Opdrachtgever Kerridge Commercial Systems, vaak afgekort tot Kerridge CS of KCS, is een Britse leverancier van ERP-systemen. Bij deze samenwerking met Claranet Benelux gaat het om een bedrijfsonderdeel dat tot 2020 deel uitmaakte van Unit4, als Unit4 Wholesale B.V. Dit onderdeel levert ERP-oplossingen voor de groothandel, logistiek en bouw.
“Kerridge Commercial Systems is mede door overnames uitgegroeid tot een leverancier van 29 ERP-systemen die wereldwijd gebruikt worden onder de Kerridge CS-vlag,” zegt Arjan de Later. Hij is Head of Global Cloud Platform Operations bij Kerridge Commercial Systems en is met zijn team nauw betrokken bij de samenwerking met Claranet Benelux.
Een ander bedrijfsonderdeel van Kerridge CS, MAM Software, werkte in het Verenigd Koninkrijk al samen met de Britse tak van Claranet. Zo kwam ook de samenwerking in Nederland tot stand.

De achtergrond van de case

Zoals gezegd nam Kerridge CS het bedrijfsonderdeel Unit4 Wholesale B.V. over van Unit4. “Net als Kerridge CS had ook Unit4 veel businessunits die zich richtten op specifieke branches. Los van sectorgerichte oplossingen in de verschillende ERP-systemen die men leverde, waren er ook generieke vragen die bij alle oplossingen speelden,” vertelt De Later. “Een belangrijk thema was daarbij de behoefte aan een cloud based oplossing.”
In de praktijk ging het bij de software-oplossingen, die de onderdelen van Unit4 (toen) leverden, om producten die eigenlijk niet cloud-ready waren. “Het waren nog geen webbased applicaties. Ook waren ze meestal niet geschikt als SaaS-oplossing,” blikt De Later terug. “Het waren in feite native Windowsapplicaties.”
De vorige moedermaatschappij richtte een aparte Cloud-Services-divisie op. Die afdeling leverde cloudservices aan de verschillende zusterbedrijven. Op een gegeven moment is het moederbedrijf door een private equity-firma van de beurs gehaald met de intentie het geheel vroeg of laat te verkopen. “Uiteindelijk is gekozen het bedrijf op te knippen en de verschillende onderdelen, waaronder Unit4 Wholesale B.V., los te verkopen. Zo is dit onderdeel bij Kerridge CS terechtgekomen.”
De vraag die toen ontstond was: hoe moet het verder met de divisie Cloud Services? De Later: “Zij waren onderscheidend door hun klantenkring. Er is toen gekozen het personeel van deze divisie dat zich primair bezighield met een specifiek bedrijfsonderdeel over te plaatsen naar de verschillende bedrijfsonderdelen. “Zo is een aantal van die mensen ook in mijn team terecht gekomen.”
Het team van De Later bestaat uit momenteel uit elf medewerkers die zich met het platform in Nederland bezighouden, naast vijf mensen die het platform in Engeland beheren en een team van zes mensen die zich bezighouden met de technische werkzaamheden rondom de verschillende ERP-producten in de Benelux.

De concrete case

Met de acquisitie van Unit 4 Wholesale nam Kerridge CS ook de klanten mee die gebruik maakten van de diensten die geleverd werden door Unit4 Cloud Services. “Daar moesten we dus iets mee, want het platform, dat draaide in een datacenter van Unit4, moest naar een andere provider verhuisd worden. De deadline daarvoor was december 2021.”
De keuze viel daarbij op Claranet, omdat die onderneming in het Verenigd Koninkrijk al had bewezen de daarvoor nodige kennis in huis te hebben.
Kerridge CS nam IT Value als IT-adviesbureau in de arm om samen met de eigen cloud-specialisten tot input te komen voor het ontwerp van een nieuw platform. De Later: “Het uitgangspunt moest zijn dat de klanten zo eenvoudig mogelijk gemigreerd konden worden. Voor die klanten hoefde de verhuizing immers niet, ze zouden er ook niet voor betalen, dus de transitie moest snel en efficiënt kunnen verlopen.”
Het initiële ontwerp was eind 2020 klaar. In januari van 2021 begon Claranet te bouwen en leverde de hardware-omgeving op, met een VMWare hypervisor-laag erboven op. “Toen kwamen wij erbij met ons team en gingen het platform bouwen op die hypervisorlaag. Initieel vooral door IT Value, maar mijn team pakte de bouw, het dagelijks beheer en de migraties snel verder zelf op.”
Met, zoals gezegd, een deadline per eind december 2021, omdat op dat moment de support van het voormalige moederbedrijf voor het hosten van het platform contractueel zou eindigen. De krappe deadline zorgde voor de nodige stress bij het IT-team. “Het was geen beste periode,” verzucht De Later. “Maar het is gelukt. In de tweede week van december 2021 zijn de laatste bits en bytes bij het voormalige moederbedrijf weggehaald en draaide het platform én alle klanten bij Claranet.”

De huidige situatie

In de oude situatie stond de hardware bij Digital Realty, nu draait alles in het datacenter van Interconnect, in de corridor van Claranet. De Later: “We hebben daar, vergeleken met andere samenwerkingen met IaaS-providers wat afwijkende afspraken over kunnen maken.” Zo heeft men dedicated hardware voor de ruim 400 VM’s. “Die draaien op een select gedeelte van de fysieke servers die Claranet beschikbaar heeft voor ons. En daar draaien dan uitsluitend VM’s van ons op.”
Volgens De Later is dat nodig omdat gebruik gemaakt wordt van Citrix, en wel Citrix Provisioning. “Vanuit Citrix laten we VM’s genereren en opspinnen. Om dat te kunnen heb je directe toegang tot de hypervisor nodig, tot Vsphere. Daarvoor moet je eigenlijk een eigen hypervisor-omgeving hebben, een eigen cluster. En dat heeft Claranet ook zo voor ons gebouwd.”

We stellen De Later de vraag of een migratie naar een Public Cloud-omgeving mogelijk was geweest. “In theorie wel,” luidt het antwoord. “Ware het niet dat wij geen applicaties leveren vanuit de cloud. Kerridge CS levert echt een volledige managed desktop.” Dit heeft een historische achtergrond, legt de Head of Global Cloud Platform Operations uit. “De meeste ERP-applicaties hebben een historie van decennia, die zijn niet geschikt om in een cloud-omgeving te draaien. De systemen vereisen een desktop met op diezelfde machine ook koppelingen met Outlook, Word, Excel en naar bijvoorbeeld WMS-systemen die gebruikt worden.”
De verschillende applicaties hebben elkaar nodig op die werkplek. “Dit realiseren wij door het leveren van een virtueel bureaublad. Dat doen we dus op basis van Citrix. De hyperscalers waren lange tijd niet echt realistische opties vanwege de slechte performance die vaak gepaard ging bij het draaien van het soort omgevingen dat Kerridge gebruikt.”
Een bijzonder aspect van de diensten die Kerridge levert is het feit dat oudere versies van de software lang ondersteund wordt. De Later: “De policy van Kerridge is dat we niet tegen klanten die met een van onze ERP-applicaties werken, zeggen dat na een paar jaar de stekker uit een applicatie wordt getrokken. We voorzien uiteraard in migratiepaden, naar betere en / of nieuwe oplossingen, maar daar wordt zelden een deadline aangehangen. Het is aan de klant of en wanneer hij overstapt.”
Dit betekent een extra belasting voor het team en een extra complexiteit in het platform. “De uitdaging is dan om met al wat oudere technologie toch steeds de modernste ondersteuning te blijven bieden.”
Inmiddels is het aantal managed desktopklanten van Kerridge verder gegroeid. De Later: “De hele IT-infrastructuur van onze klant draait op het IaaS-platform. Per klant betekent dit dat de eigen domaincontroller, de printserver, alle applicatieservers, de Citrix-server en de databaseserver, maar ook de hele directory en filestructuur in hun klantcontainer binnen ons platform bij Claranet draait.” Lokaal heeft de klant niet meer nodig dan print- en werkplek-devices, naast een internettoegang en een VPN-tunnel naar het platform.

De rolverdeling tussen Kerridge CS en Claranet

“Wat Claranet verzorgt binnen de samenwerking is eigenlijk dat we op het IaaS-platform voldoende resources hebben waar VMware op draait en waar we via de Vsphere bij kunnen,” geeft De Later aan. “We kunnen daar VM’s starten, stoppen, vergroten en verkleinen.”
Claranet levert Vsphere en de toegang daartoe, en vooral ook de back-up. De Later: “Met Veeam maken ze Application-Aware back-ups van alle VM’s die wij hebben draaien.” Dat is een gedeelde verantwoordelijkheid, want De Later moet er met zijn team voor zorgen dat de Veeam-agent aanwezig is met de juiste service-accounts op die VM. De back-up landt bij Claranet en wordt gerepliceerd naar een datacenter van Digital Realty in Amsterdam. “Dat stuk staat helemaal in beheer bij Claranet.”

Het proces

Terugblikkend geeft De Later aan dat de migratie een complex proces is geweest. “De grote onbekende was natuurlijk het nieuwe platform, dat volledig nieuw moest worden opgebouwd. In eerste instantie samen met IT Value, een partij die wij voor dit project niet kenden.” Daar kwam bij dat het oorspronkelijk platform ook niet perfect was. “Dan moet je tijdens het proces dus steeds afwegen of je die handicaps herstelt of in eerste instantie toch overneemt. Daarmee ontstond eigenlijk een te grote workload voor het team dat ervoor verantwoordelijk was.”
Over de samenwerking met Claranet is De Later tevreden. “We kenden de organisatie niet, maar we waren en zijn heel blij dat we met hen werken.” De Later reageert op de slogan ‘Big enough to deliver, small enough to care’ van Claranet. “Dat past goed bij ons. Men heeft alle technologie in huis, maar zorgt ook voor persoonlijk contact. De organisatie is flexibel en denkt met de klant mee.” De Later geeft aan dat zijn team ook niet alles wist en dat het team van Claranet daarbij goed ondersteunde.
“Aan de andere kant heeft het ‘small enough’ soms ook nadelen. Dan meenden wij dat alles onder controle was en bleken er toch hiaten te zijn. Maar de bijbehorende pragmatische werkhouding paste dan ook weer bij ons, problemen werden soepel opgelost.”

De toekomst

Naar de toekomst toe wil Kerridge CS de ERP software ook als published app kunnen leveren. “Dat zijn we nu verder aan het ontwikkelen. De Wholesale applicatie is inmiddels beschikbaar als published app. Het betekent in dat geval dat we bij Claranet op VM’s alleen de applicatie leveren aan klanten in plaats van een volledige Citrix-desktop.” Deze oplossing zou het geheel nog makkelijker schaalbaar maken. “Daarnaast speelt op hoger niveau binnen Kerridge CS de vraag of met bepaalde diensten een overstap naar een hyperscaler niet toch overwogen moet worden.”
Dat ziet De Later voor het bestaande platform voorlopig nog niet gebeuren. “En als dat gaat gebeuren, zijn ze bij Claranet in goede handen, met een compleet Elastic Architecture-migratieproject via onze Solution Architects en engineers,” vult Peter van den Broek van Claranet aan.