Facebook Linkedin Twitter
Home Klantcases

  • Zoeken

  • Sectoren

  • Categorie

  • Klantnaam

Klantcases

Van floorwalker naar e-Coach: implementatie bij Pluryn tijdens coronacrisis

Door
Hajo Fulda
-
0
Van floorwalker naar e-Coach: implementatie bij Pluryn tijdens coronacrisis

Een IT-implementatie in coronatijd, daar moesten veel organisaties aan geloven. Sommige projecten stonden al in de steigers, andere werden gestart tijdens de coronacrisis. Of dit nu ging om een implementatie van bijvoorbeeld Microsoft Teams om videobellen mogelijk te maken, het migreren naar de cloud zodat iedereen eenvoudig vanuit huis kon werken of een overstap naar een digitale werkplek. Bij dergelijke IT-trajecten was er voor de coronatijd altijd een aantal dagen een ‘floorwalker’ van Ictivity op locatie aanwezig om medewerkers te ondersteunen bij het gebruik van de nieuwe systemen. Een essentiële stap bij de adoptie van de nieuwe technologie. Maar met veel lege kantoren en de 1,5-meter regel mochten er sinds maart bij veel organisaties geen floorwalkers meer op locatie komen. Gelukkig schakelde Ictivity snel en kwam met het concept van de e-Coach. Een coach die tijdens en na een implementatie online beschikbaar is voor medewerkers om hun vragen te beantwoorden of zelfs een korte training te verzorgen, bijvoorbeeld als meer mensen dezelfde problematiek ervaren. Pluryn is een van de relaties waar de e-Coach een daverend succes is.

De digitale werkplek

Voordat de COVID-19 pandemie Nederland bereikte, werkte Ictivity al bij Pluryn aan het project ‘de digitale werkplek’. Alle medewerkers van Pluryn kregen een online werkplek gebaseerd op Microsoft 365. Hoewel het achteraf gezien een perfecte tijd bleek te zijn om deze overstap te maken, is er in de uitrol wel het een en ander veranderd door de pandemie. Zo stond de implementatie van Microsoft Teams bijvoorbeeld later op de roadmap, maar is dit naar voren verschoven omdat de medewerkers gemakkelijk met elkaar en externe partners moesten kunnen communiceren. Dit traject is dan ook versneld uitgevoerd en binnen 2 weken konden zo’n 7.000 medewerkers hiermee aan de slag.

De altijd bereikbare e-Coach

Het coronavirus vroeg ook om een andere ondersteuning van medewerkers in dit traject. Zoals eerder al benoemd was een floorwalker geen mogelijkheid meer in de 1,5-meter samenleving. Frank van de Leur, Manager ICT bij Pluryn, vertelt hierover: “Gelukkig had Ictivity al een oplossing op de plank en kwam met het idee van een online floorwalker, oftewel de e-Coach. Omdat wij het ontzettend belangrijk vinden dat medewerkers in het proces meegenomen worden, is de ondersteuning vanuit Ictivity erg belangrijk. Het grote voordeel van de e-Coach is dat de bereikbaarheid zo goed is. Normaliter kon een floorwalker naar een aantal locaties komen, nu kan iedere locatie gebruik maken van dit belangrijke advies.”

De beschikbaarheid van de e-Coach is een groot voordeel, net als het hoge kennisniveau waar de medewerkers op kunnen terugvallen. “Een floorwalker was een aantal dagen op locatie om de medewerkers op gang te helpen met de nieuwe systemen”, vertelt Bart van Bokhoven, Segment Manager Zorg bij Ictivity. “Het is natuurlijk fijn om de interactie live te hebben, maar het legt ook wat beperkingen op. Zo kan een floorwalker maar op één locatie tegelijk zijn en is hij er maar een bepaald aantal uur. De e-Coach is de hele dag bereikbaar en dat is extra fijn voor zorginstellingen of scholen bijvoorbeeld, zodat de medewerkers de e-Coach kunnen bellen op het moment dat zij niet bezig zijn met patiënten/cliënten of scholieren. Daarnaast blijft een e-Coach ook langer bij een traject betrokken dan bij een floorwalker het geval was.”

“De ideale combinatie is een aantal dagen een floorwalker op locatie, aangevuld met een e-Coach voor een langere periode. Hopelijk kunnen we met deze hybridevorm starten, zodra de coronacrisis voorbij is.”

Makkelijke communicatie

Frank: “Wij zijn zo ontzettend blij met de hulp van de e-Coach, dat wij eigenlijk niets anders meer zouden willen. Naast de bereikbaarheid is ook het snelle schakelen een enorm voordeel. Door het videobellen kan iemand gemakkelijk zijn scherm delen, waardoor er geen schermen overgenomen hoeven te worden. Het is een makkelijke manier van communiceren. In de organisatie hoor ik terug hoeveel mijn medewerkers eraan hebben. Mensen geven aan dat het prettig werkt en dat de e-Coaches erg veel kennis bezitten en klantgericht en behulpzaam zijn. Omdat ze ieder moment van de werkdag beschikbaar zijn, is de drempel laag om even een belletje te plegen en met en vraagstuk of probleem geholpen te worden.”

“De e-Coach heeft ervoor gezorgd dat de adoptie van nieuwe systemen in ons team versneld is. Het is een efficiënte en prettige manier van de technologie zo goed mogelijk te laten landen bij medewerker.”

Trainingen van de e-Coach

Naast dat de e-Coach vragen van medewerkers beantwoordt, geeft hij of zij ook korte trainingen voor een groep medewerkers. Als een vraag namelijk meerdere keren binnenkomt, is het voor de e-Coach duidelijk dat dit onderwerp nog wat aandacht vergt. Bart: “Door zo’n training kunnen we in één keer een hele groep medewerkers verder helpen. Zo delen we iedereen zijn tijd zo efficiënt mogelijk in. Momenteel zien we dat bij organisaties in transitie dat er zo’n 20 à 30 keer een beroep op de e-Coach wordt gedaan. Ook neemt de e-Coach na enkele weken nog eens contact op met de werknemers om te zien of alles soepel loopt of dat er toch nog vragen liggen. Organisaties kunnen echt op de professionele trainers rekenen.”

“Wij geloven dat aandacht voor het meenemen van de medewerkers het succes van een implementatie bepaalt. Pluryn is een organisatie die hier ook veel belang aan hecht en met de e-Coach hebben we niet op kwaliteit hoeven inleveren tijdens de coronacrisis.”

In de toekomst verwacht Frank nog veel IT-zaken met Ictivity op te pakken. Afhankelijk van de groepsgrootte zal dan gekeken moet worden of een floorwalker toegevoegde waarde biedt of dat alles via de e-Coach gaat, denkt Frank. Voor nu is het implementatieproces van Microsoft 365 soepel verlopen en weten medewerkers elkaar ook thuis gemakkelijk te vinden dankzij Microsoft Teams.

Ictivity neemt FireX bij de hand in overstap naar de cloud én verzorgt het beheer van de nieuwe omgeving

Door
Ido Kramer
-
0
Ictivity neemt FireX bij de hand in overstap naar de cloud én verzorgt het beheer van de nieuwe omgeving

Organisaties met medewerkers die vaak op locatie werken weten hoe belangrijk het is informatie efficiënt en snel te delen. Ictivity realiseerde een overstap naar SharePoint en Office 365 bij brandbeveiligingsspecialist FireX. Om iedereen wegwijs te maken in het nieuwe systeem en de overgang naar de cloud voor gebruikers te stroomlijnen, zette FireX samen met Ictivity een uitgebreid adoptie- en trainingsprogramma op.

Werken op papier: tijdrovend en omslachtig

Het gros van de circa 50 medewerkers van FireX is het grootste deel van de week werkzaam bij opdrachtgevers op locatie. Veel administratieve werkprocessen vonden plaats op papier. Zo leverden de monteurs informatie aan via handgeschreven formulieren, die later door de administratie in de backoffice systemen werden ingevoerd. Behoorlijk omslachtig en tijdrovend, schetst personal assistant Lionne Broekman van FireX. “Eigenlijk ben je dubbel werk aan het doen. Bovendien moest de administratie vaak wachten tot de betreffende monteur weer op kantoor was om de papieren documenten af te leveren. Dat kon soms wel een week duren, met vertragingen in het proces tot gevolg.”

Werken in verouderde versie

Maar ook als er niet eerst op papier werd gewerkt, ging het wel eens mis, vervolgt Lionne. “Het kwam vaak voor dat mensen werkten in hun eigen, lokale versie van een document en dit bestand vervolgens rondmailden. Regelmatig werkte iemand daardoor per ongeluk in een verouderde versie van een document, met alle tijdverlies en ‘ruis’ van dien.”

Nooit meer langs elkaar heen werken

Om efficiënter te kunnen werken, stapte FireX begin 2020 over op Office 365 en het werken in Microsoft SharePoint. Lionne: “Alle medewerkers, op kantoor en op locatie, werken nu rechtstreeks in de cloud. Doordat informatie op een centrale plek wordt opgeslagen en uitgewisseld, is de kans op langs elkaar heen werken veel kleiner geworden. Bovendien hebben we administratief een efficiëntieslag gemaakt omdat monteurs hun formulieren rechtstreeks digitaal kunnen invullen via hun laptop of tablet. En, niet onbelangrijk: de formulieren zijn altijd goed leesbaar.”

“Doordat Informatie op een centrale plek wordt opgeslagen en uitgewisseld, is de kans op langs elkaar heen werken veel kleiner geworden”

Leren werken in SharePoint

Flink wat voordelen dus. Toch is het overgaan naar werken in de cloud niet iets dat je ‘zomaar’ even doet, benadrukt Lionne. “Veel medewerkers moesten even schakelen. Zo vereiste het automatisch opslaan van bestanden in de cloud in het begin nog wel enige gewenning; het was voor de mensen immers een gewoonte om documenten eerst lokaal op te slaan. Bijkomend punt was het feit dat veel medewerkers niet vaak op kantoor zijn. Hoe kun je ook deze mobiele medewerkers zo goed mogelijk meenemen in alle veranderingen?”

Heldere uitleg

Om iedereen wegwijs te maken in het nieuwe systeem en de overgang naar de cloud voor gebruikers te stroomlijnen, zette FireX samen met Ictivity een uitgebreid adoptie- en trainingsprogramma op. Ictivity is al jaren de vaste IT-partner van FireX, vertelt Lionne. “Ook voor deze cloudtransitie kwam Ictivity dus vanzelfsprekend in beeld. De eerste workshops rondom de nieuwe werkwijze vonden afgelopen jaar nog net voor de coronapandemie plaats. Daarbij kregen we een heldere uitleg over de nieuwe werkwijze, zoveel mogelijk toegespitst op de specifieke situatie binnen de betreffende afdeling. In de weken daarna was de trainer van Ictivity nog een aantal dagdelen aanwezig op kantoor voor de beantwoording van vragen en – waar nodig – nadere uitleg.”

Omdat veel medewerkers zoals gezegd op locatie aan het werk zijn, koos FireX er daarnaast voor om te werken met key users. Lionne: “Deze door Ictivity getrainde medewerkers fungeerden als laagdrempelige vraagbaak voor hun collega’s. Verder stelde Ictivity ook een eCoach beschikbaar voor alle functionele gebruikersvragen.”

KennisHub: handige microlearnings

Binnen het trainings- en adoptieprogramma was een centrale rol ingeruimd voor de KennisHub van Ictivity, een online leerportaal dat 24/7 beschikbaar is voor elke medewerker. Het platform biedt onder meer trainingsmaterialen, documentatie en korte e-learningmodules rondom vaak terugkerende handelingen en workflows. Ook deze werkwijze met microlearnings werkte goed, schetst Lionne. “Na de eerste adoptiefase met workshops en coaching bleek dit een goede manier om medewerkers met vragen snel van dienst te kunnen zijn. We maken binnen FireX al langer gebruik van de KennisHub om medewerkers bij te spijkeren als het gaat om alledaagse IT-vaardigheden. Hoe plan je bijvoorbeeld een Teams-vergadering in? Nu kunnen medewerkers in de KennisHub ook terecht voor vragen rondom het juiste gebruik van SharePoint. Een goede oplossing voor medewerkers die, waar ze ook aan het werk zijn, tegen een vraag aanlopen en snel een antwoord willen vinden.”

“We maken binnen FireX al langer gebruik van de KennisHub. Een goede oplossing voor medewerkers die tegen een vraag aanlopen en snel een antwoord willen vinden.”

Flinke omslag

Sinds het voorjaar van 2020 hanteert FireX een eenduidige, uniforme werkwijze voor het uitwisselen van informatie en het delen en opslaan van documenten. Er zullen altijd mensen zijn die moeite hebben met zo’n omslag, weet Lionne. “Gelukkig zijn de ervaringen, mede dankzij de uitgebreide training door Ictivity, vrijwel zonder uitzondering positief. En als er al eens iets speelt op het gebied van SharePoint, pakt Ictivity die vragen altijd snel en vakkundig op.”

ICT-vaardigheden verder aanscherpen

Namens Ictivity kijkt ook Toine van Eijk (Directeur Training) terug op een succesvolle samenwerking. “Mede door corona was ons uitgangspunt voor dit trainingsprogramma na de initiële fase ‘online, tenzij’. Dat werkte goed; de korte e-learningmodules in onze KennisHub stelden mensen in staat om zich het systeem plaats- en tijdonafhankelijk eigen te maken, in hun eigen tempo.”

“De korte e-learningmodules in onze kennishub stelden mensen in staat om zich het systeem plaats- en tijdonafhankelijk eigen te maken.”

Naast SharePoint-specifieke thema’s kunnen medewerkers FireX ook terecht in de KennisHub voor op hun organisatie toegespitste modules rondom de thema’s AVG en security, schetst Van Eijk. “Hoe ga je verantwoord om met vertrouwelijke informatie zoals persoons- en bedrijfsgegevens? Daarnaast willen we de bibliotheek binnen onze KennisHub de komende tijd verder uitbreiden met modules rondom persoonlijke vaardigheden. Hoe kun je feedback geven? Hoe kun je productief blijven als je thuiswerkt? Wat is een goede dagindeling? Nuttige informatie, aan de hand waarvan ambitieuze organisaties als FireX de ICT-vaardigheden van hun medewerkers verder kunnen aanscherpen.”

FireX

FireX is gespecialiseerd in brandbeveiligingsoplossingen voor de zakelijke markt, met de focus op branddetectie, hogedrukwatermistsystemen en blusschuim- en blusgassystemen. Het Nijmeegse bedrijf installeert zijn oplossingen bij uiteenlopende klanten door heel Nederland: van datacenters en parkeergarages tot musea en monumenten (waaronder Paleis Het Loo).

Ictivity rolt zijn Human Based Computing-model succesvol uit bij internationale rederij

Door
Ido Kramer
-
0
Ictivity rolt zijn Human Based Computing-model succesvol uit bij internationale rederij

Een schaalbaar, gestandaardiseerd en effectief IT-platform was voor rederij Vroon, internationaal actief met 130 schepen, een belangrijke randvoorwaarde voor het realiseren van de toekomstambities. Ictivity realiseerde samen met Vroon de transitie naar de cloud én nam de gebruikers succesvol mee bij deze reis.

Naar de cloud

Als onderdeel van de toekomststrategie wil Vroon zijn eigen, bestaande vloot optimaliseren en uitbreiden met schepen die niet in eigendom, maar wel in beheer zijn van het bedrijf (third party management). Om die ambitie mogelijk te maken werd de ‘Vroon as a Platform’-strategie uitgewerkt, waarvan IT een belangrijk onderdeel vormt. Een schaalbaar, gestandaardiseerd en effectief IT-platform was bij dit alles een cruciale randvoorwaarde, vertelt Rob Frenks (Group ICT Manager). “We wilden daarom de transitie maken naar de cloud, voor een betere gebruikerservaring voor onze medewerkers.”

ICT Infrastructure Manager Wesley Vandamme: “Met in het achterhoofd dat onze systemen en servers in 2020 end-of-life zouden zijn, was het met het oog op onze toekomstambities al snel duidelijk dat dit een geijkt moment zou zijn voor de implementatie van een ‘cloud first’-strategie. Zeker nu de onderliggende cloudtechnologie in rap tempo volwassen is geworden.”

“Voor ons was dit een geijkt moment om de overgang naar de cloud te maken.”

De gebruiker staat voorop

Na een aanbestedingstraject kwam Vroon voor deze cloudmigratie uit bij Ictivity. Het project omvatte onder meer de migratie van alle bedrijfsapplicaties naar Microsoft Azure (inclusief managed services voor de hele Azure-omgeving) en de ingebruikname van een nieuwe, moderne IT-workspace (op basis van onder meer Office365, Omnia Workspace en Microsoft Intune voor mobiel apparaat-/applicatiebeheer). Ictivity kwam met een indrukwekkend technisch implementatieplan, blikt Vandamme terug. “Maar, misschien nog wel belangrijker: Ictivity ruimde in zijn voorstel enorm veel ruimte in voor een goede adoptie en training van eindgebruikers. Uiteindelijk gaat het toch om een hele andere manier van werken voor onze collega’s. Ictivity’s motto ‘Human Based Computing‘, waarbij de gebruiker centraal staat, sprak ons wat dat betreft meteen aan.”

Delen van documenten: stuk gemakkelijker

Namens Vroon had Project Manager Nitin Chopra de leiding over het tot Project Velum omgedoopte project. “Dankzij de Omnia Workspace-oplossing van Ictivity is het vinden van informatie en het delen van documenten nu veel makkelijker geworden. Medewerkers vinden alle informatie en data die ze nodig hebben nu op één centrale plek, zonder dat ze allerlei verschillende applicaties hoeven te openen. Ook implementeerden we – nu door corona veel mensen op afstand werken – versneld Microsoft Teams. Dit is de onderlinge samenwerking tussen onze wereldwijde locaties en met externe partijen zeker ten goede gekomen.”

“Het vinden en delen van informatie en documenten is nu veel gemakkelijker geworden”

Voorafgaand aan de implementatie werd een persona-onderzoek uitgevoerd om inzicht te krijgen in de verschillende typen gebruikers en werkstijlen binnen Vroon. Een van de onderdelen was een medewerkerssurvey, waaruit het makkelijker kunnen delen van documenten naar voren kwam als belangrijk verbeterpunt, vult Rob Frenks aan. “In de oude situatie misten we daartoe voldoende mogelijkheden, zeker als je bestanden wilde uitwisselen met mensen van een andere afdeling of van buiten Vroon. Medewerkers gingen grote bestanden vervolgens e-mailen, of ze gebruikten op eigen initiatief filesharing-tools als WeTransfer. Van die omslachtige situatie wilden we af.”

What’s in it for them?

Na afronding van de technische implementatie volgde de belangrijke adoptiefase. Chopra: “De snelheid waarmee en de mate waarin je gebruikers met de nieuwe technologie uit de voeten kunnen heeft direct invloed op je business, al helemaal als het gaat om een verandering op deze schaal. Je zult medewerkers van meet af aan moeten meenemen in alle veranderingen en hen duidelijk moeten maken: what’s in it for them? Als mensen zien hoe nieuwe technologie hun werk makkelijk gaat maken, wordt het een stuk makkelijker om eventuele weerstand of scepsis te overwinnen.”

“Je zult mensen van meet af aan moeten meenemen in alle veranderingen.”

Met het oog op een soepele adoptie werden binnen Vroon 17 ambassadeurs benoemd, schetst Chopra. “Mensen uit de business, zonder specifieke ICT-achtergrond, die hielpen bij de uitrol en die door Ictivity werden getraind om collega’s te ondersteunen. Dat werkte enorm goed. Wat ook hielp waren de voortdurende informatie-updates vanuit ons projectteam. Wat is de actuele status van het project? En welke veranderingen zitten er aan te komen?”

Dag en nacht beschikbaar

Ook de door Ictivity verzorgde online training en aanvullende mini-trainingen – rondom 8 specifieke deelonderwerpen – hielpen enorm tijdens de adoptiefase, vervolgt Chopra. “En wat verder ook zeker niet onvermeld mag blijven is de door Ictivity ‘geleverde’ e-Coach, die dag en nacht beschikbaar was voor alle functionele gebruikersvragen. Dat ‘dag en nacht’ mag je vrij letterlijk nemen”, vult Rob Frenks aan. “We zijn een internationaal bedrijf, dat werkt in meerdere tijdzones. De e-Coach van Ictivity was in die eerste dagen na go-live vanaf 2 uur ’s nachts beschikbaar voor vragen van onze collega’s in Azië. Het tekent de enorme betrokkenheid en flexibiliteit van Ictivity; ze doen er alles aan om een project tot een succes te maken.”

“De e-coach van Ictivity stond dag en nacht klaar. Letterlijk.”

Senior trainer Robbert Robben was namens Ictivity nauw betrokken bij het adoptie- en communicatieprogramma. “Hoe krijg je al die medewerkers, van Breda tot Manilla, mee in een nieuwe werkwijze? Een goed doordacht adoptie- en communicatieprogramma is cruciaal, wil je – zeker in deze coronatijd – een succes maken van een project van deze omvang. Daarbij mag – naast de al genoemde diensten – ook de KennisHub niet onvermeld blijven. Via dit online leerportaal kunnen Vroon-medewerkers 24/7 beschikken over micro-leermodules met instructiematerialen, naslagwerken en andere informatie, voor gebruik tijdens trainingen of voor zelfstudie. Het doet me goed om te zien dat we deze grootschalige transitie, mede dankzij de uitstekende samenwerking tussen Vroon en Ictivity, ook vanuit het perspectief van de gebruiker in goede banen hebben weten te leiden.”

Enorme cultural fit

Er was al met al sprake van een enorme ‘cultural fit’ tussen Vroon en Ictivity, constateert Rob Frenks. “Net als wij beschikt Ictivity over een flexibele, oplossingsgerichte can-do-mentaliteit. Wij kunnen best wel veeleisend zijn en hebben vaak een duidelijk beeld van de richting die we uit willen. Ictivity pikte dit steeds goed op en bewoog daarin heel goed mee. Wat ons ook aansprak was hun sterke focus op de eindgebruiker, en niet op de techniek alléén. Ook was Ictivity erg scherp op het ‘first time right’-principe. Als er al issues waren, toonde Ictivity zich immer proactief en flexibel bij het oplossen ervan.”

Ictivity stond bovendien altijd open voor suggesties, schetst Chopra. “Ze legden geen dingen op en pasten het proces waar nodig aan. Alles ging in goed overleg.” Wesley Vandamme vertelt hoe de twee partners zich samen bogen over de architectuurdocumenten voor onder meer Microsoft Azure en Omnia Workspace. “Per document belegden we twee à drie workshops met alle betrokkenen. Dat ging volledig in samenspraak; Ictivity legde steeds opnieuw helder uit waarom een bepaalde keuze volgens hen de beste was. Zo kwamen we voor elke bouwsteen van de implementatie samen tot de meest optimale oplossing.”

Vroon loopt voorop met de implementatie van Windows Virtual Desktop, de virtuele werkplekoplossing van Microsoft op basis van Desktop-as-a-Service (DaaS). Ook hierbij toonde Ictivity zich flexibel, vertelt Vandamme. “Vanuit Vroon wilden we deze nieuwe werkplektechnologie omarmen, maar dat brengt natuurlijk ook een zeker risico met zich mee. Ictivity pakte deze uitdaging graag samen met ons op.”

Uitdagende omstandigheden

Namens Ictivity kijkt ook Project Manager Martijn Verhoeven tevreden terug op het project. “Van dit project is vooral de fijne, hechte samenwerking me bijgebleven. Onze organisaties passen qua cultuur goed bij elkaar. Juist daardoor durfden we elkaar waar nodig ook af en toe de waarheid te zeggen, zonder dat de relatie eronder leed. Ik denk dat die mentaliteit, naast de flexibele en transparante houding, er mede voor heeft gezorgd dat we dit project in deze uitdagende omstandigheden hebben kunnen uitvoeren.”

Want uitdagend was het project zeker, schetst Verhoeven. “Door de coronacrisis moesten we opeens het volledige traject op afstand uitvoeren. Zo werd de scope op afstand overeengekomen, aan de hand van gezamenlijke online workshops per thema. Tegelijkertijd lag de druk er vol op, omdat Vroon gebonden was aan de einddatum van zijn aflopende datacentercontract. Door goed samen te werken – via een gezamenlijke projectsite op Microsoft Teams, wekelijkse Teams-meetings en door alle acties bij te houden in Planner – hebben we gezorgd voor een mooi eindresultaat.”

De basis is op orde

Met deze volwaardige, moderne cloudwerkplek, die gebruikers veel gemak en vrijheid biedt, kan Vroon nu weer jaren mee, vertelt Rob Frenks. “Dankzij deze moderne werkplek en infrastructuur is de basis op orde voor verdere digitale vooruitgang van het bedrijf. De volgende stap hierin is de modernisering van onze businessapplicaties op basis van het Dynamics 365 Eco-systeem.”

“Vanuit een hecht partnership hebben we dit project tot een goed einde gebracht, in een uitdagende tijd.”

De plotselinge situatie rondom corona zorgde inderdaad voor een intense start van het project, beaamt Rob Frenks. “Door de omstandigheden hebben we elkaar uiteindelijk niet of nauwelijks live gezien. Desalniettemin zijn we er, vanuit een hecht partnership, in geslaagd om dit project tot een goed einde te brengen. Nu richten we ons graag op uitbouw van dat partnership, te beginnen met de managed services van Ictivity. Ook maken we sinds kort gebruik van de door Ictivity ontwikkelde Anderhalve Meter App, waarmee medewerkers een veilige werkplek op kantoor kunnen reserveren. Een mooi voorbeeld van hoe we samen continu kijken naar vernieuwing.”

Vroon is een internationaal actieve rederij, met het hoofdkantoor in Breda en met management companies in Den Helder, Genua, Aberdeen, Singapore en Manilla. Wereldwijd werken er zo’n 3.000 professionals, waarvan zo’n 300 in de verschillende kantoren. De uit 130 schepen bestaande vloot zet Vroon in voor de offshore-markt en voor het (diepzee)transport van onder meer droge lading, bitumen, auto’s, levend vee en meer. Ictivity ondersteunde het wereldwijd actieve bedrijf afgelopen jaar op meerdere fronten bij het realiseren van zijn ambities.

Open Line brengt kritische zorgapplicatie naar de cloud

Door
Ido Kramer
-
0
Open Line brengt kritische zorgapplicatie naar de cloud

T-dienstverlener pioniert succesvol met klant en leverancier

In een medische omgeving is het van belang dat informatie eenvoudig en veilig te raadplegen is door zorgprofessionals. Daar is een archiefsysteem voor nodig. Een Vendor Neutral Archive (VNA) biedt die oplossing. Dit is een archiefsysteem waarbij men kiest om naast medische, ook niet medische beelden en documenten centraal op te slaan.
Zoals veel applicaties als SaaS-dienst worden aangeboden, zo kan ook een VNA ‘uit de cloud’ voordelen bieden. De applicatie staat dan niet on-premise bij de zorginstelling. Het wordt als cloud-dienst door de IT-dienstverlener geleverd.

Overstap naar SaaS

Vaak wordt in casestudy’s belicht wat de impact is voor bedrijven als ze overstappen op SaaS- of Cloud-services. Voor ondernemingen die de schakel vormen tussen leveranciers en eindklanten, IT-partners zoals Open Line, is de omschakeling echter ook een forse stap. De reis die een IT-dienstverlener daarbij maakt belichten we in deze tekst. Deze casestudy schetst hoe de samenwerking tussen de gebruikersorganisatie (Maastro), de leverancier van het VNA (Hyland) en de implementerende partij (Open Line) verliep.

Open Line

Open Line is als IT-dienstverlener actief op het gebied van cloud. Wat de onderneming eerder nog niet deed, is het functioneel beheren van kritische zorgapplicaties voor het primaire zorgproces van patiënten. Waar het voorheen over infrastructuur, netwerken en technisch beheren ging, moest het team, inmiddels bestaande uit acht medewerkers, zich nu verdiepen in datastromen in de kliniek en het proces van bestralen.

Als IT-dienstverlener is Open Line gewend om ‘in control’ te zijn bij alles dat geleverd wordt. Techniek bestaat uit enen en nullen, is voorspelbaar, flexibel en schaalbaar, heette het terecht. Bij het leveren van VNA-dienstverlening ligt het anders.
Het VNA is een cruciale IT-component binnen het primaire bedrijfsproces van een zorgaanbieder. Dat vergt ook een andere manier van denken in commerciële zin dan veel IT-partners gewend zijn: de kosten moeten in relatie staan tot de inkomsten (vergoedingen) die aan een patiënt te relateren zijn. Daar hoort een prijsmodel bij dat hierop aansluit.

De start

Voor de medewerkers van het eerste uur in het Open Line-team was het project in eerste instantie pionieren. Open Line bevond zich als dienstverlener op onontgonnen terrein. Gelukkig waren er trainingen en congressen waardoor medewerkers snel kennis opbouwden. Tevens had een van de medewerkers een achtergrond in de wereld van PACS en VNA.

Met name leverancier Hyland speelde een rol. Zij stelde niet alleen online cursussen ter beschikking, maar gaf ook op locatie uitgebreide training.

Een van de medewerkers van Open Line bezocht in China een conferentie over medische beeldvorming en mocht daar ervaren hoeveel mensen wereldwijd bezig zijn met het optimaliseren van technologie voor medische beeldvorming en verwerking.

Misschien wel het belangrijkste was echter de tijd die de medewerkers van Open Line doorbrachten bij eindklant Maastro, om te werken met de applicatie vanuit medisch perspectief.

De impact

Zoals hierboven beschreven, heeft het VNA een cruciale rol in zorgprocessen. Als dit niet werkt kunnen afdelingen hun opdracht niet uitvoeren. Dan worden bestralingen on-hold gezet. Het mooie van deze cloud-oplossing is, dat Maastro profiteert van de mogelijkheden van dit VNA in vergelijking met voorgaande producten die ze gebruikten, is de ervaring bij Open Line.

Samenwerking met Hyland

Voor Hyland, de leverancier van het VNA, was het aanbieden van deze oplossing als managed service nieuw. In dat opzicht kon Open Line met hen gezamenlijk optrekken. Hyland hielp en helpt om Open Line in staat te stellen autonoom te werken, bijvoorbeeld door het aanbieden van extra trainingen. De technische brainstorm-sessies leveren ook Hyland weer nieuwe inzichten op het gebied van cloud en managed service dienstverlening. Het cloud-model spreekt hen, zo merkte Open Line, erg aan. De leverancier ziet daarbij beslist de waarde die de IT-dienstverlener toevoegt.

De ervaring van de klant

Deze primeur voor Open Line had niet kunnen slagen zonder de durf van Maastro als eindklant. Het fascinerende voor de medewerkers van de dienstverlener was, dat hun gesprekspartner bij de klant van huis uit een klinische achtergrond heeft. Van daaruit groeide voor hem de stap naar IT. Dit, om vanuit een klinisch oogpunt de IT-systemen beter te laten aansluiten op het primaire proces in de zorg.

Maastro geeft aan dat, op het moment dat Open Line het VNA als een SaaS-oplossing aanbood, er sprake was van gemengde gevoelens. Als eindklant ben je blij dat de systemen onder goed beheer komen, maar ook argwanend omdat mensen bij een dienstverlener niet per se functionele en proces kennis hebben.

Maastro nodigde medewerkers van Open Line uit om kennis te maken van het dagelijkse proces. Vervolgens kregen zij de opdracht om dit zorgproces te vertalen naar de mogelijke implementatie. Zoals Maastro het formuleert: “Samen hebben we er alles aan gedaan om de taalbarrière tussen zorg en IT kleiner te maken”. Dit gaf wederzijds vertrouwen. “We hebben bij Maastro bereikt wat wij altijd wilden: een goed beheerde VNA-omgeving waarbij een groter team de inhoud goed, adequaat en veilig kan gebruiken en waardoor we zelf eindelijk tijd kunnen besteden aan interne projecten en research, dit dankzij Open Line.”

Meer weten?

Laurens Faessen is onze Healthcare Lead. Hij beantwoordt graag uw vragen. Bel Laurens Faessen op +31 6 28608958

Security vereenvoudigen en innovatie ondersteunen met Cisco Security

Door
Ido Kramer
-
0
Security vereenvoudigen en innovatie ondersteunen met Cisco Security

Nederland is meer dan alleen tulpen en fietsen. Volgens de Global Innovation Index (GII) was Nederland het afgelopen decennium een van de meest innovatieve landen ter wereld. In 2020 stond ons land als tweede in de EU-lijst en als vijfde op de wereldwijde ranglijst.

Nederland wordt geroemd om zijn ICT-infrastructuur, online creativiteit, kennisabsorptie, kwaliteit van het bedrijfsleven en bedrijfsomgeving. In het rapport worden verder onze onderzoeksinstellingen van wereldklasse, de belastingvoordelen voor onderzoek en ontwikkeling en de strategische partnerships tussen wetenschappelijke instellingen, het bedrijfsleven en overheidsinstellingen geprezen. Provincie Limburg draagt hier het nodige aan bij.

Innovatie stimuleren

Provincie Limburg bevindt zich in het zuidwesten van Nederland. Ik werk voor de provincie als netwerkbeheerder en het is mijn taak ervoor te zorgen dat iedereen verbinding kan maken met ons intranet en het bredere internet bij alles wat ze online moeten doen. Onderdeel van deze taak is het bieden van ondersteuning aan de Brightlands-campussen. De vier campussen – Heerlen, Maastricht, Sittard-Geleen en Venlo – bieden onderdak aan studenten, ondernemers, onderzoekers en ambtenaren die de producten van de toekomst bedenken, maken en verkopen.

Elke campus heeft zijn eigen specialisatie. Chemelot Campus in Sittard-Geleen houdt zich bezig met de ontwikkeling van slimme materialen en duurzame processen. Smart Services Campus in Heerlen richt zich op data science en slimme services. Greenport Campus Venlo werkt aan onderzoek naar gezonde en veilige voeding, en op Maastricht Health Campus wordt gewerkt aan innovatie op het gebied van regeneratieve geneeskunde en diagnostiek.

Net als de rest van Nederland omarmt Provincie Limburg innovatie en ondersteunt deze via diverse initiatieven, waaronder onderwijs. We investeren tientallen miljoenen euro’s om de Brightlands-campussen te helpen bij het opzetten van samenwerkingen met experts, multinationale ondernemingen en universiteiten in Eindhoven, Leuven, Luik en Aken. En we doen er ook alles aan om nieuwe investeringen en jong talent aan te trekken.

We zijn een trotse investeerder, lobbyist, verbinder en partner en zetten ons in om het gesprek vooruit te helpen.

Onze security versterken

In december 2019 werd Universiteit Maastricht slachtoffer van een ransomwareaanval. De situatie trok ruime aandacht en zette het IT-team van Provincie Limburg aan het denken over onze interne security maatregelen. Een van de pijnpunten was onze two-factor authentication (2FA).

Dit is onmisbaar om de IT-middelen van uw organisatie te beschermen. Wachtwoorden alleen zijn niet genoeg en kunnen eenvoudig worden gekraakt. Daarom zijn veel bedrijven overgestapt op 2FA of multi-factor authentication – zeker nu, omdat zoveel mensen op afstand werken door de wereldwijde pandemie.

Wachtwoorden kunnen eenvoudig worden gehackt. Multi-factor authentication beschermt uw gebruikers en IT-middelen.

SHARE ITTWEET IT

Provincie Limburg had een 2FA-oplossing, maar die was erg lastig te beheren. Bij elke configuratiewijziging of upgrade moesten we een extern bedrijf in de arm nemen omdat de oplossing te complex was om het zelf te doen. Onze medewerkers konden met de oude 2FA-tool ook niet goed op afstand werken omdat ze via onze hoofdsite niet altijd toegang hadden tot de benodigde middelen.

Zo was onze 2FA-oplossing een tijd lang vooral onhandig. Begin 2020 besloten we de markt te verkennen.

Adoptie van multi-factor authentication

We spraken af met onze partners bij NTT Nederland en ze vertelden ons over Cisco Duo. Volgens hen was deze oplossing veel gemakkelijker te configureren en te beheren dan onze huidige oplossing.

NTT is wereldwijd actief en Cisco is de meest vertrouwde naam op het gebied van networking. Hoewel ik niets wist over Duo, was ik wel op de hoogte van Cisco-technologie. Toen ik mijn bacheloropleiding in netwerkinfrastructuur volgde bij Zuyd Hogeschool was het curriculum sterk gericht op Cisco-producten. Bovendien wordt in onze netwerkinfrastructuur voor Provincie Limburg al veelvuldig gebruikgemaakt van Cisco-technologie, dus intern waren we er al bekend mee. In de loop der jaren hebben we Cisco steeds beter leren kennen. We hoefden dan ook niet verder te zoeken. We besloten ons aan te melden voor een trial.

Cisco Duo

Onze belangrijkste wens was om het eenvoudig te houden. We wilden niet investeren in nieuwe hardware en we wilden een probleemloze uitrol. Cisco Duo voldeed aan beide eisen. Bij de trial liep ik alle documentatie door en bekeek online enkele video’s over het configureren van de oplossing. Het was allemaal heel duidelijk: ik pauzeerde de zelfstudies, volgde de instructies en bekeek daarna de volgende stap. Het was allemaal zo gepiept. Cisco Duo is ongekend gebruiksvriendelijk: NTT gaf de voorzet en daarna was het onze beurt. We hebben alles zelf gedaan.

Men zegt dat timing essentieel is. Enkele weken nadat we de trial begonnen, werd de lockdown aangekondigd en moesten we zorgen dat iedereen vanuit huis kon werken. Gelukkig hadden we al stappen genomen voor een beter alternatief. We wisten al alles wat we moesten weten over Duo en konden de implementatie ervan versnellen. Binnen enkele dagen hadden we geen 200 maar 1.000 medewerkers op afstand die allemaal Duo gebruiken om hun inloggegevens te beschermen. We kregen alles op de rit en konden onze medewerkers op afstand beveiligen zonder uitbreiding van ons team van twaalf netwerkspecialisten en vier helpdeskmedewerkers.

Met onze oude oplossing zou het onmogelijk zijn geweest om een haalbaar plan op te zetten en iedereen tijdens de lockdown aan het werk te kunnen houden.

Naadloze integraties en migraties

In tegenstelling tot onze vorige oplossing integreert Cisco Duo naadloos met Cisco’s andere oplossingen voor externe toegang, waaronder Cisco AnyConnect en Cisco Identity Services Engine (ISE). Op enig moment gaan we ISE implementeren voor de verificatie van gebruikers die verbinding willen maken met ons lokale netwerk. Maar voor nu gebruiken we ISE om onze IT-beheerders te verifiëren. Dat zijn de enige medewerkers die zich bij onze hoofdsite aanmelden via Cisco AnyConnect.

Onze andere medewerkers blijven zich vanuit huis via hun webbrowsers aanmelden bij onze Citrix VDI-farm, maar dat faseren we de komende twee jaar uit om de kosten te verlagen en de netwerkprestaties te verbeteren. Uiteindelijk gaat iedereen die voor Provincie Limburg werkt Cisco ISE en Cisco AnyConnect gebruiken om zich aan te melden bij cloudgebaseerde versies van hun huidige apps.

We doen het rustig aan en voeren een organische aanpak van dit proces. We hebben alleen apps die de end-of-life status hebben bereikt vervangen door cloudgebaseerde versies ervan. En we hebben alleen medewerkers laten overstappen naar de cloud die via oplossingen op kantoor geen toegang meer hadden tot de functies die ze nodig hadden. We hebben Cisco AnyConnect al op de laptops van alle medewerkers geïnstalleerd, zodat ze straks met enkele toetsaanslagen kunnen overstappen van Citrix naar de cloud.

Business resiliency

Eind november zullen we onze security verder versterken door Cisco Firepower uit te rollen. Op die manier consolideren we firewallbeheer, toepassingscontrole, inbraakpreventie, URL-filtering en geavanceerde bescherming tegen malware in een gecentraliseerde beheerconsole. Dit is een grote verbetering van onze huidige security configuratie en bovendien volledig transparant voor eindgebruikers.

Dankzij NTT en Cisco heeft Provincie Limburg onze IT-infrastructuur versterkt en beveiligd. Onze medewerkers op afstand kunnen tijdens de wereldwijde pandemie blijven werken en we kunnen de innovators inspireren die de uitdagingen van morgen aangaan.

Richard Florax, Netwerkbeheerder bij Provincie Limburg

 

Claranet brengt Joanknecht naar de cloud

Door
Ido Kramer
-
0
Claranet brengt Joanknecht naar de cloud

Joanknecht kende een verouderde IT-omgeving, zowel op het gebied van software als de hardware. Vanwege de cloud-first strategie was de wens de verouderde IT-omgeving over te brengen naar de cloud.

Claranet begeleidde de implementatie tijdens het hele traject. Omdat bij Joanknecht gewerkt moet worden met een softwarepakket dat nog niet in de vorm van een SaaS-oplossing aangeboden wordt, adviseerde Claranet te kiezen voor een hybride oplossing draaiend in de private cloud in het datacenter van Claranet. Dit, als tussenoplossing naar een transitie naar public cloud, zodra het softwarelandschap dat mogelijk maakt.

De achtergrond van de case

De voorbereidingen voor de implementatie bij Joanknecht startten anderhalf jaar geleden. “Alle data, applicaties en serverinfrastructuur bevonden zich on-premise in Eindhoven”, geeft Joost Kemps, manager business & ICT bij Joanknecht aan. “De levensduur van met name de hardware liep op zijn eind. We besloten daarom de opties om deze omgeving te moderniseren te onderzoeken.”

De manager business & ICT geeft aan dat medewerkers van een accountancy- en belastingadviesorganisatie vaak dagenlang bij de klant op locatie werken, bijvoorbeeld voor het controleren en opstellen van de jaarrekening. “Grote hoeveelheden data worden dan van de servers van de klant naar de laptops van onze medewerkers gebracht en verwerkt met de software die lokaal op de laptop en on-premise in Eindhoven stond. Daarnaast raadplegen de medewerkers ook continu data van derde partijen, zoals de Belastingdienst.”

Dit datatransport moet snel en stabiel kunnen verlopen, maar daarnaast ook veilig zijn – er wordt immers gewerkt met zeer privacygevoelige bedrijfsinformatie. Kemps: “De on-premise oplossing die we hadden was wel veilig, maar helaas niet heel snel, wat bij de klant op locatie voor onze medewerkers tot veel vertragingen leidde.”

Een nieuwe oplossing moest kortom snel, veilig en stabiel zijn en eenvoudig te gebruiken door de medewerkers, device onafhankelijk en ongeacht de bandbreedte van de internetverbinding. Zowel bij Joanknecht op kantoor als bij de klant. “Daarnaast speelde dat accountants van nature niet erg van verandering houden, dus de impact van de implementatie moest zo gering mogelijk zijn.”

De oplossing

“Al in 2014 kozen we voor een cloud first strategie”, vertelt Joost Kemps. “We willen zoveel mogelijk applicaties in een public cloud laten draaien. Dat realiseer je als onderneming niet in een paar maanden tijd, maar is nadrukkelijk een stip aan de horizon.” Overigens kiest Joanknecht niet uit kostenoverwegingen voor de cloud. Kemps: “Het is een misverstand te denken dat cloud per definitie goedkoper is dan on-premise. Je betaalt immers naast de hardware ook voor andere bijkomende kosten, alles is verdisconteerd in de maandelijkse prijs. Maar je krijgt er veel flexibiliteit voor terug. Vooral bij een overstap naar public cloud, waar je profiteert van een grote mate van schaalbaarheid.”

In de opdracht die naar Claranet ging, kwamen twee issues bij elkaar: het acute probleem van een verouderde infrastructuur, in combinatie met de wens gebruik te maken van de cloud waar mogelijk. “Zoals wij zelf onze klanten adviseren, zo ontwikkelde ook de relatie met de specialisten van Claranet zich tot een partnership gericht op de voor ons beste oplossing.” De keuze voor Claranet werd ook ingegeven door het feit dat de dienstverlener bekend was met de accountancybranche.
Als Joost Kemps bij Joanknecht aangeeft dat de keuze voor de cloud “waar mogelijk” de voorkeur heeft, dan richt het voorbehoud zich op een belangrijke applicatie die (nog)

niet als SaaS-oplossing beschikbaar is. “Iedereen in de accountancybranche weet dat er drie grote spelers zijn die software voor het controleren en opmaken van jaarrekeningen aanbieden. Al deze partijen voorzien op dit moment nog niet over een volledige SaaS-applicatie. De software moet op een fysiek endpoint geïnstalleerd worden. We gaan er echter vanuit dat de leverancier van de software die wij gebruiken, of nieuwe spelers op de markt, op redelijk korte termijn de transitie naar de cloud maken. Daar hadden wij en Claranet dus rekening mee te houden.”

Claranet speelde op dit gegeven in, door een tussenoplossing aan te bieden. In eerste instantie werken de medewerkers van Joanknecht met een private cloud in het datacenter van Claranet, waar ook de bovengenoemde software draait. “Het technisch beheer wordt nu verzorgd door Claranet”, verduidelijkt Kemps. Zodra de applicatie die nodig is voor het controleren en opstellen van jaarrekeningen als SaaS-oplossing beschikbaar is zal Joanknecht overstappen op een public cloud.

Het proces

Als pilot rolde Claranet in eerste instantie een ‘proof of concept’ uit, die zich met name bij het werken op locatie van de klanten van Joanknecht moest bewijzen. “We wilden weten of de oplossing in alle opzichten een betere infrastructuur zou leveren dan die waarvan we afscheid wilden nemen.”

Toen bleek dat aan deze eisen voldaan werd, kon worden opgeschaald. Kemps: “Vijftien collega’s gingen vanaf dat moment echt aan het werk met de oplossing”. Hij geeft aan dat er binnen deze proof of concept eigenlijk één klein probleem was om de uit te faseren e-mailomgeving beschikbaar te krijgen binnen de nieuwe omgeving. Dit werd snel opgelost en verder “functioneerde alles direct goed”. De finale oplevering was door deze gedegen proof of concept vervolgens geen probleem meer en verliep vlekkeloos.

De samenwerking

Joost Kemps van Joanknecht kijkt met een tevreden gevoel terug op de samenwerking met Claranet: “Claranet is in staat om op een aangename manier heel pragmatisch met ons mee te denken, steeds vanuit een praktische oplossing”. Zoals eerder gezegd zijn accountants, volgens Kemps, van nature niet heel veranderingsgezind, “maar de medewerkers zijn gedurende het traject heel goed begeleid. Er is een goede vertaalslag gemaakt van de bekende omgeving naar de nieuwe structuur. Zo hebben we iedereen kunnen meenemen in een iets andere manier van werken.”

Het vervolg

Joanknecht is voornemens op relatief korte termijn een nieuw pand te betrekken. Het feit dat inmiddels is overgestapt op een cloud-structuur maakt de verhuizing eenvoudiger. Kemps: “De oplevering van Claranets implementatie vond aan het begin van de corona lockdown plaats. Ineens moesten alle medewerkers thuiswerken. Dat bleek met de nieuwe inrichting van onze IT absoluut geen probleem.”

Over Joanknecht

Joanknecht is een accountancy- en belastingadviesorganisatie in Eindhoven. Het bedrijf, waar 125 medewerkers actief zijn, is opgericht in 1948. Joanknecht heeft van oudsher een hechte band met de Brainportregio en werkt voor ondernemers en hun ondernemingen in het hele land en daarbuiten.

Joanknecht adviseert bedrijven in een brede range aan branches en combineert daarbij accountancy met advies om de ondernemer én diens onderneming beter te maken in elke levens- en ondernemersfase. Een allrounder in financiële dienstverlening van accountancy en assurance tot belastingadvies, corporate finance en forensics & recovery.

De adviespraktijk is niet alleen financieel van aard, maar beslaat ook consultancy op het gebied van onder meer IT-services, HR- services en family services. De onderneming is sterk gericht op het MKB, dat in de regio Eindhoven ook internationale activiteiten kent.

Meer informatie:
claranet.nl – twitter.com/claranet_nl

Voor het maken van een afspraak :
040 – 239 3300 – verkoop@claranet.nl

 

Schaalbaar blijven wanneer je app groeit van 0 naar 260.000 gebruikers

Door
Ido Kramer
-
0
Schaalbaar blijven wanneer je app groeit van 0 naar 260.000 gebruikers

Mediteren op een live-event

Toen ondernemers en jeugdvrienden Mike Ronday en Joey De Decker voor het eerst een meditatie bijwoonde van oud radio-DJ en lifecoach Michael Pilarczyk op een van zijn live-congressen, dachten ze: hier moeten we wat mee. Joey: “We waren gelijk enthousiast. Na afloop vroegen we aan Michael of we de meditatie ergens terug konden luisteren, bijvoorbeeld op een CD of op Spotify. Dat was toen niet mogelijk.”

Het idee bleef hangen en de twee ondernemers kwamen tot de conclusie dat je dit soort meditaties ook gewoon thuis wilt doen. Bijvoorbeeld via een app. Ze stapten naar Michael & Cindy Koeman (de compagnon van Michael) om het idee bij de twee voor te leggen. De vier raakten verder in gesprek en kwamen met het idee van Meditation Moments – een applicatie waarmee mensen altijd en overal kunnen mediteren en ontspannen vanaf de smartphone.

“Er is meer dan 30 uur muziek te vinden”

Met Meditation Moments kunnen gebruikers onder begeleiding van ingesproken meditaties door Michael Pilarczyk tot rust komen. De app kent diverse categorieën, zoals ‘Slaap lekker’ (voor mensen die rustig in slaap willen vallen) en ‘Rust in je hoofd’ (voor mensen die veel aan hun hoofd hebben). Daarnaast is er ruim 30 uur aan muziek te vinden, die speciaal voor de applicatie is gecomponeerd, door een team van producers onder leiding van Diederick Huizinga. Joey: “Het maakt ons unieker dan andere meditatie-apps. Als er een bepaalde opbouw is in de meditaties dan is de muziek daarop afgestemd.” De app kent daarnaast een ‘Kids’-sectie, waar sprookjesachtige verhalen zijn ingesproken.

Meer dan 260.000 gebruikers

In november 2018 zag de applicatie het daglicht en sindsdien ging het hard. Bij de start groeide de app al vrij snel naar 30.000 gebruikers. Joey: “Dit waren met name mensen die al volgers en fans waren van Michael en Cindy”.

“De app groeide vanaf het begin al snel uit naar 30.000 gebruikers”

Inmiddels heeft de app ruim 260.000 gebruikers. Er zijn in totaal meer dan 5,5 miljoen sessies geweest en gebruikers geven de app een gemiddelde score van 4,8 sterren in de App Store (iOS) en Play Store (Android).

De managed hosting omgeving van de applicatie speelde een belangrijke factor bij de lancering van de app. Uit een eerdere samenwerking had Joey goede ervaring met True. “We wilden gelijk bij een goede hostingprovider en met True hadden we goede ervaringen. Vanaf het begin werd de productie-omgeving bij True gehost. De opzet was simpel. Een enkele databaseserver en webservers met PHP, NGINX, Apache en Redis.” 

Redundante hostingopstelling

In eerste instantie werd er gekozen voor een eenvoudige opstelling. De enkele server kon de 30.000 eerste gebruikers prima aan, maar het zat er dik in dat Meditation Moments nog harder zou groeien.

Joey: “We zagen het groeipotentieel en wilde echt investeren om met dit bedrijf te groeien. Dan wil je in ieder geval een fail-over hebben: een oplossing die het overneemt wanneer de primaire omgeving down gaat.” Joey vertelt dat gebruikers van de app ook hoge verwachtingen hebben, waardoor de applicatie ook goed moest blijven draaien. “In overleg met True is daarom gekeken naar een geclusterde omgeving”, aldus Joey.

Dit had direct een aantal voordelen: de serveromgeving werd volledig redundant en daarmee ook klaargestoomd voor de explosieve groei waarmee de app sinds het begin mee te maken heeft. Er zijn altijd wel mensen aan het mediteren, ook diep in de nacht. Dat zijn dan vaak de mensen die wakker liggen en de app gebruiken om weer in slaap te vallen. Gegarandeerde prestaties zijn dag en nacht van groot belang voor het succes van de app.

“We zagen het groeipotentieel en wilde echt investeren om met dit bedrijf te groeien. Dan wil je in ieder geval een fail-over hebben”

Gebruik van object storage

Een belangrijk onderdeel van de meditatie-app is het uitserveren van de content. De applicatie streamt een aantal flinke audiobestanden naar de gebruikers.

Deze audiobestanden zorgden echter voor een flinke belasting op de servers. Het was bovendien niet schaalbaar met het groeiende aantal nieuwe gebruikers. Daarom werd er samen met True gekozen voor een slimmere manier om content uit te serveren: via een object store.

De object store van True is aan te roepen via API’s. Bestanden hoeven hierdoor niet meer op een lokale server te staan maar zijn op te vragen via een zogenoemde endpoint-url. Dit levert doorgaans direct een prestatiewinst op. Joey: “Het fijnst aan de object store is is dat het iets is waar je op kan vertrouwen dat het goed is. Dat je er zelf niet veel aan hoeft te doen. Je zet een bestand neer en roept het pas op als je het nodig hebt. Dat geeft heel veel rust.”

Met de Nederlandse successen in de achterzak, hebben de ondernemers zich nu gericht op een gefaseerde uitbreiding naar het buitenland. Concullega’s Headspace en Calm hebben wereldwijd zo’n 30 miljoen+ gebruikers per stuk en die aantallen groeien nog altijd. Dat maakt uitbreiding naar andere landen voor Meditation Moments interessant.

Maar het brengt ook uitdagingen met zich mee. Bijvoorbeeld op het vlak van latency, maar ook op de manier waarop je een applicatie inricht. Op dit moment ligt nog veel van het deploymentwerk in de handen van Joey, maar ze zijn druk bezig met het uitbreiden van het developmentteam. Als dat zover is wordt er ook gekeken naar het inrichten en beheren van CI/CD-pipelines.

“True zien we als belangrijke sparringpartner die ons scherphoudt en adviseert over de technische mogelijkheden”

Joey: “True zien we als belangrijke sparringpartner die ons scherphoudt en adviseert over de technische mogelijkheden bij uitbreiding naar het buitenland. Het zelf uitzoeken en servers up-to-date houden is niet waar wij in uitblinken. Ons doel is de meditaties naar de mensen brengen, dat doen we voornamelijk met onze app. De dingen die niet onze core-business zijn besteden we liever uit, maar wel bij iemand die dat wel als core-business heeft.”

Klik TRUE Managed Hosting of Object Storage van TRUE voor meer informatie.

Epson sprak Emilie Sobels over de moderne werkplek

Door
Ido Kramer
-
0
Epson sprak Emilie Sobels over de moderne werkplek

Emilie Sobels staat aan het roer van een landelijke organisatie die co-working spaces aan vrouwen verhuurt in Amsterdam, Rotterdam, Groningen en Utrecht. Hashtag Workmode staat in het teken van samenwerken en kennisdelen: “Als je hier binnenkomt is het alsof je in een warm bad belandt.” Waar moet de moderne werkplek volgens Emilie aan voldoen? En welke rol speelt IT daarin?

Nadat Emilie haar baan als Fashion Director bij tech startup Fashiolista had opgezegd, had ze nog geen uitgewerkt plan voor de toekomst. “In eerste instantie was ik van plan om drie maanden lang helemaal niets te doen, gewoon relaxen,” vertelt ze. “Ik heb dat precies anderhalve dag volgehouden. Ik liep door de stad, op weg naar huis, toen ik een pand zag dat te huur stond. Ik heb meteen gebeld, zonder dat ik ook maar iets van een idee had. Ik dacht, misschien moet ik daar gewoon gaan freelancen en mensen om me heen verzamelen. Dan kunnen we samen grotere freelance-projecten doen en van elkaar leren. Binnen twee weken zat dat pand gevuld met alleen maar vrouwen, voornamelijk bloggers, copywriters, journalisten, grafische vormgevers en fotografen uit mijn netwerk. Die groep groeide en groeide tot het op een gegeven moment niet meer paste. Al na drie maanden moesten we een nieuw pand huren, met twintig extra werkplekken!”

Het warme bad

Het succes heeft volgens haar te maken met het feit dat vrouwen die werken bij Hashtag Workmode de beschikking hebben over de kennis, het netwerk en het zelfvertrouwen dat ze nodig hebben om succesvol te ondernemen. “Als je hier werkt heb je meteen de beschikking over een landelijk netwerk aan professionals met wie je projecten kunt draaien of aan wie je gewoon iets kunt vragen als dat nodig is. We stimuleren dat ook: we stellen iedereen aan elkaar voor en we hebben whatsappgroepen en andere community tools om de samenhang te versterken. Als je hier binnenkomt is het alsof je in een warm bad belandt. Dat is het voordeel van kleinschalige co-working spaces. Alles is bovendien voor je geregeld: van goedwerkende wifi tot lekkere koffie.”

Voor alles een IT-oplossing

Een nadeel van dit soort kleinschalige werkplekken kan overigens zijn dat sommige zaken minder snel worden opgelost. “Als de printerinkt bijvoorbeeld op is, dan staat bij een grotere onderneming direct iemand van IT klaar om het te fixen,” vertelt ze. “Hier kan dat wel even een dagje duren. Maar goed, ook daar zijn weer oplossingen voor: we hebben nu bijvoorbeeld een Epson EcoTank-printer met grote inkttanks waarmee we duizenden pagina’s kunnen printen voordat de inkt bijgevuld moet worden. Ideaal voor kleinschalige kantoren, vanwege de lage en voorspelbare inktkosten.”

Zorginstelling Oktober bouwt Digitale Snelweg met Cisco Meraki

Door
Ido Kramer
-
0
Zorginstelling Oktober bouwt Digitale Snelweg met Cisco Meraki

Oktober, de nieuwe naam voor Regionale Stichting Zorgcentra de Kempen (RSZK), werkt digitaal waar het mogelijk is. Om dit te realiseren  hanteert de organisatie het Meerjarenbeleidsplan 2017 – 2020 “Thuis kan overal”. De centrale rol wordt vervuld door de Digitale Snelweg, een Cisco Meraki-platform dat alle huidige en toekomstige digitale hulpmiddelen voor cliënten en medewerkers verbindt. De digitalisering bij Oktober moet bovendien de nodige data opleveren, die met behulp van AI worden geanalyseerd. Met de resultaten kan de organisatie de zorgprocessen verbeteren en vergemakkelijken. Van de negen woonzorglocaties zijn er nu drie aangesloten op de Digitale Snelweg, die naar verwachting in 2020 klaar is.

Oktober is een ouderenzorgorganisatie in de Kempen, Veldhoven en Waalre. Met 1850 medewerkers en 975 vrijwilligers biedt de organisatie in deze regio een breed scala aan zorg- en dienstverlening. De zorgorganisatie beschikt over negen woonzorglocaties, een dagbestedingslocatie, revalidatiecentra en een hospice. Tot de diensten behoren dagbesteding, thuiszorg, huishoudelijke hulp en welzijnsdiensten.

Thuis kan overal

Al enige tijd is Oktober bezig met het vervangen van de oude domotica door een innovatieve, digitale omgeving die voorbereid is op de toekomst. Hiervoor heeft de organisatie het Meerjarenbeleidsplan 2017 – 2020 “Thuis kan overal” opgesteld. Het plan behelst een digitale transformatie waarbij domotica volledig geïntegreerd wordt in een data-infrastructuur. De infrastructuur moet onder meer geschikt zijn voor internet of things (IoT) toepassingen. Uiteindelijk moet de nieuwe omgeving, door Oktober de Digitale Snelweg gedoopt, helemaal voorbereid zijn op nieuwe, maar nog onbekende ontwikkelingen in de zorgprocessen. Hoewel er nog hard aan deze snelweg wordt gebouwd, heeft Oktober nu al duidelijk zicht op de resultaten.

Jaap Veerhoek, adviseur informatietechnologie van de raad van bestuur bij Oktober: “De organisatie wil op vier gebieden een transformatie doormaken: van aanbodgericht naar klant bepaalt; van taakgericht naar de medewerker onderneemt, van ‘focus op zorg en wonen’ naar ‘slim wonen ontzorgt’ en van ‘gericht op eigen organisatie’ naar ‘vernieuwend samenwerken’. Digitalisering speelt daarbij een essentiële rol. We hebben gekeken naar digitale ontwikkelingen op het gebied van domotica, zorgalarmering en telefonie. Dat was ook dringend nodig om een andere reden, want wat we hadden op dat gebied was allemaal verouderd. Ons technologiebeleid is nu dat we alles uit de cloud en mobiel willen doen, tenzij het niet kan.”

Keuze voor Cisco Meraki

Oktober heeft gekozen voor de hospitality-oplossing van Cisco Meraki, die ook digitale tv ondersteunt. Het is een veilige oplossing die geleverd is via IT-leverancier en hoofdaannemer Simac en vanuit de cloud kan worden beheerd. Veerhoek: “Cisco heeft ons erg geholpen met de lease-overeenkomst voor Meraki. We betalen 0% rente en in maandelijkse termijnen. We hebben alles samen met Simac geïmplementeerd, in overleg met technici van Cisco. En wat de financiële impact betreft zal de Digitale Snelweg in elk geval niet duurder zijn dan de traditionele oplossingen. Als alles is afgerond, zal het waarschijnlijk goedkoper zijn dan het oude systeem. Door o.a. wifi en Bluetooth Low energy (BLE) in te zetten hebben we veel kunnen besparen omdat er  veel minder bekabeling nodig is. Alle diensten gaan over de digitale snelweg.”

De enige bekabeling die er nog is, loopt vanaf het access point in de kamer van de bewoner naar een camera en naar de tv. De streaming van beelden loopt dus via een bekabeld netwerk. Dit maakt bijvoorbeeld fysiotherapie op afstand mogelijk, interactief via video en camera in de kamer van een bewoner. De bandbreedte is ten opzichte van de oude situatie meer dan verdubbeld.

Nauwkeurige plaatsbepaling

Jaap Veerhoek: “We wilden ons draadloze netwerk in één keer goed regelen en voerden daarom eerst gesprekken met verschillende wifi-leveranciers. Onze eisen waren een maximaal bereik en het moest mogelijk zijn om de plaats van devices tot op 1 meter nauwkeurig te bepalen. Dat kan met Cisco Meraki en we zijn in gesprek met Cisco om de plaatsbepaling te verfijnen. Momenteel verversen we de locatie van het device eenmaal per minuut. Graag zouden we dit nog sneller zien om de zorgafnemer – uiteraard na toestemming – te volgen. Ons uiteindelijk doel is om het  eenmaal per seconde verversen en we zijn in gesprek met Cisco of dit mogelijk is.”

Ook voorziet de Cisco-oplossing in de ondersteuning van Bluetooth, bijvoorbeeld voor de connectie met een elektronisch deurslot. Zo kan op afstand geregeld worden dat de deur alleen opengaat voor bevoegden. Ook het ouderwetse trekkoord voor alarmering hoeft niet meer, dit loopt nu via de Digitale Snelweg. Er zijn ook pasjes beschikbaar voor mantelzorgers die nu direct naar binnen kunnen bij degene waar zij voor zorgen.

Artificial intelligence in de ouderenzorg

De Digitale Snelweg levert ook zeer veel data op die na analyse met AI-technologie betere inzichten geven in de zorgprocessen. Denk aan een analyse van de stemming van een cliënt en aan een grafische weergave van domotica-meldingen die direct inzicht geeft in wat de melding betekent. De zorgmedewerkers kunnen dan veel sneller en doelgerichter in actie komen wat de veiligheid en de zorg voor de cliënten ten goede komt. Met de oude domotica kregen de medewerkers tot wel 2500 meldingen per nacht, waarvan zeker 80 procent loze meldingen waren. Dat aantal is afgenomen tot 300 serieuze meldingen per nacht, soms zelfs niet meer dan 100. Dat betekent dus ook dat medewerkers veel minder onnodig in actie komen en cliënten zodoende niet onnodig ’s nachts storen. De medewerkerstevredenheid nam flink toe. Dankzij de analyse bleken bepaalde meldingen niet zinvol te zijn en die worden er nu uitgefilterd.

Jaap Veerhoek: “Een dergelijke aanpak ben ik in de sector nog niet eerder tegengekomen. In de zorg staat AI echt nog in de kinderschoenen, en al helemaal in de ouderenzorg. Als we helemaal gedigitaliseerd zijn roept dat misschien de vraag op wat er gebeurt als de stroom uitvalt. Ons uitgangpunt is dat onze zorg altijd moet kunnen doorgaan. Deuren met elektronisch slot kunnen ook op een andere manier open. In noodgevallen schakelen we direct meer mensen in, zij vangen het op als er iets misgaat. En dat was vroeger, in de oude situatie, ook zo.”

Veel belangstelling

Inmiddels geeft Oktober bij andere zorginstellingen presentaties over de Digitale Snelweg. Niet alleen aan Raden van Toezicht en directieleden, maar ook aan zorgmedewerkers. Veerhoek zoekt ook actief naar andere instellingen om ervaringen met digitalisering uit te wisselen en te leren hoe zij zorginnovaties breder kunnen inzetten. Er loopt een subsidieaanvraag voor de uitbreiding van de Digitale Snelweg. Die loopt nu intramuraal, maar het plan is om de Digitale Snelweg door te trekken naar de woningen van mensen die zorg nodig hebben. Zij hoeven dan niet naar een zorginstelling en kunnen thuis blijven wonen. Dan maakt Oktober ‘Thuis kan overal’ werkelijkheid. Ook Cisco speelt een rol in dit proces, want de huidige oplossing van Cisco is ook mogelijk met 4G en te zijner tijd 5G.

Volvo Nederland kiest voor ontzorging in de Tectrade Power Cloud

Door
Ido Kramer
-
0
Volvo Nederland kiest voor ontzorging in de Tectrade Power Cloud

Doordat het huidige IBM Powersysteem was afgeschreven en de Disaster & Recovery omgeving van Volvo Nederland niet meer voldeed kwam de dealerorganisatie voor de keuze te staan om te investeren in nieuwe systemen of te kiezen voor een Managed Cloud oplossing.

Over de dealerorganisatie van Volvo Nederland:

Medio 2004 heeft Volvo Nederland ervoor gekozen om de volledige dealer automatisering te verzelfstandigen, hieruit is BeesdA2 ontstaan. De Nederlandse Volvo Dealers draaiden indertijd decentraal op AS/400 systemen. Ruim vijf jaar geleden is er gekozen voor een centraal systeem.

BeesdA2 draagt zorg voor het gehele Dealer Management Systeem en alle IT diensten voor de 25 Volvo dealereigenaren met in het totaal zo’n 100 vestigingen in Nederland en nog een vijftal erkende reparateurs.

Jaarlijks verwerkt de dealerorganisatie van Volvo Nederland in het systeem zo’n 18.000 nieuwe auto’s, alle onderhoudsbeurten, occasions, facturen en transacties.

De uitvraag en het migratietraject

‘De keuze voor hosting was vrij snel gemaakt’ aldus Tjeu Bollen, sinds 1993 werkzaam als ICT-manager bij Volvo Cars Nederland en inmiddels directeur van BeesdA2.

‘Onze oude machine was afgeschreven waardoor we ook geen support meer hadden en bovendien voldeed de Disaster Recovery omgeving niet meer aan de vraag van de business’.

Tjeu had al eerder kennisgemaakt met de mensen van Tectrade maar kon op dat moment nog met zijn huidige systemen en leverancier(s) vooruit. Wel hebben beide partijen regelmatig contact gehouden. Tectrade is altijd interesse blijven tonen in de ontwikkelingen van Volvo waardoor Tectrade, naast twee andere partijen, gevraagd werd om mee te doen bij de uitvraag naar een hosting oplossing.

De uiteindelijke keuze is op Tectrade gevallen vanwege het positieve totaalplaatje, het goede gevoel, het kennisniveau en de oprechtheid van de medewerkers. Bovendien liet het voorstel van Tectrade de beste prijs-kwaliteitverhouding zien. De directeur van de dealer coörporatie, Jos Schier, had net als Tjeu ook een goed gevoel bij Tectrade. ‘Tectrade is groot genoeg, maar niet te groot om onbereikbaar te zijn’.

Alles is daarna snel gegaan. Het projectteam schakelde uitstekend met elkaar en al snel werden op de zaterdagavonden en zondagen nieuwe dealerorganisaties overgezet naar de Power Cloud omgeving van Tectrade.

Het gehele migratietraject verliep vlekkeloos. Het mooiste compliment, aldus Tjeu, is dat er een aantal dealers na het weekend informeerden of het uitroltraject niet door was gegaan omdat alles nog gewoon werkte en ze verder niets gemerkt hadden van de migratie.

Opbouw Power Cloud omgeving

De Tectrade Power Cloud is gerealiseerd over twee Tier3++ datacenters in Nederland en werkt met de laatste IBM Power9 technologie. Virtualisatie vindt plaats op basis van PowerVM. De Power9 technologie maakt het mogelijk om op efficiënte wijze de IBM i omgeving van Volvo Nederland te hosten.

De Power Cloud beschikt over high-end IBM-storage op basis van Flash (SSD) die via de virtualisatie laag wordt ontsloten aan de IBM Power9 omgeving. Voor backup en disaster recovery is gekozen voor een disk-based virtual tape library (VTL). Zowel storage als VTL wordt gerepliceerd naar het secundaire datacenter.

Volledige ontzorging met Tectrade’s managed services

Volvo Nederland koos voor volledige ontzorging middels Tectrade‘s PowerAssist dienst. Ook op dit vlak werkt de samenwerking uitstekend. Tjeu: ‘Het zijn stuk voor stuk fijne mensen om mee samen te werken, ze denken echt met ons mee. De monitoring tool helpt enorm, we krijgen soms bijna te veel meldingen bij wijze van spreken. Zo krijgen we zelfs een melding in de Tool ‘als we de papierlade van de printer moeten vullen’ ?.

Disaster Recovery oplossing

De oude DR-oplossing van VOLVO voldeed niet meer en daarom is in het contract opgenomen dat we de omgeving regelmatig testen. ‘We hebben nu al twee keer een beperkte test gedaan en dat is tot nu toe perfect gegaan. Er staat ook al een complete uitwijktest voor de gehele organisatie gepland zodat we zeker weten dat alles goed werkt.

OS Upgrade

Omdat we nog met 7.2 als OS werken staat ook hiervoor een upgrade gepland. We hebben besloten direct naar 7.4 te gaan. De voorbereidingen hiervoor zijn al in volle gang!’ Ook hierbij is Tectrade intensief betrokken. We zijn enorm tevreden over de door Tectrade geleverde dienstverlening.

Wilt u meer weten over deze case en/of bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden voor uw organisatie? Neem contact op met Tectrade: Tel. 0345-547040 of mail naar info@tectrade.nl.

 

1...3456Pagina 4 van 6
1...3456Pagina 4 van 6

Klantcases

Populaire categorieën

© Blogit - 2017