Als IT-manager is het niet eenvoudig alle ballen in de lucht te houden. Hoe meer tijd en resources je besteedt aan het draaiende houden van je IT infrastructuur, hoe minder tijd er is om je IT middelen af te stemmen op de bedrijfsdoelstellingen. Daarover schreef ik al in mijn vorige blog. Managed network services worden alom gezien als dé oplossing van deze kwestie. Gevoelsmatig is dit echter een grote stap: een dienstverlener het vertrouwen geven om je netwerk te beheren, voelt alsof je controle over de strategische ontwikkeling ervan uit handen geeft. Is er een manier om die last te verlichten? Om af te rekenen met de frustraties van het dagelijkse netwerkbeheer en de angst om de controle te verliezen? Mijn antwoord is een volmondig ja. En wel in drie slimme stappen.
Stap 1: Maak wat budget vrij door op de juiste plekken in de kosten te snijden
Kijk eerst eens binnen het bedrijf. Herken je al een aantal van de tekenen die ik in mijn vorige blog schetste? Dan is het verlagen van de inzet van externe partijen geen goed plan. Zo heel veel bespaar je niet als je besluit te beknibbelen op je servicecontracten, zeker niet als dit ten koste gaat van het serviceniveau en de bedrijfsrisico’s daarmee dus toenemen.
Uit onderzoek is gebleken dat maar liefst 85 procent van je budget gaat naar interne kosten voor het draaiende houden van het systeem. Je geeft het uit aan in-house engineers, logistiek, leverancier beheer, netwerkbeheer-tools en training. Beter is het om te kijken naar hoe je dingen intern doet. Probeer te standaardiseren en te automatiseren, stroomlijn zo veel als je kunt en maak een reële afweging ten aanzien van contractkosten versus risico’s.
Het vrijgemaakte budget is dan weer te besteden aan strategische ontwikkelingen, waarmee je je infrastructuur afstemt op de ontwikkelingen in de markt.
Stap 2: Bepaal wat je zelf doet – en wat niet
Standaardisatie van systemen en processen maakt meestal duidelijk dat veel van de meest waardevolle vaardigheden en resources die je in huis hebt, verloren gaan aan de simpelste, dagelijkse taken. Deze kun je net zo goed uitbesteden aan een externe dienstverlener, die je voorspelbare kosten en gegarandeerde servicelevels biedt.
Bepaal welke diensten en functies je echt zelf moet doen. Dat zijn voornamelijk de zaken met de belangrijkste strategische waarde. Met andere woorden: ontdoe je van de reguliere werkzaamheden, zoals brandjes blussen en monitoren, en behoud zelf de meer strategische functies, zoals onderzoek, planning en ontwikkeling.
En onthoud: meer operationele controle uit handen geven, is niet hetzelfde als de strategische controle verliezen. Overweeg alleen die service-elementen uit te besteden die de meest schrijnende gaten in je operationele supportmodel dichten. Misschien wil je bijvoorbeeld zelf de eerste uren na kantoortijd overbruggen en heb je alleen ’s nachts deskundig netwerkbeheer-personeel nodig. Waar het om gaat, is dat jij bepaalt waar jij je prettig bij voelt – en dat je daarna pas op zoek gaat naar een dienstverlener die dat waar kan maken.
Stap 3: Kies een partner met de juiste visie op netwerkbeheer
Dit is misschien wel de belangrijkste van alle stappen die je moet nemen. Een managed network service vereist immers andere vaardigheden aan leverancier én klant zijde in vergelijking tot een onderhoudscontract. Verantwoordelijkheden verschuiven en het continue beheren van de afspraken wordt van essentieel belang. Bij outsourcing is deze beweging nog intensiever, dan is de serviceprovider zowel verantwoordelijk als aansprakelijk voor de infrastructuur. Hij staat dan aan het roer van de strategie en het financiële beheer.
Met een managed network service behoud jij de financiële en strategische controle … en blijf jij aansprakelijk. De dienstverlener is slechts verantwoordelijk voor het beheer van het onderhavige IT -domein.
Geen enkele reden dus om angst te hebben om de controle te verliezen. Steeds meer organisaties die in hetzelfde schuitje zitten, zien managed network services als de beste manier om servicelevels te verbeteren en kosten te verlagen – zonder de strategische en financiële controle te verliezen.
