In het huidige economische klimaat houden we allemaal een scherp oog op het huishoudboekje. Of we nu het budget beheren voor een gezin of voor een onderneming, we willen niet meer uitgeven dan strikt noodzakelijk. En sommige dingen zijn nu eenmaal noodzakelijk. We moeten bijvoorbeeld eten, dus we kunnen brood niet zomaar van ons boodschappenlijstje schrappen. Maar we zouden niet snel voor twintig mensen brood kopen, als ons gezin maar 5 mensen telt. Logisch, zou je denken, want met dergelijke overvloed gooien we veel broden, en dus geld, weg. Toch is dit precies wat veel bedrijven doen als het om softwarelicenties gaat.
Volgens recente onderzoeken van Gartner en IBM blijkt dat bedrijven niet goed in kaart hebben of er voldoende licenties zijn aangeschaft of licenties zelfs niet terug kunnen vinden in de administratie. Hierdoor weet 43% van de bedrijven niet zeker of dat zij een audit van het softwareportfolio zullen doorstaan. Een tekort aan softwarelicenties kan grote gevolgen hebben voor een bedrijf: boetes, imagoschade en onverwachte naheffingen. Dat geldt echter ook voor een overvloed aan softwarelicenties. Het is daarom voor een goede balans altijd belangrijk om de vraag te stellen of alle softwarelicenties wel echt nodig zijn. En let op: de angel zit hierbij in de term ‘licenties’.
Als het antwoord op die vraag ‘ja’ is, denkt u misschien aan het softwarepakket zelf, en dat deze kritisch is voor de organisatie. Bij licenties gaat het om het aantal gebruikers van de software. Mijn ervaring is dat bij veel bedrijven de lijst van gebruikers (de user accounts) in het Active Directory prima wordt bijgehouden, maar dat er grote verschillen zijn met het daadwerkelijke aantal gebruikers. Het komt bijvoorbeeld regelmatig voor dat er in de loop der tijd voor één persoon meerdere user accounts zijn aangemaakt. User accounts zijn bovendien vaak niet gekoppeld aan een persoon, maar aan een functie, zoals ‘printer’, ‘kantine’ of ‘administratie’. Of er zijn nog steeds user accounts actief voor personen die al lang niet meer werkzaam zijn bij de organisatie. Dit heeft allemaal grote gevolgen voor het budget, want voor elke user account moet een licentie betaald worden.
Een overvloed aan softwarelicenties brengt aanzienlijke onnodige kosten met zich mee. Indien de kosten voor de softwarelicentie per gebruiker per maand 100 euro bedragen, kan dit, afhankelijk van het aantal gebruikers, op jaarbasis tienduizenden of zelfs honderdduizenden euro’s bedragen. Uit onze eigen bevindingen blijkt dat het verschil tussen het aantal user accounts in de AD en het aantal werkelijke gebruikers in de HR-bestanden gemiddeld 5% is. Door de licenties correct te koppelen aan gebruikers, valt er dus in dit voorbeeld al direct vele duizenden euro’s te besparen. En dan hebben we het nog maar over één softwarepakket, terwijl er binnen bedrijven tientallen, zo niet honderden pakketten in gebruik zijn.
De kostenbesparing alleen al zou mensen toch moeten stimuleren om de verantwoordelijkheid voor het beheer van de softwarelicenties graag en voortvarend op zich te nemen. Er is echter een nog veel riskanter gevolg van gebrekkig inzicht in het licentieportfolio. Iedere user account die niet gekoppeld is aan de juiste gebruiker en de juiste gebruikersrechten, maakt de beveiliging van informatie kwetsbaarder. Ook dan loopt u het risico op boetes, imagoschade en onverwachte naheffingen.
De oplossing is vrij eenvoudig: eigenlijk zou het veel handiger zijn indien het HR-systeem zou bepalen wie toegang heeft tot welke software en wat zij daar allemaal mee mogen doen. En gebaseerd op de rollen en beleidsregels die door de directie of HR zijn opgesteld. Dat vraagt om een modulair en uitbreidbaar systeem dat ervoor zorgt dat user accounts over de hele organisatie en in alle systemen gesynchroniseerd worden. Zo kan HR het voortouw nemen in het ontstaan van een toekomstvast systeem voor licentiebeheer dat audits goed doorstaat. En het waarborgt dat u nooit meer broden koopt dan nodig zijn om uw organisatie gezond te houden.
