Veenman maakt voor zorgorganisatie RIBW overal veilig printen en scannen mogelijk dankzij 4G
Op basis van 4G heeft Veenman een innovatieve oplossing ontwikkeld voor zorgorganisatie RIBW. Ongeacht de locatie van een vestiging kunnen medewerkers nu altijd veilig printen en scannen, passend binnen de workflows en binnen een beveiligde netwerkomgeving die voldoet aan de NEN-norm voor informatiebeveiliging in de zorg. De kern van deze oplossing is het toevoegen van een 4G router aan de printer/scanner. Plus een voorziening om met een simkaart in te bellen op een 4G-netwerk dat een beveiligde verbinding heeft met het centrale netwerk van RIBW. Een bijkomend voordeel is dat dure lijnen niet meer nodig zijn.
RIBW print en scant overal veilig
Zorgorganisatie RIBW Groep Overijssel beschikt over zo’n 70 vestigingen, van klein tot groot. Op al die vestigingen maken medewerkers gebruik van printers/scanners. Maar vooral bij de kleinere vestigingen was het vaak moeilijk om die op dezelfde manier te gebruiken als op het hoofdkantoor. Een andere bron van zorg was de security en ook het beheer liet te wensen over. Veenman werd ingeschakeld om voor al deze zaken een oplossing te vinden.
Security bovenaan
De RIBW-medewerkers beschikken over de online werkplek van KPN (Digital Workspace) en moeten niet alleen kunnen printen vanuit de zorgapplicaties waar zij mee werken, maar ook documenten scannen. En dat laatste was op de kleinere locaties met deze werkplek niet mogelijk. Documenten waren niet rechtstreeks in de zorgapplicaties te scannen. Soms werd er daarom een goedkoop consumentenprintertje neergezet om ten minste nog iets te kunnen doen. Maar dat was de naam ‘oplossing’ zeker niet waard.
Ook waren er beheerissues: nieuwe toner werd vaak niet op tijd bij de vestiging afgeleverd en het uitlezen van tellerstanden ging niet goed. Tot slot waren er dure vaste verbindingen in gebruik, met prijzen tot honderden euro’s per maand. Bovenaan de verlanglijst stond echter security: het print- en scanproces – van machine naar zorgapplicaties – moest voldoen aan NEN 7510, de norm voor informatiebeveiliging in de zorg.
Vertrouwen
Op zoek naar een solide oplossing voor al deze problemen kwam de RIBW Groep uit bij Veenman. Bij de keuze had een aantal kwalitatieve aspecten de overhand: vertrouwen in de aanpak van Veenman, de ervaring van het bedrijf en het kunnen aanvoelen van wat de organisatie precies nodig had. Daarnaast kwam Veenman met een oplossing ‘in de breedte’ voor alle gesignaleerde problemen.
De kern van deze oplossing is het toevoegen van een 4G router aan de multifunctionele printer, plus een voorziening om met een simkaart in te bellen op een 4G-netwerk dat een beveiligde verbinding heeft met het centrale netwerk van RIBW. Dankzij deze aanpak maakt elke machine transparant deel uit van de netwerkomgeving van RIBW. Ook maakt het niet meer uit waar de machine staat. De RIBW-medewerkers kunnen er nu ongeacht de locatie van de vestiging altijd mee werken. Bijkomend voordeel is dat de dure lijnen niet meer nodig zijn. De verbindingskosten zijn daardoor sterk gedaald, van honderden euro’s tot enkele tientjes per maand.
De machine meldt na inschakelen zichzelf automatisch aan en alles kan centraal beheerd worden. Via de 4G-verbinding komt de status van de printer bij Veenman binnen. Nieuwe toner kan nu altijd op tijd worden opgestuurd.
Twee voorwaarden
Voorheen gingen de gebruikers speciaal naar het hoofdkantoor om zelf printersupplies op te halen, of naar een grotere vestiging om documenten te scannen. Toch was RIBW niet in eerste instantie op zoek naar kostenbesparingen, maar naar veiliger verbindingen. Een belangrijke security eis was dat alle machines onderdeel moesten zijn van het bedrijfsnetwerk. Dat maakt ook ‘follow me printing’ mogelijk: alleen printen als de gebruiker fysiek bij de printer is en zich voor de printjob op de machine heeft geïdentificeerd. Dankzij de 4G-aanpak van Veenman was dit allemaal mogelijk. NEN 7510 geeft ook richtlijnen over hoe mensen met de informatie omgaan. Bij RIBW is het vanuit dat oogpunt een groot voordeel dat mensen nu overal op dezelfde manier kunnen werken, aangezien alle machines over dezelfde functionaliteit beschikken. Dat komt de security ten goede.
“De RIBW-medewerkers kunnen nu, ongeacht de locatie van de vestiging, altijd op dezelfde wijze werken,” zegt Peter Kouwer, medewerker I&A RIBW
Veilig printen en scannen nu altijd mogelijk
Michel Kuipers, Solution Development Manager Veenman: “Met de 4G-aanpak hebben we voor RIBW een innovatieve oplossing ontwikkeld. Waar de organisatie ook een vestiging wil, veilig printen en scannen is nu altijd mogelijk. Er zijn slechts twee voorwaarden om deze oplossing te laten werken. Er moet natuurlijk 4G-bereik zijn en Veenman moet in staat zijn of worden gesteld om – via de Veenman cloud – de verbinding te leggen met het bedrijfsnetwerk van de klant. Als aan die voorwaarden wordt voldaan kunnen we snel werken. Bij RIBW hebben we de complete oplossing binnen drie maanden geïmplementeerd, inclusief een ‘proof of concept’-traject.”
Klik hier informatie over de oplossingen van Veenman.
De RIBW Groep is een innoverende netwerkorganisatie die mensen met psychische of psychiatrische problemen vanuit vakmanschap, compassie en ondernemerszin ondersteunt bij hun herstel in de samenleving. De organisatie biedt daarnaast een beschermd thuis met variaties in woonbegeleiding en ambulante begeleiding. Er werken momenteel 878 mensen.