Persoonlijke Digitale Werkruimte (afgekort: PDW)

De PDW is een belangwekkend architectuurconcept, dat ik in 2001 als architect vanuit Capgemini ten doop heb gehouden.

Wij kennen allemaal wel van die faciliteiten bestaande uit een laptop + connectivity, uitgerust met MS-Office en toegang hebbend tot een soort intranet, maar dat beschouwen wij tegenwoordig echt niet meer als een gebruiksvriendelijke persoonlijke werkruimte.

Wat is een mensvriendelijke PDW dan wel? Om dat te concretiseren is begin 2011 een NAF-werkgroep gestart, die op het LAC2011 (track 4) haar visitekaartje heeft neergelegd. Organisaties die bezig zijn met moderne werkruimtes voor hun eigen medewerkers zijn van harte welkom in deze werkgroep: daan@rijsenbrij.eu.

[jwplayer mediaid=”362″]Door SOA, Cloud en Apps begint de digitale wereld steeds meer een bonte verzameling van services te worden: businessservices, informatieservices, applicatieservices en zelfs services behorende tot de technologische infrastructuur. Richting de gebruiker dienen deze services op een gebruiksvriendelijke, overzichtelijke, wellicht geïntegreerde wijze te worden aangeboden in een PDW die altijd, overal en op veel devices kan worden ‘opgevangen’. Een PDW waarin wij ons individuele werk kunnen uitvoeren en waarmee wij kunnen communiceren en samenwerken.

Doelbewust wordt gesproken over werkruimte in plaats van werkplek. Werkplek is iets fysieks waar je zit, een werkruimte biedt een verzameling mogelijkheden waarin je functioneert en die alomtegenwoordig is. Waar ik mij fysiek ook bevind, thuis, onderweg of bij een klant, ik kan overal in mijn eigen PDW functioneren.

In feite wordt de PDW de vanzelfsprekende opvolger van de PC; niet meer slepen met hardware: de PDW is waar jij bent.

Wel beschouwd is de PDW de meest intieme relatie tussen de eindgebruiker en de IT. De inrichting van die PDW kan worden gezien als de binnenhuisarchitectuur in de digitale wereld. Je zit ontspannen bij de open haard, laptopje op de schoot en het werk komt naar je toe!

Wij zien in steeds meer organisaties PDW’s ontstaan om de medewerker effectief en efficiënt te faciliteren met maximale arbeidssatisfactie. Een volwassen PDW vereist, dat de mens eindelijk centraal wordt gesteld, in plaats van het informatiesysteem of de database: de IT-emancipatie van de eindgebruiker. Enkele ‘primitieve’ voorlopers in de publieke sector zijn DWR (Digitale Werkruimte Rijksdienst) en DLWO (Digitale Leer- en Werk- Omgeving voor het hoger onderwijs). Voor de werkgever zal de PDW het ultieme productiviteitstool kunnen worden in de nieuwe digitale wereld.

Een PDW wordt ontworpen onder architectuurprincipes die grotendeels afkomstig zijn uit HNW (Het Nieuwe Werken), waarbij de menselijke maat een hoofdrol speelt. HNW is op dit moment weliswaar een hype, maar wel een blijvertje. Om te borgen dat HNW effectief en efficiënt geïmplementeerd wordt, dienen medewerkers te worden ondersteund door een krachtige PDW, die tevens social media en samenwerktools de vereiste context geeft. Een PDW is dan ook een essentieel onderdeel in de moderne kantoorautomatisering.

Gezien de enorme hoeveelheid bouwstenen voor werkruimtes die in de etalage liggen bij IBM (websphere), Microsoft (sharepoint) en Oracle (webcenter) is er eigenlijk geen enkel technisch beletsel om een PDW snel te kunnen bouwen. Het ontbreekt vaak nog aan slagvaardige werkruimtearchitecten om een volwassen PDW te ontwerpen vanuit de vraagkant. Werkruimtearchitecten (in de fysieke wereld heten dit binnenhuisarchitecten) die een uitgebalanceerde visie hebben over ‘Digital Life & Work Style’, gezien vanuit de mens en binnen de menselijke maat.

Een PDW dient toegesneden te zijn op de verschillende rollen binnen een organisatie. Gelukkig hoeft een PDW niet telkenmale vanuit haar basiselementen te worden opgebouwd. Er kan een casco worden geconstrueerd voor je organisatie waarin allerlei infrastructurele en security zaken al zijn geregeld. Vervolgens worden hierop de verschillende, personaliseerbare PDW’s gebouwd, voor elke essentiële rol één. Een PDW hoort immers maat gesneden te kunnen worden; niet teveel overbodige functionaliteiten die niet voor jou bestemd zijn, maar ook niet te weinig, te beknellend.

Een volwassen PDW zal toegang verstrekken tot een zeer grote verscheidenheid aan businessdomeinen en privézaken, volledig op maat gesneden. Dit kan een enorme bevrijding worden van de eindgebruiker. Er wordt hem immers niet meer gevraagd wat zijn (informatie)behoefte is, nee, de architect creëert een PDW waarin iemand zijn eigen behoefte kan vervullen. Hierdoor wordt overgestapt van een technologische optiek naar een gebruikersoptiek. Een papierloze existentie in de digitale wereld, waarmee de slagvaardigheid wordt vergroot.

Voor de fysieke werkplek bestaan allerlei overheidsregels om te borgen dat de medewerker op een gezonde manier werkt. Het wordt de hoogste tijd dat er ook dergelijke regels komen voor de PDW. Wellicht zou het goed zijn als het ontwerp van PDW’s de goedkeuring vereist van de ondernemingsraad als instituut die het (digitale) welzijn van de medewerkers hoort te behartigen.

Cruciaal voor succes is een beheerste, geleidelijke introductie van PDW’s in een organisatie. Het is immers geen speeltje voor de technofreaks, maar een essentieel bedrijfstool om de medewerkers meer volwassen te laten functioneren. Uitgangspunt bij een doortimmerd invoeringsplan is dat minimaal 90% van de werknemerspopulatie 90% van de functionaliteiten met plezier zal gaan gebruiken.

Daan Rijsenbrij, www.Rijsenbrij-Academy.nl