Verloren tijd is onomkeerbaar en kostbaar. Naast organisatorische en menselijke factoren speelt technologie een interessante dubbelrol bij het winnen en verliezen (verspillen) van tijd.
Tijdwinst door technologie
Technische (mobiele) hulpmiddelen voor virtueel samenwerken en communiceren over grote afstanden helpen om op reistijd en reis- en verblijfkosten te besparen. Economische voordelen voor organisaties kunnen flink oplopen en aanbieders van dit soort oplossingen laten niet na om de positieve balans van de business case te benadrukken en onder de aandacht te brengen.[i]
Technologie zorgt ook voor stress
Naast opvoeding, slecht management en overbelasting wordt technologie ook als oorzaak gezien van toegenomen stress en werkdruk. Meer dan helft van alle arbeidsongeschikten (ruim 400.000 Nederlanders) zit ziek thuis met psychische klachten.[ii] Voor de wat oudere werknemer geldt: “Door de ICT-revolutie zie je dat de scheiding tussen privé en werk is weggevallen en daar moeten wij nog mee leren omgaan.” Het totale bedrag aan uitkeringen voor arbeidsongeschiktheid bedroeg in 2015 ruim 11 miljard euro.[iii] Ongeveer de helft hiervan is dus psychisch gerelateerd.
Quantified Self
Maar technologie wordt in werksituaties ook gebruikt om stressniveau, bloeddruk en hartslag te meten. Mensen houden zelfs bij op welke dagen ze zich gelukkig voelen en welke dagen niet. Deze persoonlijke analyse-instrumenten staan bekend onder het fenomeen ‘Quantified Self’.[iv] Instrumenten zoals Microsoft MyAnalytics geven inzicht in je tijdbesteding en de wijze hoe en met wie je (veel) samenwerkt. Zouden deze persoonlijke instrumenten kunnen helpen om te voorkomen dat mensen arbeidsongeschikt raken vanwege psychische problemen?
Technologie en afleiding
Technologie zorgt ook voor (verkeerde) afleiding op het werk. Onderzoek kan de indruk wekken dat medewerkers het helemaal niet zo druk hebben en tijd in overvloed hebben. International Business Times meldt, dat verspilde tijd Amerikaanse werkgevers 134 miljard dollar kost.[v] Naast roddelen en (rook)pauzes speelt technologie een belangrijke rol in de top 5 van tijdverspilling:[vi]
- Mobiel bellen en tekstberichten uitwisselen;
- Gebruik van het internet;
- Gebruik van social media.
De tijd die verloren gaat is groot. 28% van de respondenten geeft aan meer dan 2 uur per dag tijd te verspillen.
Organisatorische belemmeringen
Niet alle tijdverlies is te wijten aan individueel handelen en verkeerd gebruik van (mobiele) technologie. Het zoeken naar informatie en documenten kost ook de nodige tijd: meerdere bronnen noemen percentages van wel 20 tot 30% van de werktijd.[vii] De praktijk van IT-beheer laat zien dat bij incidentbeheer en het bepalen van oorzaak en oplossing van incidenten nog altijd veel tijd in beslag wordt genomen door denken en handelen van mensen. Operationeel beheer van IT slokt ongeveer 75% van het totale IT-budget op.[viii] Tijd en geld die organisaties liever op een andere manier besteden. Bijvoorbeeld aan verbetering en vernieuwing van hun IT-landschap.
Projecten
Veel tijd gaat ook verloren in projecten. Eigen onderzoek laat zien dat bij 12 projecten met een plan, bouw en oplevertijd variërend van 9 tot 30 weken door getreuzel en/of gebrek aan urgentie de doorlooptijd kan toenemen met 55% tot ruim 90%. 6 projecten van de 12 hadden te maken met getreuzel. Vaak is dit in het begin van een project. De verklaring is relatief eenvoudig. In de beginfase zijn nog niet veel middelen toegewezen aan een project en zijn de productiekosten dus laag. Uitstel van besluiten en het maken van keuzes ligt dan voor de hand. Deze houding is echter bijzonder merkwaardig, omdat de nodige projecten te maken hebben met uitloop en dus overschrijding van tijd en budget. Tijdens de bouwperiode en rondom de oplevering hebben projecten de hoogste bezetting. Voor een willekeurig project met een looptijd van 12 maanden en een totaal kostenplaatje van 1 miljoen euro aan personeelskosten kost een maand uitloop al gauw 100K euro extra. Dat is 10% van de totale kosten van het project. Minder treuzelen en/of afwachten in het begin kan dus flink geld besparen.
Commerciële productontwikkeling
Voor projecten die te maken hebben met de ontwikkeling en levering van commerciële producten en diensten komt hier ook nog het verlies aan omzet bij die de vertraagde marktintroductie met zich meebrengt. Kosten van vertraging zijn vaak 500 tot 5000 keer zo groot als de zichtbare personeelskosten.[ix] De goedkope beginfase biedt juist de beste mogelijkheden om een product/dienstontwikkeling cyclus te verkorten. En toch wordt hier maar zelden op gestuurd…
Leon Dohmen is principal managementconsultant CGI
[i] https://products.office.com/en-us/business/office-365-video-conferencing
[ii] http://nos.nl/artikel/2036673-meeste-arbeidsongeschikten-hebben-psychische-problemen.html
[iii] http://statline.cbs.nl/Statweb/publication/?DM=SLNL&PA=80905ned&D1=0-3&D2=196-l&HDR=T&STB=G1&VW=T
[iv] https://www.managementsite.nl/digitale-alter-ego-technologie
[v] http://www.ibtimes.com/workers-wasting-time-cost-us-employers-134b-lost-effort-infographic-903334
[vi]http://www.forbes.com/sites/cherylsnappconner/2015/07/31/wasting-time-at-work-the-epidemic-continues/#20ac33bf3ac1
[vii] http://www.articlecube.com/research-shows-searching-information-work-wastes-time-and-money
[viii] https://www.blogit.nl/waar-gaat-het-budget-eigenlijk-aan-op/
[ix]https://www.managementboek.nl/boek/9789054021438/razendsnelle-productontwikkeling-preston-smith
