De groeiende economie en snelheid van technologische ontwikkelingen zorgen voor een groeiend aantal projecten en veranderingen in organisaties. Organisaties kunnen echter niet alle projecten en veranderingen tegelijk uitvoeren. Projecten dreigen te verzanden of te vertragen en investeringen renderen dan onvoldoende of te laat. Project portfoliomanagement is een nuttig stuurinstrument bij het bepalen van prioriteiten voor te starten projecten.
Prioriteitstelling
Het lijkt een simpele kwestie. Projecten die het belangrijkste zijn voor de organisatie moeten als eerste worden uitgevoerd. Toch heeft ongeveer 40 tot 50% van alle – vooral grote – organisaties moeite hiermee laten bevindingen uit eigen onderzoek zien. Verzamelde antwoorden komen van 56 respondenten uit 30 verschillende organisaties. Het volgende beeld ontstaat wanneer goede prioriteitstelling wordt vergeleken met slechte prioriteitstelling voor projecten. Goede prioriteitstelling:
– Zorgt ervoor dat het implementeren van de verandering 8% minder moeite kost;
– Laat het resultaat 45% beter aansluiten bij de oorspronkelijke doelstellingen;
– Zorgt ervoor dat de ingevoerde verbetering voor de werksituatie ruim 50% hoger wordt gewaardeerd.
Voordelen
Wanneer we bovenstaande cijfers loslaten op een projectportfolio met een bedrijfswaarde van 10 miljoen Euro, dan levert goede prioriteitstelling van projecten dus flinke (financiële) voordelen op. Het loont om te investeren in een stuurinstrument zoals project portfoliomanagement. Verder draagt project portfoliomanagement ook bij aan ‘zachtere’ factoren. Het samenwerken vanuit een collectief doel wordt met gemiddeld een 6,5 gewaardeerd bij goede prioriteitstelling voor projecten. Bij minder goede prioriteitstelling wordt dit met een 3,8 gewaardeerd. Dat is een verschil van maar liefst 70%.
Meetbaarheid
Het wegen en waarderen van projecten om tot een goede prioriteitstelling te komen kan met information economics.[1] Information economics zoekt niet alleen naar meetbare bijdragen, maar hanteert ook kwalitatieve criteria. Hierbij gaat het om effecten die minder goed meetbaar zijn. Aangezien een actueel vraagstuk zoals digitale transformatie (grote) onzekerheden met zich meebrengt en niet altijd in kwantiteiten is uit te drukken, is information economics bijzonder geschikt als instrument voor het wegen en waarderen van projecten binnen een portfolio.
Project portfoliomanagement is geen nieuw thema. Echter, daar waar agile en DevOps een toenemende populariteit kennen en in het vraagstuk van digitale transformatie steeds vaker worden ingezet bij het bestrijden van starheid en traagheid in organisaties lijkt de aandacht voor project portfoliomanagement (veel) minder groot. Gezien de (grote financiële) voordelen die project portfoliomanagement kan bieden laten organisaties hier kansen liggen…
Leon Dohmen is principal managementconsultant bij CGI
[1] https://www.slideshare.net/ldohmen/projectportfoliomanagement-in-de-virtuele-wereld
