Home Klantcases
  • Sectoren

  • Categorie

  • Klantnaam

Klantcases

Fortuin, Hellema en De Ruiter’s Bakkerij kiezen gezamenlijk voor SAP S/4HANA

0
Fortuin, Hellema en De Ruiter’s Bakkerij kiezen gezamenlijk voor SAP S/4HANA

Om voorbereid te zijn op een tijdperk van robotisering stapten Hellema en De Ruiter’s Bakkerij over naar één state-of-the-art ERP-systeem: SAP S/4HANA. Zusterbedrijf Fortuin volgde in 2023, en maakte voor de overstap eveneens gebruik van de FAST Solution for Food-template van SAP-partner delaware. Met een ‘showcaseproject’ als resultaat.

Hellema uit het Friese Hallum bakt al meer dan 160 jaar koekjes, waaronder de bekende Smoeltjes. In die tijd is het familiebedrijf uitgegroeid van een dorpsbakker tot een hypermoderne koekjesfabriek voor de internationale markt. “Robotisering speelt een belangrijke rol bij Hellema”, vertelt IT-manager Johannes Gjaltema. Het bedrijf zet stappen richting een volledig geautomatiseerd productieproces, waardoor de producten nog sneller en preciezer worden geproduceerd.

“Voor een succesvolle robotisering is het wel belangrijk dat je ook de bijbehorende processen digitaliseert en optimaliseert”, vervolgt Gjaltema. Hierbij speelt een modern ERP-platform een essentiële rol. Met een geavanceerd ERP-systeem kan Hellema de geautomatiseerde productie naadloos integreren met andere bedrijfsprocessen, zoals voorraadbeheer, orderverwerking en financiële administratie. Dit stelt het bedrijf in staat om efficiënter te werken, kosten te besparen en beter in te spelen op veranderingen.

Rem op ontwikkeling

Het ERP-systeem dat Hellema tot 2019 in gebruik had, was volgens Gjaltema met name bedoeld voor kleinere bedrijven. “We merkten dat we als groeiend bedrijf tegen de grenzen van het systeem aanliepen. Dat zet ook een rem op de ontwikkeling die je als bedrijf doormaakt, want je bent toch terughoudend met je digitale transformatie als je weet dat het ERP-systeem daar niet geschikt voor is.

Hellema’s zusterbedrijf Fortuin – bekend van de Wilhelmina pepermunt en de snoephartjes – bevond zich in dezelfde situatie. Dit in 1842 opgerichte bedrijf liep eveneens tegen de grenzen van zijn ERP-systeem aan. “Er werd bovendien heel veel buiten het systeem om gewerkt”, zegt Bearend Veninga, projectmanager bij Fortuin. “Daardoor waren de masterdata niet op het niveau dat we wensten.”

Naar één ERP-systeem

“Onze doelstelling was om alle bedrijven binnen onze groep te migreren naar één nieuw ERP-systeem”, merkt Gjaltema op. Dan heeft de IT-manager het niet alleen over Hellema en Fortuin, maar ook over De Ruiter’s Bakkerij, bekend van de speculaas. Het systeem moet ondersteuning bieden voor gedetailleerde analyse, volledige traceerbaarheid, productieplanning en verbetering van de productie-efficiëntie binnen de gehele groep.

De stap naar één ERP-systeem en de uniforme processen die daarbij horen, maakt het volgens Gjaltema voor Fortuin en De Ruiter’s Bakkerij makkelijker om ‘mee te liften’ op de innovaties die Hellema doorvoert. De stap naar één ERP-systeem maakt het beheer bovendien een stuk eenvoudiger.

Keuze voor SAP S/4HANA

De keuze viel op SAP S/4HANA op eigen hardware en SAP Process Orchestration voor de verbindingen naar buiten toe, zodat de bedrijven bijvoorbeeld orders ontvangen en facturen kunnen versturen via een Electronic Data Interchange (EDI). “SAP loopt voor op andere partijen en heeft met S/4HANA een wereldstandaard neergezet”, zo verklaart Gjaltema de keuze voor SAP als leverancier van het nieuwe ERP-systeem.

Sinds kort maken Hellema en Fortuin bovendien gebruik van SAP Analytics Cloud, onder andere voor het maken van rapportages, capaciteitsberekeningen en financiële begrotingen. Gjaltema: “SAP Analytics Cloud biedt ons de inzichten die we nodig hebben om bijvoorbeeld nauwkeurig te bepalen wat de impact is van veranderende grondstof- en energieprijzen op de prijzen van onze producten.”

FAST-Solution for Food

Voor de migratie naar de nieuwe ERP-omgeving werd de hulp ingeschakeld van SAP-partner delaware. Tijdens een workshop met meerdere partijen bleek delaware de meeste kennis van de Food-branche in huis te hebben. “Die kennis en ervaring in combinatie met onze bewezen FAST-Solution for Food-template zorgden ervoor dat we voor Hellema de juiste match waren”, aldus Mick Jans, projectmanager van delaware Nederland.

HeIlema maakte al in 2019 de overstap naar SAP S/4HANA. De implementatie van de FAST-Solution for Food-oplossing werd binnen acht maanden gerealiseerd. De Ruiter’s Bakkerij volgde in 2021. Fortuin ging in januari 2023 als laatste over. Daar was volgens Veninga wel een ‘cultuuromslag’ voor nodig. “We moesten mensen ervan overtuigen dat ze toch echt in het systeem moesten gaan werken, ook op de fabrieksvloer.”

Fortuin als showcaseproject

Ondanks de cultuuromslag die nodig was, groeide de implementatie bij Fortuin volgens Gjaltema uit tot het ‘showcaseproject’ binnen de groep bedrijven. Dat succes is aan een aantal factoren te danken. De IT-manager noemt naast een ‘goede, realistische en ruime tijdsplanning’ de opgezette constructie met key-users. “Key-users bij Fortuin konden tijdens de implementatie met eerstelijnsvragen terecht bij key-users van Hellema die het systeem inmiddels goed kenden. Voor ingewikkelde zaken was de consultant van delaware beschikbaar. Die tandem heeft heel goed gewerkt.”

“Bij de laatste implementatie kenden we elkaar als partners inmiddels ook door en door”, vult Jans aan. “We hebben ook altijd als partners in het project gezeten, en niet als klant en leverancier. Als zich ergens een probleem voordeed, dan werd er niet naar elkaar gekeken maar werkten we samen aan een oplossing.”

Synergievoordelen

Nu alle drie de bedrijven in hetzelfde ERP-systeem werken, zijn de synergievoordelen duidelijk voelbaar. “We doen nu alles in het systeem, en niet meer daarbuiten. Daardoor is de traceerbaarheid van grondstof tot eindproduct beter geworden en de productieplanning efficiënter”, zo geeft Veninga als voorbeeld. “We kunnen alles veel beter registreren, waardoor we een productie niet stop hoeven te zetten omdat bijvoorbeeld de folie op is.”

De beheerlast is bovendien aanzienlijk omlaag gegaan, wat ook te danken is aan het systeem met key-users. ”Bij vragen of problemen hebben gebruikers de IT-afdeling vaak helemaal niet meer nodig”, besluit Gjaltema. “Een key-user van Hellema kan eenvoudig een key-user van Fortuin helpen, want ze kijken in hetzelfde systeem naar dezelfde data.”

Claranet audit en pentest IT-security bij Bergopwaarts

0
Claranet audit en pentest IT-security bij Bergopwaarts

Bergopwaarts is een woningcorporatie in Zuidoost-Brabant, die aan ruim 5300 huishoudens woningen biedt in de driehoek die gevormd wordt door de plaatsen Deurne, Helmond en Asten. Bergopwaarts heeft ongeveer 40 medewerkers in dienst.

IT-dienstverlener Claranet, die binnen Claranet Cyber Security Nederland specialisten op het gebied van security samenbrengt, werd als onafhankelijke auditor gevraagd de status van de (cyber)security te onderzoeken. Waar Bergopwaarts het platform KnowBe4 al langer inzet om het security-bewustzijn van de medewerkers te trainen, daar ging het bij de audit om het beoordelen van de technische kwaliteit van de cybersecurity. De audit werd in het eerste kwartaal van 2023 uitgevoerd. Zowel medewerkers van Claranet in Eindhoven, als internationale collega’s, bekend onder de naam van Claranets’ dochteronderneming NotSoSecure, waren betrokken bij deze opdracht.

De achtergrond van de audit

“De reden een audit op de IT-security te laten uitvoeren hing niet samen met een incident”, geeft Sebastiaan van de Ven, Adviseur Informatisering & Automatisering bij Bergopwaarts, aan. “Wij denken in onze organisatie dat we goed beveiligd zijn, met alles dat we voor de medewerkers organiseren en zelf technisch installeren, maar we wilden dat beeld graag toetsen.”
Natuurlijk wordt door de accountant elk jaar wel een EDP (Electronic Data Processing)-audit gedaan. Een aantal elementen met een belangrijk financieel karakter wordt dan getoetst, maar nooit het complete beeld. “Dat vonden we wel heel belangrijk”, geeft Van de Ven aan. “We wilden weten of er blinde vlekken waren in de opzet van onze security.”
De corporatie wilde een audit laten uitvoeren door een dienstverlener met een goede staat van dienst op het gebied van IT-security, die bij Bergopwaarts verder als IT-bedrijf geen rol had in de technische beveiliging van de IT-omgeving. “We wilden dus nadrukkelijk een onafhankelijke partij die de audit zou uitvoeren.”

De keuze voor Claranet

Dit betekent niet dat Claranet onbekend was bij de IT-afdeling van Bergopwaarts. “Zij leveren als reseller en Premier Partner al de licenties op het platform van KnowBe4, waarmee we de security-awareness bij de medewerkers trainen, onderhouden en monitoren. Dat betreft dus de medewerkers-zijde van de IT-security. Nu vroegen wij hen de technische-zijde te checken en hun bevindingen met ons te delen.”
Daarbij was het, om de onafhankelijkheid van de audit te waarborgen, niet de bedoeling dat Claranet ook invulling zou geven aan de uitvoering van eventuele mitigerende maatregelen die als gevolg van de audit nodig zouden zijn. “Het is aan ons om te bepalen of wie iets met die adviezen doen en bij wie we een eventuele opdracht dan beleggen”, zegt Van de Ven. “Dit betekent dat ook in de toekomst Claranet als onafhankelijke partij audits voor ons kan blijven verzorgen.”
“Voor Claranet is het uitvoeren van pentesten en het verzorgen van andere onderdelen van een security audit relatief nieuw in Nederland”, vertelt Peter van den Broek, Senior Account Manager bij Claranet. “Wereldwijd voeren we elk jaar ruim 10 duizend pentestdagen uit, en zijn daarmee een van de grotere aanbieders. Vorig jaar zijn we gestart met de businessunit Claranet Cyber Security Nederland. Sindsdien hebben we zeker bij woningcorporaties flink aan de weg getimmerd.” Van den Broek bevestigt dat KnowBe4 al wordt ingezet door Bergopwaarts. “We hadden zodoende dus al een relatie met hen.”

De selectie van testen

Nu heeft Claranet binnen het Cybersecurityportfolio een breed aanbod aan testen, het was dus zaak een keuze te maken. Van de Ven: “We zijn als organisatie cloud-georiënteerd. Er zijn veel diensten die we uit de cloud halen, zoals bijvoorbeeld de Microsoft 365-omgeving.”
Zeker nu de organisatie plaatsonafhankelijk werken nadrukkelijk stimuleert, dus niet alleen in het kantoor, maar ook thuis, bij huurders, bij dienstverleners zoals aannemers en bij stakeholders als de gemeentelijk overheid, is een goede beveiliging van belang. “Elke medewerker beschikt over een laptop en een mobiele telefoon. Die endpoints hebben we heel goed ingericht. Dus de beveiliging zit niet alleen in de cloudapplicaties en het (kantoor)netwerk, maar ook op de endpoints.”
Om de kans op datalekken en andere incidenten te voorkomen, implementeerde de corporatie bijvoorbeeld en ‘stolen device-protocol’. “Ook dat wilden we laten auditen.”

Het verloop van de audit

“Intern was er geen langdurige afstemming nodig voordat met de audit gestart kon worden”, blikt Van de Ven terug. “Als woningcorporatie zijn we gewend om regelmatig getoetst te worden door een veelvoud aan instanties. Onze directie is een groot voorstander van een audit als deze.”
Voordat de audit daadwerkelijk startte met de verschillende testen was er afstemming met de consultant bij Claranet. Van den Broek van Claranet vult aan: “Als onderdeel van het traject hebben we een collega uit India laten komen. Die heeft als ethical hacker de omgeving van Bergopwaarts benaderd.” Ook kreeg deze specialist een van de laptops mee om het Stolen Device Scenario te toetsen. “Dat moest natuurlijk wel goed afgestemd worden.”

De doorlooptijd was ruim een maand. Bergopwaarts liet daarbij de verschillende testen na elkaar plaatsvinden. Van den Broek: “We hebben vier elementen getoetst in die maand: allereerst de firewall en daarnaast het Stolen Device Scenario. Ook voerden we een penetratietest uit op de kantoorautomatisering-omgeving en werd de beveiliging van Microsoft 365 getest.”
De medewerkers waren niet vooraf geïnformeerd, hun werk ging gewoon door tijdens de audit. “De business bij onze klant gaat tijdens de audit door”, stelt Van den Broek. “Wij proberen zo goed mogelijk een situatie te creëren waarbij we onzichtbaar zijn. Tegelijkertijd zijn we dingen aan het doen die gevaarlijk kunnen zijn voor de omgeving, dus we houden wel continu in de gaten of we de omgeving niet onderuit trekken.” Dat doen de specialisten van Claranet onder meer door de performance van de IT-omgeving continu te monitoren.

De bevindingen

“Bergopwaarts heeft het goed voor elkaar”, concludeert Van den Broek. De corporatie kreeg een uitgebreid rapport. Daarin staan de bevindingen en worden mitigerende maatregelen voorgesteld. “Die kunnen ze uitvoeren en vervolgens nog eens laten testen om te kijken of de verbeteringen werken.”
Van den Broek legt uit dat bij een dergelijke audit nadrukkelijk ook wordt gekeken naar combinaties van kwetsbaarheden. “Het kan goed zijn dat een vulnerabilty (kwetsbaarheid) relatief ongevaarlijk is, maar onze hacker kan wel heel goed inschatten of die in combinatie met een andere niet heel gevaarlijke vulnerability toch een groter gevaar kan opleveren.”
De aanbevelingen die Claranet gaf, hadden betrekking op issues met een laag risico. “Bergopwaarts gaat verder op de ingeslagen weg op het gebied van security”, maakt Van de Ven duidelijk. Zijn collega’s en hij zijn zich ervan bewust dat een audit geen langdurige garantie beidt. “Het is een momentopname, maar wel een belangrijke check. We zullen de audit daarom volgend jaar zeker herhalen. De samenwerking met Claranet beviel heel goed. Hun interne securityconsultant, waarmee we contact hadden, heeft alles goed geregeld.”

Freshworks verbetert klant- en werknemerstevredenheid bij APPO

0
Freshworks verbetert klant- en werknemerstevredenheid bij APPO

Freshworks heeft voor de landelijk opererende apotheek APPO de klant- en werknemerstevredenheid verbeterd door Freshworks Omnichannel. APPO gebruikt de oplossing voor het centraliseren van klantcontacten en het afhandelen van vragen via e-mail, de website, telefoon of chat.

APPO is een Nederlandse farmaceutische dienstverlener met vier fysieke apotheken en afhaalpunten bij huisartsen. Daarnaast is APPO eigenaar van de Nationale Apotheek, een online apotheek die geheel Nederland bedient. Het bedrijf heeft een sterke focus op automatisering, waarmee ze klanten optimaal bedient en groeiplannen realiseert.

Klantenservice automatiseren

APPO heeft ca. 90.000 patienten bij afhaalpunten en Nationale Apotheek ca. 15.000 welke online bestellen. Klantenservice krijgt vragen van zowel patienten over medicijnen als van zorgverzekeraars/zorgverleners die communiceren met verschillende apotheken. Aanvankelijk deed de klantenservice de communicatie via telefoon en Outlook. Na de overname van de Nationale Apotheek nam de omvang van APPO toe en ontstond de behoefte om de klantenservice te digitaliseren en te automatiseren.

Samen met g-company, onderdeel van Xebia, platinum partner van Freshworks, is APPO op zoek gegaan naar een geschikte oplossing voor de klantenservice. Monique van Poppel, Farmaceutisch Procesmanager bij APPO: “Voor ons is een uniforme oplossing belangrijk, die ook heel flexibel is. In verband met onze groeiplannen is schaalbaarheid ook van belang en onze medewerkers moeten vanaf elke willekeurige plek met de oplossing kunnen werken.”

Centraliseren van klantcontacten

Na een onderzoek naar de verschillende mogelijkheden, koos APPO voor Freshdesk Omnichannel als oplossing voor de klantenservice. Om alle digitale ambities te realiseren moest de klantenservice transformeren naar een Klantbegeleidingscentrum (KBC), waarin zowel klantadviseurs als farmaceutische klantadviseurs (apothekersassistenten) werken. Dit in tegenstelling tot traditionele apotheken waar meestal naast de apotheker alleen apothekersassistenten werken. Beide doelgroepen zijn enorm belangrijk voor APPO. Van Poppel: “Onze klantenadviseurs verzorgen het eerstelijnscontact en behandelen ongeveer 85% van alle vragen. De overige inhoudelijke farmaceutische vragen handelen apothekersassistenten af. Deze aanpak zorgt voor een betere klant- en medewerkerstevredenheid.”

Voor het centraliseren van klantcontacten op het dashboard gebruiken ze Freshdesk Omnichannel. Voor elke vraag die binnenkomt via e-mail, telefoon, chat of webformulier wordt automatisch een ticket aangemaakt en doorgestuurd naar de juiste medewerker. Daarnaast gebruikt APPO ook de veelgebruikte functie van standaardantwoorden. Veelvoorkomende vragen worden zo automatisch beantwoord en indien nodig zijn deze antwoorden ook nog te personaliseren. Met de chatfunctie, onderdeel van de Omnichannel suite, kunnen relaties via websites van APPO en de Nationale Apotheek met een medewerker communiceren. Verzoeken via de chat handelt het juiste team met een ticket in Freshdesk automatisch af.

Naast het gebruik van Freshdesk Omnichannel maakt APPO ook gebruik van Freshservice (een IT-oplossing van Freshworks) voor het monitoren van infuuspompen. Freshservice houdt bij wanneer een pomp onderhoud nodig heeft. En wanneer dat het geval is, wordt er een ticket aangemaakt en wordt er contact opgenomen met de klant om het onderhoud te regelen.

Verbeterde klantervaring

Al snel na de implementatie ontdekte APPO de voordelen van het werken met Freshdesk Omnichannel. Van Poppel: “Het belangrijkste voordeel is de verbeterde klantervaring. Onze klantenadviseurs beschikken direct over alle relevante informatie tijdens het contact met een klant. Klanten hoeven hun verhaal niet nog een keer te vertellen en we zijn in staat om ze snel te helpen. Dat zorgt voor meer tevreden klanten en onze medewerkers hebben meer plezier in hun werk.”

Claranet geeft Boschland Accountants regie terug over IT-omgeving

0
Claranet geeft Boschland Accountants regie terug over IT-omgeving

In 2022 besloot Boschland Accountants de omgang met hun IT-omgeving volledig te veranderen. Niet langer zou een externe dienstverlener zo goed als alle beheer verzorgen, maar de interne IT-afdeling zou zelf de regie nemen. “We kunnen de business nu veel beter bedienen.”

Boschland Accountants biedt werk aan zo’n 60 medewerkers verdeeld over vier vestigingen. De IT was voor het grootste deel ondergebracht bij een externe dienstverlener. “We wilden de stack helemaal zelf gaan beheren, met zo min mogelijk tussenkomst van een IT-partij,” geeft Gerard de Groot, systeem- en applicatiebeheerder bij Boschland, aan. De IT-medewerkers waren in de oude situatie nogal beperkt, beheer konden ze niet zelf uitvoeren op de manier waarop dat gewenst was. “Eigenlijk bleef onze rol beperkt tot het resetten van wachtwoorden en het verlenen van rechten.” In overleg met de directie werd besloten dat de IT-afdeling zelf de verantwoordelijkheid zou gaan dragen voor de complete IT.
Outsourcing is voor veel bedrijven al decennia het mantra, waarom maakt Boschland een tegenovergestelde richting? “Voor kleinere ondernemingen is het volledig zelf uitvoeren van beheer vaak te duur,” legt De Groot uit. “Nu is het zo dat Boschland samen met andere bedrijven onderdeel uitmaakt van OndernemersKompas, een groep ondernemingen die samen 120 medewerkers telt en nog steeds groeit.” Dat maakte een meer zelfstandige rol niet alleen mogelijk, maar ook noodzakelijk om alle werknemers optimaal te kunnen bedienen.

Specialist om op terug te vallen

Daarbij zocht Boschland wel nog een externe partij waarmee goed samengewerkt kon worden. “Ze zochten een partij die als back-up kon dienen,” geeft Twan Willems, relatiemanager bij IT-dienstverlener Claranet aan. “En dat zowel letterlijk voor het verzorgen van een zekere redundantie, als figuurlijk: er moest een partij zijn die advies kon geven bij vragen.”
Boschland, en de overige ondernemingen binnen OndernemersKompas, kozen voor samenwerking met Claranet na een marktverkenning. Gerard de Groot: “We gingen op zoek naar een partij die het meest geschikt was, en die naar onze mening de beste kwaliteit leverde tegen een goede prijs.” Naast de toenmalige dienstverlener werden ook de proposities van drie andere partijen onderzocht, voordat de keuze op Claranet viel. “Claranet stond overigens al wat langer bij ons op het netvlies. Er was al eens gesproken over wat zij voor ons zouden kunnen betekenen,” vertelt De Groot.
In de oude situatie draaiden alle applicaties in het datacenter van de dienstverlener, die ook het complete beheer verzorgde. Twan Willems: “Wij hebben bij de meeste applicaties de migratie gedaan vanuit dat datacenter naar SaaS-applicaties.” Bij één applicatie was dat niet mogelijk, namelijk bij Caseware. Dat is software die veel gebruikt wordt door accountants en die nog geen goede SaaS-variant kent. “Caseware hebben we daarom laten landen op Azure Virtual Desktop.”
Naast Caseware richtte Claranet ook een nieuwe desktop in, werd Microsoft 365 uitgerold en hebben alle medewerkers nu een laptop die via Microsoft InTune wordt beheerd door de interne IT-afdeling.
De back-ups van de data die in Microsoft 365 staan, verzorgt Claranet wel door middel van een Veeam-oplossing. Die back-ups landen bij de dienstverlener zelf in het datacenter.

Caseware verhaal apart

Binnen het project nam de applicatie Caseware een aparte positie in. Deze applicatie wordt alleen door de medewerkers van Boschland gebruikt. De Groot: “Voor accountants is het echter een enorm belangrijke applicatie; daarmee maken ze onder meer jaarrekeningen.”
Nu is het zo dat Caseware zelf de applicatie ook aanbiedt in een cloud variant, Caseware Cloud, maar die kan door grotere organisaties, zoals Boschland, momenteel nog niet worden gebruikt. “Onze klanten hebben een bepaald dossier, dat noemen we het Caseware dossier. Daar zit het complete jaarwerk in waarmee we de jaarrekening opmaken. Caseware Cloud voorziet daar niet in voor gebruik bij grotere klanten.”
Naast een cloud-variant biedt Caseware ook Caseware-on-Azure aan. De Groot: “Dat komt neer op de traditionele Caseware-omgeving die vervolgens op Azure landt, maar wel helemaal gebouwd is volgens de standaardstructuur en templates van Caseware zelf. Die omgeving is dus niet anders in te delen en te organiseren naar de wensen van een onderneming – en dat is nou net wat we juist wel willen. Het beperkt bijvoorbeeld je vrijheid om zelf het moment te kiezen waarop je updates draait.” Toch is uiteindelijk wel voor Azure gekozen om Caseware te laten draaien, maar dan door Claranet ingericht op de door Boschland gewenste manier.

Hybride oplossing

De specialisten van Claranet attenderen klanten in de accountancy al vaker op de mogelijkheid Caseware op een eigen Azure-omgeving te laten werken. Twan Willems: “We hebben deze oplossing ontwikkeld op basis van onze ervaringen met soortgelijke applicaties in andere branches en hadden al eerder kantoren met Caseware op Azure laten landen. We waren ervan overtuigd dat de oplossing die wij bouwen ook geschikt zou zijn voor Boschland.”
Concreet komt het erop neer dat er een scheiding wordt gemaakt tussen de applicatie WorkingPapers en de plek waar alle dossiers in Caseware staan. Twan Willems: “De dossiers staan niet langer op hardware bij de klant of bij een dienstverlener, maar bevinden zich in Caseware Cloud. Dat is overigens ondergebracht bij Microsoft.” De WorkingPapers staan binnen Azure Virtual Desktop. De Groot: “Die applicatie haalt het dossier op uit de Caseware Cloud. Het is in die zin dus een hybride oplossing.”
Claranet bouwde een ’Proof of Concept’, en de medewerkers van Boschland testten deze demo-omgeving. “We hebben deze live getest met daarnaast de traditionele Citrix-omgeving. Onze variant functioneerde zeker zo goed, en vaak zelfs sneller dan wat de accountants gewend waren,” blikt Willems terug.

Samenwerking met Claranet

In de zomer van 2022 startte het project en eind november is Boschland overgestapt op het nieuwe platform. Stap voor stap gaan nu ook de andere ondernemingen van OndernemersKompas over op de nieuwe omgeving.
Wat zijn de uitdagingen die Boschland en OndernemersKompas tegenkwamen bij dit project? De Groot: “De samenwerking met Claranet verliep heel goed, afgezien van enkele interne communicatieproblemen bij hen. Daar leerden we van dat we zaken goed moeten vastleggen.”
Een groter probleem vormde de moeizame relatie met de vorige dienstverlener. Daar was sprake van een ingewikkelde opbouw van de stack, waardoor het niet eenvoudig was alles over te zetten naar de nieuwe situatie. “We hebben mede voor Claranet gekozen omdat ze alles zo konden inrichten dat wij, of een andere dienstverlener het eventueel heel eenvoudig over kunnen nemen.” Dit, nog los van het feit dat OndernemersKompas werkt met een eigen Microsoft 365-omgeving, waarvan de IT-staff zelf de beheerder is. De Groot: “Het geeft rust dat we voor 95% alles in eigen hand hebben.”
Claranet kijkt terug op een mooi project. “De doelstelling was dat wij bouwen, zij beheren en bij problemen kunnen ze zich bij ons melden. Dat is precies zoals het nu draait, en dat kan ook want hun IT-staff is erg goed. Ze zijn in staat snel te reageren op wensen uit de business.”
Nu bestaat dat team uit 2,5 FTE. Maakt dat de organisatie niet kwetsbaar, is een vraag die zich opdringt. De Groot: “Natuurlijk weten wij alles van de systemen, maar mocht het noodzakelijk zijn, dan zijn er genoeg experts bij Claranet die kunnen inspringen.”

Referentiecase voor Claranet

Claranet realiseerde een interessante implementatie bij OndernemersKompas en meer specifiek bij Boschland, waar Caseware gebruikt wordt. “Dit is een vrij unieke opzet waarbij wij het voor elkaar hebben gekregen dat Caseware als een traditionele applicatie toch in een (public) cloud-omgeving draait,” stelt Twan Willems. “Het mooie van dit traject is voor ons ook dat we bevestigd zijn in onze overtuiging dat deze optie uit te voeren is met Caseware. De Boschland-organisatie kan nu moeiteloos op- en afschalen. De oplossing werkt snel en naar tevredenheid. Voor ons is het een perfecte referentiecase.”

RIBW Nijmegen & Rivierenland zet de stap: van alle IT in eigen beheer naar regieorganisatie

0
RIBW Nijmegen & Rivierenland zet de stap: van alle IT in eigen beheer naar regieorganisatie

De RIBW Nijmegen & Rivierenland is een instelling voor de begeleiding van mensen met een ernstige psychische kwetsbaarheid. In de regio’s Nijmegen, Rijk van Nijmegen en Rivierenland ondersteunt de RIBW bij wonen, dagbesteding en werk. Om de kennis die nodig is op ICT gebied te kunnen bieden, heeft de RIBW ervoor gekozen om deze uit te besteden aan een externe IT partner. Er is gekozen voor Ictivity.

IT als dienst

IT speelt een belangrijke rol in het primair zorgproces van de RIBW. Denk aan het registreren van de geboden zorg en het delen van informatie, zowel intern als met andere zorgverleners. “Onze IT-omgeving kon een upgrade gebruiken. De systemen waren verouderd en we werkten nog met vaste werkplekken”, legt Stefan Appelhof uit, senior adviseur ICT en CISO bij RIBW. “Daarnaast hadden we alle systemen en applicaties in eigen beheer. We schaften licenties aan voor meerdere jaren, voor een vastgesteld aantal gebruikers en apparaten. Hierdoor betaalden we altijd voor hetzelfde eigenaarschap en was af- of opschalen niet mogelijk.”

Stefan: “We willen betalen voor gebruik en daarmee meer wendbaarheid en flexibiliteit krijgen in ons IT-systeem, de werkplekken en het kostenpatroon. Daarom besloten we in 2018 om IT in de breedste zin van het woord als dienst te gaan afnemen, zodat ons IT-team de ruimte krijgt om zich te richten op de ondersteuning van onze zorgprofessionals. Dat is waar het uiteindelijk om draait.”

“We wilden meer wendbaarheid en flexibiliteit in onze IT-omgeving. Daarom besloten we IT in de breedste zin van het woord als dienst af te gaan nemen.”

Ictivity als beste partij

RIBW ging hiervoor op zoek naar een geschikte IT-partner. “We voerden gesprekken met onze ketenpartners over hun ervaringen met zo’n transitietraject. In die gesprekken kwamen drie IT-leveranciers naar voren waar we vervolgens mee hebben kennisgemaakt, waaronder Ictivity.” Om het transitieproject behapbaar te maken, is het opgeknipt in vier losse kavels: outsourcing van kantoorautomatisering, overzetten van een on-premise applicatielandschap naar een SaaS-omgeving, de mobiele telefonieoplossingen herinrichten en outsourcing van de infrastructuur. Stefan: “Ictivity kwam voor bijna alle kavels als beste uit de bus. Daarnaast beschikken ze als Veeam-partner over de juiste certificeringen. RIBW is ISO-gecertificeerd, dus was het een eis dat een potentiële partner ook over deze certificeringen beschikt. Dit samengenomen, maakte dat we het traject met Ictivity zijn aangegaan.”

“Ictivity kwam voor bijna alle kavels als beste partij naar voren. Daarnaast beschikken ze over de certificeringen die voor ons belangrijk zijn.”

Inrichting nieuwe IT-omgeving

Mei 2018 was het startsein voor de samenwerking en de herinrichting van de IT-omgeving. “We begonnen met het opstellen van een projectplan om te bepalen hoe we de nieuwe omgeving zo goed mogelijk konden inrichten voor onze eindgebruikers”, vertelt Stefan.

“De eindgebruikerstevredenheid stond centraal: single sign on staat bij ons hoog in het vaandel. Daarom hebben we met het technisch team van Ictivity de tweede kavel, de overstap naar een SaaS-omgeving, naar voren gehaald in het traject. Hierdoor konden we de nieuwe werkplekomgeving direct zo inrichten dat medewerkers via één tegel of met één klik in de juiste omgeving komen.”

Een belangrijke verandering in de nieuwe IT-omgeving is dat alle systemen, software en applicaties van RIBW nu in beheer zijn van Ictivity. “Ictivity is het single point of contact in onze IT-omgeving”, legt Stefan uit. “Ze zijn de schakel in het waarborgen dat wij voldoen aan de minimale systeem- en beveiligingseisen voor de nieuwe werkplekken. We behouden wel de regie, bijvoorbeeld met onze eigen Servicedesk voor vragen van onze medewerkers. Maar waar nodig kunnen we deze doorzetten naar Ictivity. Hiermee bieden we een 24×7 dienstverlening om onze IT-systemen altijd toegankelijk te houden voor onze professionals.”

“Ictivity is het single point of contact in onze IT-omgeving. Ze beheren al onze systemen, software en applicaties en vormen de schakel in het waarborgen dat we voldoen aan systeem- en beveiligingseisen.”

Nieuwe werkplekken op afstand implementeren

Met de nieuwe omgeving op poten, was het tijd om de eindgebruikers ermee kennis mee te laten maken en over te gaan tot implementatie. Voor de RIBW was het belangrijk dat dit zo min mogelijk impact zou hebben op de eindgebruikers. “We moesten vooraf goed nadenken over hoe we dit goed aanvlogen, zeker omdat we de implementatie dankzij de coronapandemie op afstand moesten doen”, legt Stefan uit. “Daarom hebben we met Ictivity niet alleen een technisch team samengesteld, maar ook een adoptieteam dat zich boog over de vraag hoe we medewerkers zo goed mogelijk konden meenemen in deze verandering. We konden gebruik maken van e-leanings en FAQ’s en hun ervaring met implementaties.”

“We hebben met Ictivity niet alleen een technisch team, maar ook een adoptieteam samengesteld om de eindgebruikers zo goed mogelijk mee te nemen in de verandering van IT-omgeving”.

Wat volgens Stefan het meest succesvol was in de adoptie van het nieuwe systeem, was het ‘voorproeven’. “We hebben er samen met Ictivity en onze hardware-leverancier voor gezorgd dat onze medewerkers vóór livegang een laptop thuisgestuurd kregen om de nieuwe omgeving alvast te zien en te gebruiken. Voor vragen konden ze terecht bij de e-coaches van Ictivity die op afstand beschikbaar waren.”

Uiteindelijk zijn de nieuwe werkplekken in mei 2021 succesvol live gegaan. Stefan: “Om niet continu opnieuw door de zure appel heen te bijten, kozen we voor een big bang. Al onze 56 locaties, zoals woningen en kantoren, zijn gelijktijdig overgegaan naar nieuwe werkplekken die draaien in het datacenter van Uniserver. Daarmee worden we flink ontzorgd. Onze werkplekken zijn beveiligd en op- of afschalen is waar nodig in een handomdraai gedaan.”

Meer regie en voorbereid op de toekomst

Het project is inmiddels een jaar onderweg en de resultaten liegen er niet om. Stefan: “Dankzij Ictivity beschikken we nu over een sterke IT-omgeving die onze doelen ondersteunt. Zo hebben we de soft- en hardware getransformeerd naar een dienst die we afnemen, waardoor onze IT-omgeving up-to-date is en blijft. Daarnaast heeft iedere medewerker een mobiele werkplek, wat meer efficiëntie en de nodige kostenbesparingen oplevert. We hebben dankzij Ictivity de regie gekregen die we wilden en zijn zo veel beter voorbereid op de toekomst.”

“We hebben dankzij Ictivity de regie gekregen die we wilden en zijn zo veel beter voorbereid op de toekomst.”

Stefan kijkt dan ook terug op een goede samenwerking. “Samen met Ictivity keken we continu naar hoe we elkaars expertise optimaal kunnen benutten om processen kort en bondig te houden, om onnodige ballast bij onze medewerkers te voorkomen. Daardoor hebben we veel van elkaar geleerd.”

De vervolgstappen voor het komende jaar zijn duidelijk: kavel 3 en 4 zijn aan de beurt. “We zijn op dit moment bezig met het uitvoeren van kavel 3, waarin we onze infrastructuur gaan outsourcen. Daarnaast starten we met de herinrichting van onze mobiele telefonie, kavel 4”, vertelt Stefan. “In beide projecten zal Ictivity een spil in het geheel blijven en als contactpersoon samenwerken met ons en onze andere leverancierspartners. Ik kijk ernaar uit om het project samen verder te brengen.”

GX traint security-bewustzijn en compliance met KnowBe4

0
GX traint security-bewustzijn en compliance met KnowBe4

Steeds vaker verlangen opdrachtgevers dat leveranciers hun security en compliance beleid formaliseren, bijvoorbeeld in het kader van een ISO 27001-certificering. Het trainingsplatform van KnowBe4 kan een rol spelen bij het borgen van de kennis in de organisatie, zo ook bij GX.

“GX heeft een rijk klantenbestand binnen verschillende sectoren, met grote merken en echt hele grote organisaties”, geeft Mark Driessen, Managing Director Cloud & Digital bij GX, aan. “Onder onze klanten bevinden zich ook organisaties in de financiële sector en de onderwijssector.”

Steeds vaker eisen deze klanten dat leveranciers een gedegen beleid hebben als het gaat om de omgang met bedrijfsgevoelige informatie en de IT- en cybersecurity. “Daarnaast zien we dat medewerkers van GX ook rechtstreeks op de vloer actief zijn bij onze klanten en ze software ontwikkelen voor deze ondernemingen,” legt Mark uit. De software van GX wordt al jaren gepentest door een gerenommeerde partij. Daarnaast laten klanten ook met regelmaat de software in livesituaties pentesten door externe partijen. Om als bedrijf het onderwerp security naar een hoger niveau te tillen besloot GX te starten met het formaliseren van de processen volgens ISO 27001 en daarmee het certificeringstraject in te gaan.

Juist in de periode dat GX hiermee bezig was, bracht IT-dienstverlener Claranet het platform van KnowBe4 onder de aandacht. Mark: “Daarmee hadden we een antwoord op de vraag hoe we de security awareness van onze medewerkers op peil konden brengen en houden via trainingen en het vastgestelde beleid konden borgen in de organisatie.”

Continue training met SaaS-oplossing

“Dit speelde in 2020”, vertelt Twan Willems, Prospect Specialist bij Claranet. “We benaderden GX, omdat we al verwachtten dat het platform geschikt voor hen zou zijn.” De medewerkers van Claranet kenden de organisatie al wat langer, hielden contact en stuurden uitnodigingen voor specifieke security events. “Zodoende zijn we verder in gesprek geraakt en wisten we waar ze mee bezig waren.”

Twan Willems legt kort uit hoe KnowBe4, dat Claranet zelf ook gebruikt om de eigen medewerkers te trainen, werkt. “Het gaat in feite om een continue training door middel van een SaaS-oplossing.” De training, die Claranet inmiddels al vier jaar aanbiedt, gaat duidelijk verder dan alleen het geven van informatie over de gevaren van verschillende aanvalsvormen die cybercriminelen gebruiken. “Het programma bestaat uit verschillende elementen. Er zijn instructievideo’s die je kan delen met (een deel van) de medewerkers. Vervolgens kan je, onder meer door het versturen van gesimuleerde-phishingmails, checken of de gebruikers de boodschap van de instructie begrepen hebben en ernaar handelen.” Zo leren medewerkers in de organisatie ransomware, CEO-fraude en valse e-mails sneller te herkennen.

Hoge graad van automatisering

Nog voordat GX de ISO-certificering had behaald, startte de inzet van KnowBe4. “Binnen een maand hadden we alles opgetuigd; het platform is voor een organisatie met een technische oriëntatie, zoals wij, niet ingewikkeld”, blikt Mark Driessen terug.

“Eerst werden documenten die de medewerkers moesten bestuderen nog echt naar hen gestuurd en werd aan de hand van reacties getoetst of alles gelezen was. Nadat we KnowBe4 hadden ingericht konden we daarvan afstappen. Het platform neemt ons werk uit handen door de vele automatiseringsmogelijkeden.” Mark legt uit dat ongeveer eens per maand wordt gekeken of er mensen zijn die achterlopen bij het volgen van trainingen of het lezen van documenten. “Dat valt in de praktijk reuze mee. Iedereen krijgt alerts en herinneringen als een training nog niet is gevolgd. Het werkt fantastisch, juist vanwege de hoge mate van automatisering.”

Cyberawareness verhoogd

In de praktijk zorgt het werken met het platform daadwerkelijk voor nog beter bewustzijn, is de ervaring. “Je ziet dat de phishingtests echt goed werken. Het feit dat je phishingmails uit kan laten sturen binnen je eigen organisatie, zorgt dat medewerkers alert blijven op verdachte e-mails.” Het klikken op foute links is naar de mening van Mark Driessen een van de belangrijkste risico’s op dit moment voor organisaties.

Maandelijks krijgt elke medewerker op een willekeurig moment een random mail vanuit het platform. “Dan zie je toch dat het meteen tot gespreksstof leidt aan de lunchtafel.” GX heeft het zo ingericht dat bij het onverhoopt op de link klikken, meteen een training aangeboden wordt. “Op die manier vergroot je op een hele natuurlijke manier het securitybewustzijn.”

Twan Willems herkent dit. “Wat inderdaad goed werkt, is dat je een verstuurde phishingcampagne geautomatiseerd kan opvolgen. Stel dat iemand drie keer op een link klikt in een phishingmail, dan wordt voor de betreffende medewerker automatisch een andere training gestart om de gemaakte vergissing nog nadrukkelijker te adresseren. Gaat het dan nog steeds fout, dan kan er een mailtje naar de leidinggevende van deze persoon gaan, zodat die begeleiding kan aanbieden.” Dat is ook de manier waarop GX ermee omgaat. “We zijn in deze organisatie geen voorstander van Naming and Shaming, maar we gaan wel met iemand in gesprek die te vaak op een verdachte link klikt.”

Berichten erg geloofwaardig

Mark geeft aan dat de berichten die medewerkers ontvangen niet alleen heel realistisch zijn, maar zich ook aanpassen aan het niveau van de ontvanger. “Er zitten veel templates in het systeem; die worden continu aangepast.” Zo ontvingen meerdere medewerkers kort na een lockdown een bericht waarin ze welkom terug geheten werden, met de vraag naar hun lunchwensen. “Dat gaat natuurlijk mis,” stelt Mark. “Ook van vaste leveranciers, zoals onze leverancier van koffie, kunnen de templates aangepast worden. Zo maak je de mails met wat kleine handelingen nog geloofwaardiger.”

Aanvullende training voor aantal medewerkers

Alle medewerkers van GX worden geschoold, inclusief de stagiaires. “We brengen iedereen die hier start naar een bepaald basisniveau.” Ook krijgt elke werknemer op de eerste werkdag een gesprek met de security officer. “Dan wordt niet alleen verteld dat ze de training zullen gaan doen, maar ook dat ze de eerste spammailtjes waarschijnlijk al in hun inbox hebben zitten.” Twan legt uit dat KnowBe4 zo in te richten is dat bepaalde medewerkers aangepaste trainingen krijgen. “Denk daarbij aan financials.” Mark reageert: “We hebben voor een aantal technische mensen specifieke trainingen klaargezet, maar de basis is voor iedereen gelijk. Alle medewerkers worden getraind op phishing en iedereen wordt getraind op basis securityregels. Daarnaast bieden we via KnowBe4 eigen documenten aan die over het beleid van de onderneming gaan. Dat zijn namelijk stukken die elke medewerker moet lezen en op deze manier kunnen we het centraal aanbieden.”

Adoptieconsultant optioneel

Doorgaans biedt Claranet ook een adoptieconsultant aan bij de implementatie en het gebruik van KnowBe4. Twan: “Deze specialist helpt onze klanten bij het inrichten van het platform en heeft vooral de taak om het gebruik van het platform aan te jagen en alles eruit te halen.” Aangezien GX zelf genoeg technische kennis in huis heeft, was dat voor hen niet nodig. “Er zijn echter ook organisaties die geen mensen beschikbaar hebben of waarbij de kennis ontbreekt om het platform in gebruik te nemen. Voor die organisaties is het wel prettig om ondersteuning te krijgen.”

Go-Tan geeft IT-omgeving meer pit met transitie naar stabiele, uniforme basis

0
Go-Tan geeft IT-omgeving meer pit met transitie naar stabiele, uniforme basis

Bij familiebedrijf Go-Tan, beter bekend als dé foodloving Asian family van Nederland, staat lekker eten hoog in het vaandel. Vanuit de productiefaciliteit in de Betuwe werken zo’n tachtig foodlovers dagelijks aan de productie van de Go-Tan-producten zoals de bekende chili- en woksauzen. Ook na 68 jaar ondernemen staat de kwaliteit van de producten nog steeds voorop. Ingebakken in de pittige bedrijfscultuur zit daarom de vraag: waar kan het nóg beter? Daarbij kwam uiteraard ook de IT-afdeling aan de beurt. Deze kon wel wat ‘peper’ gebruiken om de visie van het bedrijf beter te ondersteunen. Als kersverse IT-partner van Go-Tan, was het aan Ictivity om hiervoor te zorgen. Richard Hoppenbrouwers, CFO bij Go-Tan, vertelt over het traject.

Het recept voor de juiste IT-partner

Bij een productiebedrijf zoals Go-Tan, speelt IT een cruciale rol in de bedrijfsvoering. Alles is gedigitaliseerd en aan elkaar verbonden. Het produceren van de producten moet 24/7 kunnen doorgaan en daarvoor moet er altijd vertrouwd kunnen worden op de IT-omgeving. “Om dat te waarborgen, zochten we een stabiele en toekomstbestendige IT-partner”, vertelt Richard.

Een belangrijk ingrediënt voor een nieuwe samenwerking was betrouwbaarheid. “Gezien de cruciale rol voor de productie, moet een partner ons het gevoel geven dat onze IT-omgeving in veilige handen is”, licht Richard toe. “Daarbij komt dat het werk bij Go-Tan zich niet alleen op werkdagen tussen negen en vijf afspeelt. Een partij moet 24/7 dienstverlening kunnen bieden.”

Deze garanties kreeg Go-Tan door te kiezen voor Ictivity. Richard: “De meeste IT-dienstverleners doen ongeveer hetzelfde. Het gaat daarom in de keuze om zaken als prijsstelling en beschikbaarheid, maar voor ons vooral om de mensen áchter de partij. Er moet een klik zijn en je moet op ze kunnen bouwen. De vraag was welke partij het beste bij ons past, bijvoorbeeld qua schaalgrootte, zodat we de aandacht krijgen die nodig is. De match met Ictivity was op dit vlak gewoon het beste.”

“Er moet een klik zijn en de partij moet qua schaalgrootte bij ons passen. De match met Ictivity was op dit vlak gewoon het beste.”

Op stoom komen

De samenwerking met kersverse IT-partner Ictivity begon met het op orde brengen van de basis van de IT-omgeving. De aanpak hiervoor was vervangen wat verouderd was, hergebruiken en opnieuw inzetten waar mogelijk, en wat ontbreekt nieuw toevoegen. “Er waren verschillende dingen nodig om weer op stoom te komen”, licht Richard toe. “Het creëren van geautomatiseerde, uniforme werkplekken voor onze kantoormedewerkers was hier een belangrijk onderdeel van.” Samen met Ictivity is daarom ingezet op standaardisatie van de werkplekken: eenzelfde laptop voor iedereen, werken met Office 365 en in grotendeels dezelfde applicaties. Het belang hiervan werd snel duidelijk toen Corona om de hoek kwam kijken. “Dit project kreeg toen direct extra smaak, aangezien onze kantoormedewerkers met hun nieuwe werkplekken vanuit huis konden doorwerken.”

Hybride omgeving

Uniek aan de implementatie van Go-Tans nieuwe IT-omgeving is dat een groot deel on premise is gehouden. “Dit was een bewuste keuze. Onder andere vanwege het kostenplaatje, aangezien we de apparatuur al hadden staan om on premise te draaien”, licht Richard toe. “Het was ook een veiligheidsoverweging. Gaan we onze belangrijkste applicaties in de cloud zetten? Daar voelde niet iedereen zich comfortabel bij. Bovendien moest de IT-omgeving dicht bij ons productieproces blijven staan.”

In overleg met Ictivity werd het daarom een mix: zaken die zichzelf bewezen hebben – zoals Office 365, fileservices en applicaties – naar de cloud brengen en de aansturing van de productie en alles eromheen on premise houden. Richard: “We hebben stappen gezet richting de cloud waar het goed voelde, maar de core staat vanwege de productie en het belang ervan on premise. Daar hebben we zelf in geïnvesteerd.”

Stabiel maar flexibel

De overgangsperiode naar de nieuwe werkplekken was met vlagen pittig, mede dankzij de coronacrisis. Maar dat gooide geen roet in het eten voor een mooi resultaat. “Omschakelen naar een nieuwe partij is altijd wennen”, vertelt Richard. “Je moet de relatie opbouwen, er komt een transitieperiode aan en er is wellicht nog ruis op de lijn. Wat heel prettig was om te merken, is dat we gezamenlijk de schouders eronder hebben gezet en dat zowel wij als Ictivity toegewijd waren aan het volgen van het recept, ofwel het realiseren van de nieuwe omgeving. Die visie hebben we samen met Ictivity altijd voor ogen gehouden. Ze stonden altijd paraat.”

“Het was prettig om te merken dat zowel wij als Ictivity toegewijd waren aan het volgen van het recept, ofwel het realiseren van de nieuwe omgeving.”

Inmiddels is de IT-omgeving van Go-Tan overgezet naar een stabiele omgeving die de dynamiek van Go-Tan ondersteunt. Werkplekbeheer, monitoring en service op afstand zijn in handen van Ictivity. “In de basis hebben we nu een stabiel platform”, vertelt Richard. “We kunnen het platform makkelijker en sneller uitbreiden om bijvoorbeeld nieuwe medewerkers aan te haken. Die flexibiliteit hadden we in onze vorige IT-omgeving niet.”

De toekomst van het koken

Met de werkplekken in handen van Ictivity, kan Go-Tan zich volledig focussen op de productie en verdere innovaties op dat gebied. Zo is het bedrijf bezig met automatisering en robotisering. Sterker nog, de eerste kookrobot ‘loopt’ al rond op de productievloer. Tante Net heet ze, vernoemd naar een echte tante in de Go-Tan-familie. “Als ze volledig is ingeburgerd, gaat deze robot ons helpen om meer en sneller te koken en zo efficiënter te produceren” legt Richard uit. “Het is de toekomst van het koken. Maar omdat ze nog in de kinderschoenen staat, is hier veel tijd en aandacht voor nodig. Een stabiel IT-platform is belangrijk om te kunnen focussen op dit soort innovaties. Ictivity zorgt ervoor dat wij kunnen doen wat we moeten doen: up-to-date, stabiel én innovatief blijven in onze productie.”

“Ictivity zorgt ervoor dat wij kunnen doen wat we moeten doen: up-to-date, stabiel én innovatief blijven in onze productie”.

Ook over nieuwe projecten voor de IT-omgeving wordt nagedacht. Richard: “We willen samen met Ictivity een toekomstvisie gaan uitstippelen en na gaan denken over waar we in onze IT-omgeving verdere verbeteringen en innovaties kunnen doorvoeren. Ik ben dan ook erg blij met Ictivity. We passen goed bij elkaar en ze staan altijd voor ons klaar. Het gaat in partnerships niet alleen om de inhoudelijke, maar vooral om de relationele kant. Als al dit soort vinkjes gezet worden, heb je een prima club aan je gebonden. Op naar een smaakvolle samenwerking!”

 

Claranet ondersteunt securitybewustzijn bij woningcorporatie Idealis

0
Claranet ondersteunt securitybewustzijn bij woningcorporatie Idealis

In de dagelijkse praktijk worden veel organisaties op dit moment scherp gehouden door cybercriminelen. En dat is geen goed nieuws! Steeds weer blijkt het namelijk lastig te zijn het gedrag van medewerkers, als het gaat om veilig digitaal werken, duurzaam te veranderen en het cyberbewustzijn te vergroten. En daarom zijn het vaak de eigen medewerkers die de zwakste schakel vormen bij security. Idealis anticipeert op deze onveiligheid en vergroot het bewustzijn in de organisatie door de medewerkers zelf proactief scherp te houden. Het gebruikt daarvoor het platform van KnowBe4, dat geleverd wordt door IT-dienstverlener Claranet.

“Onze doelgroep is jong, inspirerend en houdt ons scherp. Dat maakt het werken bij Idealis zo leuk,” schrijft Bart van As, directeur/bestuurder van woningcorporatie Idealis op de eigen website van de organisatie. Idealis richt zich bij de activiteiten op studenten en PhD’ers die op kamers willen (gaan) wonen in Wageningen of Ede. Idealis biedt werk aan 39 medewerkers en verhuurt 5600 kamers en appartementen. Het heeft kantoren in Wageningen en Ede.

Achtergrond van de case

Twee trends hebben de aandacht voor digitale veiligheid en de beveiliging van de IT-omgeving versterkt en noodzakelijk gemaakt. Ten eerste de AVG-wetgeving, die sancties stelt aan het lekken van persoonlijke data door organisaties. Daarnaast is ook het aantal cyberincidenten sterk toegenomen.

“Woningcorporaties beschikken over een grote hoeveelheid aan privacygevoelige gegevens, legt Carolien Filippo, Business Information Specialist bij Idealis, uit. Dat is interessant voor criminelen. “Daarnaast straalt een incident negatief af op de reputatie van de corporatie en leidt het tot geschonden vertrouwen in de relatie met de huurders.”

Dat een woningcorporatie kwetsbaar is, bleek eerder dit jaar, toen acht organisaties werden getroffen door een cyberaanval. “Wij waren toen al intensief met security en het trainen van onze mensen bezig, daar was gelukkig geen incident voor nodig,” geeft Carolien Filippo aan, “maar de cyberaanval bij collega-organisaties maakte wel weer het belang van security duidelijk. Het kan overal gebeuren, ook bij ons.”

Bij veel organisaties zijn security-trainingen net zo talrijk als ontruimingsoefeningen – en net zo voorspelbaar. De opgedane kennis beklijft vaak niet. Tijdens Corporatieplein, een IT-innovatiebeurs voor woningcorporaties, kwam Carolien Filippo in contact met Claranet, businesspartner van KnowBe4 met de hoogste status (premierpartner). “Mijn interesse werd gewekt en ik vroeg om een demonstratie.” Toen de kracht van de applicatie duidelijk werd, sloot Idealis een contract voor drie jaar af, waarbij alle medewerkers continu getraind worden.

Het platform

Twan Willems, Prospect Specialist bij Claranet, herkent het enthousiasme over het concept van KnowBe4. “Inmiddels werken al 25 corporaties uit onze klantenkring met dit platform. De basis van de training is medewerkers echt bewust te maken van de gevaren van het internet.” De kracht van het platform zit, volgens Twan Willems, in de herhaling en de graad van automatisering die KnowBe4 biedt. “Medewerkers kunnen elk moment een e-mail ontvangen die beslist ongevaarlijk lijkt, maar wel een incident zou kunnen veroorzaken.”

Het programma bestaat uit verschillende elementen. Zo zijn er instructievideo’s die je kunt delen met de medewerkers om een zekere basiskennis op te bouwen. “Die video’s zijn heel realistisch, ze lijken erg op series van Netflix. Ook ik kijk er graag naar,” vertelt Twan Willems. Vervolgens wordt, onder meer door het versturen van nep-phishingmails, gecontroleerd of de gebruikers de boodschap van de instructie begrepen hebben en ernaar handelen. Zo leren mensen in de organisatie ransomware, CEO-fraude en phishingmails sneller te herkennen. “Voor de prijs van een kop koffie per dag per medewerker breng je de hele organisatie naar een hoger niveau van securitybewustzijn.”

Deze gesimuleerde phishingmails kunnen volledig opgemaakt worden in de huisstijl van vaste leveranciers of afnemers van de organisatie. Dus als de bakker om de hoek dagelijks het brood voor de lunch brengt, dan kan vroeg of laat een bericht in de opmaak van zijn communicatie in de mailbox van, bijvoorbeeld, de office-assistent of de financieel medewerker verschijnen. Het is een confronterende manier om medewerkers te verleiden én de ogen te openen.

De praktijk

“Nieuwe medewerkers worden meteen naar een bepaald basisniveau gebracht,” geeft Filippo van Idealis aan. “Op die manier zorgen we voor een minimumniveau aan securitybewustzijn binnen de organisatie.”

Het is daarnaast mogelijk om bepaalde medewerkers specifiek te trainen. “Zo kun je, bijvoorbeeld, de communicatie anders inzetten voor mensen met financiële bevoegdheden”, vertelt Twan Willems. Het is een feature die Idealis op dit moment nog niet gebruikt.

In veel gevallen levert Claranet de dienst inclusief regelmatig contact met een adoptieconsultant. Twan Willems: “Je merkt toch vaak dat enthousiast voor het platform gekozen wordt, maar dat de waan van de dag ervoor zorgt dat het niet, of niet optimaal gebruikt wordt. Onze adoptieconsultant fungeert dan als een soort aanjager, zodat het platform goed en direct wordt ingezet.” Omdat klanten de dienst onbeperkt kunnen gebruiken gedurende de looptijd van het contract, leidt intensief gebruik niet tot hogere kosten.

Idealis koos ervoor deze aanvullende dienstverlening van Claranet niet af te nemen. Voor Carolien Filippo is het monitoren van het gebruik van de oplossing een onderdeel van haar functie. Wel sparde ze aan het begin van de samenwerking met Claranet met een consultant van Claranet.

Sinds de dienst in gebruik is, heeft Filippo regelmatig medewerkers aan haar bureau, die lachend melden dat er weer een nep-spambericht in hun inbox belandde. “Omdat het geautomatiseerd verloopt, weet ik niet altijd wie wanneer welk mailtje krijgt.” Ook zijn er regelmatig collega’s die stellen “dat het wel wat lastiger mag zijn”. En ook dat is mogelijk binnen het platform. Je kunt het niveau van de gesimuleerde phishingmails zelf aanpassen aan het niveau van de medewerkers. Wel zo handig als je medewerkers steeds meer getraind worden.

Geen naming en shaming

Als een van de medewerkers toch op de verdachte link in een bericht klikt, dan stuurt Kno4Be4 hem of haar door naar een landingspagina. Daarop staat niet alleen dat het ging om malware, maar ook dat het in dit geval een nep-bericht betrof. Verder wordt uitgelegd hoe ze hadden kunnen herkennen dat het om een verdachte boodschap ging. Deze uitleg wordt zichtbaar als medewerkers met hun muis over het betreffende mailtje bewegen.

“We doen zeker niet aan naming and shaming binnen de organisatie,” stelt Carolien Filippo gerust. “Wel heb ik onlangs op intranet aangeven welke medewerkers goed scoren.” Op managementniveau worden ook slechts algemene scores gedeeld, zodat trends zichtbaar zijn.

“Wat goed werkt”, legt Twan Willems uit, “is dat je een verstuurde phishingcampagne geautomatiseerd kunt opvolgen. Stel dat iemand drie keer op een link klikt in een phishingmail die het platform verstuurde, dan start het systeem voor de betreffende medewerker automatisch een andere training om de gemaakte vergissing nog nadrukkelijker te adresseren.”

De kracht van het platform

Gevraagd naar de kracht van KnowBe4 geeft Carolien Filippo aan, dat vooral de variatie in de training en de automatisering ervan, zorgen voor het creëren van bewustwording. Twan Willems vult aan: “En het platform ontwikkelt zich nog, ze ontwikkelen continu nieuwe content. En ze stellen die beschikbaar. Content die zich richt op bijvoorbeeld nieuwe aanvalstechnieken.”

Er is regelmatig contact tussen Idealis en Claranet, legt Carolien Filippo uit. “Soms melden ze zich met de vraag of alles goed loopt. En of ik nog vragen heb. Dat verloopt op een aangename manier.” Al met al is Idealis content met de mogelijkheden die het platform biedt. “We beschouwen het als een van de beste investeringen die we ooit deden.”

Met de technologie van NetApp kunnen we efficiënt de data van onze klanten beheren

0
Met de technologie van NetApp kunnen we efficiënt de data van onze klanten beheren

Na de start in 2005 heeft OutSystems- en SAP-dienstverlener myBrand Conclusion elk jaar een groei van zo’n tien procent gerealiseerd. Bij het bedrijf werken inmiddels 450 mensen vanuit vestigingen in Geertruidenberg, Apeldoorn en Maarssen. Strategische partners NetApp en Fujitsu spelen een belangrijke rol bij het faciliteren van hun dienstverlening.

“Onze missie is om de best gewaardeerde IT-dienstverlener in de Nederlandse markt te zijn. Dit zit in het DNA van onze mensen. We willen graag tevreden klanten, want die blijven en zorgen weer voor new business”, vertelt Roel Knoppers, Operationeel Directeur. “De best gewaardeerde dienstverlener zijn: daar worden we blij van. Onze doelstelling is om de klant op de lange termijn aan ons te binden. Als fullservice dienstverlener ondersteunt myBrand de volledige lifecylce bij onze klanten: dus implementatie, optimalisatie, beheer en onderhoud en uiteindelijk weer transformatie naar een nieuwe infrastructuur. In de bedrijfsvoering van myBrand staan drie strategische pijlers centraal: langetermijnrelaties, geïntegreerde dienstverlening en een goede prijs-kwaliteitverhouding.”

Geïntegreerde dienstverlening

Elk kwartaal meet myBrand de klanttevredenheid. Dan vragen ze aan hun klanten wat ze van de dienstverlening en -beleving vinden. De klant geeft dan een cijfer tussen 1 en 10. Als blijkt dat de klant ergens niet tevreden over is, dan kan hij dat aangeven en dan weet myBrand wat ze moeten verbeteren. De kwartaalevaluatie is voor myBrand ook een moment om vast te stellen waar hun klanten mee bezig zijn.

“We bieden een geïntegreerde dienstverlening. Onze klanten zijn op zoek naar een centraal aanspreekpunt voor alles wat met SAP te maken heeft. Klanten kunnen bij ons de volledige stack onderbrengen: hosting, technisch beheer, functioneel applicatiebeheer en projecten. Omdat we een totaaloplossing aanbieden, ligt de verantwoordelijkheid in het geval van een mogelijk probleem bij ons. We lossen het probleem dan op. Een geïntegreerde dienstverlening is alleen mogelijk als je het hele proces beheerst.” Het bieden van een optimale prijs-kwaliteitverhouding van de dienstverlening vinden ze bij myBrand belangrijk. Ze zijn niet de goedkoopste, maar ook niet de duurste aanbieder. myBrand laat klanten een eerlijke prijs voor de dienstverlening betalen.

“We zijn ooit begonnen met functioneel en technisch beheer en onderhoud, maar klanten vroegen op een bepaald moment of we ook de hosting wilden verzorgen, want ze wilden een centraal aanspreekpunt hebben. Zo hebben we in 2006 ons eerste platform op basis van Fujitsu FlexFrame met NetApp technologie gerealiseerd. Bij de start van ons platform bestond public cloud nog niet, dus dit moesten we zelf organiseren. We wilden een platform met de hoogste kwaliteit neerzetten en hebben uiteindelijk een platform opgezet met 99,99% beschikbaarheid voorzien van synchrone datareplicatie. Op basis van dezelfde technologie heeft dat platform zich daarna verder ontwikkeld. Vanaf 2015 bieden we onze klanten ook steeds meer grote projecten in de vorm van implementaties en transformaties.”

NetApp Storage

Dataprotectie en wet- en regelgeving met betrekking tot de opslag van persoonsgegevens is voor een deel van de klanten een belangrijke reden om te kiezen voor de private cloud. Voor klanten die SAP willen draaien in de public cloud hebben ze een architectuurmodel ontwikkeld. Een belangrijke vraag voor myBrand in dit verband is: hoe zorg je ervoor dat je data synchroon kunt repliceren tussen meerdere locaties? Daar helpt NetApp mee, want met ONTAP zijn ze niet alleen in staat om die data veilig te stellen, maar ook om de back-up efficiënt te kunnen inregelen.

“Het FlexFrame platform, een geïntegreerde oplossing inclusief orchestration, is de enige oplossing in de markt die out-of-the-box SAP-omgevingen kan hosten. NetApp storage is onderdeel van deze FlexFrame oplossing. De toegevoegde waarde van een storage oplossing zit niet zozeer in de hardware, maar in de wijze waarop deze wordt aangestuurd. De oplossing van NetApp zorgt ervoor dat we concurrerend in de markt kunnen optreden.”

“SAP eist een minimale back-up retentie van 28 dagen. Dat betekent bij veel platformen (ook standaard public cloud) dat de productiedatabase 28 keer (of meer) is opgeslagen. Wij back-uppen vier keer per dag en in een periode van 28 dagen zijn dat 112 back-ups. Dat is veel opslagruimte. Als we met NetApp Snapshot technologie deze hoeveelheid back-uppen, dan kost dat ongeveer 2,5 keer de omvang van de productie. Dat is met geen enkele andere oplossing mogelijk. Met de technologie van NetApp kunnen we efficiënt de data van onze klanten beheren.”

NetApp ONTAP

Het maken van een snapshot kost een fractie van een seconde en ondertussen draaien de systemen bij myBrand gewoon door. Dat doen ze vier keer per dag en kunnen daarmee snel terug naar een back-up van een gewenste datum en tijd (inclusief log shipping). De back-up terugzetten is eigenlijk de snapshot terugzetten, wat een kwestie van minuten is, en komt gelukkig niet vaak voor. Het gebeurt echter wel eens in projectsituaties, want tijdens een upgrade of migratie is het wel prettig om op een back-up te kunnen terugvallen als dat nodig is.

“Met NetApp ONTAP zijn we in staat om tijdens de productie volumes te verplaatsen. Dat geeft de mogelijkheid om in onze infrastructuur hardware te onderhouden of vervangen, terwijl we gewoon doordraaien. Met deze technologie zijn we in staat om near zero downtime maintenance voor onze klanten uit te voeren. NetApp heeft ons geholpen dat te realiseren.”

Om aanvallen met ransomware te voorkomen, gebruikt myBrand de technologie van NetApp Cloud Insights. Zo kunnen ze continue de infrastructuur monitoren en checken of er ergens onverwachts encryptie plaatsvindt. Op het moment dat er encryptie plaatsvindt waar het niet hoort, sluiten ze die omgeving direct en sluiten ze die ook af van de rest van de wereld.

Datacenters

De infrastructuur van myBrand is ondergebracht in twee datacenters in Amsterdam, die gespiegeld zijn uitgevoerd. Als één van de twee datacenters uitvalt, kan de andere het overnemen. Voor de connectiviteit tussen de twee datacenters hebben ze een dark fiber ring laten aanleggen. Voor de meeste klanten repliceren ze de productiedata synchroon en die hebben zo altijd een back-up van hun recente data.

“Met het oog op klanttevredenheid hebben we ondanks onze grote omvang een platte organisatie. We werken bewust niet met allerlei overheadsfuncties zoals delivery managers, contract managers en services level manager. In plaats daarvan hebben we klantteams die bestaan uit consultants en daarvan vervult de meewerkend voorman de functie van klantcoördinator. Die houdt zich bezig met het coördineren van de dienstverlening en zorgt ervoor dat de klant tevreden is en blijft. Onze consultants zijn elke dag inhoudelijk met SAP bezig. Op dit moment zijn we de meest gecertificeerde SAP-partner in Europa en willen we onze klanten optimaal bedienen. Met onze partners Fujitsu en NetApp zijn we in staat om kwaliteit te bieden. Voor de corporate mid-market bieden we een dienstverlening die op het niveau zit wat grote banken bieden. Dat is mogelijk door onze infrastructuur en daar helpen onze partners ons bij”, besluit Roel Knoppers tevreden.

Ictivity implementeert moderne werkplek voor woCom

0
Ictivity implementeert moderne werkplek voor woCom

Van vaste werkplekken op kantoor overgaan naar hybride werken, zodat iedereen met laptops en mobiele telefoons zijn werk kan doen: dat was de doelstelling van woningcorporatie woCom. Met grote bevlogenheid van mensen uit de eigen organisatie en de expertise van Ictivity, werkt woCom nu hybride. De Omnia Workspace van Ictivity en een uitgebreid adoptietraject stonden aan de wieg van deze nieuwe manier van werken.

In technische bochten wringen

WoCom biedt als sociale huisvester een thuis aan ruim 17.000 mensen in Helmond en vijf andere gemeenten in Noord-Brabant. Daarnaast streeft woCom naar het creëren van werkplezier voor medewerkers. De behoefte van medewerkers is om altijd en overal te kunnen werken, dus daar moest de werkplek op aangepast worden. Met vaste pc’s en kleine kamertjes op kantoor, was er een flinke omslag te maken. Hoewel de behoefte aan flexibel werken al een tijd bestond, gaf Covid-19 het doorslaggevende zetje, vertelt Tonny van der Putten, projectleider bij woCom. “Tijdens de eerste coronalockdown moesten we veel kunst- en vliegwerk uithalen om mensen vanuit huis te laten werken. We moesten ons technisch in allerlei bochten wringen om dat te realiseren. Na een jaar corona beseften we dat we het anders wilden doen. We wilden hybride werken mogelijk maken en startten het project ‘de moderne werkplek’.”

Zachte landing in digitale werkplek

Met Ictivity als partner haalde woCom de kennis in huis om medewerkers van een hybride werkplek te voorzien. “Voor ons is het erg belangrijk dat een partij niet alleen de technische knowhow heeft, maar ook weet hoe je een zachte landing maakt als organisatie”, gaat Tonny verder. “Een moderne werkplek betekent meer dan medewerkers voorzien van een laptop en mobiele telefoon. Je wil ze meenemen in hun nieuwe werkomgeving, zodat ze weten hoe het werkt en wat ze ermee kunnen. De persoonlijke aanpak van Ictivity, waarin gebruikers centraal staan, sluit goed aan op onze visie van hoe een digitale werkplek eruit zou moeten zien.”

Lopend vuurtje

WoCom en Ictivity stelden samen een plan van aanpak op, waar een uitgebreid persona-onderzoek aan vooraf ging. “Met het onderzoek gaven we medewerkers de ruimte om hun verhaal te doen”, legt Tonny uit. “Om te vertellen hoe ze het liefst werken en hoe hun werkomgeving eruit moet zien. We weten nu wat ze vinden van thuiswerken en hoe ze het liefst op kantoor werken. Deze informatie is gebruikt om de inrichting van de werkplek aan te laten sluiten op de behoeften van medewerkers.” Nadat ook het management was overtuigd van het plan van aanpak, kon het projectteam van start. Daarbij was hoge betrokkenheid vanuit de organisatie. Tonny vertelt: “Er waren een aantal ambassadeurs binnen woCom die enthousiast waren over het project en het leuk vonden om ermee aan de slag te gaan. De aanpak deden we gefaseerd, opgedeeld in vier groepen.” Bij het overboord gooien van de traditionele werkwijze hoort namelijk ook een file server migratie. Tonny geeft toe dat ze daar van tevoren best tegenop zagen en dat ook medewerkers het spannend vonden. “Nadat medewerkers overtuigd waren van het nut, ging het team Financiën vol goede moed aan de slag. Dat werd een succesverhaal wat als een lopend vuurtje door de organisatie ging. Andere collega’s hoorden hoe fijn het is om in een opgeschoonde en opgeruimde werkomgeving te werken. En dat er altijd nog een back-up is om op terug te vallen. De andere drie groepen doorliepen vervolgens hetzelfde traject, en zo werd het plus, op plus, op plus. We konden bijna niet geloven dat het echt allemaal zo goed ging.”

Van en voor de mensen

Het succes van het hele project zit hem in de persoonlijke aanpak, vindt Tonny. “Het is een oplossing van en voor de mensen, niet van het team Informatisering & Automatisering. We wilden niet als technische mensen iets bedenken en oplossen, maar iets neerzetten waar iedereen achter staat. Dat is echt gelukt. Samen met Ictivity zetten we de eerste stappen in het toepassen van een persoonlijke aanpak. Doordat een aantal medewerkers zo enthousiast was, is de bal steeds sneller gaan rollen. Wekelijkse vragensessies droegen daaraan bij. Ambassadeurs konden vragen ophalen op de werkvloer en antwoorden terugbrengen. Daarnaast was er vanuit Ictivity een floorwalker aanwezig die een goede klik had met de organisatie. Zo bleef het enthousiasme continu aanwezig.”

“Dat het intern allemaal zo lekker liep, kwam mede door de soepele samenwerking met Ictivity, gaat Tonny verder. “Ze staan open voor wat wij als organisatie vinden en komen met ideeën. Ze leggen geen dingen op, maar luisteren naar wat wij willen bereiken. Dat is heel fijn, want van tevoren weet je niet zo goed waar je naartoe gaat. Ictivity heeft ons geholpen om richting te geven, zonder dat ze daar zelf invulling aan gaven.”

Steeds positief verrast

Tonny is positief verrast over het gemak waarmee alles is verlopen. “Aan de voorkant vond ik het allemaal best spannend. We hadden ook nog te maken met corona waardoor we veel op afstand moesten doen en via Teams moesten werken. Toch konden we gewoon een goed project draaien, dat heeft me echt verbaasd. We hadden ook zorgen of we wel genoeg tijd hadden om over te gaan naar de nieuwe infrastructuur. We zijn erg tevreden over de manier waarop Ictivity daarbij heeft geholpen. Je kan echt merken dat ze dit vaker hebben gedaan. Natuurlijk heeft het ook geholpen dat er binnen woCom mensen zijn opgestaan en de kar hebben getrokken op allerlei onderdelen. Zij hebben in grote mate bijgedragen aan het succes van dit project. Dat heeft ons verrast, maar misschien ook weer niet. Het is ook wel weer typerend voor onze medewerkers. Eenmaal overtuigd, zetten ze de schouders eronder.”

Hybride werkplek op kantoor

De medewerkers van woCom beschikken nu allemaal over een eigen laptop en telefoon en de bestanden zijn overgezet naar SharePoint en OneDrive. “Straks gaan we verder met het neerzetten van Teams”, zegt Tonny. “Maar we zetten niet alleen stappen op het technische vlak. Ook in het kantoor gaan we dingen veranderen. Minder kamers en het creëren van ontmoetingsplekken en concentratieruimtes. Hybride werken zal blijven en het is belangrijk dat we het kantoor daarop aanpassen. Zo sluit alles straks mooi op elkaar aan en dat draagt bij aan het werkplezier van medewerkers.”

Klantcases