Hoe zorg je voor strategische personeelsplanning en een goede productiviteit als je bedrijfsactiviteiten zowel sterk uiteenlopen als hecht met elkaar samenhangen? Creatieve duizendpoot Singer Laren maakte hiervoor allerlei processen slim inzichtelijker en efficiënter met behulp van workforce-managementoplossing Dyflexis. Met resultaat. “Met een efficiëntere planning kunnen we beter met drukte omgaan.”
Het in Laren gevestigde Singer Laren is veel dingen tegelijkertijd: een museum voor moderne kunst, een horecagelegenheid, een theater en een beeldentuin. Ook vinden er regelmatig zakelijke bijeenkomsten plaats. Inmiddels werken er 110 medewerkers en 130 vrijwilligers, verdeeld over alle verschillende afdelingen.
Handwerk
Die brede waaier aan activiteiten vraagt om grip en controle op workforce management. Tegelijkertijd was lange tijd het maken van een solide personeelsplanning juist door al die verschillende activiteiten niet vanzelfsprekend. “Roosters maakten we handmatig in Excel en op losse A4’tjes. Onze accountant stuurde ook alle loonstroken zelf op naar de salarisadministrateur. Dit was omslachtig en kostte onnodig veel tijd”, vertelt directieassistent Aline Dooijewaard.
Dooijewaard zocht naar een oplossing voor deze uitdagingen. Die vond ze in de workforce-managementoplossing Dyflexis. “Na een korte training konden we ermee aan de slag. Sindsdien maken we personeelsplanningen in een handomdraai en verloopt de verloning vlekkeloos, mede dankzij koppelingen met Countus Accountants en Exact Online.”
Steunpilaar voor groei
Dyflexis heeft niet alleen de processen rondom personeelsplanning verbeterd, maar was ook een belangrijke steunpilaar tijdens een periode van sterke groei. In 2015 werd een grootschalige verbouwing ingezet, die in 2022 werd afgrond. Ook ontving Singer Laren in 2018 een grote schenking van meer dan 100 schilderijen. “Door deze uitbreiding van onze organisatie hadden we ook meer collega’s nodig: nieuwe beveiligers, kassamensen en een extra conservator voor de collectie van Els Blokker.”
Die nieuwe collega’s vonden snel hun plek in de organisatie, mede dankzij slimme automatisering. “Via het systeem sturen we een welkomstmail naar nieuwe medewerkers. Iedereen maakt met elkaar online kennis via het smoelenboek op de homepage. Zo blijven we een hechte club collega’s.”
Waardevolle inzichten
Inmiddels is het systeem vooral ook waardevol voor de medewerkers- en klantbeleving. “Zo weet ik dankzij de handige rapportages en analyses van de omzet en productiviteit dat we bij grote drukte juist minder verkopen in de museumwinkel. Dat komt omdat het er dan erg vol is en er lange rijen bij de kassa staan. Ook als we een nieuwe tentoonstelling openen, ontvangen we meer gasten. Dan hebben we meer mensen op de vloer nodig om voor iedereen het bezoek zo leuk mogelijk te maken. Met een efficiëntere planning kunnen we beter met die drukte omgaan. Dit creëert rust voor zowel de bezoeker als voor medewerkers.”
Ook andere processen zijn merkbaar verbeterd sinds de komst van Dyflexis. “Zo maak ik werkroosters op basis van weersvoorspellingen. Met mooi weer zijn er namelijk meer bezoekers in de beeldentuin. Daarnaast maken onze horeca-afdelingen dankbaar gebruik van Dyflexis om hun budgetten te beheren. Zo blijven we ons als organisatie continu ontwikkelen en verbeteren. Kunstliefhebbers plukken hier uiteindelijk de vruchten van: iedere keer als zij Singer Laren bezoeken, hebben zij een unieke en onvergetelijke ervaring.”
