Home Innovatie & Strategie  Aanzet tot een IT-Deltaplan voor de overheid 

 Aanzet tot een IT-Deltaplan voor de overheid 

66
overheid

I. Voorwoord 

Er zijn het afgelopen jaar drie notities verschenen waarin de problemen van de overheid met IT over de bühne zijn gebracht:

!: ‘IT-situatie bij de overheid’ (in CIO-Magazine)
2: ‘Wat als de burger nou eens echt klant van de overheid was?’ (in FD-Transformers, 22 juni 2019)
3: ‘Ik wil de overheid wakker schudden.’ (in Elsevier, 5 oktober 2019)

De IT-verkrotting heeft meerdere oorzaken. Onoverzichtelijkheid (oftewel gebrek aan architectuur) is echter wel de gemeenschappelijke noemer. Door de onoverzichtelijkheid is die IT-verkrotting nauwelijks te beveiligen.
Doelbewust werd de nadruk gelegd op problemen. Als de IT-problemen niet worden erkend door de top van het ambtenarenapparaat en de bewindslieden heeft het schetsen van oplossingen geen enkele zin.
Geïnspireerd door en gebruikmakend van de vele commentaren die ik uit mijn netwerk heb mogen ontvangen, is de onderhavige notitie opgesteld. 

II. Uitdagingen
De economische noodzaak van degelijke IT bij de overheid lijkt triviaal. Als Nederland zullen wij steeds trager gaan functioneren door de inadequate IT bij de overheid waardoor de productiviteit en dus de welvaart zullen afnemen.

Voor grotere welvaart en zelfs voor welzijn moeten bedrijven en burgers makkelijker kunnen communiceren met elkaar en met de overheid. Aan het welzijn, met name het gevoel van veiligheid, wordt de laatste maanden door de IT-gerelateerde blunders, geen goed gedaan.

1. De overheid blijft qua organisatiestructuur en managementstijl hangen in de oude wereld, terwijl buiten de digitale wereld oprukt.
2. De overheid komt steeds meer vast te zitten in de dwangbuis van haar verouderde IT (kortweg de IT-verkrotting).
3. De huidige overheidsautomatisering lijkt voornamelijk t.b.v. de efficiency van de ambtenaren, dus binnenwaarts gericht. De overheid moet leren van buiten naar binnen te kijken. Buiten zitten de klanten, aangeduid als ‘burger’ en als ‘bedrijf’.
4. Er blijft een continue stroom van veranderingen uit de Tweede Kamer op Wet- en Regelgeving. Dat is immers het legitieme recht van de volksvertegenwoordiging. 

De gemeenschappelijke noemer achter deze punten is een verouderde bedrijfscultuur en vaak het gebrek aan een adequate digitale architectuur. Voorts is een fris, nieuw elan nodig in de IT-community van de overheid. 

III. Kanttekeningen bij een oplossing
Een begin van een serieuze oplossing van het IT-probleem bij de overheid is dat Mark Rutte (als MP) en zijn kabinet gaan toegeven dat er daadwerkelijke IT-problemen zijn die met de allerhoogste spoed dienen te worden opgelost door radicale veranderingen. 

De overheid heeft per definitie een regelende, voorwaarde-scheppende en ondersteunende rol m.b.t. allerlei maatschappelijke systemen waarvan de daadwerkelijke operatie zich in de samenleving bevindt. Veel overheidsvraagstukken moeten daarom worden bezien vanuit operationele processen die buiten de overheid liggen. 

De vraag welke infrastructuren de overheid moet bieden ten dienste van burgers en bedrijven, moet gesteld worden aan die burgers en bedrijven. Beter nog, die infrastructuren dienen eigenlijk vorm gegeven te worden in samenwerking met die burgers en bedrijven. 

Als alle ‘bedrijven’ tegenwoordig ‘digital companies’ moeten worden, dient ook de overheid een ‘digitale organisatie’ te worden. In feite zou elke overheidsorganisatie verplicht moeten worden al haar diensten via een API6 aan burgers en bedrijven ter beschikking te stellen. Fundamentele digitalisering (van de overheid) is een complexe uitdaging. Dit vergt uiterst ervaren architecten. 

Het totale IT-bouwwerk bij de overheid is grotendeels organisch gegroeid, inclusief de bijbehorende organisaties. Dit moet tegen het licht worden gehouden vanuit de systeemtheorie en cybernetica. 

Voordat de overheid een IT systeem gaat ontwerpen dan wel gaat aanpassen zouden beveiliging en robuustheid/veerkracht voorop dienen te staan om te voorkomen dat de dienstverlening vanuit de overheid uitvalt dan wel doelwit wordt voor hackers. 

Wet- en regelgeving dienen via waardeketens te worden omgezet naar business capabilities; vervolgens wordt daaraan IT-invulling gegeven m.b.v. slim gekozen platformen veelal uit de Cloud. 

Ook zou de overheid fundamenteler moeten kijken naar een eigen Nederlands cloud om niet afhankelijk te worden van buitenlandse wetgeving. Deze cloud zou in feite ook gebruikt moeten kunnen worden door burgers en bedrijven.

Zet de data in het midden, en organiseer jezelf en de IT systemen rond de data die je beheert. Trouwens, Big data heeft niet de eerste prioriteit. 

De basisregistraties zijn slechts een eerste stap. Bovenop die basisregistraties worden echter nieuwe gegevens gecreëerd, doch in de praktijk blijkt dat echt eigenaarschap van die gegevens blijft zweven. Er is een integraal data-governance nodig op en over alle drie de lagen: onderneming, afdeling, individuele medewerker. 

IV. Digitale Architectuur 

Er is geen enkele wethouder ‘Ruimtelijke Ordening’ die een stadswijk laat renoveren zonder architectuur. Waarom wordt in de digitale ruimte wel vaak zonder adequate architectuur gebouwd? 

Beeldvorming is een belangrijk aspect van architectuur. Ik pleit voor veel richtinggevende, aantrekkelijke visualisaties. Daarnaast dient de digitale architectuur het eenduidig aangrijpingspunt voor de bouwer te zijn. 

Als een opdrachtmanager van een IT-georiënteerd project9 of een businessmanager nauwelijks begrijpt wat de digitale architect heeft geschetst, dan is dat de schuld van de architect. Als ondanks toch die architectuur wordt gebruikt is dat de schuld van de opdrachtmanager. 

Er moet een duidelijk beeld (architectuurschets) komen waar de overheid naar toe gaat over drie jaar en over tien jaar (noem het streefpunt op de horizon). Dan kan onder die digitale architectuur de juiste en adaptieve11 IT worden gespijkerd. 

Ik denk dat wat de overheid betreft we uiteindelijk terecht komen bij een soort van afgestofte vorm van de ‘civil society’12. Ik ga uit van een wereld waarbij iedere burger de infrastructuur, data en digitale services krijgt om optimaal te functioneren en zich te ontplooien. De informatie infrastructuur krijgt daardoor zo’n belangrijke rol, dat de overheid dat zou moeten centraliseren. De uitdaging van de architect is de aansluiting op de mensen (klanten en medewerkers) op de voorgrond te zetten. Dit impliceert tevens dat samenwerkingspatronen (een sociologische uitdaging in het digitale tijdperk) een kardinale betekenis gaan krijgen. 

Bimodale oplossingen (stabiele binnenkant en een vluchtige buitenkant) worden steeds belangrijker in een volatiele wereld. 

De modulariteit van de binnenkant van IT-systemen en de daarmee samenhangende wendbaarheid van digitale oplossingen is cruciaal. 

De buitenkant dient steeds sneller te kunnen veranderen, immers de klantwensen en die van bedrijven veranderen steeds sneller in het digitale tijdperk. 

Overheden zullen ook steeds vaker en sneller hun (digitale) dienstverlening aan burgers moeten aanpassen. Het zorgt voor een continue behoefte om overheidsdiensten te verbinden met de digitale ruimte. De digitale architectuur voor een moderne overheid dient van buiten naar binnen te worden opgesteld. 

1. Start met architectuurschetsen van de toekomstige digitale samenleving. 

2. Projecteer vervolgens de hernieuwde rol van de overheid daarin. 

3. Laat tenslotte architectuurschetsen van de overheidsorganisaties maken. Ga daarbij uit van de compacte overheid. 

V. IT-dashboard
Als belastingbetaler pleit ik al sinds de eerste RijksCIO, Maarten Hillenaar, voor een echt, objectief en onafhankelijk IT-dashboard voor alle automatiserings- en digitaliseringsinspanning boven de 10 miljoen euro. Een dashboard op een publiek toegankelijke website.
Ik wil als belastingbetaler zien waaraan mijn geld wordt besteed en wie daarbij betrokken zijn. Per automatiseringsinspanning wil ik zien:
1. de opdrachtgever incl. de opdracht;
2. de hoofdarchitect;
3. de opdrachtnemers incl. de externe partijen die meehelpen en de betrokken externe adviesbureaus;
4. de planningen plus bijstellingen;
5. alle audits. 

Een publiekelijk IT-dashboard zal werken als een middeleeuwse schandpaal. Een architect zal zich wel twee keer bedenken voor hij/zij en plein publique te kijk gaat staan wegens potentiële projectblunders (eigenlijk systeemblunders), veroorzaakt door foute architectuurbeslissingen. M.m. geldt dat voor alle betrokken externe partijen. 

VI. Organisatorische ingreep 

Om een frisse wind te laten waaien door de IT van de overheid is het verstandig het hart van het IT-gebeuren van de Rijksoverheid te verplaatsen van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) naar het ministerie van Algemene Zaken (AZ). Reeds enkele decennia laat BZK door haar specifieke ambtelijke cultuur zien dat zij deze centrale rol niet adequaat kan vervullen. 

1. Zet bij AZ de RijksCIO met de functie van staatssecretaris zodat hij/zij toegang heeft tot de ministerraad. Geef hem/haar de opdracht binnen 5 jaar de IT-ondersteuning van de compacte overheid alsnog te realiseren. Geef die RijksCIO doorzettingsmacht. 

2. Verplaats BIT naar AZ, oftewel binnen handbereik van de minister-president, doch naast de RijksCIO. Geef de manager van het BIT vetorecht op IT-zaken die dreigen te mislukken dan wel te veel kosten ten opzichte van de te realiseren doeleinden. 

3. Benoem een digitale Rijksbouwmeester in AZ, zeg maar de hoogste Chief Architect, die de IT-ondersteuning van de compacte overheid vorm geeft. Zet hem/haar hiërarchisch op hetzelfde niveau als de RijksCIO en benoem hem/haar net als de fysieke Rijksbouwmeester roulerend voor maximaal 4 jaar en vanuit buiten de overheid. Geef die Digitale Rijksbouwmeester doorzettingsmacht. 

VII. Hulp
De overheid kan niet uit haar IT-problemen komen zonder hulp van het bedrijfsleven, van zorgvuldig geselecteerde onafhankelijke onpartijdige ZZP’ers en van energieke gepensioneerde IT-toppers. 

Zij kan dat niet met de eigen managers die die IT-problemen hebben gemaakt dan wel hebben gedoogd. Maar ik geloof ook niet in werk laten overnemen door externen. Ik geloof in het coachen van ambtenaren door bovenstaande externen (zorgvuldig geselecteerde ZZP’ers en vitale oudjes). Een coach als een soort gefactureerde buddy/maatje voor een korte periode. 

Er zijn in de IT vier cruciale rollen: (1) opdrachtgever, (2) architect (3) projectleider en (4) CIO. De eerste drie zijn resp. de invulling van ‘willen’, ‘kunnen’ en ‘doen’; dit komt op meerder hiërarchische niveaus voor. De CIO wordt in deze notitie gezien als de eindverantwoordelijke over de gehele informatie voorziening. 

Ik zou opstarten met ervaren coaches voor enkele opdrachtgevers, de Chief architect en de Rijks CIO. Het bedrijfsleven kan voorbeeldoplossingen, expertise en voorlichting leveren voor IT-situaties waarmee de overheid nog worstelt. Mits de probleemsituatie bij de overheid goed is gedefinieerd. Ik zie voldoende vakbekwame IT-ambtenaren op uitvoerend niveau. Hun talenten zouden verder kunnen worden ontplooid als hun professionele werkomgeving wordt verbeterd. 

IX. Wijze raad
1. Eerst reorganiseren en vereenvoudigen, dan pas IT, anders ben je bezig de chaos te automatiseren.
2. Alles wat de overheid doet moet waarde opleveren voor burgers en/of bedrijven, tenzij het expliciet om wet- en regelgeving gaat.
3. Gebruik niet klakkeloos de digitale architectuur van een andere organisatie, architectuur is immers afhankelijk van de bedrijfscultuur.
4. Pas op vernieuwingen te bouwen op niet voldoende solide systemen/software.
5. Voor vernieuwing is niet altijd innovatieve technologie nodig, hoewel innovatie wel vernieuwing kan stimuleren. Probeer met nieuwe technologie niet alle problemen tegelijk op te lossen.
6. Kijk uit voor standaard softwarepakketten die (te) veel aanpassingen vergen. Borg dat het pakket past in je overall digitale architectuur en IT-governance.
7. Budgetten dienen primair te zijn afgeleid uit strategische doelen/uit visie en niet uit de toevallige behoeftes in de business.
8. De budgetten voor projecten dienen te worden toegekend per project en niet per afdeling waaronder het project toevallig valt.
9. De overheid moet slimmer omgaan met de Europese wetgeving rond aanbestedingen21.
10. Leg de verantwoordelijkheid voor ketenprocessen bij de RijksCIO bij AZ.
11. Zorg dat beloningsverschillen voor IT-professionals bij de overheid en het bedrijfsleven worden opgelost. Maak werken in IT bij de overheid uitdagend.
12. Nodig alle softwarehuizen, informaticabureaus en consultancy-bedrijven die veel omzet hebben gemaakt bij de overheid uit, om gratis een architectuurschets te maken van een of meerdere overheidsorganisaties voor de middellange termijn. Zij hebben immers door hun veelvuldig contact met de overheid een onderbouwd inzicht in die overheid. Deze architectuurschets22 kan worden opgestuurd aan mij (daan@rijsenbrij.eu) en/of aan de MP, Mark Rutte (secretariaatmp@minaz.nl). 

X. Cruciaal
1. Formuleer eerst een (overall) digitale architectuur.
2. Ontwerp vervolgens het fundament.
3. Pas dan heeft het zin eventueel nieuwe technologieën/concepten als AI, Blockchain, Clouds, IoT, Softbots, en persoonlijke digitale werkruimtes te introduceren. Anders zal dit lijken op het uit de losse pols uitstrooien van spiegeltjes en kraaltjes over het IT-landschap.
4. Voor vergaande digitalisering zijn architectuur en een stevig fundament een eerste vereiste. 

Daan Rijsenbrij, architectuurkenner & -auditor in de Digitale Wereld

1 REACTIE

  1. Wat een hoog over geklaag… in Nederland lopen we op het gebied van digitale diensten en componenten enorm voor op een heleboel andere landen. Nergens is de digitale aangifte zo dicht als in Nederland (ga maar eens aangifte doen in Frankrijk). Er zijn slechts enkele landen in de wereld waar iemand anders, of bedrijf namens een persoon de aangifte digitaal! kan doen.
    Nergens in de wereld wordt de digitale sleutel, per persoon, zoveel gebruikt als in Nederland. Ook wordt gesteld dat infra projecten altijd een goede architectuur basis hebben… ahum, het doortrekken van de A4 heeft nadat het idee ontstond, 40 jaar geduurd voordat het helemaal gerealiseerd was. Ik kan me ook een ondergronds project in Amsterdam herinneren… waar ook niet alle architectuur op orde was…zo zijn er tal van trajecten.
    Er is wel degelijk een hele set aan architectuur: NORA (https://www.noraonline.nl/wiki/NORA_online) met daarbinnen specifieke domeinen, zoals onderwijs, cora, gemma, etc..
    Dat de overheid meer een IT bedrijf moet worden, dat ben ik eens, de sleutel ligt dan bij de teams die de diensten moeten bouwen, het (luxe) probleem is dat we in Nederland een model hebben waarbij tal van lagen, stakeholders, bestuurders, etc van alles mogen roepen als een team iets wil bouwen en uitrollen. Ook het feit dat de overheid dikwijls niet de beschikking heeft over de mensen die het moeten doen, maar dit bij leveranciers mbv contracten heeft ingekocht, helpt niet bij het behalen van snelheid; contract managers, delivery managers, kwaliteitsmanagers, product managers, directeuren kunnen zich allemaal bemoeien met datgene wat het kernteam aan het doen is… de wereld wijzigt, dus als men de richting zou moeten aanpassen is er gesteggel of dat contractueel allemaal wel kan, en hoe dan, etc..en bla bla bla…
    Het is enorm lastig voor het politieke apparaat om snel resultaten te zien omdat we nu eenmaal onderworpen zijn aan enorme ketens (en enorm veel lagen die ‘managen’); het GBA, toegang, de backoffice waar de zaak afgehandeld moet worden, dat zijn telkens tenminste drie domeinen en veelal omvat het meer ketens. Er is nu eenmaal niet 1 overheid… binnen die overheid zijn veel apenrotsen, met op iedere rots een Bokito, die Bokito is aangesteld en bestuurt helemaal niet meer met als doel de beste diensten te leveren voor een burger of ondernemer, die bestuurt met macht (dus vaak geld) als doel in het achterhoofd. Ook heeft menig bestuurder totaal geen kennis van de inhoud van IT en wordt wel geacht daarover te beslissen, iedere beslissing wordt voorgekauwd door een secretaris die een sleepnet ophaalt en namens een directie e.a. uitwerkt, ook dat groepje begrijpt de inhoud niet helemaal en zijn ook bezig met macht, reputatie, volgende stap in carriere, etc..
    En daar ligt dan het enorm grote probleem als je een CIO denkt alle macht te kunnen geven…dat gaat gewoon niet gebeuren.. De belastingdienst bijv. die zijn echt wel van mening dat ook zij weten hoe bepaalde zaken moeten, ook hebben zij een mening over waar zij controle over willen hebben, willen zij verantwoordelijk zijn voor bepaalde zaken.. de enorme budgetten die daar spelen, gaan niet ineens door een CIO Rijk gestuurd worden, daar zijn de ego’s bij de BD te groot voor. Dit geldt uiteraard ook voor andere rotsen…

    Mijn mening:
    Ja de wereld digitaliseert, en niet iedereen kan daarin mee. Laten we daar ten alle tijde bij stilstaan.
    We lopen voor op tal van gebieden tav digitalisering en er zijn talloze goede voorbeelden te vinden binnen de overheid (gebruiker centraal, persoonsapp, doorontwikkeling mijnoverheid, svb novum, duo onderzoeken op gebied van digital diploma’s, pilots machtigen in de zorg, etc..)
    Het is pure luxe dat we in een land leven waar we bepaalde problemen mogen oplossen met techniek voor burgers en bedrijven… zodra zaken echt uitgerold moeten worden voor groot gebruik, dan moeten ze namelijk wel uitermate betrouwbaar en veilig zijn, het liefst juist geschaald, gebruikmakend van standaarden die echt wel bekend zijn.. tsja en soms wordt er iets gemaakt wat lekt, of er staan bomen in de weg, of er loopt een leiding verkeerd, dan moet je bijstellen en het werk afmaken met die nieuwe inzichten…

    En idd, het lijkt wel alsof er teveel mensen zowel in het bedrijfsleven als overheid, het alleen maal ‘cool’ vinden om te praten over AI, Blockchain, Clouds, Agile werken, etc.. dat zijn slechts gereedschappen, die je kan gebruiken om iets moois te maken. Zie dat ook als pure luxe (of verspilling, maar ja, managers moeten nu eenmaal iets te doen hebben) dat daar ook zoveel over gepraat mag worden….

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here