U heeft de technologische keuze gemaakt voor de inrichting van de moderne werkplek. Uw medewerkers kunnen straks effectief aan de slag en u heeft geen omkijken meer naar hun werkplek. Maar hoe zorgt u voor succesvolle invulling van die werkplek? In uw organisatie komen immers regelmatig personeelswisselingen of IT gerelateerde incidenten voor. Medewerkers komen in dienst, krijgen promotie of vertrekken juist. Een personele wijziging of het oplossen van een incident kost uw IT-afdeling vaak veel tijd. COMPAREX legt u uit hoe u de processen Instroom, Doorstroom en Uitstroom (IDU) simpeler, sneller, succesvoller én veiliger maakt en hoe u incidenten voorkomt of afhandeling automatiseert.
Natuurlijk wilt u dat nieuwe medewerkers direct beschikken over de juiste rechten voor applicaties en data. Maar via de traditionele weg is dit een tijdrovend proces. Een instroomproces kan oplopen tot een doorlooptijd van zo’n vier weken. COMPAREX kijkt samen met u naar slimme instroom van nieuwe medewerkers op basis van identiteit. Aan de hand van persoon, functie, rol in de organisatie en locatie kunnen we de werkplek voor 80% voorspellen. De overige, niet voorspelbare 20%, bestaat uit applicaties en diensten die de medewerker mogelijk nodig heeft. Deze applicaties en diensten bieden we aan middels een selfservice portaal zodat een werknemer de gewenste applicatie of dienst met een druk op de knop kan aanvragen. De leidinggevende wijst deze vervolgens eenvoudig toe of af.
Van rechten tot applicaties en plichten
Om werkplekken op basis van identiteit te vullen met de juiste applicaties en data, moet vooraf zijn bepaald welke profielen er zijn en welke rechten en applicaties bij dit profiel horen. Dat verschilt immers per organisatie. Ook hierbij ondersteunen we u. Allereerst leggen we de rechten per functie vast. Hoort er bij bepaalde functies een laptop, telefoon of leaseauto? Vervolgens kijken we naar de plichten die bij een functie horen. Is een verklaring van goed gedrag vereist? Moeten personen met deze functie een bepaalde cursus volgen? We doorlopen alle benodigde stappen om een volledig inzicht te krijgen in de processen instroom, doorstroom en uitstroom. Wanneer we het volledige businessproces inzichtelijk hebben gemaakt en hebben geoptimaliseerd, kunnen we dit proces automatiseren.
Een naadloos proces
Is uw businessproces inzichtelijk, dan is het instroomproces vaak eenvoudig te automatiseren. IT heeft er dan ook geen omkijken meer naar en heeft daardoor meer tijd voor strategische zaken. HR maakt een nieuwe medewerker aan en vult de gegevens van de nieuwe medewerker in. Afhankelijk van het profiel is het instroomproces binnen enkele minuten afgrond. Stel dat bij de functie een verklaring van goed gedrag hoort, dan krijgt HR een melding en stuurt ze met een druk op de knop een gestandaardiseerde mail naar de nieuwe medewerker met het verzoek het document te uploaden. Heeft hij dit gedaan, dan ontvangt HR een verzoek om goedkeuring. Vervolgens gaat het instroomproces verder totdat alle benodigde stappen zijn afgerond. Volledig geautomatiseerd én professioneel. Ook weet u zeker dat er geen stappen worden overgeslagen.
Snelle en veilige door- en uitstroom
Gaat een medewerker uit dienst? Dan verwijdert u die persoon met een druk op de knop. Daarmee is hij, in tegenstelling tot voorheen, meteen al zijn rechten kwijt. U weet zeker dat er niets over het hoofd is gezien en voorkomt zo een eventueel datalek. Zo’n slim in-, door- en uitstroomproces is bovendien praktisch als een medewerkers van functie wisselt en daardoor andere applicaties en tools nodig heeft. Een nieuw profiel is immers zo toegekend.
Wilt u meer weten over deze oplossingen? Contact Henk Enter van COMPAREX.
Henk Enter, Senior Solution Advisor Computing Everywhere bij Comparex
