Het verhogen van de productiviteit staat bij veel bedrijven hoog op de agenda. Productiviteit is een mooi containerbegrip, waarbij iedereen zijn eigen definitie hanteert van wat deze term nu precies inhoudt. Bij Ictivity verstaan we onder productiviteit dat een gebruiker ‘focus heeft op zijn kerntaken en deze met zo min mogelijk handelingen kan afronden’. Informatiesystemen of losse apps kunnen gebruikers daarbij helpen, bijvoorbeeld door bepaalde onderdelen van de werkzaamheden te automatiseren. Op die manier kunnen gebruikers hun productiviteit verhogen of behouden. Denk maar aan de verpleegkundige die door slimme automatisering meer tijd en aandacht kan besteden aan de patiënt. Of aan de HR-medewerker die zoveel mogelijk bezig kan zijn met het ontwikkelen van medewerkers in plaats van administratieve processen.
Inzicht in de productiviteit
Office 365 is het ideale platform om de productiviteit van medewerkers te verhogen. Het stelt gebruikers in staat om samen te werken, om informatie veilig en onafhankelijk van plaats en tijd te delen en te benaderen, om informatie inzichtelijk te maken, en om processen te optimaliseren en waar mogelijk te automatiseren.
Veel bedrijven gebruiken dit krachtige platform al en hebben geïnvesteerd in de implementatie en met name in de adoptie van Office 365. Als organisatie wil je vervolgens natuurlijk ook inzicht hebben hoe dit platform je daadwerkelijk helpt om je doelen te bereiken. In de eerste plaats wil je uiteraard weten hoe individuele gebruikers het platform inzetten en hoe dit hen helpt bij het behalen van hun doelen. De productiviteit van de medewerker bepaalt immers het resultaat van de organisatie als geheel. Daarnaast wil je ook inzicht krijgen in het verbeterpotentieel van de organisatie. Waar valt nog winst te behalen als het gaat om productiever werken?
Productivity score: vergelijk jezelf met branchegenoten
Microsoft ontwikkelde een Productivity score die helpt bij het verkrijgen van inzicht. De Productivity Score maakt het Office 365-gebruik van je organisatie inzichtelijk via een dashboard en vergelijkt dit met branchegenoten op basis van licentiegebruik, type licenties, sector en gebruikstermijn. De score is gebaseerd op het dagelijks gebruik van de apps Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Yammer en Skype.
De informatie op het dashboard wordt getoond aan de hand van de volgende thema’s:
Gebruikerservaring
- Communicatie
- Vergaderen
- Samenwerking
- Teamwork
- Mobiliteit
Technologie-ervaring
- Werkplekanalyse
- Netwerkconnectiviteit
- Health-status van je apps
Op die manier krijg je als organisatie meer inzicht in en meer grip op je productiviteit. Hoe delen we informatie, en hoe past dit in het IT securitybeleid? Hoe communiceren we onderling, is er bijvoorbeeld sprake van een e-mailcultuur of juist niet? Hoeveel tijd vergaderen we gemiddeld, en hoelang duurt zo’n gemiddelde vergadering? De Microsoft Productivity Score geeft snel en helder inzicht in deze en tal van andere vragen die samenhangen met de effectiviteit van je organisatie.
Dashboard voor gedetailleerde inzichten
Aanvullend aan de Productivity Score heeft Ictivity een dashboard ontwikkeld dat meer gedetailleerde informatie geeft over het gebruik van Office 365.
Thema’s die in het Ictivity Productivity-dashboard worden weergegeven zijn:
overzicht van het gebruik van Office 365-applicaties;
- communiceren; gebruik van apps in de gehele organisatie, gesplitst per afdeling en trend van afgelopen jaar;
- samenwerken; gebruik van apps in de gehele organisatie, gesplitst per afdeling en trend van afgelopen jaar;
- vergaderen; gebruik van apps in de gehele organisatie, gesplitst per afdeling en trend van afgelopen jaar;
- mobiel; gebruik van apps in de gehele organisatie en trend van afgelopen jaar;
Dit dashboard toont alleen geaggregeerde organisatorische informatie; de gepresenteerde data zijn niet te herleiden tot specifieke gebruikers. Op die manier is de privacy van medewerkers gewaarborgd.
Concrete verbeteradviezen
Uiteraard is het belangrijk dat je uit de verkregen informatie vervolgens de juiste conclusies trekt. Is een hoge score nu juist goed, of is er juist een verbeterslag nodig? En hoe verhoudt de productiviteitsscore van je organisatie zich ten opzichte van je branchegenoten? Ictivity combineert de informatie uit beide Productivity-dashboards met de eigen ervaringen op het gebied van Office 365-platform, en vertaalt deze gecombineerde inzichten vervolgens naar concrete verbeteradviezen.
Een conclusie kan bijvoorbeeld zijn dat het platform goed wordt gebruikt, maar dat er optimalisatie mogelijk is door gebruikers te helpen met het op peil brengen van de juiste kennis of door een andere inrichting van het platform. Ook kunnen de verkregen inzichten leiden tot structureel beleid om het platform beter (en veiliger) in te zetten.
Meer weten?
Met een productiviteitsdashboard, specifiek ontwikkeld voor jouw organisatie, vergroot je het rendement van het Office 365-platform en heb je een tool in huis om op basis van data te sturen op productiviteit en gebruikersbeleving. Wil je meer weten over de mogelijkheden? Neem dan gerust contact op met ons.
