Pareto in een IT-fabriek

De IT Smart Factory gebruikt concepten uit de fabriekswereld om IT-projecten op te zetten als een fabriek – met als doel een efficiënter project resultaat. Kunnen we in dat opzicht iets leren van de efficiency principes van Pareto?

Fabrieksconcept: 80-20 regel van Pareto.
Het patroon van het 80/20 principe werd voor het eerst in 1897 beschreven door de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto (1848 – 1923). Hij observeerde in Italië dat 80% van het land eigendom was van 20% van de bevolking. Deze verhouding (80-20) bleek op heel veel aspecten toepasbaar te zijn.
20% van de product en of klanten levert 80% van de omzet.
20% van de issues kost 80% van je tijd.
20% van de oorzaken ligt aan de basis van 80% van de fouten.
20% van de applicaties levert 80% van de incidenten.

80-20 regel in de IT-fabriek
Het zoeken naar de 20% die 80% resultaat levert is exact datgene waar de IT-fabriek zich op moet focussen. Zoek de repeterende zaken, de grote dingen, en breng die in de fabriek. Richt vervolgens alle effort erop, om die 20% die je in je fabriek onderbrengt te standaardiseren, versimpelen en automatiseren.
Daarnaast is andersom denken een must in de IT-fabriek: hoe kan ik de zaken elimineren die mij 80% inspanning kosten en slechts 20% resultaat leveren?
Juist in IT hebben we de neiging om met maatwerkoplossingen 100% van de requirements in te bouwen—daar waar we met 20% ook een ruime voldoende scoren voor een fractie van de prijs.

Dus:
Focus je fabriek alleen op de 20% die je 80% van het resultaat levert. Probeer hiervan het proces sterk te vereenvoudigen en vervolgens te automatiseren. Dat is je IT-fabriek.
Negeer in je IT-fabriek het werk dat 80% van de inspanning en het denkwerk kost, risicovol is en vaak het meeste incidenten oplevert. Behandel deze als fabrieksuitzonderingen – en bepaal heel bewust per uitzondering wat ermee te doen. Bij voorkeur: elimineren. Indien dat niet mogelijk is: standaardiseren ofwel onderdeel van de 20% maken, of versimpelen en handmatig oppakken.

Stap 1: Verzamel de feiten
Om te weten waar de 20% zit die 80% levert, moet je feiten verzamelen van datgene wat er door je fabriek gaat lopen. Of het nu het aantal incidenten is met hun oplostijden, het aantal servers onder een applicatie—zoek de feiten en zet ze in een Excel. Sorteer die (met draaitabel of gewoon sorteren) van groot naar klein.

Stap 2: Bepaal de 20% die je in de fabriek gaat oppakken
Bepaal op basis van je feiten uit stap 1 waar de grote massa zit waar je jouw fabriek op laat focussen.
Een voorbeeld: jouw totale fabrieksscope omvat 700 servers die een herinstallatie behoeven. Je hebt een tool waarmee de installatie automatisch kan plaatsvinden, maar het kost programmeertijd om dit per applicatie te configureren. Maak dan een draaitabel van het aantal servers per applicatie, en pak alleen de 20% aan waar het aantal servers per applicatie groter is dan 10 stuks.

Het klinkt makkelijk, maar is in de praktijk lastig, want in de IT willen we juist de maatwerkjes oppakken. Vanuit die neiging zouden we juist starten met de heel complexe applicaties (die toevallig maar op 2 servers voorkomen). Want als je de allermoeilijkste hebt gedaan, dan is de rest een eitje…  En als je de complexe zaken oppakt, dan kun je je technisch inzicht gebruiken, issues oplossen door slim denkwerk en uren trial/error.
Het brandweerman-gevoel.
Herken dus die valkuil en communiceer vanaf het begin dat de fabriek er is voor alleen de 20%.

Stap 3: Zoek de versimpeling
Kijk naar je fabriek waarin je alleen de 20% gaat onderbrengen. Deze wil je zo ver mogelijk automatiseren, dus de volgende focus is: hoe kan ik versimpelen?
Want: Eenvoud is mooi, complexiteit kost geld.

Richt je dus op vereenvoudiging en cultiveer het. Verfijn het tot het niet eenvoudiger kan. Standaardiseer, maak zo universeel mogelijk. Haal alle toeters en bellen weg.
Kijk of je het aantal variaties kunt verminderen. Kijk of je stappen kunt elimineren. Maak de kwaliteit zo hoog en uniform mogelijk.

Stap 4: Automatiseer
Herhalend dezelfde dingen doen om de grote massa op te pakken vindt niemand in een IT-afdeling leuk. Echter: scripts maken om deze grote massa te automatiseren is wel weer leuk, want dat vereist denkwerk en intelligentie.
Dus vraag je slimste IT-er om een script voor je te maken. Houd daarbij stap 3 in gedachten: spreek af dat er eerst een script komt voor de grote massa, en dat alle uitzonderingen daarop vooralsnog niet dan wel handmatig zullen plaatsvinden.

Marianne Faro, Senior Smart Factory consultant bij Itility