De slag van automatisering naar informatica werd in de jaren tachtig van de vorige eeuw gemaakt door informatieprofessionals. Deze specialisten waren in staat om door middel van software informatie te ontsluiten en te verwerken. Voor de voortschrijdende behoefte van deze informatieprofessionals werden softwaresystemen ontwikkeld, die met steeds geavanceerder databases overweg konden. Dergelijke zware toepassingen maken een bedrijf beter geïnformeerd, stuurbaar en zelfs wendbaar. De term ‘Business Intelligence’ (BI) als soortnaam was geboren.
De werkvloer moest het lange tijd met veel minder geavanceerde programma’s doen – of haalde niet het maximale rendement uit de tools waarover men beschikte. De fijne kneepjes van spreadsheets als Excel (denk aan de draaitabellen) werden lang niet door iedereen gebruikt die het programma op zijn of haar pc had staan – en dat is bijna iedereen met Office. Deze situatie leverde een fascinerende tweedeling op: een werkvloer die nauwelijks aan databewerking deed, maar vooral de bevindingen van dataprofessionals als eindresultaat te zien kreeg, naast de dataprofessionals die gebruik maakten van zware systemen.
Het was daarom, in eerste instantie, een verrassende zet van Microsoft om naast de ‘traditionele’ lijn Business Intelligency-producten – de SQL-serverlijn – juist Excel uit te bouwen richting een beslist serieus te nemen BI-toolset. De leverancier komt bijna continu met nieuwe uitbreidingen en updates en maakt daarmee van Excel een volwaardige concurrent voor de eigen BI-serverproducten. Is dat verstandig?
Ik denk van wel. De laatste jaren is data-analyse steeds belangrijker geworden. Dat begon met de economische crisis toen met name die werknemers, die gewend zijn met data om te gaan (denk daarbij aan employés van banken en verzekeraars, maar ook specialisten in de vastgoedsector), gedwongen werden beslissingen beter te funderen.
Daarnaast zien we de snelle opkomst van Big Data. Of het fenomeen nu een hype is of niet, feit is dat er steeds meer data zijn, die bewerkt en geanalyseerd moeten worden door steeds meer stakeholders. Traditionele BI-systemen zijn te duur en te ingewikkeld, Excel is veel laagdrempeliger. Daarnaast speelt ook mee dat een gebruiker bij Excel ziet wat de data ‘doet’. Er is geen blackbox waarin allerlei processen plaatsvinden. Je bent actief met de data bezig, je houdt zicht op wat er gebeurt.
Microsoft heeft op het gebied van visualisatie veel concurrenten naast zich te dulden, maar integrale BI in een desktopproduct zie je bij vrijwel geen andere aanbieder – en zeker niet op een kwalitatief goede manier.
Power Query als basis
De basis van data-analyse is traditioneel het maken van query’s op een database. Met de tool Power Query wordt dit binnen Excel mogelijk. De tool biedt gebruikers de functionaliteit om data te ontdekken, te benaderen en te combineren vanuit on-premise of publiek beschikbare cloud-bronnen, of vanuit beide. Met de tool kun je bijvoorbeeld een spreadsheet creëren op basis van een Twitter-feed of Open Data en deze combineren met eigen data om inzichten op te doen. Met Power Map kunnen data op basis van plaatsbepaling worden weergegeven.
De uitgebreide variant van Excel (beschikbaar via Office 365) kent een eigen querytaal waarmee gewoon in het Nederlands een vraag ingetypt kan worden, die Excel vervolgens kan beantwoorden. Zo kun je het systeem vragen “Hoeveel omzet heeft product X in 2003 in Nicaragua gegenereerd?” en het systeem zal je dan een grafiek of tabel tonen.
Kortom, de uitgebouwde Excel stelt Office-gebuikers in staat meer met hun data te doen via snelle, bekende en eenvoudige tools.
Robert Bakker, Principal Consultant Business Intelligence bij Macaw Business Solutions
