Veel organisaties ontplooien nieuwe digitale initiatieven en maken hierdoor een snellere overstap naar de cloud. Daarbij komen CIO’s tot de conclusie dat ze hun eigen IT-omgeving op een andere manier willen en moeten beheren. Namelijk op zodanige wijze dat ze clouddiensten op de juiste manier en op het juiste moment kunnen afnemen. Dit leidt tot de nieuwe trend van smart sourcing.
Deze slimme inkoopbenadering wordt gezien als een effectieve manier om grip op zaken te krijgen. Het biedt bedrijven flexibeler beheer van hun IT-omgeving en de vrijheid om snel te innoveren zodra er nieuwe technologieën beschikbaar komen. Wat houdt smart sourcing in de praktijk in. En welke maatregelen moeten overheidsinstellingen treffen om dit te realiseren?
Het huidige IT-landschap
Het uitbesteden van IT is bij organisaties in veel sectoren een populaire oplossing gebleken. Het idee was dat een externe partij het beheer van IT-processen efficiënter kon uitvoeren, dat hierdoor de prestaties zou verbeteren. En dat de kosten en risico’s zouden afnemen
Het management is echter tot de conclusie gekomen dat uitbesteding de beloften weliswaar op korte termijn waarmaakt, maar dat het op de langere termijn van cruciaal belang is om de broodnodige kennis in huis te houden. Dit voorkomt dat men in een vicieuze cirkel terechtkomt waarbij de interne capaciteit afneemt terwijl de afhankelijkheid van externe leveranciers toeneemt.
Om deze reden is de trend nu om over te stappen op insourcing en smart sourcing. Organisaties kunnen zo grip op hun IT-omgeving (terug)krijgen door opnieuw interne vaardigheden op te bouwen.
Cruciale eerste stap
Maar ondanks de lange weg die is afgelegd naar de ‘cloud first’-strategie is er binnen menig bedrijf nog altijd sprake van een discussie over de beste manier om cloudtechnologie in te zetten. Wat deze discussie er bovendien niet makkelijker op maakt, is dat de IT-omgeving en -architectuur van elke organisatie er weer anders uitziet. De cruciale eerste stap is dus om inzicht te verwerven in de huidige en beoogde situatie op het gebied van IT-diensten.
Deze verschuiving valt samen met een sterke drang om clouddiensten af te nemen. Niet alle IT-managers van de cloud first-aanpak zijn overtuigd. Toch onderkennen de meesten van hen de intrinsieke rol die de cloud bij hun technologieplannen speelt. Veel organisaties brengen daarom specifieke data en applicaties in publieke en private clouds onder. Deze ontwikkeling is in een stroomversnelling geraakt door de coronacrisis. Er zijn tegenwoordig nog nauwelijks bedrijven te vinden die die niet bezig zijn met het bestuderen van cloudoplossingen en de beste manier om die af te nemen, voor zover ze dat niet al hebben gedaan.
Een slimmere IT-aanpak
De versnelde overstap naar de cloud in combinatie met de groeiende erkenning van de noodzaak om de interne IT-expertise te vergroten moedigt steeds meer organisaties ertoe aan om smart sourcing te overwegen. Deze flexibelere aanpak maakt het mogelijk om de beste oplossingen in hun soort in te kopen.
Smart sourcing kan dienen als gulden middenweg tussen integrale uitbesteding en volledig intern verzorgd IT-beheer. CIO’s kunnen profiteren van het beste van beide werelden en een toekomstbestendige IT-omgeving inrichten. Deze aanpak kan hen ook helpen met het vinden van de juiste combinatie van publieke en private clouds en on premise systemen. Daarmee kunnen ze een multicloudaanpak ontwikkelen die in hun specifieke behoeften voorziet en de externe en interne vaardigheden met elkaar in evenwicht brengen. Ze investeren daarbij alleen in externe expertise als daar werkelijke waarde in schuilt, en bouwen interne expertise op om hun grip op de lange termijn te vergroten.
Smart sourcing biedt de flexibiliteit waar de moderne digitale wereld om vraagt. Het is geen eenmalig fenomeen, maar een continu proces. Het is een aanpak die IT-besluitvormers in staat stelt om hun organisatie aan de beste combinatie van technologiediensten te helpen in aansluiting op de veranderende behoeften. Hierbij worden de diensten van uiteenlopende leveranciers als het ware uitgekozen van een menukaart. Maar gezien de veelheid aan beschikbare cloudoplossingen vraagt dit om een uitgekiende strategie.
De weg naar smart sourcing vereffenen
Een van de eerste stappen op weg naar smart sourcing is om de bestaande diensten en IT-architectuur onder de loep te nemen, inclusief eventuele bestaande uitbestedingsovereenkomsten. Dit is de beste manier om na te gaan hoe de IT-prestaties eruitzien, hoe die van invloed zijn op de ervaring van eindgebruikers en burgers en te achterhalen welke vorm van IT-beheer de beste resultaten oplevert. Diepgaand inzicht in de informatiearchitectuur van de organisatie is daarbij van cruciaal belang. Er moet daarnaast in kaart worden gebracht welke infrastructuurcomponenten bedrijfskritisch van aard zijn en welke componenten een commodity. Veranderingen van individuele componenten zullen namelijk onvermijdelijk van invloed zijn op de rest van de omgeving. Een grondige kennis van de rol van de verschillende componenten is daarmee een eerste voorwaarde voor een goede start.
Verder is het van cruciaal belang dat bedrijven hun interne kennis en kunde op peil houden en investeren in training. Werken met een intern kernteam gaat namelijk gepaard met een hogere mate van flexibiliteit. Omdat smart sourcing meer in het teken staat van taakstelling dan uitbesteding lijdt het interne kennisniveau daar maar zelden onder.
Het juiste traject voor je organisatie bepalen
Ingrijpende wijzigingen van het IT-beheer en business management kunnen nieuwe kansen bieden. Maar op de keper beschouwd bestaat er geen universele aanpak die de beste oplossing vertegenwoordigt. Veel CIO’s doen daarom een beroep op smart sourcing. Deze aanpak helpt hen aan de interne en externe vaardigheden die ze nodig hebben. En stelt hen in staat om optimaal te profiteren van de voordelen van de clouddiensten die zij gebruiken.
Bert Stam, general manager Northern Europe bij Rackspace Technology
