Samenwerken – ‘collaboration’ op zijn Engels – binnen bedrijven is zoiets als ademhalen: als die stokt gaat het snel mis. De afgelopen jaren hebben wat samenwerken betreft enkele grote en ook snelle veranderingen laten zien. Neem BYOD, in gang gezet door de tablet die in de vorm zoals we die nu kennen uit begin 2010 stamt. En dan hebben we nog de cloud. Die ontwikkelingen zijn veel bedrijven te snel gegaan en zij lopen nu aan tegen allerlei beperkingen die het samenwerken in de weg zitten. Ze hebben het soms knap benauwd.
Rond samenwerken en unified communications zie ik in de praktijk nogal wat misverstanden. Zo wordt vaak alleen gedacht aan samenwerking en communicatie tussen medewerkers onderling. Dus niet aan communicatie met de buitenwereld, met klanten, partners en toeleveranciers. Waar het in de kern om gaat is dat collaboration-oplossingen natuurlijk bruikbaar moeten zijn voor iedereen, niet alleen voor interne communicatie en niet alleen voor mensen die achter een pc zitten.
Verder zal het niemand verbazen dat enkele ingrijpende veranderingen hun impact op collaboration niet hebben gemist. Zo heeft de cloud bij menig bedrijf zijn intrede gedaan. Dan ligt het voor de hand om ook voor de collaboration-oplossingen naar de cloud te gaan. Maar dat is alleen aantrekkelijk als niet alleen de functionaliteit, maar ook de kwaliteit gelijk is aan een collaboratio-oplossing die niet in de cloud draait.
De tweede grote verandering is Bring Your Own Device. Let wel, dit begrip specificeert dus niets over dat device! Het gaat dus niet om BYOWD of BYOAD, waar de W staat voor Windows en de A voor Apple of Android. Wie BYOD serieus neemt zal alle soorten devices moeten ondersteunen. Zo niet, dan krijg je als organisatie te maken met de beruchte vendor lock-in, een houdgreep waar je het behoorlijk benauwd van kan krijgen.
Wat wij de laatste tijd van klanten horen, is dat zij niet meer willen vasthouden aan één enkel platform voor hun IT. Zij beginnen zich te realiseren dat één platform niet volstaat. Het IT-landschap is niet meer de monocultuur die het lang is geweest, het is een zeer divers landschap geworden en die diversiteit moet ondersteund worden. Immers, of werknemers nu achter een pc zitten of met hun smartphone a b of c, tablet x, y of z willen werken, voor effectief samenwerken hebben ze op al die verschillende apparatuur dezelfde behoeften.
Er zijn ook groepen, zoals managers, die extra behoeften hebben. Vooral aan kwaliteit, want met de eerste de beste online video-‘oplossing’ voor consumenten kunnen zij echt niet aankomen bij klanten of partners. Buiten het reguliere bedrijfsleven zijn er organisaties die weer hele andere behoeften en verwachtingen hebben en hoge eisen stellen aan beveiliging en betrouwbaarheid. Zo zal een medisch specialist de beste beeldkwaliteit nodig hebben om samen met een collega van een ander ziekenhuis een scan goed te kunnen beoordelen.
Waar het op neerkomt, is dat de gebruiker, gebaseerd op zijn rol, moet kunnen kiezen voor spraak, beeld, video, webchat, social media en dat alles met de kwaliteit die hij voor zijn werk nodig heeft. Maar een IT-afdeling staat absoluut niet te springen om allerlei losse onderdelen en talloze verschillende devices afzonderlijk te moeten ondersteunen.
Wat dan wel? Eén architectuur, maar dan wel op basis van open standaarden. Alles wat aan deze standaarden voldoet werkt binnen die architectuur. En die architectuur moet bovendien zowel cloud als on premise ondersteunen, al dan niet in combinatie. Dit alles moet ook gefaseerd ingevoerd kunnen worden, al naar gelang de collaboration-behoefte van de organisatie. De klant moet kunnen kiezen waar hij mee wil beginnen.
Inderdaad, dat hebben we allemaal vaker gehoord in IT-land. De praktijk is alleen weerbarstig: er bestaat een sterke neiging om voor één platform te kiezen. Een keuze die tot voor kort misschien zo gek nog niet was, maar in de wereld van vandaag niet meer verstandig is.
Het is één ding om dit vast te stellen, maar hoe ziet dit er nu in de praktijk uit? Om te beginnen zie ik nu echt een kentering in de markt. Werkelijk alle bedrijven die ik spreek denken op zijn minst na over BYOD en hoe zij hiermee moeten omgaan. En zij willen ook echt BYOD, dus zonder een of andere extra letter tussen de O en de D. Tegelijk wordt voor collaboration nadrukkelijk naar een cloud-invulling gekeken.
In de kern gaat het steeds om de manier waarop organisaties met hun klanten willen praten: betere communicatie en een hogere kwaliteit van interactie. Betere communicatie betekent betere samenwerking en hogere productiviteit. Unified communications en collaboration-oplossingen zijn hier onontbeerlijk voor. Dat kan alleen in een setting waarin zij het niet benauwd zullen krijgen.
Michel Schaalje (1970), Technisch Manager, Cisco
