Als je aan een ondernemer, CEO of andere beslisser in de grootzakelijke markt vraag of hij zijn service- en onderhoudskosten wil verlagen, hoor je een volmondig ‘ja!’. Als je vervolgens vraagt hoe hij van plan is dat te doen, blijft het vaak angstvallig stil. En dat is een probleem. Volgens Gartner nemen de totale jaarlijkse onderhoudskosten zo’n 15 tot 25 procent van de totale IT-kosten voor hun rekening.[i] Het gaat dan vaak om een netwerkinfrastructuur van rigide, dure OEM-onderhoudscontracten. Waarom zou je zulke onderhoudscontracten niet vervangen door flexibele, betaalbare alternatieven? Gartner signaleert namelijk ook dat inkopers van IT-middelen steeds vaker leveranciers van refurbished netwerkapparatuur en externe, derde partijen voor het onderhoud in de aanbesteding betrekken en serieus in overweging nemen. [ii] Je zou dus zeker niet de eerste zijn: internationaal georiënteerde e-commerce bedrijven, financiële dienstverleners, strak gebudgetteerde overheidsinstellingen en universiteiten hebben de “best practices” om de service- en onderhoudskosten te verlagen inmiddels met succes toegepast. Hoe? Dat lees je hieronder.
Tip 1: Bereken de verwachte netwerkgroei, ga na wanneer welke OEM-onderhoudscontracten aflopen en bepaal waar kostenbesparingen zijn te realiseren.
Op basis van diepgaande analyses van de aanwezige netwerkapparatuur en de ondernemingsdoelstellingen is het mogelijk een onderscheid te maken tussen ‘mission-critical’, bedrijfskritische en secundaire netwerkcomponenten. ‘Mission critical’ luistert het meest nauw en wil zeggen dat uitval directe gevolgen heeft voor de bedrijfscontinuïteit. Houd bij de berekeningen rekening met de inzet van toekomstige applicaties en netwerkprestaties. Overweeg betere alternatieven voor afzonderlijk hardware, support en onderhoud.
Tip 2: Analyseer de bestaande onderhouds- en servicecontracten en streef naar zo doelmatige mogelijke SLAs.
Er zijn twee vuistregels die je moet toepassen bij het vaststellen van het gewenste niveau van onderhoud in relatie tot de kosten. Door de Service Level Agreements (SLAs) te analyseren, kunnen ondernemingen hun netwerkcomponenten rangschikken op basis van het relatieve belang dat ze hebben voor de bedrijfsvoering. De meest bedrijfskritische apparaten verdienen het hoogste serviceniveau, terwijl minder belangrijke componenten waarschijnlijk met minder onderhoud toe kunnen. Sommige apparaten kunnen misschien wel prima functioneren zonder een onderhoudscontract, mits er voldoende reserveonderdelen op voorraad liggen. Besparen is goed, maar op downtime en onverwachte kosten zit niemand te wachten. Een tweede vuistregel is om na te gaan of de zogenoemde inspanningsverplichting (‘best effort’) voor het verlenen van servicegaranties, waartoe de OEM zich ooit heeft verplicht, nog wel effectief genoeg is. Tegenwoordig zijn er genoeg dienstverleners die service en onderhoud verlenen op basis van strakke SLAs, inclusief boetes als die afspraken niet worden nageleefd.
Tip 3: Zoek naar mogelijkheden om de levensduur van de apparatuur zoveel mogelijk op te rekken
Volgens een Forrester Consulting Study[iii] is 79 procent van de ondernemingen geneigd om de bekabelde netwerkinfrastructuur gemiddeld elke vijf jaar te vervangen op basis van richtlijnen van de OEMs. In werkelijkheid kunnen ondernemingen deze voorbarige upgrade van de apparatuur vermijden door nog niet tot vervanging over te gaan en een contract met een derde partij af te sluiten voor de noodzakelijke service en het onderhoud.
Tip 4: Beperk het aantal onderhoudscontracten door consolidatie van het leveranciersbestand
Door de onderhoudscontracten gelijktijdig op dezelfde datum te laten expireren en door het contractbeheer in één hand onder te brengen, vereenvoudigt het contractenmanagement en ontstaat overzicht en inzicht. Nog belangrijker is echter dat de afhankelijkheid van de OEM service providers afneemt. Door de dichtgetimmerde meerjarige onderhoudscontracten op te zeggen en over te stappen op flexibele, maandelijkse onderhoudscontracten, af te sluiten met derde partijen in plaats van met de OEM, worden vendor lock-ins vermeden. Het stelt ondernemingen in staat om onderhoudscontracten af te sluiten louter op basis van de werkelijke ondernemingsbehoeften.
Tip 5: Profiteer van de voordelen van een hybride systeem voor servicediensten
De keuze om over te stappen op een hybride model voor servicediensten past in een algemene trend waarbij ondernemingen een maximaal rendement halen uit de combinatie van OEM- onderhoudscontracten en gelijkwaardige, betaalbare servicediensten die door onafhankelijke derde partijen worden aangeboden. Vooral bij niet-bedrijfskritische hardware en in situaties waar de garantietermijn van de hardware inmiddels is verstreken, loont het volgens Gartner om onderhouds- en servicecontracten van zogenoemde Third Party Maintenance (TPM) providers af te nemen. Maar ook in verschillende fasen van de product levenscyclus van hardware, zoals de aankondiging van de end-of-sale en end-of-support, zouden ondernemingen hun onderhouds- en servicecontracten kritisch tegen het licht moeten houden. Support inkopen bij een derde partij ligt ook voor de hand als flexibele voorwaarden en condities vereist zijn.
Volgende week lees je hier hoe besparen op service- en onderhoudskosten in de praktijk gaat met voorbeelden uit de e-commerce-, communicatie- en dienstensector.
Glenn Fassett, General Manager International van Curvature
[i] Gartner, “Top Five Recommendations to Reduce Your Network Equipment Support and Maintenance Costs,” Caio Misticone, November 2012. En
[ii] Gartner, “Top Five Recommendations to Reduce Your Network Equipment Support and Maintenance Costs,” Caio Misticone, November 2012.
[iii] Forrester, “Challenging the Status Quo on Maintenance Contracts and Refresh Cycles to Lower Costs,” a commissioned study conducted by Forrester Consulting on behalf of Curvature, May 2013.
