Jouw organisatie kent tal van bedrijfsprocessen. Bij veel van die processen komt repeterend werk kijken, zoals het overzetten van gegevens uit één systeem naar een ander systeem, het invoeren van lijsten of het verwerken van e-mails met klanten. Processen die veel tijd kosten en die jouw medewerkers handmatig uitvoeren. Een veelgehoorde oplossing om deze bedrijfsprocessen te verbeteren is de inzet van robotisering. Maar in hoeverre is robotisering nu echt reëel? Wij vertellen je wat de mogelijkheden zijn, hoe deze werken en wat robotisering jou kan opleveren.
Robotisering is enorm in opkomst. Steeds meer organisaties zien de voordelen en maken gebruik van deze technologie. Het gaat hierbij om software robots die repeterende processen uitvoeren; herhaalbare taken met een vast patroon. Laten we dit verduidelijken met een voorbeeld. Stel dat een marketingactie een bestand heeft opgeleverd met potentieel nieuwe relaties. De verkoopafdeling wil de relaties graag in het klantensysteem terugzien. Nu moeten jouw medewerkers nog regel voor regel knippen en plakken. Met robotica is het mogelijk om dit geautomatiseerd te laten verlopen.
Robotisering: optie of must
Beperkte robotisering zich voorheen tot IT, inmiddels zien we een verschuiving naar de volledige line of business. Robotisering biedt immers een oplossing voor meerdere bedrijfsprocessen. Software robots kunnen een taak efficiënter uitvoeren. Ze worden niet afgeleid en zijn minder foutgevoelig. Bovendien kunnen jouw medewerkers andere taken uitvoeren die van meer toegevoegde waarde zijn. Ook hebben software robots geen vrije tijd nodig en worden ze niet ziek. Je kunt ze dus 24/7 inzetten.
Omdat je processen sneller kunt voltooien, verbetert de dienstverlening aan jouw klanten en zal de klanttevredenheid toenemen. Bovendien levert het kostenbesparing op. Op termijn zal robotisering zelfs essentieel worden. Je wilt jouw concurrenten immers voorblijven.
Onderdeel van een platform
Robotisering, oftewel robotic process automation is onderdeel van het Digital Automation Platform van IBM. Het platform is erop gericht diverse onderdelen in een organisatie te digitaliseren. Alle componenten van het platform werken optimaal met elkaar samen en leveren voordelen op bij uw dagelijkse bedrijfsvoering. Hier vind je meer informatie over dit platform.
Klein beginnen
Om robotisering in te zetten is een goede analyse van de bedrijfsprocessen nodig. Anders zal het resultaat niet voldoen aan jouw verwachtingen. Want wil robotica succesvol zijn, dan moet elke stapje in het proces kloppen. Denk bijvoorbeeld aan een Excel-document waarbij regel voor regel wordt gekopieerd en geplakt. Komt de robot een inconsistentie tegen, bijvoorbeeld een witregel, dan stagneert het systeem.
Robotisering werkt dus alleen als het proces standaard is en er geen uitzondering op de taak is. Belangrijk is dan ook om een workflow in te richten. Komt de robot een fout tegen, dan krijgt iemand in jouw organisatie een melding dat hij actie moet ondernemen. Omdat robotisering dus nauw luistert, is ons advies klein te beginnen. Is er een proof of concept, dan kun je de oplossing uitbreiden of kijken naar andere processen die in jouw organisatie verbeterd kunnen worden.
Van advies tot optimalisatie
Samen met onze partner Novadoc zien wij het belang van de optimalisatie van processen door robotisering. Door onze krachten te bundelen kunnen we jou optimaal ondersteunen. Samen hebben we de kennis en expertise en hebben we zicht op ontwikkelingen die spelen bij organisaties. Daarbij gaan we uiteraard niet zomaar aan de slag.
Om de processen in jouw organisatie te scannen en je behoeften te inventariseren, starten we met een workshop. We kijken welke processen er zijn, hoe ze werken en wat je wilt bereiken. Vervolgens bedenken we welke oplossingen in aanmerking komen. Maar óók wat het voor de organisatie betekent als een robot uitvalt. Vervolgens werken we aan een workflow en zorgen we voor daadwerkelijke implementatie. Na de implementatie bieden we je uiteraard support én richten we ons op optimalisatie van de processen om blijvend toegevoegde waarde te bieden aan jouw organisatie.
Meer weten of advies nodig?
Wil je meer weten over wat robotisering jou kan opleveren of wil je een afspraak maken voor een workshop? Neem dan contact op met mij, kees.pompe@softwareone.com.
Kees Pompe, IBM Lead Software Specialist bij SoftwareOne
