester, Global Battery Best Practice Lead bij SAP. Binnen twee dagen definieerden SAP en PowerCo de projectscope. PowerCo kon nog niet exact specificeren wat er nodig was, maar SAP baseerde zich op best practices en eigen ervaring in de industrie.

Drie fasen

De keuze viel op SAP S/4HANA Cloud als ruggengraat van de bedrijfsvoering. De implementatie verliep in drie fasen:

  • Fase 1: opzetten van kernprocessen zoals financieel beheer, inkoop en personeelsadministratie. Met SAP SuccessFactors werd in slechts vijf weken een systeem voor werving en onboarding ingericht – een proces dat normaal twaalf weken duurt.
  • Fase 2: in juni 2023 ging het eerste deel van het logistieke managementsysteem live. De IT-planning was volledig afgestemd op de fysieke productieplanning: zodra de eerste vrachtwagens met grondstoffen arriveerden, moest het systeem operationeel zijn.
  • Fase 3: in november 2023 werden geavanceerde logistieke processen toegevoegd, waaronder magazijnbeheer, batchtracking en retourverpakkingen. Begin 2024 volgde geïntegreerde bedrijfsplanning, waarmee PowerCo een volgende stap zette richting een volledig gestroomlijnde productie.

Snelle probleemoplossing als succesfactor

De implementatie werd gekenmerkt door snelheid en pragmatisme. Problemen werden in “task force mode” direct opgelost, wat cruciaal was voor het halen van de deadlines. De openingsceremonie van de Salzgitter-fabriek was een harde deadline: de IT-systemen móesten op tijd operationeel zijn.

“Een standaardaanpak was hier de enige optie”, zegt Fester. “Zonder duidelijke standaarden kun je een fabriek van deze schaal niet in zo’n korte tijd neerzetten.” Dankzij de cloudgebaseerde aanpak kon PowerCo snel uitbreiden en direct profiteren van nieuwe functionaliteiten zonder maatwerk.

Klaar voor de toekomst

De digitale basis staat, maar PowerCo kijkt verder. Naast batterijproductie zal het ERP ook nieuwe businessmodellen ondersteunen, zoals batterijrecycling en energieopslag. Dit sluit aan bij Volkswagen’s bredere duurzaamheidstrategie. Met SAP als digitale ruggengraat kan PowerCo niet alleen snel opschalen, maar ook flexibel inspelen op nieuwe uitdagingen.

Dankzij de snelle implementatie van SAP S/4HANA Cloud heeft PowerCo nu een schaalbaar en toekomstbestendig IT-landschap. In 2024 ontving het bedrijf hiervoor de SAP Quality Award. “We zijn trots op wat we in korte tijd hebben bereikt”, besluit Eckle.

Havenbedrijf Rotterdam waarborgt bedrijfsprocessen met SAP S/4HANA Cloud

0
Havenbedrijf Rotterdam waarborgt bedrijfsprocessen met SAP S/4HANA Cloud
© Havenbedrijf Rotterdam - Fotograaf Kees Torn

Het Havenbedrijf Rotterdam heeft een belangrijke stap gezet in zijn digitale transformatie. Samen met partner myBrand Conclusion werd SAP ECC met behulp van RISE with SAP gemigreerd naar SAP S/4HANA. Met deze overstap beschikt de organisatie over een flexibele en toekomstbestendige ERP-omgeving die innovatie ondersteunt en processen optimaliseert.

De Haven van Rotterdam speelt een cruciale rol in de wereldwijde logistiek. De bedrijven die hier actief zijn, verwerken jaarlijks meer dan 438 miljoen ton goederen en zorgen voor ruim 193.000 banen. Het Havenbedrijf Rotterdam beheert, ontwikkelt en exploiteert de haven en zorgt met een geavanceerde fysieke en digitale infrastructuur voor efficiënte bedrijfsprocessen en optimale ondersteuning van klanten en partners.

RISE with SAP

IT in het algemeen en de ERP-omgeving in het bijzonder spelen een cruciale rol in de efficiëntie en innovatie van de ‘Port of Rotterdam’. Het Havenbedrijf beheerde met SAP ECC een breed scala aan bedrijfsprocessen, van Finance en Inkoop tot HR en Vastgoed. Daarnaast maakt de organisatie gebruik van SAP Fiori, een intuïtieve gebruikersinterface die het werken met SAP-systemen efficiënter en gebruiksvriendelijker maakt.

Om de continuïteit van de bedrijfsprocessen te waarborgen, was een overstap naar SAP S/4HANA een logische keuze. Door te kiezen voor de cloudoplossing RISE with SAP heeft het Havenbedrijf een solide basis gelegd voor een soepele migratie en verdere optimalisatie.

Stapsgewijze migratie

RISE with SAP biedt bedrijven een complete oplossing om systemen en processen te moderniseren en naar de cloud te migreren. Het Havenbedrijf Rotterdam koos ervoor om zijn bestaande SAP-omgeving ‘as-is’ over te zetten naar SAP S/4HANA Cloud en vervolgens stapsgewijs te optimaliseren. Deze aanpak maakt het mogelijk om op gecontroleerde wijze maatwerk te reduceren en gebruik te maken van SAP Best Practices.

“In de loop der jaren is er erg veel maatwerk gebouwd aan SAP ECC. Daar kunnen we en willen we niet direct afscheid van nemen”, vertelt Claudia de Andrade-de Wit, Hoofd Digital & IT van Havenbedrijf Rotterdam. “Met RISE with SAP en de expertise van myBrand Conclusion kunnen we na de migratie stapsgewijs onze processen in de cloud optimaliseren, gebruikmakend van de SAP Best Practices die S/4HANA biedt. Dit vermindert onze afhankelijkheid van maatwerk en vergroot onze flexibiliteit, zodat we sneller kunnen inspelen op de IT-behoeften van zowel de Haven van Rotterdam als van het Havenbedrijf.”

Solide voorbereiding

Een succesvolle migratie vereist een solide voorbereiding. Het Havenbedrijf besteedde daarom veel aandacht aan planning, teamvorming en organisatiebrede betrokkenheid. Gedurende het voortraject zijn vier proefmigraties uitgevoerd en werden in totaal 1.247 scenario’s getest, waarbij 1.328 SAP S/4HANA-transacties en 38 SAP Fiori-transacties werden gevalideerd. Daarnaast zijn 1.126 maatwerkobjecten aangepast om een soepele overgang te garanderen.

Het migratieweekend voelde aan als de marathon van Rotterdam. In vier dagen tijd werd tachtig uur gewerkt om de transitie te voltooien. Op zaterdagavond viel de beslissing: de livegang op maandag kon doorgaan. “Op dit soort momenten zie je dat de culturele klik met het Havenbedrijf Rotterdam, die we al voelden toen we de samenwerking in 2023 beklonken, echt werkt”, aldus Lotte Egbertzen, Vestigingsdirecteur Zuid bij myBrand Conclusion. “We beschikken beide over een ‘geen woorden, maar daden’-mentaliteit.”

Stevige basis voor innovatie

Met de overstap naar SAP S/4HANA Cloud heeft het Havenbedrijf Rotterdam een stevige basis gelegd voor verdere innovatie. De komende periode richt de organisatie zich op doorontwikkeling met behulp van fit-to-standard, clean core en end-to-endprincipes. Dit maakt de SAP-omgeving beheersbaarder en efficiënter.

“We kijken terug op een geslaagde migratie en richten ons nu op verdere optimalisatie”, concludeert De Andrade-de Wit. “Dankzij de flexibiliteit en schaalbaarheid van SAP S/4HANA Cloud en de goede samenwerking met myBrand Conclusion zijn we klaar voor de toekomst.”

Woningcorporatie Antares bouwt aan versterken cyberweerbaarheid

0
Woningcorporatie Antares bouwt aan versterken cyberweerbaarheid

Woningcorporaties zijn steeds vaker slachtoffer van cyberaanvallen en datalekken. Je ziet genoeg voorbeelden in de media. Eén ding is zo duidelijk als wat: gebrekkige security of (nog) niet bij de tijd zijn op dit gebied, kan ernstige gevolgen hebben. Dat beseft Rogier Verheijen maar al te goed. Als adviseur informatisering en automatisering bij de Limburgse woningcorporatie Antares, is het zijn verantwoordelijkheid om te zorgen dat de security tiptop in orde is. Om in cyberweerbaarheid een hoger volwassenheidsniveau te bereiken, startte hij een nieuw project op met vaste IT-partner Ictivity.

Veilig en wel

Dat geen enkele organisatie overgeslagen wordt in het stelen van data, staat vast, vindt Rogier. “Ransomware is aan de orde van de dag”, legt hij uit. “Het is je grootste nachtmerrie dat je een onaangename melding op je scherm krijgt en niet meer in je systemen kunt. Dat brengt onze bedrijfsvoering in gevaar. En nog belangrijker: we hebben de zorgplicht om data van onze huurders veilig te houden. Ik was daarom een groot deel van mijn tijd aan security kwijt.” Dat zag Rogier graag anders. “We zijn een klein IT-team. Enerzijds moeten we onze IT intern organiseren, anderzijds zijn we er ook om de organisatie te ondersteunen. Dit laatste punt was de belangrijkste reden om op zoek te gaan naar een securitypartner. Zodat we meer tijd hebben om met collega’s mee te denken over uitdagingen en verbetervoorstellen en ze kunnen ondersteunen met functioneel beheer.”

“Meer tijd voor ondersteuning van collega’s, was de belangrijkste reden om op zoek te gaan naar een securitypartner”

Basis op orde

Lang hoefde Antares overigens niet te zoeken. Al vijftien jaar werken ze samen met Ictivity. Aanvankelijk op adviesbasis, later als managed services partner. “Ictivity beheert sinds 2017 onze volledige IT-infrastructuur”, vertelt Rogier. “Daar hoort de veiligheidscomponent ook bij. Ze zorgen dat de automatisering die ze voor ons neerzetten, applicaties, servers en ons netwerkverkeer veilig en niet toegankelijk voor de hele wereld zijn. Dat maakt dat we met zo’n klein IT-team uit de voeten kunnen. Ik zag dat Ictivity op securitygebied stappen aan het zetten was en ben met ze in gesprek gegaan om er samen verder op door te ontwikkelen.”

Beslagen ten ijs

Zo gezegd, zo gedaan. Het afgelopen jaar heeft Antares samen met Ictivity geïnvesteerd om de voorkant van de IT-infrastructuur op securitygebied naar een nog hoger volwassenheidsniveau te tillen. “We hebben onze IT-omgeving aan Ictivity’s best practices en Security Baseline getoetst en vervolgens instellingen aangescherpt waar dat nodig was.” Op strategisch vlak is Rogier zelf verantwoordelijk. “Ik weet hoe onze bedrijfsvoering in elkaar zit en hoe we die idealiter continu beschermen. Dat is waar we het uiteindelijk allemaal voor doen: bedrijfscontinuïteit borgen en de kans zo klein mogelijk maken dat er iets gebeurt. Dat maakt het heel fijn dat Ictivity security proactief heeft opgepakt en ons meeneemt in nieuwe ontwikkelingen. Het geeft vertrouwen én het gevoel dat je er samen als partners voor staat.”

Security awareness

Maar met veilige techniek alleen, red je het niet. “Je moet in de organisatie ook het nodige geregeld hebben voor en met medewerkers, zodat als er iets gebeurt, je voorbereid bent en weet hoe je moet handelen”, stelt Rogier. Dit jaar staat daarom in het teken van tactische en strategische plannen. “Zo gaan we onder andere de digitale weerbaarheid van onze medewerkers vergroten. Door middel van een security awareness programma met phishing simulaties en trainingen nemen we ze mee in securityontwikkelingen en hoe te handelen bij een incident.”

Dankzij de samenwerking met Ictivity, hebben Rogier en het IT-team meer tijd om hiermee bezig te zijn. “De grootste winst is dat we de techniek los kunnen laten en niet meer bezig hoeven te zijn met zaken als patchen of netwerkinstellingen. Het geeft enorme rust dat we een professionele organisatie achter ons hebben staan en dat zij op managementniveau met ons meedenken over security. Hierdoor kunnen wij er nu vooral voor de organisatie zijn. We staan veel dichter bij onze gebruikers en dat is waar het uiteindelijk om draait.”

“Het geeft enorme rust dat we met Ictivity een professionele organisatie achter ons hebben staan om met ons mee te denken over security”

Frisse blik

Maar dat security geen project is met een kop en een staart, blijkt wel uit de actiepunten die in de samenwerking op de rol staan. “Op dit moment zijn we bezig om een veilig e-mailen oplossing te implementeren, waarvoor Ictivity de techniek gaat inrichten”, vertelt Rogier. “Daarnaast maken we gebruik van de CISO as a Service-dienstverlening waarbij ze ons ondersteunen met het reviewen van onze beleidsstukken. Ik heb deze destijds in mijn eentje op papier gezet, maar we willen hier op een risicogebaseerde manier vervolg aan geven. Het is goed om hier met een frisse blik naar te kijken en mijn visie te spiegelen aan die van de beleidsadviseur informatiebeveiliging van Ictivity. Dat is tenslotte de meerwaarde van het hebben van een partner.”

Natuurlijk is security niet het enige focuspunt in de samenwerking. Op de achtergrond is Antares met Ictivity onderweg naar een cloudgebaseerde IT-omgeving. “Om nog minder omkijken naar de techniek te hebben”, legt Rogier uit. “Ik kijk ernaar uit om dit met Ictivity voort te zetten. We hebben dit jaar hele mooie ontwikkelingen doorgevoerd samen en met een duidelijke strategie voor de toekomst gaan we verder.”

Gemeente Nijkerk gaat op een nieuwe manier online samenwerken door een Microsoft 365-adoptietraject

0
Gemeente Nijkerk gaat op een nieuwe manier online samenwerken door een Microsoft 365-adoptietraject

Gemeenten worden steeds digitaler, onder andere om het contact met inwoners, maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven te vergemakkelijken en met ketenpartners samen te werken. Dit vraagt niet alleen de nodige digitale vaardigheden van medewerkers, er zijn ook goede IT-middelen nodig die deze samenwerkingen vergemakkelijken. Voor de gemeente Nijkerk was het duidelijk dat hier nog een slag in te slaan was: overstappen naar Microsoft Teams stond hoog op de agenda. Maar hoe pak je dit aan? Ictivity schoot te hulp. Marcel Spanjersberg, adviseur en coördinator Team Informatisering, en Mark Nessen, beleidsadviseur Informatisering bij de gemeente Nijkerk, vertellen erover.

Parallel adoptietraject

Overstappen naar Microsoft Teams was al langer een wens van de gemeente. “Het gaat gepaard met een nieuwe manier van werken die we graag doorvoeren”, legt Mark uit. “Een belangrijke reden hiervoor is dat we tegen uitdagingen aanlopen bij het borgen van digitale informatie. Het komt vaak voor dat verschillende taakvelden, afdelingen en disciplines aan hetzelfde document werken. Hierdoor gaan er veel documentversies door de organisatie, wat het steeds lastiger maakt om informatie terug te vinden.” In Microsoft 365 kun je verschillende documentversies stroomlijnen en structuur aanbrengen in hoe en waar je informatie opslaat, deelt en vindt. “Het grote voordeel hiervan is dat medewerkers zeker weten dat ze in de laatste versie werken, omdat documenten op één plek worden opgeslagen”, gaat Mark verder. “Ook kunnen ze plaats onafhankelijk samenwerken in één document.”

“In Microsoft 365 kun je verschillende documentversies stroomlijnen en structuur aanbrengen in hoe en waar je informatie opslaat, deelt en vindt

Toch was zomaar overstappen naar Microsoft Teams voor Marcel en Mark geen optie. Marcel: “Omdat we in onze oude werkwijze al met veel onoverzichtelijkheid te maken hebben, voorzagen we dat dit erger zou worden als we op stel en sprong een nieuwe manier van werken introduceren die abstracter is dan wat mensen gewend zijn.” Een belangrijke voorwaarde was daarom om naast de functionele en technische inrichting van Microsoft Teams ook een paralleltraject te starten rondom IT-adoptie. Dit werd het project Digitaal Samenwerken. Mark: “Het succes van een applicatie valt of staat met hoe je ermee omgaat. Je kunt mensen een hamer en zaag in handen geven, maar zonder uitleg over hoe je daar goed en veilig mee klust, ontstaan er ongelukken. Daarom wilden we via een adoptietraject digitale vaardigheden versterken en goede interne afspraken maken over hoe we met data omgaan in Microsoft Teams.”

In één hand

Dat de gemeente hiervoor de handen ineensloeg met Ictivity, was geen toeval. “Drie jaar geleden zijn we met Ictivity een samenwerking op technisch vlak gestart rondom een nieuwe manier van werken”, legt Mark uit. “Toen ons conceptbeleid rondom IT-adoptie ter sprake kwam, bleken ze ons hier goed in te kunnen begeleiden.” Het grote voordeel hiervan? Synergie. “Adoptie moet gelijklopen aan en matchen met de tools die je inricht”, vult Marcel aan. “De kans dat dit overeenkomt is het grootst als je het in één hand hebt.”

“Adoptie moet gelijklopen met de inrichting van tools. Dat we voor beide terecht kunnen bij Ictivity, is een groot voordeel.”

Eerst denken, dan doen

Dat een goede voorbereiding het halve werk is, hoef je Mark en Marcel niet te vertellen. Aan de voorbereiding van het adoptietraject is veel tijd en aandacht besteed. Hoe rollen we Microsoft Teams uit? Hoe zorgen we voor een match tussen inrichting, adoptie en werkwijze? Dat vergde veel afweging. Marcel: “Met de uitrol van Teams kun je direct andere onderdelen van Microsoft 365 inrichten, maar dat hebben we bewust niet gedaan”. Mark vult aan: “De verandering moet te absorberen zijn; het heeft geen zin om een stap in de toekomst te zetten die medewerkers moeilijk bij kunnen houden”. Daarom werd een strakke tijdlijn bedacht: beleid opstellen, dit beleid doorvoeren in de technische oplossing, de techniek in orde maken, hier het adoptietraject omheen bouwen en dan pas uitrollen. “Dit duurt langer, maar dan doe je het gelijk goed. Zo konden we informatieveiligheid meenemen en vooraf nadenken over gezamenlijke afspraken, zoals wie rechten krijgt om Teams-kanalen aan te vragen.”

Naast techniek en beleid kan ook goede interne communicatie niet ontbreken in een adoptietraject. Marcel: “Ictivity’s adoptieconsultant heeft samen met onze projectleider een intranetpagina gebouwd waar onze medewerkers informatie kunnen vinden over hoe je werkt binnen Microsoft Teams. Hier kunnen ze ook in contact komen met Ictivity’s eCoach voor vragen of hulp. Deze pagina vullen we aan met hand-outs.”

Kruisbestuiving

De eerste medewerkers zijn nu gestart met het Microsoft 365 adoptietraject. “We draaien momenteel een pilot in Microsoft Teams met onder andere Team Communicatie en wijzelf als Team Informatisering”, vertelt Mark. “Deze teams zijn ambassadeurs die extra training en informatie krijgen over de applicatie en ons beleid hiervoor, om andere collega’s mee te nemen in de nieuwe werkwijze. Feedback die ze van collega’s opvangen, koppelen ze vervolgens aan ons terug. Zodra wij over zijn, dan ligt de weg vrij voor andere teams. Met als stip op de horizon dat bijna alle teams in het najaar over zijn.”

Mark en Marcel zijn tevreden over hoe het tot nu toe gaat. “De meeste medewerkers zijn enthousiast en gaan mee in onze plannen. Natuurlijk blijft het in een gemêleerd gezelschap op het gebied van digitale vaardigheden goed afstemmen. Wat ons betreft heeft ons adoptietraject dan ook verschillende lagen. We zijn begonnen met leren samenwerken in Teams en per afdeling goed nadenken over de structuur die we in de applicatie aanhouden. Later leggen we de focus op de chatfunctie, om uiteindelijk toe te werken naar gebruik van de volledige Microsoft-gereedschapskist. We pakken het stap voor stap aan met Ictivity.”

 

Netwerkapparatuur van de 2024 Olympische en Paralympische Spelen krijgt nieuw leven

0
Netwerkapparatuur van de 2024 Olympische en Paralympische Spelen krijgt nieuw leven

Orange en La Poste starten een initiatief om de levensduur van netwerkapparatuur van de Olympische en Paralympische Spelen in Parijs 2024 te verlengen. Deze samenwerking past binnen de MVO-doelstellingen van beide bedrijven en richt zich op het verminderen van de milieu-impact van digitale technologie. Het is ook een belangrijk onderdeel van het Parijs 2024-erfgoed, met de focus op het hergebruik van apparatuur voor andere locaties en toepassingen na de Spelen.

Een grootschalige en verantwoorde aanpak

Tijdens de Olympische en Paralympische Spelen zijn duizenden Wi-Fi-terminals en andere geavanceerde telecomapparatuur gebruikt. Deze worden door La Poste hergebruikt op belangrijke locaties in Parijs en andere lokale gemeenschappen. Het Maison de l’Innovation in Nantes, waar meer dan 800 IT-professionals van La Poste werken, zal bijvoorbeeld profiteren van deze apparatuur. De apparaten zijn kort in gebruik geweest en grondig getest op prestaties, beschikbaarheid en duurzaamheid.

Deze apparatuur zal de operationele efficiëntie van het netwerk voor de La Poste-medewerkers verbeteren. Ook verzorgt het zowel binnen als buiten voor betere connectiviteit en een hoog serviceniveau. Daarnaast speelt de integratie van deze technologie een belangrijke rol in de ondersteuning van digitalisering en nieuwe toepassingen, waardoor IT-tools soepeler werken.

Gedeelde ambities

Orange en La Poste hebben dezelfde visie en werken samen aan verantwoorde en duurzame praktijken. Het initiatief om de levensduur van telecomapparatuur te verlengen is al succesvol toegepast op de Orange-infrastructuur voor La Poste. Dit toont de inzet van beide bedrijven voor het behalen van hun MVO-doelstellingen en het vergroten van het bewustzijn binnen het ecosysteem. Het doel is het verkleinen van de ecologische voetafdruk en het maken van weloverwogen keuzes.

Beide bedrijven streven ernaar om tegen 2040 koolstofneutraal te zijn. Ze passen verantwoorde aankooppraktijken toe, met name in IT-omgevingen. Orange biedt milieuvriendelijke producten en tweedehands netwerkapparatuur aan haar klanten. La Poste richt zich op ethische digitale praktijken. Ze hebben een beleid aangenomen dat het gebruik van natuurlijke bronnen en niet-hernieuwbare hulpbronnen optimaliseert. Ook verlengt het de levensduur van IT-apparatuur door reparatie en hergebruik.

“La Poste Group wil de ecologische voetafdruk van haar tools en toepassingen verkleinen, vooral door de schaarste aan middelen en de groeiende digitalisering van diensten. Het hergebruik van netwerkapparatuur van de Olympische Spelen past perfect bij onze inzet voor verantwoorde digitale praktijken,” zegt Philippe Bajou, Secretary General van La Poste Group.

“De Olympische Spelen 2024 in Parijs gaven ons de kans om onze technische expertise te tonen en de oplossingen die we aan onze zakelijke klanten bieden in de praktijk te brengen. Ik ben blij dat deze bewezen apparatuur een tweede leven krijgt bij La Poste. Deze samenwerking toont onze toewijding voor een duurzame toekomst. Bij Orange Business ondersteunen we onze klanten bij hun ecologische transitie en het verkleinen van hun koolstofvoetafdruk,” zegt Aliette Mousnier-Lompré, CEO van Orange Business.

Technisch innovatief: hoe woningcorporatie Nester naar een nieuwe netwerkomgeving ging

0
Technisch innovatief: hoe woningcorporatie Nester naar een nieuwe netwerkomgeving ging

Met vertrouwen voorbereid zijn op vandaag en morgen. Met dat doel ging de Limburgse woningcorporatie Nester op zoek naar een netwerkpartner. De samenwerking werd gevonden met 4IP Solutions, onderdeel van Ictivity, en die stip op de horizon was snel bereikt. Maurice Litjens, informatiemanager bij Nester, vertelt over de weg die ze met 4IP bewandelden om een moderne netwerkomgeving te realiseren.

Moderne maatstaven

Nester is in 2020 ontstaan vanuit een fusie en uitgegroeid tot een organisatie met 80 medewerkers. Het vierkoppige team Informatievoorziening kreeg de taak om het IT-fundament van Nester opnieuw op te tuigen. “Om te kunnen focussen op het complexe werk, was onze ambitie vanuit strategisch oogpunt om de basis op orde te krijgen en als regie-organisatie verder te gaan”, legt Maurice uit. Een belangrijk onderdeel hiervan was vernieuwing van de verouderde netwerkomgeving. “Dit was voor ons hét moment om op zoek te gaan naar een partij die het beheer, de dienstverlening en hardware van onze netwerkomgeving uit handen kon nemen om het te laten voldoen aan moderne maatstaven.”

Op scherp zetten

Een selectietraject volgde, met als belangrijkste doel: een betrouwbare partij vinden met netwerkconnectiviteit als core business. “Ondanks dat we geen aanbestedingsplicht hebben, kozen we voor deze vorm, omdat het zowel onszelf als een potentiële partner op scherp zet”, licht Maurice toe. “Hierdoor kun je beter aftasten of je bij elkaar past.”

Die match met een partner is voor Nester heel belangrijk. “We zochten specifiek naar partijen hier in de regio, omdat eerdere ervaringen duidelijk maakten dat de fysieke en culturele afstand te groot is met organisaties uit andere delen van het land. Dat 4IP dichtbij zit, was dan ook een groot voordeel. Bovendien zag je veel structuur terug in de documentatie die ze meebrachten. Als die kwaliteit tijdens het keuzetraject al aanwezig is, dan zie je dat vaak ook terug in de dienstverlening. Dat was voor ons doorslaggevend om met 4IP samen te gaan werken.”

“We zagen in het selectietraject veel structuur en kwaliteit bij 4IP. Dat was voor ons doorslaggevend om met hen te gaan werken”

Plug-and-play

Die samenwerking werd afgetrapt met het vervangen van de wireless infrastructuur en firewalls van Nester. “Aangezien de werkplekken van onze medewerkers draadloos zijn en we vooral laptops en telefoons verbinden met het netwerk, is 4IP eerst op ons kantoor gaan meten waar wifi- en access points moeten hangen voor optimaal bereik. Ze hadden vooraf niet veel input om op te varen, aangezien onze netwerktekeningen niet meer up-to-date waren. Ondanks dat we maar één locatie hebben en een relatief rechtlijnige netwerkomgeving, was het hierdoor soms puzzelen hoe netwerkcomponenten in verbinding stonden met elkaar.” Daarom werd de keuze gemaakt om de netwerkomgeving opnieuw op te bouwen naar 4IP-standaarden. “De firewalls hebben we eerst naast de bestaande omgeving opgebouwd. Vervolgens hebben we op aparte dagen de switches en wifipunten vervangen en onze omgeving plug-and-play gemaakt. Dit ging heel soepel, onze medewerkers hebben er nauwelijks wat van gemerkt.”

Innovatief netwerk

Na één maand stond de nieuwe netwerkomgeving en nam 4IP het beheer over. Het 4IP-servicecenter draagt nu zorg voor de actieve monitoring en dagelijkse beheertaken rondom Nesters netwerkomgeving. Dat geeft enorm veel vertrouwen. “Ons netwerk was voorheen al stabiel, maar omdat we er nu met 4IP open gesprekken over voeren, is ons vertrouwen in dat het goed en veilig werkt, verdubbeld”, stelt Maurice. Proactiviteit was voor Nester dan ook een hele belangrijke eis in een nieuw partnership. “Het is geruststellend om te weten dat je een partner hebt met specialistische netwerk- en securitykennis. En dat als ze iets zien gebeuren in het netwerk, ze hiernaar handelen en ons van de juiste aanpassingen voorzien. Die partner hebben we nu met 4IP.”

“Je wilt dat een partner je meeneemt in de dreigingen om ons heen en daarnaar handelt. Die partner hebben we met 4IP”

Met een modern netwerk, komen ook nieuwe mogelijkheden. Zo maakt Nester nu gebruik van wifi 6E: nieuwe wifitechnologie die ruis op de draadloze frequentie sterk vermindert en hierdoor een stabieler en kwalitatiever signaal afgeeft. Maurice: “Het was onze wens om direct naar de nieuwste netwerkstandaard te gaan, aangezien we toch moesten investeren. Omdat we eerder al nieuwe laptops hebben aangeschaft die deze standaard ondersteunen, werken onze medewerkers nu op het snelste wifinetwerk en kunnen we op een stabiele manier meer apparaten aansluiten. Dankzij de samenwerking met 4IP hebben we een schaalbare en flexibele netwerkomgeving waarmee we voorbereid zijn op vandaag én morgen.”

“Dankzij de samenwerking met 4IP hebben we een netwerkomgeving waarmee we voorbereid zijn op vandaag én morgen”

Blik vooruit

Met de vervanging achter de rug, is de blik bij beide partijen naar voren gericht. “Onze gezamenlijke focus ligt nu op het stabiel houden én verder doorontwikkelen van het netwerk, bijvoorbeeld qua beveiliging. En als onze behoeften op functioneel gebied veranderen, dan leggen we dat voor en geeft 4IP advies. Het is heel prettig samenwerken. We doen het echt samen en ik kijk ernaar uit om verder aan ons partnership te bouwen.”

 

Boels harmoniseert bedrijfsprocessen met SAP S/4HANA

0
Boels harmoniseert bedrijfsprocessen met SAP S/4HANA

Hoe absorbeer je als organisatie snelle groei en zorg je ervoor dat al je klanten een uniforme digitale ervaring hebben? Boels Rental implementeerde samen met zijn partners PwC en Aiden de ERP-software SAP S/4HANA, en legde daarmee het fundament voor de harmonisatie van zijn interne processen.

Pierre Boels senior startte zijn bedrijf in 1977 in vier garageboxen. Inmiddels is Boels uitgegroeid tot de nummer twee van Europa op het gebied van de verhuur van bouwmaterialen, gereedschappen en machines. Het bedrijf is met meer dan 860.000 verhuuritems actief in 27 landen. En die aantallen groeien snel.

“Boels heeft een groeistrategie die gedreven wordt door organische groei alsmede door acquisities”, vertelt Ralf Alofs, Head of Finance Transformation & PMO bij Boels. Een belangrijke stap in deze groeiambitie was de overname van de Finse branchegenoot Cramo in 2020, waarmee het bedrijf significant in grootte is gegroeid. Dit jaar breidde de Boels Group verder uit met onder andere het Nederlandse Riwal, dat met hoogwerkers, verreikers en heftrucks actief is in veertien landen.

Harmonisatie van processen

De groei van Boels vroeg om een harmonisatie van de interne processen, waaronder die voor finance. “Waar Boels centraal georganiseerd is, was Cramo veel decentraler georganiseerd”, schetst Erik Simons, Director SAP bij PwC. “Maar met één gecentraliseerde organisatie heb je veel meer grip op bijvoorbeeld je inkoopproces, wat belangrijk is voor een verhuurbedrijf. Als je efficiënter inkoopt, stijgt je winstgevendheid.”

“We hadden een IT-landschap nodig dat onze groei aankan”, vervolgt Alofs. “Maar misschien nog wel belangrijker is dat dit ook de basis is om ook onze klanten en leveranciers zo goed mogelijk te kunnen bedienen. Bedrijven moeten eenvoudig klant kunnen worden, hun gegevens kunnen wijzigen en zaken kunnen huren bij Boels. En uiteraard de juiste apparatuur meekrijgen tegen de juiste prijs. Vervolgens ontvangen zij van ons een duidelijke factuur die ze zo makkelijk mogelijk kunnen betalen.”

Fundament voor integratie

Om dat op een uniforme manier mogelijk te maken in alle landen waar Boels actief is, was een herziening van de bedrijfssystemen nodig. Boels had te maken met twee grote ERP-systemen: SAP ECC voor de back-end en daarnaast een verhuursysteem dat op de depots draaide. Bij Cramo waren deze systemen geïntegreerd in één oplossing.

Boels koos ervoor om de verschillende systemen te vervangen door SAP S/4HANA Cloud Private Edition. “Hiermee hebben we direct het fundament gelegd voor verdere integratie”, benadrukt Simons. “We hebben bijvoorbeeld één rekeningschema geïmplementeerd en één profit center-structuur voor rapportage opgezet, gericht op de verschillende productgroepen van Boels en Cramo. Dit zorgt voor harmonisatie en leidt tot ‘One Finance’.”

Stap voor stap migreren

De migratie van SAP ECC naar SAP S/4HANA werd in 2022 afgerond. “Deze migratie was de sleutel om de volgende stappen te zetten richting procesharmonisatie”, stelt Peter Sanders, Senior Project Manager bij Aiden. “We hebben eerst de technische migratie uitgevoerd en daarna stap voor stap de organisatie begeleid in de overgang naar de nieuwe manier van werken, om ervoor te zorgen dat iedereen zich comfortabel voelt bij de veranderingen. PwC was verantwoordelijk voor het programmamanagement en het integreren van de veranderingen in de organisatie, terwijl Aiden de systeemtechnische begeleiding verzorgde.

Nadat in eerste instantie de basis is gelegd door de optimalisatieslag voor Boels Centraal Europa, zijn de verschillende Cramo-landen gefaseerd aan het centrale proces toegevoegd.

Eén manier van werken

Nu de harmonisatie in volle gang is, worden de eerste voordelen zichtbaar. Sanders legt uit dat de consolidatie van financiële gegevens aan het einde van de maand nu veel efficiënter verloopt. “Voorheen moest Boels data uit verschillende systemen halen, nu komt alles uit één systeem, wat het proces aanzienlijk versnelt.”

Daarnaast ziet Alofs dat de uniforme manier van werken zorgt voor minder verschillen en meer samenwerking tussen teams. “Het grootste winstpunt is dat we nu op dezelfde manier werken, met één chart of accounts en gestandaardiseerde processen. Dit maakt ons efficiënter en zorgt ervoor dat we als één organisatie kunnen opereren. Dat is de echte winst.”

De nieuwe storage-omgeving van gemeente Veenendaal efficiënter, duurzamer en goedkoper dankzij Fujitsu

0
De nieuwe storage-omgeving van gemeente Veenendaal efficiënter, duurzamer en goedkoper dankzij Fujitsu

De gemeente Veenendaal (bijna 70.000 inwoners) beschikt voor de dienstverlening aan bewoners en medewerkers over een eigen datacenter en heeft daarnaast een redundante locatie bij BIT in Ede. Het IT-team is tevens dienstverlener voor drie randgemeenten, namelijk Scherpenzeel, Woudenberg en Renswoude. Die drie gemeenten draaien hun applicaties op de IT-omgeving van Veenendaal. Patrick Jansen is systeemnetwerkbeheerder bij de gemeente Veenendaal. Het IT-team bestaat uit zeven personen. Jansen: “Dankzij de stabiliteit van het systeem redden we het met een relatief klein team.”

De gemeente werkt al langere tijd met Fujitsu voor de storage hardware. Een belangrijk onderdeel daarvan is onlangs vernieuwd. Jansen legt uit waarom tot die vernieuwing besloten is, waarom de keuze (opnieuw) op Fujitsu viel en hoe de samenwerking verliep. Daarbij komt ook Ewout Dekkinga, Principal Architect bij Fujitsu aan het woord. Hij begeleidde het project vanuit de leveranciers-organisatie.

De achtergrond

Jansen is inmiddels negen jaar werkzaam bij de gemeente Veenendaal. Al snel werd de transitie gemaakt naar een storage- omgeving. Zes jaar geleden werden extra storage-modules aangeschaft, en dit jaar is het SAN vernieuwd. “We doen op dit moment nog veel on-premise,” geeft Jansen aan. “We hebben circa 465 servers draaien op het SAN.” Er wordt wel gekeken naar het inzetten van meer SaaS-oplossingen, “maar dat gaat nog een tijd duren,” legt Jansen uit. “We gebruiken veel verschillende pakketten die niet zomaar naar de cloud gemigreerd kunnen worden.”

Het is belangrijk om te weten dat de financiële ruimte bij gemeentes altijd beperkt is. Jansen: “Alles moet zo goedkoop mogelijk, alles moet zo duurzaam mogelijk, maar het moet natuurlijk wel heel stabiel.” Daarom keek Jansen met het team naar oplossingen waarmee heel efficiënt veel hardware kan draaien. “Een paar jaar geleden was ons serverpark veel groter dan nu. Ik begon met 24 servers aan de serverkant en ongeveer 20 aan de VDI-kant.” In de afgelopen drie jaar bracht het team dit aantal terug tot 16 servers voor de serverkant en 10 voor de VDI. “Dus qua duurzaamheid en kosten hebben we grote stappen gezet, dit dankzij virtualisatie en de rekenkracht van nieuwe machines.”

Uitdaging bij storage

De grotere rekenkracht zorgde echter voor een uitdaging op het gebied van de storage. “Ons eerste Fujitsu SAN liep vol.” Om dat op te vangen werd een NAS toegevoegd, om bepaalde minder urgente data op weg te schrijven en de totale oplossing ef ficiënter te maken. “We gingen echter steeds meer eisen van het systeem, dat zorgde voor vertraging. En daarnaast liep de support af.” Het ging concreet om de eerste generatie van de ETERNUS AF250 van Fujitsu.

De gemeente oriënteerde zich op een nieuwe storage-oplossing. Jansen: “Dan kom je in de markt leveranciers tegen als NetApp, HP Storage, Dell Storage.” Maar daarmee was men niet gewend te werken. Men had ook geen ervaring met de stabiliteit. Dekkinga (Fujitsu) gaat hier kort op in. “De oplossing van ons heeft inderdaad zes jaar zonder onderbreking gedraaid, ook als er een keer een stroomstoring was.” Er speelde echter nog iets. Zoals hierboven gemeld spelen budgetten een belangrijke rol. Jansen is daar duidelijk over: “De oplossingen die we bij de andere aanbieders konden afnemen waren al snel twee tot drie keer zo duur.”

Optimaal support

Dat was niet het enige issue: voor het eerst in al die jaren ontstond een defect aan het systeem. “Toen heeft Fujitsu heel snel en heel adequaat geholpen het euvel zonder downtime te verhelpen en men legde tevens uit hoe het incident in de toekomst voorkomen kan worden.”

Tijdens dat gesprek, onder meer met Ewout Dekkinga, wees men de gemeente Veenendaal op een Fujitsu-systeem dat als opvolger van de bestaande omgeving gezien kan worden, dat een stuk sneller is, maar eigenlijk op dezelfde manier werkt. “En ja, we waren al zes jaar enthousiast over het oude systeem. Want laten we eerlijk zijn: de oude oplossing werkte zes jaar lang dag en nacht zonder problemen, toen besloten we tot de aanschaf van de ETERNUS AF250 S3,” blikt Jansen terug.

Dit overigens zonder afscheid te nemen van de oude omgeving. “Hoewel er geen support op zit, werkt het nog steeds prima. De unit draait bij ons nu specifiek voor de VDI-omgeving. Complimenten daarom voor het systeem en voor de implementatie van Fujitsu.” Dekkinga geeft daarbij aan dat bewust gekozen is voor een resultaatsverplichting, niet om de meer gebruikelijke inspanningsverplichting bij een samenwerking. “We hebben de gemeente echt van begin tot eind geholpen en begeleid, en dat doen we natuurlijk nog steeds.”

Met de prestaties van de ETERNUS AF250 S3 is iedereen tevreden. “Het is de derde generatie en biedt veel performance,” zegt Jansen. “Het maakt de hele omgeving sneller dan eerder het geval was. En ik besteed nauwelijks tijd aan monitoring. Het is ongelofelijk stabiel.”

Dekkinga lacht bij die laatste opmerking. “Deze samenwerking kun je echt omschrijven als een relatie waarbij wij als leverancier vooral voorkomen dat er problemen optreden.”

De kracht van Fujitsu

Dat laatste aspect benoemt Jansen meteen als een grote kracht van Fujitsu: “Je bent verzekerd van stabiliteit, garantie en support. En je wordt echt snel geholpen door Fujitsu engineers indien nodig, op die manier ken ik dat bij andere leveranciers niet.” Zo vertelt Jansen, dat als hij om negen uur in de avond een monteur belt, dat hij dan meteen geholpen wordt. Die ervaring kent hij niet bij andere leveranciers. “Wil ik een nieuwe harddisk, dan heb ik die morgen, met een monteur die installeert.” Dekkinga knikt instemmend: “Dat is voor ons de kracht van partnership.”

ICT in de praktijk