Home Klantcases
  • Sectoren

  • Categorie

  • Klantnaam

Klantcases

ICT voor sterk onderwijs en een betekenisvolle toekomst

0
ICT voor sterk onderwijs en een betekenisvolle toekomst

De Aloysius Stichting zet zich met scholen in heel Nederland in voor kinderen en jongeren van 4 tot 27 jaar die expertise in onderwijs, begeleiding en ondersteuning nodig hebben om zich goed te kunnen ontwikkelen. Dit omvat speciaal (basis)onderwijs en voorgezet speciaal onderwijs, evenals onderwijs aan jongeren in justitiële jeugdinrichtingen en jeugdzorginstellingen. Daarnaast ondersteunt, adviseert en begeleidt Aloysius leerlingen en onderwijsteams in het regulier onderwijs in ruim zestig samenwerkingsverbanden. Met 1.100 medewerkers en ruim 4.300 leerlingen staat Aloysius voor sterk onderwijs en een betekenisvolle toekomst. Hier hoort een betrouwbare en gebruiksvriendelijke IT-omgeving bij. Rutger Groen, Directeur Financiën en Bedrijfsvoering bij Aloysius, en Ed Polderman, Communicatiemedewerker bij Aloysius, vertellen hoe Ictivity hen hierbij helpt.

Gezamenlijke droom

Aloysius is innovatief en vooruitstrevend op het gebied van digitalisering. Dat kwam terug in de vraag waarmee ze in 2020 bij Ictivity aanklopten. De focus lag volledig op het verbeteren van de gebruikersbeleving (XLA) en meer innovatie. Rutger vertelt: “Voordat we de aanbesteding voor een nieuwe IT-partner uitzetten, hebben we in de organisatie opgehaald welke dromen er zijn. Hoe moet de school er over een aantal jaar uit zien en wat hebben we daarvoor nodig?”

Hieruit bleek dat Aloysius met een nieuwe IT-partner vooral verder wilde ontwikkelen en echt samen wilde kijken naar vernieuwing en de toekomst. Rutger: “Ictivity was de partij die het dichtst bij onze droom kwam. Zij denken echt vanuit de eindgebruiker. We zijn vervolgens samen aan de slag gegaan met de ambitie om medewerkers van Aloysius te laten beschikken over moderne digitale hulpmiddelen zodat zij optimaal ondersteund worden in het gebruik van deze middelen voor het onderwijs.”

ICT als water uit de kraan

Een eerste stap hierin was om een sterke basis te hebben. “Het doel daarbij was dat ICT moet zijn als water uit de kraan. Daarmee bedoelen we eigenlijk dat goedwerkende ICT, ook tijdens piekperioden, een vanzelfsprekendheid is en eindgebruikers er geen omkijken naar hebben”, zegt Rutger. Hoewel de IT-omgeving van Aloysius al gedeeltelijk in de cloud stond, werden bestanden soms nog lokaal opgeslagen. “Ictivity heeft dit naar de cloud gebracht”, vertelt Ed. “Ook hebben zij alle medewerkers voorzien van een digitale werkplek in Omnia, waarmee ze overal toegang hebben tot al hun applicaties en bestanden. En daarnaast zijn we volledig gestandaardiseerd op Apple.”

Veiligheid van de IT-omgeving werd hierbij niet uit het oog verloren. Rutger: “De beveiliging van onze ICT staat hoog op onze prioriteitenlijst. Bij de start van de samenwerking hebben we bijvoorbeeld tweefactor authenticatie ingevoerd. Met gezichtsherkenning via de iPhone krijgen we toegang tot het Omnia portaal. Vanuit deze gepersonifieerde cockpit kunnen we vervolgens met één klik door naar de applicaties die we nodig hebben. Dat werkt goed.”

Militaire precieze en maatwerk

De transitie naar deze nieuwe digitale werkplek is uitgevoerd met militaire precisie, want deze vond midden in de schoolperiode plaats. “Dat vereiste een goede planning en afstemming”, vertelt Rutger. “Zo werd Teams tijdens corona in sneltreinvaart uitgerold.” Ook de adoptie van de IT-omgeving bij de gebruikers vormde een belangrijke factor in de samenwerking. Hierbij was er veel persoonlijke aandacht, want niet iedereen heeft dezelfde mate van digivaardigheid of zelfredzaamheid.

Ed vult aan: “In de communicatie is er alles aan gedaan om de overstap zo soepel mogelijk te laten verlopen. Het ICT-adoptieprogramma van Ictivity bestond uit diverse leermethodes, zodat er voor iedere medewerker een passende oplossing beschikbaar was. De verschillende leervormen zijn gericht op het toepassen en optimaliseren van ICT-middelen binnen werkprocessen. Zo werd tweewekelijks een online training georganiseerd met uitleg over Sharepoint, OneDrive en het zoeken, opslaan en delen van bestanden. Daarnaast werden online micro e-learnings, instructievideo’s en een overzicht van veel gestelde vragen centraal aangeboden aan onze collega’s. Via intranet is er een KennisHub ingezet om de collega’s voor te bereiden op de verandering die gaat komen met de nieuwe werkplek. “Na de migratie kan deze gebruikt worden voor naslag en zelfstudie. Tot slot kunnen alle collega’s gebruik maken van een e-Coach voor vragen, begeleiding en ondersteuning. Hierdoor was er echt veel persoonlijke aandacht.”

Een ander onderdeel waar Rutger erg over te spreken is, is dat het Omnia portaal altijd automatisch opstart, ook wanneer de MacBook vanuit de slaapstand wordt geopend. Hij vertelt: “Hierdoor zitten we niet alleen gelijk in de kern van onze IT-omgeving, maar ook op de startpagina waarin we veel nieuws uit de organisatie met elkaar delen. Met deze oplossing blijven alle medewerkers dus goed op de hoogte van de alle ontwikkelingen bij Aloysius. Dat is belangrijk vanwege de grote geografische spreiding van onze scholen door heel Nederland.”

Focus op onderwijs, niet op ICT

Rutger en Ed zijn tevreden met de stappen die tot nu toe zijn gezet: “Met behulp van automatisering zijn veel werkprocessen een stuk efficiënter ingericht. Daarnaast kunnen medewerkers naadloos op andere plekken werken, zonder daar iets apart voor te hoeven regelen. Ze gaan bovendien zelf heel actief aan de slag met de mogelijkheden die er zijn. Dat stimuleren we ook natuurlijk. Bijvoorbeeld om de beschikbare IT-middelen ook privé te gebruiken. Zo raken medewerkers vertrouwd met de middelen, wat hun werkgeluk vergroot.”

En het werkt; de medewerkers van Aloysius verwerken ICT op allerlei innovatieve manieren in het onderwijs. “Dat is heel mooi om te zien. Het maakt leerlingen niet alleen digivaardig, maar maakt het onderwijs ook aantrekkelijker. Als kers op de taart komt de innovatie in het onderwijs absoluut ten goede”, zegt Rutger. “Denk aan het gebruik van moderne technologieën in het lesgeven. Dat gaat veel verder dan alleen het gebruik van een iPad of Digiboard. Denk ook aan het inzetten van applicaties, video’s of robots tijdens lessen. Bijvoorbeeld tijdens kookles. De docent neemt video’s op en speelt deze tijdens de les af. Dat geeft de docent tijdens de les ruimte voor persoonlijke aandacht. Daarnaast is het mogelijk om te werken met live video, zodat leerlingen precies kunnen zien wat belangrijk is.” Maar ook tijdens bijvoorbeeld muziek- of gymles wordt handig gebruikgemaakt van ICT. “Zo is het mogelijk om diverse lesprogramma’s op te halen via QR-codes. En kunnen leerlingen en leerkrachten gemakkelijk draadloos hun laptop en/of telefoon delen en projecteren op schermen en dit in de lessen verwerken.”

Transparant en op basis van vertrouwen

De moderne werkplek inclusief de Apple-telefoons van medewerkers worden gemanaged vanuit Ictivity. Ed: “Support wordt geleverd door middel van eerstelijns ondersteuning, aangevuld met ondersteuning op locatie. De ondersteuning op locatie is op geplande momenten structureel aanwezig en wordt opgeschaald op de momenten dat het nodig is. Het Serviceteam is daarnaast altijd makkelijk bereikbaar. Zo worden we echt volledig ontzorgd, waardoor onze focus kan liggen op onderwijs in plaats van op ICT.”

In coronatijd is goede communicatie daarnaast essentieel gebleken, zo sluit Ed af: “Als communicatieafdeling hebben wij onze scholen optimaal kunnen ondersteunen. De beschikbaarheid van goedwerkende ICT-systemen is daarbij onmisbaar.”

Betekenisvolle toekomst

Over de samenwerking met Ictivity zijn Rutger en Ed dan ook erg te spreken. “De samenwerking met Ictivity is open, transparant en gebaseerd op vertrouwen”, leggen ze uit. “Ze komen beloftes na. Het voelt echt als een partnership in plaats van een klant-leverancierrelatie. Als onderwijsinstelling zijn wij behoorlijk vooruitstrevend. Ictivity sluit hier naadloos op aan. Ons motto is ‘we doen het gewoon, gedonder komt er toch’. Ictivity denkt met ons mee en daagt ons uit, altijd vanuit de klantbehoefte. Bijvoorbeeld wat betreft het verder automatiseren van repeterende taken. We doen het echt samen.”

De toekomst ziet er dan ook betekenisvol uit. Rutger: “Samen met Ictivity hebben we de afgelopen periode een hele sterke basis neergezet. De manier waarop ICT nu is ingericht binnen Aloysius zorgt ervoor dat wij niet met ICT, maar met vernieuwing van het onderwijs en sociale interactie bezig kunnen zijn. De huidige IT-omgeving ondersteunt daarnaast hybride werken binnen onze organisatie. Naarmate we verder komen in onze samenwerking, zal deze steeds meer verschuiven richting innovatie en ontwikkeling. Ik kijk uit naar de mooie dingen die we samen gaan realiseren om het onderwijs nóg een stuk innovatiever en beter te maken.”

Claranet migreert ERP-applicatie van Kerridge CS naar eigen IaaS-platform

0
Claranet migreert ERP-applicatie van Kerridge CS naar eigen IaaS-platform

Kerridge Commercial Systems, een leverancier van ERP-software, benaderde Claranet Benelux met de opdracht het platform waarop een van de ERP-systemen draait, te migreren naar de IaaS-propositie die Claranet biedt. “Het IT-team van Kerridge CS beschikte niet over de capaciteit om de hele onderlaag, dus het IaaS-deel, zelf in te richten,” geeft Peter van den Broek, Sales Specialist bij Claranet Benelux aan. “Daarvoor wilden ze een partij inschakelen die er dagelijks mee bezig is en er verstand van heeft.” Claranet bouwde het platform en beheert de onderlaag, dus de hardware en VM’s, terwijl het team van Kerridge CS de hele applicatielaag beheert. “De twee teams werken dagelijks heel intensief samen,” legt Van den Broek uit. “Dit om te zorgen dat die klantomgevingen goed werken en getweakt worden.”

Over Kerridge Commercial Systems

Opdrachtgever Kerridge Commercial Systems, vaak afgekort tot Kerridge CS of KCS, is een Britse leverancier van ERP-systemen. Bij deze samenwerking met Claranet Benelux gaat het om een bedrijfsonderdeel dat tot 2020 deel uitmaakte van Unit4, als Unit4 Wholesale B.V. Dit onderdeel levert ERP-oplossingen voor de groothandel, logistiek en bouw.
“Kerridge Commercial Systems is mede door overnames uitgegroeid tot een leverancier van 29 ERP-systemen die wereldwijd gebruikt worden onder de Kerridge CS-vlag,” zegt Arjan de Later. Hij is Head of Global Cloud Platform Operations bij Kerridge Commercial Systems en is met zijn team nauw betrokken bij de samenwerking met Claranet Benelux.
Een ander bedrijfsonderdeel van Kerridge CS, MAM Software, werkte in het Verenigd Koninkrijk al samen met de Britse tak van Claranet. Zo kwam ook de samenwerking in Nederland tot stand.

De achtergrond van de case

Zoals gezegd nam Kerridge CS het bedrijfsonderdeel Unit4 Wholesale B.V. over van Unit4. “Net als Kerridge CS had ook Unit4 veel businessunits die zich richtten op specifieke branches. Los van sectorgerichte oplossingen in de verschillende ERP-systemen die men leverde, waren er ook generieke vragen die bij alle oplossingen speelden,” vertelt De Later. “Een belangrijk thema was daarbij de behoefte aan een cloud based oplossing.”
In de praktijk ging het bij de software-oplossingen, die de onderdelen van Unit4 (toen) leverden, om producten die eigenlijk niet cloud-ready waren. “Het waren nog geen webbased applicaties. Ook waren ze meestal niet geschikt als SaaS-oplossing,” blikt De Later terug. “Het waren in feite native Windowsapplicaties.”
De vorige moedermaatschappij richtte een aparte Cloud-Services-divisie op. Die afdeling leverde cloudservices aan de verschillende zusterbedrijven. Op een gegeven moment is het moederbedrijf door een private equity-firma van de beurs gehaald met de intentie het geheel vroeg of laat te verkopen. “Uiteindelijk is gekozen het bedrijf op te knippen en de verschillende onderdelen, waaronder Unit4 Wholesale B.V., los te verkopen. Zo is dit onderdeel bij Kerridge CS terechtgekomen.”
De vraag die toen ontstond was: hoe moet het verder met de divisie Cloud Services? De Later: “Zij waren onderscheidend door hun klantenkring. Er is toen gekozen het personeel van deze divisie dat zich primair bezighield met een specifiek bedrijfsonderdeel over te plaatsen naar de verschillende bedrijfsonderdelen. “Zo is een aantal van die mensen ook in mijn team terecht gekomen.”
Het team van De Later bestaat uit momenteel uit elf medewerkers die zich met het platform in Nederland bezighouden, naast vijf mensen die het platform in Engeland beheren en een team van zes mensen die zich bezighouden met de technische werkzaamheden rondom de verschillende ERP-producten in de Benelux.

De concrete case

Met de acquisitie van Unit 4 Wholesale nam Kerridge CS ook de klanten mee die gebruik maakten van de diensten die geleverd werden door Unit4 Cloud Services. “Daar moesten we dus iets mee, want het platform, dat draaide in een datacenter van Unit4, moest naar een andere provider verhuisd worden. De deadline daarvoor was december 2021.”
De keuze viel daarbij op Claranet, omdat die onderneming in het Verenigd Koninkrijk al had bewezen de daarvoor nodige kennis in huis te hebben.
Kerridge CS nam IT Value als IT-adviesbureau in de arm om samen met de eigen cloud-specialisten tot input te komen voor het ontwerp van een nieuw platform. De Later: “Het uitgangspunt moest zijn dat de klanten zo eenvoudig mogelijk gemigreerd konden worden. Voor die klanten hoefde de verhuizing immers niet, ze zouden er ook niet voor betalen, dus de transitie moest snel en efficiënt kunnen verlopen.”
Het initiële ontwerp was eind 2020 klaar. In januari van 2021 begon Claranet te bouwen en leverde de hardware-omgeving op, met een VMWare hypervisor-laag erboven op. “Toen kwamen wij erbij met ons team en gingen het platform bouwen op die hypervisorlaag. Initieel vooral door IT Value, maar mijn team pakte de bouw, het dagelijks beheer en de migraties snel verder zelf op.”
Met, zoals gezegd, een deadline per eind december 2021, omdat op dat moment de support van het voormalige moederbedrijf voor het hosten van het platform contractueel zou eindigen. De krappe deadline zorgde voor de nodige stress bij het IT-team. “Het was geen beste periode,” verzucht De Later. “Maar het is gelukt. In de tweede week van december 2021 zijn de laatste bits en bytes bij het voormalige moederbedrijf weggehaald en draaide het platform én alle klanten bij Claranet.”

De huidige situatie

In de oude situatie stond de hardware bij Digital Realty, nu draait alles in het datacenter van Interconnect, in de corridor van Claranet. De Later: “We hebben daar, vergeleken met andere samenwerkingen met IaaS-providers wat afwijkende afspraken over kunnen maken.” Zo heeft men dedicated hardware voor de ruim 400 VM’s. “Die draaien op een select gedeelte van de fysieke servers die Claranet beschikbaar heeft voor ons. En daar draaien dan uitsluitend VM’s van ons op.”
Volgens De Later is dat nodig omdat gebruik gemaakt wordt van Citrix, en wel Citrix Provisioning. “Vanuit Citrix laten we VM’s genereren en opspinnen. Om dat te kunnen heb je directe toegang tot de hypervisor nodig, tot Vsphere. Daarvoor moet je eigenlijk een eigen hypervisor-omgeving hebben, een eigen cluster. En dat heeft Claranet ook zo voor ons gebouwd.”

We stellen De Later de vraag of een migratie naar een Public Cloud-omgeving mogelijk was geweest. “In theorie wel,” luidt het antwoord. “Ware het niet dat wij geen applicaties leveren vanuit de cloud. Kerridge CS levert echt een volledige managed desktop.” Dit heeft een historische achtergrond, legt de Head of Global Cloud Platform Operations uit. “De meeste ERP-applicaties hebben een historie van decennia, die zijn niet geschikt om in een cloud-omgeving te draaien. De systemen vereisen een desktop met op diezelfde machine ook koppelingen met Outlook, Word, Excel en naar bijvoorbeeld WMS-systemen die gebruikt worden.”
De verschillende applicaties hebben elkaar nodig op die werkplek. “Dit realiseren wij door het leveren van een virtueel bureaublad. Dat doen we dus op basis van Citrix. De hyperscalers waren lange tijd niet echt realistische opties vanwege de slechte performance die vaak gepaard ging bij het draaien van het soort omgevingen dat Kerridge gebruikt.”
Een bijzonder aspect van de diensten die Kerridge levert is het feit dat oudere versies van de software lang ondersteund wordt. De Later: “De policy van Kerridge is dat we niet tegen klanten die met een van onze ERP-applicaties werken, zeggen dat na een paar jaar de stekker uit een applicatie wordt getrokken. We voorzien uiteraard in migratiepaden, naar betere en / of nieuwe oplossingen, maar daar wordt zelden een deadline aangehangen. Het is aan de klant of en wanneer hij overstapt.”
Dit betekent een extra belasting voor het team en een extra complexiteit in het platform. “De uitdaging is dan om met al wat oudere technologie toch steeds de modernste ondersteuning te blijven bieden.”
Inmiddels is het aantal managed desktopklanten van Kerridge verder gegroeid. De Later: “De hele IT-infrastructuur van onze klant draait op het IaaS-platform. Per klant betekent dit dat de eigen domaincontroller, de printserver, alle applicatieservers, de Citrix-server en de databaseserver, maar ook de hele directory en filestructuur in hun klantcontainer binnen ons platform bij Claranet draait.” Lokaal heeft de klant niet meer nodig dan print- en werkplek-devices, naast een internettoegang en een VPN-tunnel naar het platform.

De rolverdeling tussen Kerridge CS en Claranet

“Wat Claranet verzorgt binnen de samenwerking is eigenlijk dat we op het IaaS-platform voldoende resources hebben waar VMware op draait en waar we via de Vsphere bij kunnen,” geeft De Later aan. “We kunnen daar VM’s starten, stoppen, vergroten en verkleinen.”
Claranet levert Vsphere en de toegang daartoe, en vooral ook de back-up. De Later: “Met Veeam maken ze Application-Aware back-ups van alle VM’s die wij hebben draaien.” Dat is een gedeelde verantwoordelijkheid, want De Later moet er met zijn team voor zorgen dat de Veeam-agent aanwezig is met de juiste service-accounts op die VM. De back-up landt bij Claranet en wordt gerepliceerd naar een datacenter van Digital Realty in Amsterdam. “Dat stuk staat helemaal in beheer bij Claranet.”

Het proces

Terugblikkend geeft De Later aan dat de migratie een complex proces is geweest. “De grote onbekende was natuurlijk het nieuwe platform, dat volledig nieuw moest worden opgebouwd. In eerste instantie samen met IT Value, een partij die wij voor dit project niet kenden.” Daar kwam bij dat het oorspronkelijk platform ook niet perfect was. “Dan moet je tijdens het proces dus steeds afwegen of je die handicaps herstelt of in eerste instantie toch overneemt. Daarmee ontstond eigenlijk een te grote workload voor het team dat ervoor verantwoordelijk was.”
Over de samenwerking met Claranet is De Later tevreden. “We kenden de organisatie niet, maar we waren en zijn heel blij dat we met hen werken.” De Later reageert op de slogan ‘Big enough to deliver, small enough to care’ van Claranet. “Dat past goed bij ons. Men heeft alle technologie in huis, maar zorgt ook voor persoonlijk contact. De organisatie is flexibel en denkt met de klant mee.” De Later geeft aan dat zijn team ook niet alles wist en dat het team van Claranet daarbij goed ondersteunde.
“Aan de andere kant heeft het ‘small enough’ soms ook nadelen. Dan meenden wij dat alles onder controle was en bleken er toch hiaten te zijn. Maar de bijbehorende pragmatische werkhouding paste dan ook weer bij ons, problemen werden soepel opgelost.”

De toekomst

Naar de toekomst toe wil Kerridge CS de ERP software ook als published app kunnen leveren. “Dat zijn we nu verder aan het ontwikkelen. De Wholesale applicatie is inmiddels beschikbaar als published app. Het betekent in dat geval dat we bij Claranet op VM’s alleen de applicatie leveren aan klanten in plaats van een volledige Citrix-desktop.” Deze oplossing zou het geheel nog makkelijker schaalbaar maken. “Daarnaast speelt op hoger niveau binnen Kerridge CS de vraag of met bepaalde diensten een overstap naar een hyperscaler niet toch overwogen moet worden.”
Dat ziet De Later voor het bestaande platform voorlopig nog niet gebeuren. “En als dat gaat gebeuren, zijn ze bij Claranet in goede handen, met een compleet Elastic Architecture-migratieproject via onze Solution Architects en engineers,” vult Peter van den Broek van Claranet aan.

CORPUS optimaliseert bedrijfsvoering met workforcemanagementsoftware van Dyflexis

0
CORPUS optimaliseert bedrijfsvoering met workforcemanagementsoftware van Dyflexis

CORPUS, een interactieve en educatieve experience dat bezoekers meeneemt op een reis door het menselijk lichaam, heeft zijn bedrijfsprocessen geoptimaliseerd met de workforcemanagementsoftware van Dyflexis. Deze oplossing verbetert de personeelsplanning aanzienlijk en maakt datagedreven beslissingen mogelijk.

CORPUS ontvangt jaarlijks meer dan 200.000 gasten, mede ook dankzij alle conferenties en evenementen die ze organiseren. Het team bestaat uit bijna 40 vaste medewerkers en 85 flexwerkers. Deze medewerkers zijn verdeeld over 7 verschillende operationele afdelingen, die allemaal verschillende diensten en werktijden kennen.

Complexe planning

Omdat CORPUS verschillende openingstijden heeft op weekdagen en in het weekend, werken ze met acht verschillende standaardschema’s. Elke week kiezen ze het schema dat het beste past bij de capaciteit van het personeel en de verwachte drukte. Het spreekt voor zich dat de evenementen geen standaardtijden kennen, dus daarvoor maakt CORPUS altijd roosters op maat. Het opstellen van een effectieve planning was dus een complexe taak. CORPUS gebruikte hiervoor spreadsheets, maar dat was veel werk en gaf ook geen duidelijk beeld van de personeelsbezetting.

Workforcemanagementsysteem

Met het workforcemanagementsysteem van Dyflexis vond CORPUS een oplossing voor deze uitdagingen. Met deze software kan het museum de personeelsplanning optimaliseren. Het museum kan daarbij rekening houden met de beschikbaarheid van medewerkers en de wisselende behoeften van de verschillende afdelingen.

Het Dyflexis-systeem maakt het bijvoorbeeld mogelijk om werktijden af te stemmen op de bezoekersstromen. Bezoekers eindigen hun reis op de bovenste verdieping. Het is dan ook logisch dat de medewerker bij dat onderdeel later in de ochtend start. Het omgekeerde geldt aan het einde van de dag: de medewerker op de eerste verdieping kan eerder naar huis. Dankzij de inzichten die Dyflexis biedt, kan CORPUS zijn medewerkers efficiënter inzetten. Dat leidt weer tot aanzienlijke besparingen op de personeelskosten.

Rust en vertrouwen

Jannes Aalders, CEO bij CORPUS: “Dyflexis was precies de verbetering die we nodig hadden. Nu is het roosteren eenvoudig, snel en georganiseerd. Al onze operationele medewerkers, de technische afdeling en de financiële afdeling gebruiken het kloksysteem van Dyflexis. Hiermee weten we precies wie wanneer aanwezig is. We kunnen ook efficiënt uren goedkeuren. Dat geeft ons inzicht in de personeelskosten en de door de afdelingen gemaakte uren.”

Strategische inzichten

CORPUS maakt sinds kort gebruik van de geavanceerde dashboard- en rapportagefuncties van Dyflexis voor het optimaliseren van de verkoop. Door de verkoopgegevens te koppelen aan externe factoren zoals het weer, kan CORPUS de ticketprijzen aanpassen aan de omstandigheden. Zo kunnen zij bijvoorbeeld de prijzen verlagen als het mooi weer is, aangezien er dan altijd minder bezoekers zijn. Ook kan CORPUS rekening houden met zaken die de ticketprijzen beïnvloeden, zoals inflatie, energiekosten, pensioen- en personeelskosten. Met deze data kan CORPUS gebieden identificeren waarmee kostenbesparingen zijn te realiseren. Daarnaast kunnen zij zakelijke beslissingen nemen op basis van feitelijke informatie. Deze strategische inzichten zijn essentieel voor toekomstige groei en uitbreiding, onder meer voor nieuwe locaties in China, Orlando, Houston en elders in Europa.

Woningcorporatie KleurrijkWonen zet in op Security Awareness

0
Woningcorporatie KleurrijkWonen zet in op Security Awareness

Woningcorporatie KleurrijkWonen houdt kantoor in Tiel. De organisatie verhuurt meer dan 15.000 woningen, garages, parkeerplaatsen en bedrijfsruimten. Men richt zich op de regio’s Rivierenland en Alblasserwaard-Vijfheerenlanden. Hierin vallen zes gemeenten: Buren, Culemborg, Molenlanden, Tiel, Vijfheerenlanden en West Betuwe. Bij de corporatie werken ongeveer 190 mensen, die twee dagen per week vanuit huis mogen werken. Daarnaast zijn er functionarissen, zoals de verhuurmakelaars, die op locatie inspecties van woningen verzorgen. Zij gebruiken daarvoor een iPad, waarop ze niet alleen koppelingen hebben naar applicaties zoals het ERP-systeem, maar ook mail kunnen ontvangen – en dus ook malware.

De situatie

KleurrijkWonen is sinds 2020 klant bij Claranet. “De organisatie neemt via ons de dienst Security Awareness af, gebaseerd op het platform van KnowBe4,” legt Twan Willems, Prospect Specialist bij Claranet Benelux, uit. “De corporatie heeft dit contract onlangs met drie jaar verlengd.” KnowBe4 genereert voor trainingsdoeleinden automatisch phishing-mailtjes en andere spam die heel gericht, en in een opmaak en stijl die moeilijk van echt te onderscheiden is aan medewerkers van de corporatie.

Het streven

KleurrijkWonen koos er drie jaar geleden voor om met KnowBe4 het securitybewustzijn van de medewerkers te verhogen. “Dat deden we gelukkig niet omdat we gehackt waren,” geeft Marc den Hartog, Architect & Informatiebeveiliger bij KleurrijkWonen, aan. Hij stelt daarbij eerlijk dat het nooit uit te sluiten is dat je een incident meemaakt. “Ik onderscheid twee soorten organisaties: partijen die al gehackt zijn en organisaties die nog gehackt zullen gaan worden.” Wel realiseerde Den Hartog zich, dat het belangrijk is medewerkers te wijzen op de risico’s. “Zo willen we de weerbaarheid van de organisatie vergroten.”

De praktijk

In 2020 ging KleurrijkWonen via Claranet met KnowBe4 aan de slag. “In het begin voelden onze medewerkers zich toch wel een beetje gecontroleerd,” blikt Den Hartog terug. De organisatie wist echter al snel duidelijk te maken dat het doel van de ‘nep’-malware-berichten niet was om mensen in een kwaad daglicht te stellen, of hen verwijten te maken. “Het ging en gaat er puur om mensen te helpen alerter te worden op de gevaren van malware die via hun mailbox probeert de systemen binnen te dringen.” Het gaat er daarbij zeker ook om in een begeleidend programma te schetsen wat de gevolgen van malware kunnen zijn. “Van cybercriminelen die hun weg hopen te vinden in de computers van onze huurders, tot vervelende berichten in de media over ons als organisatie.”

Als mensen toch klikken op een link zoals die in een mail van KnowBe4 staat, dan krijgen ze een bericht op hun scherm met de mededeling dat het betreffende bericht een phishing mail was. Den Hartog: “En dat niet alleen, ze zien ook meteen hoe ze hadden kunnen herkennen dat het om phishing ging.” Vervolgens zal KnowBe4 automatisch vaker vergelijkbare berichten sturen om zo de kennis op het gebied van phishing bij de medewerker te vergroten.

KleurrijkWonen stuurt de phishing-mailtjes die KnowBe4 genereert aan alle medewerkers, dus van directeur tot receptioniste. Wie goed scoort krijgt geen medaille of zichtbare prijs, maar er is wel een andere individuele beloning. Den Hartog: “Vorig jaar hebben we security tot een gratificatiedoel gemaakt.” De corporatie heeft meerdere gratificatiedoelen voor de werknemers. Die volgen uit het ondernemingsplan en hebben onder meer betrekking op het veilig communiceren met de klanten. “We hebben het cyberbewustzijn van alle medewerkers getest met een aantal phishing-mails. Op die manier maak je mensen wel heel alert.”

Veel meldingen

De informatiebeveiliger geeft aan dat de noodzaak om de bewustwording te vergroten vorig jaar nog groter was dan nu. “We hadden toen een veel minder goed spamfilter, het liet meer spam binnendringen.” De medewerkers reageerden daar heel goed op. “Alles wat men tegenkwam werd keurig gemeld. Men klikte er dus niet op, maar meldde vooral ook verdachte berichten.”

Den Hartog brengt dat niet voor niets naar voren. “We doen hier bewust niet aan naming & shaming,” benadrukt hij. “We willen juist de schaamte rond het onderwerp wegnemen. Iedereen kan een mailtje verkeerd beoordelen, maar als je het meteen meldt, kan het IT-team erger voorkomen.” Wie echter uit angst een incident niet meldt, houdt een adequate reactie tegen.

Den Hartog is tevreden over het systeem en de samenwerking met Claranet. “Er wordt veel minder geklikt op verkeerde berichten,” geeft hij aan. “Soms ontdek je wel interessante patronen. Mensen die, bijvoorbeeld buiten het pand, op een smartphone hun mail lezen klikken veel sneller op een verdacht bericht. De weblink is daarop namelijk veel minder makkelijk te controleren dan op een pc, notebook of tablet.”

De bredere scope

De inspanningen op het gebied van security gaan bij KleurrijkWonen overigens verder dan de phishing-berichten die KnowBe4 genereert, legt Den Hartog uit. “De twee Privacy Officers van de organisatie en ik als informatiebeveiliger lopen ook regelmatig door het pand.” Als zij dan laptops onbeheerd open zien staan dan gebruiken ze dat moment om via een Gmail-adres een reply te genereren met als boodschap dat de betreffende medewerker bedankt wordt voor zijn of haar bestelling. “We komen het product binnen een uur afleveren, wilt u meteen betalen?”

Den Hartog, met een glimlach: “Dan hebben medewerkers na de lunchpauze echt wel door dat iemand aan de laptop heeft gezeten. Zeker in het kader van de AVG- en (volgend jaar) de NIS2-regelgeving moeten we ook op deze bewustwording sterk sturen.” De informatiebeveiliger weet dat een dergelijke actie los staat van KnowBe4, maar wel hoort bij de strategie van de organisatie om op een leuke en niet al te dwingende manier om te gaan met bewustwording op het gebied van security.

Uiteindelijk blijken ook de medewerkers van KleurrijkWonen mensen van vlees en bloed. “We verstuurden buiten KnowBe4 om een bericht over een personeelsfeest. Daar had iedereen wel zin in en men vulde massaal het zakelijke mailadres en het wachtwoord in om deel te kunnen nemen.” Het gaf weliswaar een indicatie over de populariteit van de feesten bij de corporatie, “maar het toonde ook de noodzaak continu te investeren in bewustwording en training.”

De toekomst

Tot op heden gebruikt KleurrijkWonen het platform vooral voor het versturen van de phishing-mailtjes. “Er bestaat ook de mogelijk KnowBe4 in te zetten als trainingsmodule. Daar gaan we op korte termijn mee aan de slag en dan specifiek voor mensen die nieuw bij ons in dienst treden,” legt Den Hartog uit. “Zo weten zij wat ze kunnen verwachten en vooral ook wat wij als organisatie van hen verwachten op het gebied van security.”

SoftwareOne gaat samenwerking met ICN Solutions aan voor klanten met Autodesk omgevingen

0
SoftwareOne gaat samenwerking met ICN Solutions aan voor klanten met Autodesk omgevingen

Autodesk Gold Partner ICN Solutions B.V. uit ’s-Hertogenbosch en SoftwareOne Netherlands als Autodesk Platinum Partner gaan in de Benelux nauwer samenwerken. En dat betekent voor jou meer supportmogelijkheden, meer trainingen, meer maatwerk en meer ruimte voor consultancy bij deze 3D-ontwerp, -engineering- en -bouwsoftware.

Meer ruimte voor de Autodesk-klant

“Beiden partijen waren op zoek naar een partner om de services op het gebied van Autodesk uit te breiden”, vertelt Sr. Solution Advisor Monica Mekking van SoftwareOne. “We willen onze Autodesk-klanten volledig ontzorgen en zochten daarvoor een geschikte partner. Via Autodesk kwamen wij in gesprek met Patrick Kluin, Commercieel directeur van ICN Solutions. ICN Solutions heeft een sterke focus op het MKB en onderscheidt zich door hun klantenservice en op maat gemaakte oplossingen voor specifieke sectoren. Aspecten die mooi aansluiten op onze doelstellingen.”

Klik tussen ICN Solutions en SoftwareOne

“Als Gold Partner van Autodesk liepen we tegen beperkingen op”, vult Patrick Kluin aan. “Gezien onze Autodesk-expertise en klantfocus, kloppen bijvoorbeeld ook multinationals bij ons aan. Maar ICN Solutions is te klein om aan grote tenders mee te doen. De suggestie van Autodesk voor een gesprek met SoftwareOne kwam dan ook op een uitgelezen moment. En ons eerste contact met SoftwareOne voelde direct goed. Wat ons betreft, is zo’n eerste klik heel belangrijk. Zowel richting leveranciers, klanten, medewerkers als partners!”

Positieve eerste reacties

Nu de handtekeningen onder de intensieve samenwerking zijn gezet, hebben SoftwareOne en ICN Solutions ook de eerste klanten geïnformeerd. En de reacties zijn louter positief, vertelt Monica. “Veel klanten willen graag een single point of contact. Van aanschaf tot migratie, van training tot onderhoud. Tot op heden konden wij dat nog niet bieden, maar dankzij de samenwerking met ICN Solutions is onze positie nu veel sterker. En dat spreekt aan!”

Ook de klanten van ICN ontvangen de samenwerking zeer positief, vertelt Patrick. “Doordat SoftwareOne Platinum Partner van Autodesk is, zitten zij toch iets ‘dichterbij het vuur’. En dat levert onze klanten alleen maar voordeel op. Want uiteindelijk staan nu meer experts vanuit ICN Solutions en SoftwareOne met diepgaande kennis over Autodesk tot hun beschikking en dat is alleen maar positief!

Wil jij de mogelijkheden van Autodesk ook volledig benutten. En wil je praten met de experts op dit gebied? Neem dan contact op.

Zo krijgt Singer Laren grip op workforce management

0
Zo krijgt Singer Laren grip op workforce management

Hoe zorg je voor strategische personeelsplanning en een goede productiviteit als je bedrijfsactiviteiten zowel sterk uiteenlopen als hecht met elkaar samenhangen? Creatieve duizendpoot Singer Laren maakte hiervoor allerlei processen slim inzichtelijker en efficiënter met behulp van workforce-managementoplossing Dyflexis. Met resultaat. “Met een efficiëntere planning kunnen we beter met drukte omgaan.”

Het in Laren gevestigde Singer Laren is veel dingen tegelijkertijd: een museum voor moderne kunst, een horecagelegenheid, een theater en een beeldentuin. Ook vinden er regelmatig zakelijke bijeenkomsten plaats. Inmiddels werken er 110 medewerkers en 130 vrijwilligers, verdeeld over alle verschillende afdelingen.

Handwerk

Die brede waaier aan activiteiten vraagt om grip en controle op workforce management. Tegelijkertijd was lange tijd het maken van een solide personeelsplanning juist door al die verschillende activiteiten niet vanzelfsprekend. “Roosters maakten we handmatig in Excel en op losse A4’tjes. Onze accountant stuurde ook alle loonstroken zelf op naar de salarisadministrateur. Dit was omslachtig en kostte onnodig veel tijd”, vertelt directieassistent Aline Dooijewaard.

Dooijewaard zocht naar een oplossing voor deze uitdagingen. Die vond ze in de workforce-managementoplossing Dyflexis. “Na een korte training konden we ermee aan de slag. Sindsdien maken we personeelsplanningen in een handomdraai en verloopt de verloning vlekkeloos, mede dankzij koppelingen met Countus Accountants en Exact Online.” 

Steunpilaar voor groei

Dyflexis heeft niet alleen de processen rondom personeelsplanning verbeterd, maar was ook een belangrijke steunpilaar tijdens een periode van sterke groei. In 2015 werd een grootschalige verbouwing ingezet, die in 2022 werd afgrond. Ook ontving Singer Laren in 2018 een grote schenking van meer dan 100 schilderijen. “Door deze uitbreiding van onze organisatie hadden we ook meer collega’s nodig: nieuwe beveiligers, kassamensen en een extra conservator voor de collectie van Els Blokker.”

Die nieuwe collega’s vonden snel hun plek in de organisatie, mede dankzij slimme automatisering. “Via het systeem sturen we een welkomstmail naar nieuwe medewerkers. Iedereen maakt met elkaar online kennis via het smoelenboek op de homepage. Zo blijven we een hechte club collega’s.”

Waardevolle inzichten

Inmiddels is het systeem vooral ook waardevol voor de medewerkers- en klantbeleving. “Zo weet ik dankzij de handige rapportages en analyses van de omzet en productiviteit dat we bij grote drukte juist minder verkopen in de museumwinkel. Dat komt omdat het er dan erg vol is en er lange rijen bij de kassa staan. Ook als we een nieuwe tentoonstelling openen, ontvangen we meer gasten. Dan hebben we meer mensen op de vloer nodig om voor iedereen het bezoek zo leuk mogelijk te maken. Met een efficiëntere planning kunnen we beter met die drukte omgaan. Dit creëert rust voor zowel de bezoeker als voor medewerkers.”

Ook andere processen zijn merkbaar verbeterd sinds de komst van Dyflexis. “Zo maak ik werkroosters op basis van weersvoorspellingen. Met mooi weer zijn er namelijk meer bezoekers in de beeldentuin. Daarnaast maken onze horeca-afdelingen dankbaar gebruik van Dyflexis om hun budgetten te beheren. Zo blijven we ons als organisatie continu ontwikkelen en verbeteren. Kunstliefhebbers plukken hier uiteindelijk de vruchten van: iedere keer als zij Singer Laren bezoeken, hebben zij een unieke en onvergetelijke ervaring.”

Slim automatiseren: Dukers & Baelemans organiseert moeiteloos 1.500 trainingsdagen

0
Slim automatiseren: Dukers & Baelemans organiseert moeiteloos 1.500 trainingsdagen

Dukers & Baelemans is een opleidingsinstituut voor finance professionals. Jaarlijks organiseert de opleider zowel online als op locatie duizenden trainingsdagen voor hun veertig opleidingen. Het organiseren van al deze trainingsdagen werd gedaan door twee planners die fulltime de puzzel van docenten, locaties en data bij elkaar legden. De manier waarop ze dit deden was echter té tijdrovend en omvatte veel handmatig uitzoekwerk. Om daar verandering in te brengen en het proces te automatiseren, besloten ze de handen ineen te slaan met het productiviteitsteam van Ictivity. Moniek Copal, projectmanager bij Dukers & Baelemans, vertelt erover.

De puzzel leggen

Dukers & Baelemans organiseert jaarlijks 1.500 klassikale trainingsdagen op vijftien verschillende locaties in Nederland. “Dat is een hele organisatie”, vertelt Moniek. “Onze planners moeten meerdere factoren bij elkaar brengen. Dit gaat om de keuze uit 65 docenten, de expertise van de docenten, waar ze vandaan komen, wanneer ze beschikbaar zijn en wanneer welke fysieke locatie beschikbaar is.”

Dat betekende dat de planners data uit allerlei verschillende bronnen bij elkaar moesten brengen. Denk aan een Excellijst met de expertise van docenten en AFAS waarin de woonplaats van docenten stond opgeslagen. Met behulp van Google Maps werd vervolgens handmatig de afstand van de woonplaats naar de trainingslocatie berekend. Bleef dat binnen de perken? Dan werd de docent gevraagd naar zijn/haar beschikbaarheid. Kon de docent niet? Dan begon dit proces van voor af aan. “Soms wel tot zes keer voordat een beschikbare docent gevonden was”, vertelt Moniek. “Met als gevolg dat de planners geregeld het overzicht kwijt waren en er dubbele boekingen ontstonden. Het was een arbeids- en tijdintensief proces dat we wilden optimaliseren en automatiseren.”

Alles in één applicatie

Dat Ictivity bij deze wens werd aangehaakt was geen toeval. “We werken al langer met ze samen, waardoor deze stap een mooie doorontwikkeling in ons partnership vormde. Samen met Ictivity en de twee planners zijn we aan de slag gegaan om de wensen en eisen in kaart te brengen voor een andere werkwijze”, licht Moniek toe. “Ook de docenten hebben we hierin betrokken via interviews en enquêtes. Zij wilden vooral op een gemakkelijke manier hun beschikbaarheid doorgeven en minder (onnodige) verzoeken in de mail ontvangen. Op basis hiervan adviseerde Ictivity ons om dit alles te borgen in één applicatie.”

“Ictivity adviseerde ons om het hele proces te borgen in één applicatie.”

Via het Microsoft Power Platform is Ictivity vervolgens aan de slag gegaan met het bouwen van de applicatie, waar na vijftien ontwikkeldagen een eerste versie van op poten stond. “Het belangrijkste onderdeel van deze app is het Power BI dashboard. Hierin komt data uit SharePoint samen, wat planners inzicht geeft in de puzzelstukjes die ze bij elkaar moeten brengen voor een trainingsdag”, vertelt Moniek. “De docenten werken ook in deze app om hun beschikbaarheid door te geven. Zij krijgen vanuit de app automatisch een e-mailverzoek voor een training met een bevestig- of weigerknop, waarna het antwoord direct in het systeem wordt vastgelegd. Hierdoor kunnen de planners een historie aanmaken en dubbele boekingen voorkomen.”

Moeiteloos organiseren

Nu de applicatie twee maanden wordt gebruikt door planners en docenten, zijn de resultaten duidelijk merkbaar. “We zijn veel minder tijd kwijt aan het zoeken naar de juiste docent”, vertelt Moniek. “Het dashboard laat dit nu zien. Hier zijn we heel blij mee, want het heeft ons een tijdbesparing van acht uur per dag opgeleverd waardoor onze planners zich niet uitsluitend meer op de organisatie van trainingen hoeven te richten.”

“Het heeft ons een tijdbesparing van acht uur per dag opgeleverd.”

Daarnaast is de service naar de docenten geprofessionaliseerd. “Dankzij het dashboard wordt er veel meer rekening gehouden met de afstand die ze moeten afleggen naar een trainingslocatie en omdat docenten nu zelf hun beschikbaarheid doorgeven, krijgen ze alleen trainingsverzoeken op de momenten dat ze daadwerkelijk beschikbaar zijn. Dit heeft geresulteerd in slechts 5 procent aan afwijzingen, terwijl dit eerst 40 procent was.”

Aan de app krijgen

De komende tijd staat in het teken van het verder aanpassen en optimaliseren van de applicatie om het zo goed mogelijk af te stemmen op de wensen van de opleider. “We kijken ernaar uit om de applicatie de komende periode te koppelen aan AFAS, zodat we ook de handmatige handeling van het opzoeken van de woonplaats van de docent uit het proces halen”, vertelt Moniek. “En ook adoptie onder docenten blijft een mooie uitdaging. De docenten die de applicatie gebruiken zijn in ieder geval heel enthousiast. Ik ben ontzettend blij dat we samen met Ictivity deze stap hebben gezet.”

Ictivity’s productiviteitsteam

Werkzaamheden slim inrichten, dat is waar het bij productiviteit om draait. Tools kunnen daarbij van grote waarde zijn. Rapportages maken op basis van een overzichtelijk dashboard gaat een stuk sneller dan verschillende Excelfiles doorzoeken. Een vereiste voor productiviteit is wel dat tools op de juiste manier ingezet en gebruikt worden. In de praktijk zien we dat er bij de meeste organisaties op het gebied van gebruik en/of inzet van applicaties nog een effectiviteitslag te slaan is. Dat is waar Ictivity’s productiviteitsconsultants zich mee bezig houden. Zij helpen je op dit gebied graag vooruit, net als bij Dukers & Baelemans. Want soms zie je door de bomen het bos niet meer, of weet je niet welke route voor jouw organisatie of team de beste is. Een nieuwe applicatie of dashboard ontwikkelen, gebruikmaken van onze templates of behoefte aan een training om zelf met het vereenvoudigen van processen aan de slag te gaan? Ons productiviteitsteam staat voor je klaar.

 

Claranet houdt de IT van Schipper Groep al tien jaar bij de tijd

0
Claranet houdt de IT van Schipper Groep al tien jaar bij de tijd

Al in 2013 maakte Schipper Accountants de overstap naar de cloud. De onderneming maakt onderdeel uit van Schipper Groep, een full-service accountants- en advieskantoor dat met negen vestigingen actief is in Zuidwest Nederland en al ruim 80 jaar bestaat.

Schipper Accountants heeft dit jaar precies tien jaar een relatie met IT-dienstverlener Claranet. Concreet startte Schipper Accountants in 2013 een partnership met Quinfox, een Nederlandse IT-dienstverlener die in 2018 werd overgenomen door Claranet, met het Nederlandse hoofdkantoor in Eindhoven. Een aantal Claranet-medewerkers dat al voor de overname samenwerkte met Schipper Accountants, is nog steeds betrokken bij het partnership.

De betekenis van een partnership

We vragen Patrick de Jong, ICT Manager bij Schipper Groep, wat hij concreet van het partnership met een IT-dienstverlener verwacht. “Eigenlijk geef je zelf het antwoord al,” reageert De Jong. “Ik verwacht een echt partnership, en dat behelst meer dan de standaardrelatie met een leverancier.” Het is voor de ICT Manager zaak gezamenlijk met de dienstverlener bij vraagstukken op te trekken. “Ik zoek dus niet een partij die anoniem uren draait en een product oplevert. Maar werkelijk persoonlijk contact, met de ruimte om eerlijk en open tegen elkaar te zijn. Ook als een keer iets niet helemaal lekker loopt. En we uitdagingen die we tegenkomen gezamenlijk oplossen.” Een echt partnership dus, en dat vond De Jong destijds bij Quinfox en dat bleef bij Claranet.

Schipper zocht een partner met omvang en kennis

Het ligt in de natuur van IT’ers en IT-afdelingen om met de dagelijkse uitdagingen bezig te zijn én na te denken over de nieuwste technische ontwikkelingen. Terugkijken, en zeker tien jaar terugkijken, is minder gebruikelijk. Maar om het partnership met Claranet te onderzoeken, werpen we toch een blik over onze schouder.

“Voordat we de samenwerking met Quinfox startten hadden we alle hardware in huis,” geeft De Jong aan. “Wel is het traditie bij ons om de technische kennis in te kopen.” Hij bedoelt daarmee, dat er steeds een externe partij was die de omgeving installeerde en beheerde, “maar we hadden de complete stack zelf in eigendom. Een en ander draaide in één van de onze eigen vestingen.”

Het risico dat dan bestaat, en waar Schipper Accountants tegenaan liep, is dat de omgeving veroudert. “Je vervangt weliswaar steeds weer bepaalde onderdelen, maar je ontkomt uiteindelijk niet aan de grote vervangingsronde.” Daarnaast werd de organisatie eigenlijk te groot voor de IT-partijen waarmee het bedrijf tot dan werkte. “Het ontbrak hen aan bepaalde expertise.” Deze combinatie van factoren zorgde ervoor dat Schipper een RFP uitschreef, waarop verschillende IT-partijen reageerden.

Vraag naar cloud-oplossingen

“Het opvallende is, dat bij al die inschrijvingen toch uitgegaan werd van een on-premise oplossing,” herinnert De Jong zich. “Dat was reden voor ons om een tweede ronde uit te schrijven en daarbij expliciet een aantal cloud-partijen aan te sporen hun visie te delen, en daar is Quinfox uitgekomen.” De Jong geeft aan dat die dienstverlener niet alleen met een goed concept kwam, maar dat het ook een partij leek die qua cultuur en manier van werken bij Schipper paste. “Dat bleek inderdaad zo te zijn.” De dienstverlener stond in de accountancy-branche goed bekend en was ook vertrouwd met de specifieke applicaties die in de sector gebruikt worden, een aspect dat na de overname door Claranet niet veranderde.

Kennis van de markt

Met de keuze voor deze dienstverlener kwam ook het besluit alle IT buiten de deur te brengen. “Quinfox bouwde de gehele omgeving in het datacenter dat ze zelf huurden, en wij namen de dienst af en betaalden naar gebruik.” Claranet werkt nog steeds samen met Interconnect als het gaat om colocatie-diensten, en dat was 10 jaar geleden niet anders. “De betreffende hardware stond in het datacenter van Interconnect in Den Bosch, de plaats overigens waar Quinfox ook gevestigd was.”

Quinfox was, zoals gezegd, een partij die in de accountancy-markt goed bekend stond en dat is Claranet nog steeds. De Jong: “Ze hebben kennis van onze applicaties. En nog belangrijker: ze hebben ingangen bij onze applicatieleveranciers.” Dat is van belang omdat de IT-partner ook verantwoordelijk is voor het technisch applicatiebeheer. “Heel specifiek geldt dit voor Caseware, een applicatie die veel door accountants gebruikt wordt.”

De Jong voegt eraan toe dat los van Caseware, dat nog geen volledige cloudpropositie heeft, het technisch applicatiebeheer tegenwoordig minder spannend is dan in het verleden. “De leverancier biedt het immers zelf aan vanuit de cloud.”

Daarmee verandert ook de rol van de IT-dienstverlener, stelt de ICT Manager van Schipper Groep. “Die moet ons nu eigenlijk vooral helpen met het adopteren van moderne technieken. En ook daarvoor kunnen we bij Claranet heel goed terecht.” Op dit moment speelt Claranet bijvoorbeeld een belangrijke rol bij het begeleiden en adviseren van Schipper op het gebied van security.

Betalen naar gebruik

Als we constateren dat een zo forse stap naar de cloud in 2013 nogal vooruitstrevend was, relativeert De Jong dit. “Wat is cloud? Tot dat moment hadden we de hardware in Goes staan en alle vestigingen van Schipper Groep logden daarop in. Dat was ook al een vorm van cloud.” Het was dus, in letterlijke zin, in 2013 een overstap naar managed services. “Het voorkomt dat je steeds weer een grote investering moet doen, die bij de tijd moet houden maar er toch niet aan ontkomt na verloop van tijd de hardware te vervangen. IT is niet de core business van onze onderneming, dus in deze vorm zijn we zeker van een up-to-date omgeving en betaal je naar gebruik.”

Intern IT-team

De stap naar managed services brengt overigens niet met zich mee dat Schipper geen intern IT-team heeft. De Jong: “al voor onze samenwerking met Claranet startte, verzorgden we zelf de eerstelijns support, en dat is nog steeds zo.” Het technisch beheer ligt, zoals beschreven, bij Claranet, maar een stuk functioneel beheer wordt zeker nog bij Schipper intern gedaan.

Claranet verzorgt daarnaast het onderhoud op het Azure-platform, waarop een aantal on-premise applicaties draait. “Azure Virtual Desktop gebruiken we om een applicatie als Caseware te publiceren naar de laptops van de medewerkers.” In de praktijk betekent dit dat de medewerker zijn browser opstart en dan naar de verschillende applicaties gaat. “Het beheer van de laptops doen we zelf, vanuit Microsoft 365.”

De Jong gaat verder in op de manier waarop de accountants hun werk kunnen doen via de browser van een laptop. Accountants werken doorgaans met heel zware bestanden. “Onze medewerkers werken met veel data, maar die staan in de applicaties die ze gebruiken,” legt De Jong uit. “De data komen niet op de laptop terecht, maar staan in het Azure Platform dat Claranet gebouwd heeft en beheert in het geval van bijvoorbeeld Caseware, of ze staan bij de applicatieleverancier, zoals ons CRM-systeem AFAS.”

Uiteindelijk blijven er bestanden over, die niet in een applicatie zitten. “Voorheen bevonden die zich in de fileserver van Citrix, maar die hebben we in de laatste moderniseringsslag gemigreerd naar SharePoint.” Daarmee zijn feitelijk ook die data in de cloud gekomen. “Dus op de laptops staan in feite weinig data. Deze manier van werken zorgt voor een hele goede gebruikerservaring.”

Make modern happen

“Schipper is precies zo’n klant waarbij we samen optrekken in de continue ontwikkeling(sreis) op gebied van IT”, zegt Twan Willems, die als Prospect Specialist bij Claranet intensief met Schipper Groep samenwerkt. “Dit is eigenlijk ook het fundament van onze strategie om klanten in hun continue reis naar nieuwe en moderne IT te begeleiden. We make modern happen, noemen we dat zelf.” Willems geeft aan dat de ontwikkelingen in de IT razendsnel gaan. “En wij zorgen ervoor dat onze klanten bijblijven. Het maakt daarbij niet uit waar ze in het transformatietraject zitten of op welke manier ze een digitaliseringsslag willen aanpakken.” Claranet zorgt ervoor naast én achter de klant te staan, om ze die volgende stap te laten maken. Willems: “Dit doen we voor Schipper nu inmiddels al ruim tien jaar, en ik verwacht nog vele jaren in de toekomst.”

Voorbereid zijn op de toekomst

Zoals eerder gezegd gaat het De Jong bij de samenwerking met Claranet zeker ook om het samen onderzoeken hoe de toekomstige IT-strategie eruit moet zien. “Op dit moment kijken we voornamelijk naar de cyberweerbaarheid van de organisatie. En daarnaast onderzoeken we zeker ook wat we qua datawarehousing en datascience kunnen oppakken. We hebben heel veel data en zouden daar wellicht meer mee kunnen doen in de toekomst.” Ook staat een ISO 27001-certificering op de agenda, waarbij nauw met IT-partners zal worden samengewerkt.

Creatief innovatief: Pleyade transformeert naar volledige IT-outsourcing

0
Creatief innovatief: Pleyade transformeert naar volledige IT-outsourcing

Voor liefdevolle ouderenzorg op maat, ben je bij zorgverlener Pleyade op het juiste adres. Zowel aan huis, als op zestien zorg- en twee kantoorlocaties, zetten zo’n 1.500 medewerkers en 400 vrijwilligers zich in om bewoners en cliënten te ondersteunen in het dagelijks leven. Goedwerkende IT is hiervoor een vereiste; de zorgmedewerkers bij Pleyade doen een beroep op IT-voorzieningen voor het raadplegen van online cliëntendossiers, communicatie met naasten, opvragen van medicatielijsten en administratie. Dit soort werkzaamheden verliepen echter niet altijd op een efficiënte manier, mede door een sterk verouderde IT-omgeving. Het werd tijd om dit naar het hier en nu te brengen, passend bij de visie van Pleyade. Remko Meek, manager bedrijfsvoering bij Pleyade, en Ronald van de Beeten, service manager ICT bij Pleyade, vertellen hoe ze dit samen met Ictivity aanpakten.

Creatief innovatief

De IT-omgeving van Pleyade was volledig in eigen beheer en traditioneel vormgegeven. Er was al enige tijd niet geïnvesteerd in vernieuwingen. Ronald vertelt: “De hardware had de beste tijd gehad en diverse besturingssystemen kregen geen support meer. Ooit was het state of the art, maar inmiddels was onze omgeving zodanig verouderd dat het risico’s met zich meebracht.” “Bovendien beperkte het ons in het realiseren van een goede gebruikerservaring”, vult Remko aan. “Geregeld kwamen er klachten van medewerkers over de traagheid en beschikbaarheid van systemen.”

Dat rijmde niet met Pleyades strategie van innovatieve ouderenzorgorganisatie. “Je komt uiteindelijk niet meer mee als je alles op IT-gebied zelf blijft organiseren. Het beperkte ons in de doorontwikkeling van onze organisatie. De samenwerking met Ictivity was daarom een strategische keuze. Als Pleyade willen we creatief innovatief zijn. Dit doen we onder andere met het Pleyade Innovatie Team (PIT), waarin we samen met de TU/Eindhoven werken aan innovatieve zorgoplossingen en -domotica, zoals LivingMoments; een manier voor familie en naasten om vanuit een applicatie (digitale) ansichtkaarten te versturen die bewoners op hun woonlocatie ontvangen. De vorm van onze ICT-organisatie met alles in eigen beheer paste niet bij deze ambitie. We waren onvoldoende wendbaar en miste ontwikkelingen in de markt.”

Geen one size fits all

Na een marktuitvraag viel de keuze voor een strategische partner uiteindelijk weloverwogen op Ictivity. “Ictivity bedient meer zorg- en ouderenorganisaties en begrijpt daarom wat er speelt. Dat was voor ons belangrijk in de keuze”, vertelt Ronald. “Ook zijn ze niet van one size fits all”, vult Remko aan. “Ze denken vanuit gebruikersperspectief met ons mee over hoe we de dienstverlening kunnen verbeteren en zijn niet bang of terughoudend om maatwerk toe te voegen. Daar ligt voor mij de toegevoegde waarde om met Ictivity samen te werken. Dat je niet slechts klant-leverancier bent, maar elkaar verder brengt en vanuit gelijkwaardigheid een stip op de horizon zet en een weg inslaat.”

“De toegevoegde waarde van Ictivity is dat er veel ruimte is om vanuit gelijkwaardigheid een weg in te slaan en elkaar echt verder te brengen.”

Grote transformatie

Vanuit die gezamenlijke stip op de horizon werd de transitie gestart om de gehele IT-afdeling van Pleyade te moderniseren en in beheer van Ictivity te brengen. Nieuwe werkplekken met Office 365 werden geïnstalleerd, data werd gemigreerd, een servicedesk werd ingericht en de IT-security werd vernieuwd. Ronald: “Daarnaast hebben we een stukje maatwerk toegepast, zodat de helpdesk een helpende hand kan bieden bij toegangscontrolebeheer en vraagstukken rondom zorgdomotica. Dit zijn voor ons belangrijke onderwerpen.”

Naast het technische aspect van de transitie, was goede adoptie van de nieuwe omgeving onder medewerkers bij Pleyade van groot belang. “De ommezwaai die we moesten maken was immens”, vertelt Remko. “Dit legde veel druk op het adoptieplan. Het belangrijkste voor ons is dat de zorgmedewerkers positief zijn over de nieuwe werkplekken en dat het hun daadwerkelijk verder helpt in hun werkzaamheden. Adoptie was en is daarom het speerpunt in de gehele transitie. Maar dan heb je het over adoptie onder ruim 1.500 medewerkers; de één digivaardiger dan de ander, en verspreid over achttien locaties. Het was erg complex.” Op alle Pleyade-locaties zijn daarom ambassadeurs opgeleid; een doorsnede van Pleyade-medewerkers, die samen met de communicatie-afdeling en experts vanuit Ictivity het adoptietraject vormgaven. “We zijn achtereenvolgens per (woon)locatie overgestapt naar de nieuwe werkplekken”, licht Remko toe. Ronald: “Op alle overgangsdagen waren er vanuit Ictivity medewerkers op locatie en eCoaches beschikbaar om proactief vragen te beantwoorden. Dat was een belangrijk punt van het adoptieplan. Het was een enorme effort van ons allemaal.”

Veilig en modern

Dankzij een half jaar hard werk, ligt het grootste deel van Pleyades IT-omgeving nu in beheer van Ictivity, op functioneel applicatiebeheer na. “Ictivity is nu single point of contact (SPOC) en doet heel veel voor ons”, licht Ronald toe. “Alle technische risico’s zoals datalek- en inbreukrisico’s zijn onder andere door single sign-on van gebruikers geminimaliseerd. We hebben een IT-omgeving waarin alle belangrijkste componenten in de gaten worden gehouden door geautomatiseerde systemen. Hiermee hebben we beter zicht op wat er draait en kunnen we veel makkelijker inspelen op securitygebeurtenissen. Zo zijn we van veelal reactief bezig zijn, naar proactief, voorspellend en preventief gegaan.”

Bovenal zijn de digitale werkplekken voor de medewerkers flink gemoderniseerd. “We zijn pas een aantal maanden live, maar de gebruikerservaring is al enorm verbeterd,” vult Remko aan. “Met Ictivity als SPOC hebben de gebruikers slechts één telefoonnummer nodig om incidenten in de gehele IT-omgeving, inclusief zorgdomotica, te melden. En omdat ze vanuit één portaal werken, weten ze beter de weg te vinden in de systemen. Het is immers een stuk prettiger werken in en met moderne applicaties als OneDrive, SharePoint, Microsoft Teams, enzovoort. Dat heeft ons veel gebracht. De komende periode gaan we ons richten op het nog beter ondersteunen van de medewerkers vanuit deze applicaties.”“Ictivity doet heel veel voor ons. Hierdoor zijn alle technische risico’s geminimaliseerd en is de gebruikerservaring enorm verbeterd.”

Netwerk as a Service

Momenteel zit Pleyade met Ictivity middenin een volgend project voor vernieuwing van het netwerk. “Uitbesteding aan 4IP is uiteindelijk het doel”, aldus Ronald. “Ook willen we parallel hieraan onze apparatuur, zoals smartphones en tablets, vervangen en overzetten naar Device as a Service (DaaS). Ictivity heeft het in eerste instantie as is overgenomen, maar ook hier moet het nodige vervangen worden om goede kwaliteit te blijven borgen. Dit gaan we op korte termijn realiseren en dan hebben we echt alles uitbesteed.” Remko: “Het blijft daarnaast belangrijk om te focussen op hoe we als organisatie de bewoner nog beter ondersteunen. Dat valt en staat met de match van onze IT-systemen met de behoeften van de medewerkers. En dat vraagt om een continue dialoog met Ictivity om elkaars taal zo goed mogelijk te spreken en ruis op de lijn te voorkomen. De komende tijd gaan we hiervoor met onze ambassadeursgroep en met Ictivity nieuwe prioriteiten vormgeven. Ik kijk ernaar uit.”

 

Marel stapt over naar SAP S/4HANA voor omzetgroei

0
Marel stapt over naar SAP S/4HANA voor omzetgroei

De omzet van een businessunit in een paar jaar tijd bijna verdrievoudigen. Met die ambitie in het achterhoofd neemt Marel samen met implementatiepartner McCoy de IT-infrastructuur regio voor regio op de schop. De eerste stappen zijn inmiddels met succes gezet, met een migratie van de salesprocessen rondom de sparepartsverkoop naar SAP S/4HANA.

Marel ontwerpt, produceert, installeert en onderhoudt oplossingen voor de verwerking van voedingsmiddelen. Die oplossingen variëren van stand-alonemachines tot complete productielijnen. Het leeuwendeel van de productie bestaat uit machines voor vleesverwerking.

Het bedrijf heeft de afgelopen decennia mede door een sterke acquisitiestrategie een enorme groei doorgemaakt. Die groei kende ook een keerzijde: door het grote aantal bedrijfsovernames ontstond een versnipperd IT-landschap. Wel met een SAP ECC-installatie als stabiele basis. “Die is wat ouder, maar wel heel betrouwbaar”, schetst Raimond Voermans, CIO van Marel. “Bovendien is deze omgeving altijd netjes met ons meegeschaald.”

Vasthouden aan SAP ECC was echter geen optie, legt Voermans uit. “Een van onze belangrijkste doelen is dat onze business voor reserveonderdelen wereldwijd 50% van de omzet gaat uitmaken. Dat betekent dat deze tak van Marel binnen een aantal jaar bijna moet verdriedubbelen. Dat vraagt om een platform dat dit groeitempo kan bijbenen. Daarnaast vereiste het oude systeemlandschap veel administratieve handelingen, zoals het handmatig overtikken van orderinformatie. Daarom is er een efficiëntere en minder foutgevoelige manier van werken nodig.”

Stapsgewijze aanpak

SAP S/4HANA was voor Marel een logische opvolger van SAP ECC. Het bedrijf koos daarbij voor de allernieuwste versie, draaiend in een private cloudomgeving, met public cloud als stip op de horizon. De keuze voor deze cloudvariant is volgens Voermans een bewuste. “We willen profiteren van de schaalbaarheid en stabiliteit van de cloud. Tegelijkertijd hebben we de ruimte om SAP S/4HANA zo in te richten dat het past bij onze bijzondere business. We zitten niet in een markt van grote volumeverkoop, waardoor een functionaliteit als automatic replenishment niet out-of-the-box voor ons werkt. Uiteindelijk willen we capabilities gaan plaatsen in de public cloud, zodra de tijd daar rijp voor is.”

Voor de implementatie volgde Marel een stapsgewijze aanpak, waarbij eerst alle verkoopprocessen rondom de sparepartsverkoop in Spanje en Portugal naar het nieuwe platform werden overgezet. “In deze markt is eenvoud, consistentie en klantvriendelijkheid belangrijk. Klanten moeten via een online portaal bijvoorbeeld de levertijd kunnen zien. Uiteindelijk moeten alle front-end verkoopentiteiten aansluiten op de S/4HANA-omgeving, maar voor nu vormt spare parts een goede testcase.”

Voor de implementatie van SAP S/4HANA trok Marel de backendomgeving van de businessunit los van het bedrijf. Dat betekende ook dat de business op een veel meer gestandaardiseerde manier moest gaan werken. “Tegelijkertijd wilden we wel flexibiliteit, omdat we binnen een bestaande businessunit schaalbaarheid en groei wilden realiseren. Dat vraagt ook een zekere flexibiliteit van mensen die gewend zijn op een bepaalde manier te werken”, schetst Voermans.

Waardevolle partner

Die noodzakelijke veranderingen aan de businesszijde vereiste dan ook veel change management. McCoy was niet alleen nauw betrokken bij het technologische traject, maar ook bij alle veranderingen aan de businesszijde. “We werken al heel lang samen met Marel”, constateert Jan Laros, sales director bij McCoy. “Dat was hier echt een voordeel. We kenden de architectuur en de mensen, maar ook de keuzeoverwegingen en discussies die speelden. En dat zowel binnen de IT als de business. Daardoor konden we de implementatie echt schouder aan schouder uitvoeren.”

Dat onderlinge vertrouwen was volgens Laros cruciaal voor succes. “We moesten veel gezamenlijke beslissingen nemen die diep ingrepen op belangrijke bedrijfsprocessen. Dan is het heel fijn dat je tegengas kunt geven wanneer het nodig is. Marel is een bedrijf dat een hoog tempo voert, en zo wordt het project ook gedaan. Die mindset past bij ons beide als partners. Mouwen opstropen, besluiten nemen en gaan.”

“Consultancybureaus leggen soms een bepaalde werkwijze op. Een die niet altijd past bij het volwassenheidsniveau van de business. Bij McCoy is daar geen sprake van”, valt Voermans hem bij. “Ze zijn altijd erg flexibel, weten wat er bij ons speelt en denken met ons mee.”

Inmiddels draait SAP S/4HANA naar tevredenheid binnen de Spaanse en Portugese businessunits. Mede dankzij de goede voorbereiding en het managen van de verwachtingen. “De administratieve processen zijn nu al veel efficiënter. Toch zijn de echte voordelen nog wat lastig kwantificeerbaar. Die volgen zodra de back-endprocessen zoals manufacturing ook over zijn op het nieuwe systeem. Maar je ziet wel dat de oorzaken van de inefficiënties nu zijn weggenomen.”

Lessons learned

De komende maanden zet Marel in op een verdere uitrol van SAP S/4HANA in de overige regio’s. “Uiteindelijk willen we steeds meer businessfuncties in dat platform onderbrengen. Zo werken we naar een gestandaardiseerde omgeving, waarbij alle regio’s en businessunits op dezelfde manier werken. Ook de grote productiesites. Op die manier kunnen we nieuwe omgevingen bij acquisities ook makkelijker aankoppelen.”

De eerste go-lives zijn daarbij van onschatbare waarde geweest. Het leverde niet alleen veel ervaring, maar ook een business-ready template voor de inrichting van de omgeving op. “We weten nu nog veel beter wat we willen, en op welke manier”, vertelt Voermans. “In de komende transities willen we daarom veel meer met kant-en-klare modules werken. Dat helpt in de discussie. Dus niet eerst nog overleggen hoe de oplossing er precies uit moet zien en wat het allemaal wel en niet moet kunnen. Door gebruikers simpelweg te presenteren wat ze krijgen, maak je het change management en het adoptietraject veel gemakkelijker.”

Leer meer over de case via deze video:

 

Klantcases