De RIBW Nijmegen & Rivierenland is een instelling voor de begeleiding van mensen met een ernstige psychische kwetsbaarheid. In de regio’s Nijmegen, Rijk van Nijmegen en Rivierenland ondersteunt de RIBW bij wonen, dagbesteding en werk. Om de kennis die nodig is op ICT gebied te kunnen bieden, heeft de RIBW ervoor gekozen om deze uit te besteden aan een externe IT partner. Er is gekozen voor Ictivity.
IT als dienst
IT speelt een belangrijke rol in het primair zorgproces van de RIBW. Denk aan het registreren van de geboden zorg en het delen van informatie, zowel intern als met andere zorgverleners. “Onze IT-omgeving kon een upgrade gebruiken. De systemen waren verouderd en we werkten nog met vaste werkplekken”, legt Stefan Appelhof uit, senior adviseur ICT en CISO bij RIBW. “Daarnaast hadden we alle systemen en applicaties in eigen beheer. We schaften licenties aan voor meerdere jaren, voor een vastgesteld aantal gebruikers en apparaten. Hierdoor betaalden we altijd voor hetzelfde eigenaarschap en was af- of opschalen niet mogelijk.”
Stefan: “We willen betalen voor gebruik en daarmee meer wendbaarheid en flexibiliteit krijgen in ons IT-systeem, de werkplekken en het kostenpatroon. Daarom besloten we in 2018 om IT in de breedste zin van het woord als dienst te gaan afnemen, zodat ons IT-team de ruimte krijgt om zich te richten op de ondersteuning van onze zorgprofessionals. Dat is waar het uiteindelijk om draait.”
“We wilden meer wendbaarheid en flexibiliteit in onze IT-omgeving. Daarom besloten we IT in de breedste zin van het woord als dienst af te gaan nemen.”
Ictivity als beste partij
RIBW ging hiervoor op zoek naar een geschikte IT-partner. “We voerden gesprekken met onze ketenpartners over hun ervaringen met zo’n transitietraject. In die gesprekken kwamen drie IT-leveranciers naar voren waar we vervolgens mee hebben kennisgemaakt, waaronder Ictivity.” Om het transitieproject behapbaar te maken, is het opgeknipt in vier losse kavels: outsourcing van kantoorautomatisering, overzetten van een on-premise applicatielandschap naar een SaaS-omgeving, de mobiele telefonieoplossingen herinrichten en outsourcing van de infrastructuur. Stefan: “Ictivity kwam voor bijna alle kavels als beste uit de bus. Daarnaast beschikken ze als Veeam-partner over de juiste certificeringen. RIBW is ISO-gecertificeerd, dus was het een eis dat een potentiële partner ook over deze certificeringen beschikt. Dit samengenomen, maakte dat we het traject met Ictivity zijn aangegaan.”
“Ictivity kwam voor bijna alle kavels als beste partij naar voren. Daarnaast beschikken ze over de certificeringen die voor ons belangrijk zijn.”
Inrichting nieuwe IT-omgeving
Mei 2018 was het startsein voor de samenwerking en de herinrichting van de IT-omgeving. “We begonnen met het opstellen van een projectplan om te bepalen hoe we de nieuwe omgeving zo goed mogelijk konden inrichten voor onze eindgebruikers”, vertelt Stefan.
“De eindgebruikerstevredenheid stond centraal: single sign on staat bij ons hoog in het vaandel. Daarom hebben we met het technisch team van Ictivity de tweede kavel, de overstap naar een SaaS-omgeving, naar voren gehaald in het traject. Hierdoor konden we de nieuwe werkplekomgeving direct zo inrichten dat medewerkers via één tegel of met één klik in de juiste omgeving komen.”
Een belangrijke verandering in de nieuwe IT-omgeving is dat alle systemen, software en applicaties van RIBW nu in beheer zijn van Ictivity. “Ictivity is het single point of contact in onze IT-omgeving”, legt Stefan uit. “Ze zijn de schakel in het waarborgen dat wij voldoen aan de minimale systeem- en beveiligingseisen voor de nieuwe werkplekken. We behouden wel de regie, bijvoorbeeld met onze eigen Servicedesk voor vragen van onze medewerkers. Maar waar nodig kunnen we deze doorzetten naar Ictivity. Hiermee bieden we een 24×7 dienstverlening om onze IT-systemen altijd toegankelijk te houden voor onze professionals.”
“Ictivity is het single point of contact in onze IT-omgeving. Ze beheren al onze systemen, software en applicaties en vormen de schakel in het waarborgen dat we voldoen aan systeem- en beveiligingseisen.”
Nieuwe werkplekken op afstand implementeren
Met de nieuwe omgeving op poten, was het tijd om de eindgebruikers ermee kennis mee te laten maken en over te gaan tot implementatie. Voor de RIBW was het belangrijk dat dit zo min mogelijk impact zou hebben op de eindgebruikers. “We moesten vooraf goed nadenken over hoe we dit goed aanvlogen, zeker omdat we de implementatie dankzij de coronapandemie op afstand moesten doen”, legt Stefan uit. “Daarom hebben we met Ictivity niet alleen een technisch team samengesteld, maar ook een adoptieteam dat zich boog over de vraag hoe we medewerkers zo goed mogelijk konden meenemen in deze verandering. We konden gebruik maken van e-leanings en FAQ’s en hun ervaring met implementaties.”
“We hebben met Ictivity niet alleen een technisch team, maar ook een adoptieteam samengesteld om de eindgebruikers zo goed mogelijk mee te nemen in de verandering van IT-omgeving”.
Wat volgens Stefan het meest succesvol was in de adoptie van het nieuwe systeem, was het ‘voorproeven’. “We hebben er samen met Ictivity en onze hardware-leverancier voor gezorgd dat onze medewerkers vóór livegang een laptop thuisgestuurd kregen om de nieuwe omgeving alvast te zien en te gebruiken. Voor vragen konden ze terecht bij de e-coaches van Ictivity die op afstand beschikbaar waren.”
Uiteindelijk zijn de nieuwe werkplekken in mei 2021 succesvol live gegaan. Stefan: “Om niet continu opnieuw door de zure appel heen te bijten, kozen we voor een big bang. Al onze 56 locaties, zoals woningen en kantoren, zijn gelijktijdig overgegaan naar nieuwe werkplekken die draaien in het datacenter van Uniserver. Daarmee worden we flink ontzorgd. Onze werkplekken zijn beveiligd en op- of afschalen is waar nodig in een handomdraai gedaan.”
Meer regie en voorbereid op de toekomst
Het project is inmiddels een jaar onderweg en de resultaten liegen er niet om. Stefan: “Dankzij Ictivity beschikken we nu over een sterke IT-omgeving die onze doelen ondersteunt. Zo hebben we de soft- en hardware getransformeerd naar een dienst die we afnemen, waardoor onze IT-omgeving up-to-date is en blijft. Daarnaast heeft iedere medewerker een mobiele werkplek, wat meer efficiëntie en de nodige kostenbesparingen oplevert. We hebben dankzij Ictivity de regie gekregen die we wilden en zijn zo veel beter voorbereid op de toekomst.”
“We hebben dankzij Ictivity de regie gekregen die we wilden en zijn zo veel beter voorbereid op de toekomst.”
Stefan kijkt dan ook terug op een goede samenwerking. “Samen met Ictivity keken we continu naar hoe we elkaars expertise optimaal kunnen benutten om processen kort en bondig te houden, om onnodige ballast bij onze medewerkers te voorkomen. Daardoor hebben we veel van elkaar geleerd.”
De vervolgstappen voor het komende jaar zijn duidelijk: kavel 3 en 4 zijn aan de beurt. “We zijn op dit moment bezig met het uitvoeren van kavel 3, waarin we onze infrastructuur gaan outsourcen. Daarnaast starten we met de herinrichting van onze mobiele telefonie, kavel 4”, vertelt Stefan. “In beide projecten zal Ictivity een spil in het geheel blijven en als contactpersoon samenwerken met ons en onze andere leverancierspartners. Ik kijk ernaar uit om het project samen verder te brengen.”