Home Ondernemen & Business Ook in de digitale transitie blijft papier de scepter zwaaien

Ook in de digitale transitie blijft papier de scepter zwaaien

25

Digitale transformatie, digitale werkplek, digitale disruptie … deze buzzwords kom je vandaag in elke presentatie tegen. Maar waar past print in de digitale wereld van vandaag? Heeft papier nog een toekomst op de digitale werkplek? Volgens ons wel. Sterker nog: papier staat ook nog steeds centraal in bedrijven die digital omarmen om hun workflow en processen te transformeren.

Wie als organisatie in een digitale transformatie zit, komt zonder pardon op een bepaald moment voor de volgende vraag te staan: wat doen we met papier? Hoe veranderen we onze behoeften aan print naarmate ons kantoor zich digitaal ontwikkelt? Hoe integreren we print in onze nieuwe workflow die prioriteit geeft aan de digitale diensten?

Wie van plan is om gedigitaliseerde workflows en processen te introduceren, denkt best eens aan de woorden van managementgoeroe Peter Drucker: ‘Culture eats strategy for breakfast.’ Met andere woorden, mensen neigen steeds naar (voor hen) bekende normen en patronen, ongeacht hoeveel hen verteld wordt om hun manier van werken aan te passen. Dus medewerkers zullen printen wanneer ze willen printen. Verandering kan alleen succesvol zijn als de nieuwe patronen naadloos integreren in gevestigde gedragspatronen.

Het moderne kantoor

Opmerkelijk is dat het digitaliseren van workflows en processen – met meer focus op flexibiliteit, snelheid en customer-centric denken – tot nog toe niet heeft geleid tot een daling in print zoals sommigen hadden voorspeld. Het gaat eerder de andere richting uit.

Het is zoals het streamen van muziek: dat heeft geleid tot een heropleving van vinyl. Het lezen van e-boeken doet ons terug (meer) traditionele papieren boeken kopen. De kracht van digital om op een gerichte manier informatie te verzenden, herinnert ons aan de echte waarde van het papieren document.

In het moderne kantoor draait alles rond de cloud. Daar kunnen we documenten opslaan, delen en openen. Maar hoe meer we delen, hoe meer informatie en materiaal we krijgen waarvan het uiteindelijk noodzakelijk is om deze af te drukken. Op de moderne werkplek staat het document in een toenemende mate centraal. Meer nog dan vroeger waar mondelinge communicatie een belangrijkere rol speelde. Waardoor afdrukken vandaag en morgen een belangrijke rol blijft spelen.

Uiteraard zijn er nieuwe technologieën, zoals blockchain, die sommige sectoren – de juridische, medische en financiële wereld – met argusogen volgen. Maar telkens kiest men ervoor om die nieuwe technologie te integreren in de bekende en bestaande workflows en processen. Dus blijft papier ook daar belangrijk.

Druk enkel af wat het belangrijkst is

Flexibel werken en het veranderende beleid rond duurzaamheid veranderen niet alleen de manier waarop we denken over de waarde en de rol van papier, maar ook over het soort printtechnologieën waarin we kiezen om in te investeren.

In sommige gevallen wordt de cultuur van ‘alles afdrukken’ vervangen door een cultuur van ‘afdrukken wat het belangrijkst is’. Het gaat dan over kwaliteit en niet meer over kwantiteit. In deze context geven organisaties prioriteit aan inkjetprinttechnologie boven laser: dat verbruikt minder energie, levert minder afval op en is duurzamer voor zowel het milieu als het bedrijfsresultaat.

Ook in de architectuur-, design- en reclamewereld, zorgen digitale workflows voor een verminderde behoefte aan veel prints. Print wordt daar steeds meer gebruikt om de pieken in een projecttijdlijn weer te geven, of om de mijlpalen in detail te bekijken waar de kwaliteit het belangrijkste is.

Printen om te concentreren

Technologie an sich mag nooit worden ingezet als drijfveer voor verandering. Nieuwe technologie is het meest effectief als deze als probleemoplosser of facilitator wordt geïntegreerd met het bestaande gedrag. Het beste voorbeeld: de millennials (28-35 jaar), een generatie die sinds de geboorte niets anders kent dan digitaal.

Recent onderzoek toont aan dat millennials meer afdrukken dan om het even welke andere generatie. In een tijdperk waarin mensen kortere aandachtspanne hebben en veel afleiding kennen doordat bijna alles online toegankelijk is, begrijpt deze generatie jongeren dat het geen en-of-verhaal is maar een en-en-verhaal: digitaal én print. Je kan vandaag gedrukte media niet loskoppelen van digitale media. Maar print kan zorgen voor een rustpunt tussen de overvloed aan digitale afleiding om je te concentreren op die ene taak.

Een mix van digitale en printworkflows wordt de norm. Het is dus de taak van het bedrijf om processen te ontwerpen die werken voor de volgende generatie medewerkers (millennials en volgende). Met het document – print en digitaal – centraal. Met de nodige tools en toestellen. Want als bedrijven dat niet doen, passeert de volgende golf van talent misschien niet bij hen.

Adrian McLellan, directeur Business Imaging bij Epson Europe

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here