Home Ondernemen & Business Kwestie van kiezen: centrale of gedeelde printer voor zakelijk gebruik?

Kwestie van kiezen: centrale of gedeelde printer voor zakelijk gebruik?

10
printer

Digitale transformatie is de norm, maar de werkelijkheid van alledag is dat er in uw bedrijf nog steeds veel geprint wordt; voor een breed scala aan dagelijkse taken. Op kantoren en bedrijven wordt nog steeds veel afgedrukt en het is geen wonder dat u op zoek bent naar manieren om de kosten van afdrukken onder controle te houden en uw printeromgeving efficiënter te maken. Waarschijnlijk heeft u ooit in de wandelgangen wel eens gehoord dat de beste printer voor bedrijven een zwart-wit laserprinter is. Deze printers kunnen nuttig zijn, maar wist u dat de beste algemene optie voor een betrouwbare, betaalbare printer zelfs een zakelijke kleureninkjetprinter kan zijn?

Hieronder vindt u enkele van de belangrijkste factoren die u bij een volgende printeraankoop in overweging kunt nemen.

De nadelen van centralisatie

Bij het nadenken over de kosten van een printer, helpt het om niet alleen de kosten van de machine zelf in overweging te nemen, maar ook de kosten van overschotten, van de toner of inkt, het onderhoud en verlies als gevolg van downtime. Minder duur op papier, kan in de praktijk dan ook wel eens lelijk tegenvallen. Dit kan betekenen dat er een hogere total cost of ownership is als gevolg van verbruikskosten. Ook is het mogelijk dat u functies aanschaft die niet nodig zijn, om nog maar te zwijgen over de verloren tijd om heen en weer te lopen naar een centrale printer (en de afleiding die mensen ervaren onderweg ernaar toe).

Een nadeel van een centrale printer kan bijvoorbeeld ook zijn dat er snel een rij documenten opgebouwd wordt die in de wacht staan om te worden afgedrukt. Dit betekent dat werknemers meer tijd van hun bureau weg zijn, omdat letterlijk de documenten en de mensen in de rij staan. Of iedereen moet wachten tot een defecte gedeelde printer wordt nagekeken. En als iemand vergeet een document met vertrouwelijke informatie op te halen, dan is dit voor iedereen te zien.

Zwart-wit of kleur?

Monochroom afdrukken is in veel gevallen nuttig. Maar wat als u de mogelijkheid had om meer kleuren op kantoor te gebruiken? Studies hebben aangetoond dat monochrome presentaties moeilijker te lezen, minder begrijpelijk en moeilijker te onthouden zijn dan kleurpresentaties. Hoewel zwart-wit goed werkt voor veel toepassingen, kunnen veel afdelingen zoals marketing, verkoop en reclame baat hebben bij het introduceren van meer kleuren. Zo wordt een ​​sterke indruk gemaakt bij presentaties.

Snelheid en betaalbaarheid

Printen met inkjet wordt meestal geassocieerd met de thuisomgeving en kleine kantoren – maar dit verandert snel. Inkjetprinters voor zakelijke documenten zijn inmiddels sneller dan laserprinters (geen opwarmtijd i.t.t. laserprinters). Bovendien zijn de nieuwste generatie inkjetprinters betaalbaarder en betrouwbaarder. Het aantal inkjetprinters binnen bedrijven neemt dan ook toe, met een verwachte bezettingsgraad van bijna 60% in het jaar 2020 voor kleurenprinters in werkgroepen en MFP’s.*

Grootte

Een zakelijke inkjetprinter heeft meestal een kleinere footprint dan een grote MFP laserprinter, zodat ze gemakkelijker passen in moderne kantooromgevingen. Dat betekent dat u compacte kleuren inkjetprinters op strategische locaties in uw kantoor kunt plaatsen, zodat de workflow nooit wordt opgehangen door een lange afdrukwachtrij. Inkjetprinters werken ook op bestaande netwerken en met managed printservices. De meeste hebben een volledige reeks IT-beheerprogramma’s om ervoor te zorgen dat uw drivers up-to-date blijven en dat uw inkt automatisch besteld wordt wanneer deze bijna op is.

Samenvattend

Natuurlijk staat de wensen van de medewerkers centraal. Maar het zou goed zijn als u wat langer stilstaat bij uw volgende printeraankoop. Even nagaan wat exact de behoeften zijn bij de aanschaf van de printeromgeving kan productiviteitsverlies verminderen en een flinke impact hebben op interne- en externe communicatie zonder daarbij de controle over de kosten te verliezen.

Lees meer over het optimaliseren van uw printernetwerk en opties voor uitbreiding van uw gecentraliseerde multifunctionele kleurenapparaten in deze whitepaper (Engels). In dit artikel gaan we dieper in op de verborgen kosten van en alternatieven voor gedistribueerd afdrukken in kleur op kantoor. Ook geven we tips om impact en productiviteitsverlies te verminderen als het gaat om afdrukken in uw hele organisatie.

Ward Estoppey, Marketing & PR Manager, Epson Nederland

* Bronnen: gebaseerd op extrapolatie van IDC Amerikaanse volumevoorspelling, 2016-2020 | IDC Wereldwijde Single Function Printer Forecast, 2016-2020 en IDC WorldWide MultiFunction Peripheral Forecast, 2016-2020 | IDC Noord-Amerikaanse grootformaat printermarktaandelen, 2015

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here