In een sterk competitieve IT-solution markt en met het toenemen van de verlaging van de financiële druk van IT hebben veel niet-openbare organisaties geleund op het inkoopbeleid en de regelgeving voor aanbestedingen die alleen verplicht is gesteld voor openbare instellingen en organisaties.
De regelgeving is van toepassing op “aanbestedende diensten”. Onder het begrip “aanbestedende dienst” wordt verstaan (art 1.1 Aanbestedingswet 2012): de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een publiekrechtelijke instelling dan wel een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen.
Voorkeur bepaalt
Hoewel een aanbestedingprocedure de intentie heeft om een eerlijke competitie mogelijk te maken en na te streven, wordt de richtlijn doorgaans ingezet om een commercieel aantrekkelijk eindresultaat af te dwingen met een vooraf bepaalde voorkeur.
Het bijzondere in deze situatie is dat de kosten voor een dergelijke selectieprocedure niet opwegen tegen de gerealiseerde prijsverlaging. De commerciële druk resulteert in een lage kwaliteit van de oplossing die in een niet-aanbestedingplichtige organisatie niet eens overwogen zou worden.
Manipulatie
Is een aanbieder niet aan de voorkant betrokken bij de samenstelling van de aanvraag en het opstellen van de uitgangspunten, dan loopt deze al met 1:0 achter. Hij wordt dan gestimuleerd gebruik te maken van de tekortkomingen in de aanvraag. Het is eenvoudig om oplossing-specifieke eigenschappen aan te vragen, die daarmee concurrenten uitkwalificeren. Maar ze vragen ook om manipulatie van de antwoorden en het krijgen van een oplossing die totaal onverwacht hierdoor uit de bus komt. Ook wordt het overvragen van specificaties vaak gebruikt om te voorkomen dat te kleine oplossingen worden aangeboden, terwijl dit technisch en financieel prima zou passen.
Leercurve
Veranderingen zijn altijd lastig en hebben een leercurve die niet altijd wenselijk is. De ontwikkelingen in de IT-oplossingen zijn echter gebaseerd op nieuwe inzichten en technologieën. Door de aanvraag (aanbesteding of niet) te baseren op wat je technisch al weet of hebt, ontvang je als resultaat dat je krijgt wat je kreeg.
Immers, hoe meer standaarden worden gesteld, hoe minder ruimte er overblijft voor de aanbieders om op kwaliteit het verschil te maken. Op deze manier worden aanbieders gestimuleerd om met een (te) lage prijs in te schrijven en zo het werk binnen te halen. Hierdoor komen de winstmarges van de aanbieders onder druk te staan en zullen de uiteindelijke projectresultaten navenant zijn.
Het is duidelijk dat een vergelijk tussen bekende technologieën, de ervaring van het IT team en nieuwe oplossingen niet makkelijk is en te veel tijd kost. Vaak sluit je in je beoordeling betere oplossingen uit omdat ze geen gebruik maken van de gevraagde specificaties. Er is bijna geen ruimte voor nieuwe technologieën.
Inkoopmethodiek
Best Value Procurement (of prestatie-inkoop) is een inkoopmethodiek waarbij de inschrijvingen worden gewaardeerd op de meeste toegevoegde waarde voor de laagste prijs. Minder eisen geven meer ruimte aan een vooraf niet vastgestelde oplossing. Organisaties stellen een functionele vraag en vertrouwen hierbij op de expertise van de aanbieder. Iedere aanbieder heeft bij inlevering van de aanbieding een voldoende. Hij krijgt er punten bij voor het beste antwoord en punten af bij het niet correct beantwoorden van de vraagstelling. Ook wordt er vooraf al een budget vastgesteld (niet bekend bij de aanbieder) waarvoor de oplossing moet worden aangeboden.
In Prestatie-inkoop wordt het principe om veel eisen te stellen aan de inschrijvende partij losgelaten. De opdrachtgever schrijft veel minder standaarden en minimumeisen voor om de kwaliteit van de opdracht te garanderen.
Expertise
Aanbieders krijgen zo de kans om hun expertise maximaal te laten zien. Hun voordeel: beperkte kosten in de aanbestedingsfase en meer mogelijkheden om zich te onderscheiden van hun concurrenten. Het voordeel voor de opdrachtgevers: een beter resultaat, zonder dat zij iedere stap van de opdrachtnemer hoeven te controleren. Dit betekent wel dat een opdrachtgever moet ‘durven’ loslaten en de huidige leverancier geen voorsprong meer heeft. de aanbieder kan niet langer meer leunen op de gaten in de vaak lange lijsten met specificaties die in de traditionele manier worden gebruikt.
Infra los van hardware
Bij Software Defined wordt, simpel gezegd de logica van de IT-infrastructuur (de software) losgetrokken van de hardware. Dan wordt centraal de intelligentie van het datacenter bepaald. Dit heeft gevolgen voor de gebruikersorganisatie, maar ook voor de leveranciers. Software Defined maakt in veel gevallen een knip in de IT-oplossing. Het is een ontwikkeling die de IT-manager en IT-inkoper zeker in de gaten moet houden.
Als je als IT-er voor een gebruikersorganisatie eenmaal de logica hebt gekozen op basis van een hypervisor (virtualisatie platform) of Hyper converged platform die past binnen de functionele behoefte, dan is de invulling van de hardware eronder van ondergeschikt belang en kan bestaan uit verschillende merken die de beste prijs of invulling hebben.
Het is niet gebruikelijk dat een Hypervisor of Hyper converged softwareleverancier zijn eigen hardware vereist of levert. Als dit wel zo is, dan voldoet de leverancier niet echt aan de Software Defined specificaties. Dat buiten beschouwing latend wordt hardware dus commodity. Het krijgt steeds minder intelligentie en een prominente rol in het data center. Met andere woorden: een server is een server en een diskdrive of flashkaart moet gewoon in het server chassis passen en gekoppeld kunnen worden aan een netwerkpoortje.
Hardware wordt utiliteit
Het is niet ondenkbaar dat binnen korte tijd hardware geen specialisatie meer nodig heeft. Traditionele hardwareconsultants en -productspecialisten zullen zich op andere gebieden moeten specialiseren. Hardware wordt een utiliteit die zich moet aanpassen aan de logica in het datacenter. Het wordt straks eenvoudig online (en wellicht automatisch) ingekocht tegen een vooraf afgesproken prijsstelling en frequentie.
Storage wordt de eerste hardwarelaag die hier klaar voor is. Dit, omdat de nieuwe opslag-architecturen op basis van Software Defined worden ontwikkeld. Zij leveren wel de capaciteit en performance, maar waarschijnlijk geen eigen controller en dataservices. Ze maken simpelweg gebruik van de logica die die hypervisor, Hyper converged of applicatie omgeving zelf beschikbaar stelt.
Stap naar Software Defined
Best Value Procurement kan de organisatie helpen om de stap van traditioneel naar Software Defined te maken. De traditionele aanbestedingen zullen dit onderscheid niet kunnen maken. Zijn kunnen de softwarelaag en de hardwarelaag niet los uitvragen om binnen de richtlijnen te blijven van de regelgevend. Laat staan de reguliere uitbreiding van de componenten in de duur van de overeengekomen contractperiode.
Vincent van der Linden, Managing Director Mangstor Benelux
