Een onkostenrapport dat zichzelf opstelt en reiskosten die automatisch worden verwerkt? SAP Concur maakt het mogelijk. Tijdens SAP Concur Fusion 2025 introduceerde het bedrijf Joule, een AI-copilot die travel & expense management grotendeels automatiseert. Daarnaast versterkt SAP Concur de samenwerking met American Express, waardoor declaraties in realtime worden verwerkt. Dit zorgt niet alleen voor minder handmatig werk, maar ook voor meer controle en een soepelere gebruikerservaring.
In Concur Expense helpt Joule bij het opstellen van onkostenrapporten door een tijdlijn te genereren van alle uitgaven, fouten of ontbrekende kosten te signaleren en suggesties te doen voor de juiste verwerking van declaraties. Dit betekent dat medewerkers niet langer zelf alle uitgaven hoeven in te voeren en te controleren. Dat maakt het declaratieproces aanzienlijk sneller en eenvoudiger.
Efficiënter reizen boeken
Daarnaast maakt Joule het boeken van reizen efficiënter in Concur Travel. De AI helpt bij het vinden van geschikte locaties voor vergaderingen op afstand en schat de kosten in voor vluchten en hotels. Hierdoor krijgen medewerkers direct inzicht in de meest geschikte opties op basis van hun vertrekpunten, zonder dat ze zelf uitgebreide zoekopdrachten hoeven uit te voeren. Bovendien genereert Joule automatisch een e-mailtemplate waarmee medewerkers hun reis direct kunnen boeken via Concur.
Joule zorgt ook voor minder supportcases binnen organisaties. Medewerkers kunnen de AI namelijk rechtstreeks vragen stellen over hun declaraties, zonder door handleidingen of FAQ’s te hoeven zoeken. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de werkdruk op administratieve afdelingen die normaal gesproken veel vragen ontvangen over onkostenverwerking.
Joule komt waarschijnlijk in het tweede kwartaal van 2025 breed beschikbaar binnen Concur Expense. De integratie met Concur Travel volgt later dat jaar.
Declaraties zonder gedoe
Naast de introductie van AI breidt SAP Concur de samenwerking met American Express uit, om declaraties verder te automatiseren. Momenteel gebruikt een derde van de SAP Concur-klanten een Amex Corporate Card, en door de nieuwe integratie wordt het declaratieproces naadloos en realtime verwerkt.
Bij een transactie met een Amex Corporate Card wordt de uitgave direct herkend en automatisch gecategoriseerd in Concur Expense. Dit betekent dat medewerkers niet meer handmatig hun uitgaven hoeven toe te voegen en te labelen. Daarnaast ontvangen gebruikers in realtime meldingen via de mobiele Concur-app, waarin zij herinnerd worden aan het onkostenbeleid van hun organisatie. Hierdoor kunnen zij direct controleren of hun uitgaven voldoen aan de richtlijnen.
Omdat maaltijdkosten goed zijn voor 25% van alle declaraties, richt de eerste fase van deze integratie zich specifiek op dit type uitgaven. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld de lunch betaalt met een Amex Corporate Card, wordt er automatisch een declaratie aangemaakt in Concur Expense. Is er aanvullende informatie nodig, zoals een bon of een lijst van aanwezigen? Dan krijgt de gebruiker hier direct een melding van. Dit zorgt ervoor dat medewerkers declaraties vollediger en correcter indienen. Dat versnelt goedkeuringsprocessen en verlaagt de administratieve last.
Handsfree onkostenbeheer dankzij Mastercard
Naast de samenwerking met American Express bouwt SAP Concur verder op de automatisering die al in gang is gezet met Mastercard. Gebruikers van een zakelijke Mastercard profiteren al van een geautomatiseerd declaratieproces, waarbij uitgaven direct en zonder handmatige invoer in Concur Expense verschijnen. Dit betekent dat medewerkers niet langer bonnetjes hoeven over te typen of bedragen handmatig moeten invoeren.
Wanneer een uitgave wordt gedaan met een deelnemende Mastercard, ontvangt de gebruiker bovendien een melding als er aanvullende informatie nodig is, zoals een foto van de bon. Dit helpt bedrijven om declaraties sneller en nauwkeuriger te verwerken en vermindert het risico op dubbele declaraties of ontbrekende gegevens.
Klanten die deze handsfree ervaring al gebruiken, reageren enthousiast. Ze geven aan dat het systeem hun reizen overzichtelijker houdt, dat ze minder tijd kwijt zijn aan het organiseren van onkostenrapporten en dat het helpt om sneller bonnetjes vast te leggen. SAP Concur werkt eraan om deze geavanceerde functies voor nog meer klanten beschikbaar te maken, zodat steeds meer bedrijven kunnen profiteren van een volledig geautomatiseerd declaratieproces.
Meer controle over zakelijke reizen
Naast de verbeteringen op het gebied van onkostenbeheer, breidt SAP Concur ook de functionaliteiten binnen Concur Travel uit. Door de integratie met American Express Global Business Travel (GBT) krijgen gebruikers toegang tot een uitgebreid hotelaanbod van meer dan 2 miljoen accommodaties wereldwijd. Dit geeft zakelijke reizigers niet alleen meer keuzemogelijkheden, maar biedt ook toegang tot speciale tarieven en onderhandelde deals.
Daarnaast wordt de boekingservaring verder vereenvoudigd. Wanneer medewerkers een reis plannen via Concur Travel, kunnen zij direct profiteren van de geïntegreerde hotelboekingsopties, zonder dat zij aparte zoekopdrachten hoeven uit te voeren. Dit zorgt voor een snellere en efficiëntere manier van reizen boeken, waarbij medewerkers direct toegang hebben tot relevante accommodatieopties die aansluiten op hun zakelijke behoeften.
SAP Concur blijft marktleider in travel & expense software
Met een marktaandeel van 49,6% blijft SAP Concur wereldwijd de toonaangevende speler op het gebied van reis- en onkostenbeheer (bron: IDC). De oplossingen van Concur maken deel uit van de SAP Business Suite, waarin AI en cloudgebaseerde ERP-systemen samenkomen om bedrijven te helpen met datagestuurde, geïntegreerde bedrijfsvoering.
Volgens Chris Juneau, SVP Product Marketing bij SAP Concur, ligt de toekomst van reis- en onkostenbeheer in automatisering. “We maken onkostenbeheer bijna volledig handsfree”, stelt hij. Zijn collega Charlie Sultan, President Concur Travel, vult aan: “Met SAP Business AI herdefiniëren we de zakelijke reiservaring.”
