Informatie is de brandstof waarmee we onze dagelijkse werkzaamheden uitvoeren, zakelijke beslissingen nemen, trends onthullen en ook weer nieuwe informatie maken. Je zou denken dat informatie die nu waardevol is, ook in de toekomst en voor de volgende generaties belangrijk is, en daarom bewaard en gearchiveerd dient te worden. Toch is nog niet tot iedereen doorgedrongen dat een verantwoord beheer van informatie daarvoor een voorwaarde is. Dat brengt het voortbestaan van waardevolle informatie anders in gevaar.
De hoeveelheid data in de wereld neemt alleen maar toe. Zo creëren we wereldwijd dagelijks 2,5 triljoen (2.500.000.000.000.000.000.000) bytes aan informatie[1]. Desondanks verdwijnen er steeds meer archieven en hiermee verdwijnt ook veel nuttige, relevante informatie. Bijvoorbeeld informatie die bruikbaar kan zijn voor nieuwe onderzoeken of productontwikkeling. Een duik in de archieven kan leiden tot nieuwe inzichten, aanvullende kennis of het oplossen van een nijpend probleem.
Zonder archieven geen informatie
Archieven bevatten verschillende soorten gegevens. Zoals data om marktvoorspellingen te doen, gegevens die inzicht geven hoe een probleem is ontstaan en in de toekomst kan worden voorkomen of gegevens die leiden tot een doorbraak in een schijnbaar doodlopend onderzoek. Zo zijn er in de archieven van Iron Mountain vondsten gedaan die het onderzoek naar de samenstelling van de kern van de maan versnelden en die van essentieel belang waren bij het opstellen van het psychologisch profiel van seriemoordenaars[2].
Daarnaast kunnen onderzoeksgegevens uit archieven een rol spelen bij het beantwoorden van vragen over gezondheid. Om gezondheidsmythen door te prikken of juist te onderbouwen. Zo kon worden vastgesteld na het raadplegen van de resultaten uit medische studies tussen 1966 en 2012[3] naar vitamine C-gebruik, dat een regelmatige doses vitamine C echt helpt de duur van een verkoudheid te verkorten. Een bevinding die zonder de archiefdienst van Iron Mountain niet aan het licht was gekomen.
Data-archivering
Met welk doel leggen we een archief aan? In de eerste plaats bewaren we informatie die verband houdt met (werk)processen waaruit het is voortgekomen, die als bewijs dient voor deze processen en die helpt om verantwoording af te leggen. Daarnaast zijn archiefstukken van waarde voor de bedrijfsvoering in organisaties. Ook kunnen archiefstukken cultuurhistorische waarde bevatten.
Alleen met het archiveren van informatie zijn we er nog niet. Om archiefinformatie daadwerkelijk te kunnen gebruiken moeten de gegevens echt beschikbaar, benaderbaar en doorzoekbaar zijn. Zodat er een analyse op los gelaten kan worden en onderzoeken kunnen worden gestaafd met data.
Analyseren
De noodzaak van goed georganiseerd informatiebeheer in organisaties, dringt langzaam maar zeker door. Een voorwaarde hiervoor is dat informatie makkelijk vindbaar is voor medewerkers. Dat scheelt in het doen van dubbel werk. In een van de eerste onderzoeksrapporten over vindbaarheid van informatie binnen organisaties, ´The high cost of not finding information´ uit 2001, concludeert marktbureau IDC dat er hoge kosten verbonden zijn aan het terugvinden van waardevolle informatie. Volgens IDC besteden kennismedewerkers zo´n 90 procent van hun tijd aan het reproduceren van informatie die al in het bezit is van de organisatie, maar onvindbaar is.
Wat helpt om informatie toegankelijker en vindbaar te maken, is het indexeren van papieren archieven en het scannen van papieren documenten. Eenmaal geïndexeerd, kan de informatie onderworpen worden aan moderne data-analysetechnieken, en in combinatie met gedigitaliseerde documenten kan er doelgerichter worden door- en onderzocht. Zo zijn medewerkers minder tijd kwijt om de gewenste informatie te vinden, te analyseren en om te zetten in kennis en inzicht. Dit leidt tot nieuwe resultaten in minder tijd en met minder kosten.
De eerste stap
De eerste stap naar een verantwoord informatiebeheer is het belang en de waarde in te zien van informatie. De volgende stap is het implementeren van een robuust en gecentraliseerd informatiebeheerbeleid. Waarbij informatie ingedeeld, gestructureerd en inzichtelijk gemaakt wordt, en waarbij duidelijk is welke informatie wordt beheerd, waar en wie er verantwoordelijk is voor het toepassen, uitvoeren en bewaken van het informatiebeheerbeleid.
Onderschat nooit de waarde van informatie: zorg dat we uit informatie kennis en inzichten kunnen putten dankzij een goed archief waarin informatie goed bewaard is. Als we er nú voor zorgen dat waardevolle informatie over tien tot twintig jaar gemakkelijk vindbaar en doorzoekbaar is, dragen we daadwerkelijk bij aan de toekomst en de kennis voor de volgende generatie.
Jeroen Strik, commercieel directeur Iron Mountain Benelux
[1] IBM, 2012
[2] Howard Journal of Criminal Justice, 15 augustus, 2013
[3] Cochrane Reviews, Hemila, H and Chalker, E, mei 2013
