Veel grotere organisaties worstelen met de vindbaarheid van hulpmiddelen en apparatuur binnen hun vestigingen. Of het nu gaat om monteurs in productiebedrijven die voortdurend hun gereedschappen kwijt zijn of om verpleegkundigen in ziekenhuizen die snel ergens een infuuspomp vandaan moeten zien te halen. Er is zelfs een term voor: zwerfapparatuur. Wat kun je doen om de kosten die gemoeid zijn met zoekraken en vinden van materialen en middelen te beperken?
Laten we als voorbeeld een groot ziekenhuis nemen, dat honderden bedden, rolstoelen, infuuspompen en computers on wheels heeft. Al deze middelen kosten veel geld, en het zoeken naar beschikbare middelen nog veel meer. Daarom hebben ziekenhuizen wat meer hiervan op voorraad dan strikt noodzakelijk is. Een beslissing waar veel geld mee is gemoeid. Maar dat voorkomt niet dat er nog altijd veel tijd verloren gaat met zoeken naar materiaal. Er is een onderzoek dat zelfs suggereert dat verplegend personeel tot 40 uur per maand hieraan kwijt is. Dit kan beter!
Gebruik je netwerk als speurhond
De oplossing is, zoals zo vaak, dichterbij dan ziekenhuizen denken. Hun netwerk is een goede bron van informatie voor het lokaliseren van materialen. Met de juiste tools kan een kostenefficiënt systeem worden neergezet dat laagdrempelig, via een website of app, kan worden gebruikt door beheerders en gebruikers. De app of website laat precies zien waar materialen zijn. Indoor wayfinding, een soort Google Maps dat je binnen je pand kunt gebruiken, wijst je vervolgens de weg naar een beschikbaar apparaat, bed of rolstoel. Op die manier fungeert je netwerk dus als een soort speurhond. Het netwerk leidt je vanzelf naar je ‘prooi’.
Indoor navigatie via Bluetooth en QR-codes
Hoe dit werkt? Je rust alle apparatuur en hulpmiddelen die je wilt kunnen tracken en tracen uit met een bluetooth asset tag, die je eenvoudigweg op het desbetreffende apparaat plakt. Deze heeft een batterij die twee jaar mee gaat. Deze lange batterijduur wordt mogelijk gemaakt door gebruik te make van BLE (Bluetooth Low Energy). De tag is voorzien van een QR-code. Wanneer een tag wordt bevestigd kan deze worden gescand met een app. Vervolgens wordt deze unieke code gekoppeld aan het hulpmiddel, met foto en andere belangrijke informatie.
Businesscase snel gemaakt
De besparingsmogelijkheden zijn groot. Naast efficiënt gebruik van materiaal en het terugdringen van de tijd die in het zoeken van spullen gaat zitten, kun je als organisatie vaak met veel minder spullen af. Je bouwt daarnaast een schat aan informatie op over het gebruik van materialen en middelen. Die informatie kan de facilitaire afdeling gebruiken om slim met inkoop en onderhoud van hulpmiddelen om te gaan.
Benieuwd naar de mogelijkheden en de businesscase voor jouw organisatie? Ik kom graag bij je langs.
Stijn van Grunsven, Sales Consultant 4IP Solutions
