Home Ondernemen & Business Digitale bedrijfsprocessen zijn dichterbij dan je denkt

Digitale bedrijfsprocessen zijn dichterbij dan je denkt

66

Veel bedrijven kampen met het probleem dat hun bedrijfsprocessen nog steeds grotendeels afhankelijk zijn van papieren documenten. Soms uit juridische noodzaak, maar vaak ook door ingesleten werkwijzen en gewoontes. Een harde transitie van papier naar digitaal is daarom meestal niet realistisch, maar een geleidelijke overgang wel. En die zou wel eens veel sneller te realiseren zijn dan denkt.

Elk bedrijf met enige historie zal het herkennen: verandering vereist steeds meer inspanning naarmate de jaren vorderen. Zo worden er nog steeds talloze fysieke facturen, offertes, bestellingen en andere documenten binnen organisaties verwerkt, hoewel er ook digitale alternatieven zijn. Men is er immers al jaren aan gewend om met fysieke dossiermappen te werken, dus waarom zou je dat veranderen?
Toch bereiken dit soort vraagstukken op een gegeven moment een kritisch punt. Het moment dat iemand het licht ziet en zich realiseert, dat er een enorme efficiëntieslag mogelijk is door te beginnen met het digitaliseren en automatiseren van één van de bedrijfsprocessen. Die eerste stap smaakt vrijwel altijd naar meer.

Minder handmatig werk
Hoe snel zo’n eerste stap naar een meer digitale organisatie kan gaan, wil ik illustreren met een praktijkvoorbeeld. Een organisatie die al jaren lang klant was, verhuisde naar een nieuw pand. Een van de doelstellingen was, om in de nieuwe situatie papierlozer te gaan werken. Het aanwezige printerpark was aan vernieuwing toe en bovendien had het pand minder verdiepingen, waardoor er minder machines nodig waren. Dit bleek een mooi moment om niet alleen de MFP’s te vernieuwen, maar ook eens te kijken hoe deze breder ingezet konden worden. Er waren al mogelijkheden om documenten te scannen en op te slaan of te mailen, maar van echte automatisering was nog geen sprake.
Samen met de klant werd vervolgens binnen enkele maanden een oplossing neergezet die dit drastisch zou veranderen. Met slimme software werd geregeld dat de financiële administratie papieren facturen en orders kan scannen, die vervolgens automatisch worden herkend en in de bedrijfssystemen worden verwerkt.
Het gevolg? Een drastische efficiëntieverbetering, minder foutgevoelig handwerk, maar vooral: de wens om nog meer bedrijfsprocessen te automatiseren.

Betere inzet bedrijfsmiddelen
Bedrijven worden draaiende gehouden door mensen en door software. Aan werknemers kun je niet veel veranderen, behalve hen voorzien van betere bedrijfsmiddelen. Maar op het gebied van software en het koppelen van systemen valt wel nog veel te verbeteren. Het eerder genoemde voorbeeld komt ontzettend veel voor: de systemen zijn aanwezig, maar ze worden niet optimaal gebruikt binnen de bedrijfsprocessen. Elk bedrijf heeft wel een of meerdere MFP’s in gebruik, een administratief systeem en een berg aan papieren administratie. Maar zijn deze systemen zo aan elkaar gekoppeld dat ze één of meerdere bedrijfsprocessen kunnen automatiseren? De oplossing is veel dichterbij dan je denkt, omdat het niets meer nodig is dan een intelligente koppeling van de systemen die je al hebt.
De voordelen zijn evident. Door het werk van je personeel makkelijker te maken, kunnen zij meer doen met hun tijd en zich gaan bezighouden met intelligentere bezigheden dan het handmatig verwerken van gegevens. Daar profiteert de hele organisatie uiteindelijk van en bovendien maak je er een belangrijke stap mee naar een digitalere organisatie.

Dirk Olivier is Algemeen Directeur van Veenman en is daarnaast actief als zelfstandig interim executive manager met als specialiteit business improvement en route-to-market-vraagstukken.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Vul alstublieft uw commentaar in!
Vul hier uw naam in